高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀

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摘要：結(jié)合工作實(shí)際分析了當(dāng)前高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了解決這些問(wèn)題、改進(jìn)新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作的行之有效的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理

在高等院校的組織部門(mén)和人事部門(mén)當(dāng)中，有一項(xiàng)極其重要的服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，即人事檔案管理工作。這項(xiàng)工作的開(kāi)展并不是一成不變，隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是近年來(lái)事業(yè)單位人事制度的不斷變化、革新，高校人事檔案管理的工作理念、方式方法和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生了較大變化，且致力于向?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，為檔案管理從業(yè)人員的工作實(shí)踐帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)，也提出了更多更高的要求。在新時(shí)期、新形勢(shì)下，如何應(yīng)對(duì)高校人事檔案管理工作存在的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，并有針對(duì)性地探索出更為有效的應(yīng)對(duì)策略，成為了廣大檔案管理工作者亟待解決的課題。

1目前高校人事檔案管理工作存在的一些問(wèn)題

1．1高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)人事檔案管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，高等院校普遍沒(méi)有能夠建立起與時(shí)展相適應(yīng)的人事檔案管理工作體系、工作制度以及相關(guān)檢查考核措施和制度，學(xué)校對(duì)其重要性的宣傳力度較為薄弱，導(dǎo)致教師、職工甚至是部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)普遍缺乏對(duì)人事檔案相關(guān)知識(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，人事檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、宗旨意識(shí)和擔(dān)當(dāng)意識(shí)也較為欠缺。

1．2高校人事檔案管理工作方式方法普遍滯后，未能緊跟時(shí)代潮流

很多高校人事檔案管理工作人員依舊采用傳統(tǒng)的手工操作方式實(shí)現(xiàn)檔案的整理、分類、編排、裝訂、檢索以及查閱工作，不但需要消耗大量的時(shí)間和人力資源，操作起來(lái)也非常不方便。工作場(chǎng)所也普遍較為簡(jiǎn)陋，對(duì)日常辦公區(qū)域、閱檔區(qū)域和檔案庫(kù)房不進(jìn)行詳細(xì)劃分、分隔，使得檔案庫(kù)房的安全隱患較大，各種自然和人為原因?qū)е氯耸聶n案材料受到了各式各樣不同程度的損害。

1．3事業(yè)單位人事制度變革為教職員工人事檔案

的管理帶來(lái)很多問(wèn)題近年來(lái)，隨著事業(yè)單位人事制度改革進(jìn)一步深化，各高校逐步開(kāi)始探索用市場(chǎng)化手段配置人力資源，加強(qiáng)了人才的流動(dòng)性，“人檔分離”的現(xiàn)象由于一些缺乏規(guī)范性的人才流動(dòng)和檔案?jìng)鬟f而普遍凸顯出來(lái)。一些教職員工已經(jīng)離開(kāi)學(xué)校多年，檔案卻沒(méi)有及時(shí)提走；亦或是一些新進(jìn)教職工不能及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)入學(xué)校，導(dǎo)致高校人事檔案管理工作難度頗大。個(gè)別教職員工也由于檔案意識(shí)淡薄，不按照有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)個(gè)人的檔案材料，使自己的檔案不夠完整、規(guī)范與完善。

1．4高校人事檔案管理工作的從業(yè)人員缺乏足夠

的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平當(dāng)前各高校雖然都有了較為穩(wěn)定并不斷發(fā)展壯大的檔案管理工作者隊(duì)伍，但時(shí)代的飛速進(jìn)步使各行業(yè)各領(lǐng)域都朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，而學(xué)校中既熟悉傳統(tǒng)檔案工作業(yè)務(wù)，又對(duì)檔案信息化開(kāi)發(fā)和管理有一定研究和見(jiàn)解的專業(yè)人才較為缺乏。

1．5高校在經(jīng)費(fèi)投入方面對(duì)人事檔案管理工作的支持較少

如前文所述，由于檔案意識(shí)淡薄，或是各地區(qū)各學(xué)校發(fā)展水平不均衡，個(gè)別高校受人力、財(cái)力、物力因素的制約較大，人事檔案材料信息的功能利用也停留在較為原始簡(jiǎn)單的階段，沒(méi)有進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)使用。甚至是手工抄寫(xiě)檔案的目錄，沒(méi)有明確規(guī)定書(shū)寫(xiě)用筆、紙張大小、材料規(guī)格，使歸檔和裝訂工作困難重重。

2解決問(wèn)題的對(duì)策

新時(shí)期新形勢(shì)下，逐步解決高校人事檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理向上向好科學(xué)發(fā)展，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新理念，改進(jìn)方式。筆者探索出以下一些具體應(yīng)對(duì)策略。

2．1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提供政策支持

人事檔案的管理工作是高等院校中一項(xiàng)極其重要的服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作。人事檔案材料中記錄了學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)、各類事項(xiàng)的開(kāi)展、辦理情況，并成為高校的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，是高校領(lǐng)導(dǎo)干部實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、規(guī)范決策的重要參考依據(jù)。所以，高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該堅(jiān)持唯物史觀，正確看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作切實(shí)重視起來(lái)，從人才引進(jìn)、設(shè)備配置、經(jīng)費(fèi)支持等方面給予人事檔案管理工作適當(dāng)?shù)恼邇A斜，盡量解決當(dāng)前人事檔案管理工作遇到的困難和問(wèn)題，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員、相關(guān)工作開(kāi)展情況的督促、檢查和指導(dǎo)。

2．2加強(qiáng)高校人事檔案材料收集工作的及時(shí)度和準(zhǔn)確性

任何一名高校工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都應(yīng)被記錄在人事檔案材料內(nèi)，要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)移、交接等工作的監(jiān)督管理，及時(shí)完成轉(zhuǎn)接檔案工作，杜絕“人檔分離”現(xiàn)象，盡量避免人事檔案丟失、積壓或損壞情況發(fā)生。結(jié)合高等院校的工作特點(diǎn)，抓住各部門(mén)、各位工作人員學(xué)期末或年終總結(jié)的時(shí)機(jī)，多角度、全方位、寬渠道、有重點(diǎn)地收集人事檔案材料，并對(duì)各類材料加以甄別，嚴(yán)守準(zhǔn)入門(mén)檻，避免將大量重復(fù)無(wú)用的材料收入人事檔案，進(jìn)一步確保歸檔材料真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀。

2．3廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化、信息化手段開(kāi)展人事檔案管理工作

進(jìn)一步加強(qiáng)檔案學(xué)、管理學(xué)的理論研究，將研究成果與本校實(shí)際有機(jī)融合起來(lái)，形成科學(xué)、有效的現(xiàn)代檔案管理理論用以指導(dǎo)工作實(shí)踐。不斷更新工作方式，革新技術(shù)手段，將先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用到高校人事檔案工作中。針對(duì)高校人事檔案信息化建設(shè)問(wèn)題，可以探索性地嘗試編制一些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，作為今后人事檔案管理工作分工協(xié)作、技術(shù)應(yīng)用的科學(xué)化依據(jù)，進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)據(jù)和檔案資源的交換、傳遞、共享等，構(gòu)建起現(xiàn)代化的高校人事檔案工作體系，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案各項(xiàng)工作全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)、現(xiàn)代化發(fā)展。

2．4加強(qiáng)高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育

在平時(shí)的工作中，應(yīng)注意運(yùn)用多種豐富的手段和方式，如舉辦檔案管理業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班、研討會(huì)、競(jìng)賽等，加強(qiáng)高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育。培訓(xùn)中，可以培養(yǎng)他們攝影攝像或計(jì)算機(jī)應(yīng)用等新媒體設(shè)備和技術(shù)的使用能力，讓廣大人事檔案管理工作者熟練掌握?qǐng)D片、音視頻等電子檔案材料的歸檔、整理工作。建立起適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高人事檔案管理工作者的思想政治覺(jué)悟和責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，激發(fā)他們不斷學(xué)習(xí)知識(shí)、刻苦鉆研業(yè)務(wù)的熱情，從而全面提高人事檔案管理從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平。

2．5建立健全高校人事檔案管理工作的規(guī)章制度

各高校應(yīng)因地制宜，結(jié)合實(shí)際整章建制，建立健全人事檔案管理工作收集、整理、歸檔、查閱、傳遞、清理等各個(gè)環(huán)節(jié)的一整套規(guī)章制度，切實(shí)做到有法可依、有法必依。對(duì)違規(guī)違法篡改、使用人事檔案材料的人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行處理，追究相應(yīng)工作人員的責(zé)任。確保歸檔的檔案材料能客觀、真實(shí)、全面地反映每一位教職員工的品德、才能、經(jīng)歷和成績(jī)，更好地為高校的組織人事工作服務(wù)，真正讓高校人事檔案的管理工作向正規(guī)化、制度化的方向發(fā)展。

3結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校人事檔案的管理工作只有與社會(huì)的發(fā)展、時(shí)代的變遷和科技的進(jìn)步相適應(yīng)，才能更好地發(fā)揮出檔案信息的功能優(yōu)勢(shì)，才能與高等院校的改革發(fā)展相適應(yīng)。作為高等院校一項(xiàng)極為重要的系統(tǒng)性工作，今后，要對(duì)新形勢(shì)下高校人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題高度重視起來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化的手段和技術(shù)不斷提升其管理水平，逐步解決這些問(wèn)題，為學(xué)校的人力資源開(kāi)發(fā)以及利用充分發(fā)揮更為積極的作用。

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［2］蔡躍江．以信息化建設(shè)為依托強(qiáng)化高校人事檔案管理［J］．黑龍江檔案，2011，

作者：周秀清 單位：內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院