獨立院校人事檔案管理與高校人力資源管理分析

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摘要：民辦獨立院校發(fā)展起步較晚，在辦學(xué)條件及規(guī)模有限的情況下，更加重視的是提高教學(xué)質(zhì)量和生源，然而對人事檔案管理方面的投入要少。作為一名在民辦獨立院校從事人事管理工作人員，并在日常的人事檔案管理工作也發(fā)現(xiàn)它的重要性，如何有效的開展民辦獨立院校人事檔案管理工作與高校人力資源管理相結(jié)合，提升人事檔案管理水平，來滿足現(xiàn)代人力資源管理的發(fā)展及需要。想必也是目前同類院校不可忽視的一項重中之重任務(wù)之一。

關(guān)鍵詞：民辦高校；人事檔案管理；人力資源管理

人力資源已成為知識經(jīng)濟(jì)時代的第一資源，而人事檔案又是各類人才信息的縮影，是他們在社會活動中形成的最原始的記錄。人事檔案主要是包含學(xué)院內(nèi)員工的個人基本信息、學(xué)歷經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想政治表現(xiàn)、才干績能、主要獎懲等方面的綜合性記錄，能比較全面地記載并能反應(yīng)教職員工德能勤績的一個綜合表現(xiàn)。并能供有關(guān)部門客觀地了解和掌握學(xué)院員工的綜合情況。它是民辦獨立高校人事檔案管理中聘用制人事工作的重要內(nèi)容，是人力資源管理中的重要組成部分，更是各單位人力資源管理的重要信息支柱。在師資隊伍建設(shè)中占重要的基礎(chǔ)作用，更是學(xué)院“識別人才、選拔人才、使用人才”的依據(jù)?？茖W(xué)有效的人事檔案管理能促使人力資源管理的開發(fā)和利用。人事檔案管理也只有適應(yīng)現(xiàn)代的人力資源管理要求，才能為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

一、民辦獨立院校人事檔案管理存在的問題

1.民辦獨立院校對人事檔案管理工作重要性認(rèn)識不夠。

由于獨立院校的發(fā)展主要是看生源和教學(xué)質(zhì)量方面，從而對人事檔案的管理的重視程度和支持力度都不夠，在對人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不夠嚴(yán)格。校對檔案管理人員專業(yè)性沒有做嚴(yán)格的要求。在對人事檔案管理人員沒有專業(yè)限制，造成對人事檔案需要裝訂的材料不齊全；也不是專人負(fù)責(zé)管理，由部門員工兼職管理人事檔案，往往忽視對材料的收集和整理。

2.民辦獨立院校的檔案管理室未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求。

獨立院校不能和公立院校相比，在校舍的投建和利用方面有限制要求，導(dǎo)致在對教職員工的人事檔案管理極具簡單，裝訂材料的檔案盒選用質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，放置檔案的檔案柜有限。

3.民辦獨立院校內(nèi)部機(jī)制調(diào)整使人事檔案管理復(fù)雜化。

在民辦獨立院校內(nèi)常涉及到機(jī)構(gòu)調(diào)整、部門重組、教職員工的學(xué)歷晉升、調(diào)崗、跳槽等現(xiàn)象，導(dǎo)致民辦獨立院校人事檔案管理的復(fù)雜化。加上這類院校檔案管理水平殘差不齊，及管理體制不夠規(guī)范，故人事檔案的完整性、失密和不真實、不安全等情況就凸現(xiàn)出來。

4.民辦獨立院校的檔案管理未走向信息化建設(shè)。

對人事檔案還采用手動填寫紙質(zhì)材料，根據(jù)學(xué)院的相關(guān)要求交相關(guān)紙質(zhì)資料，再進(jìn)行甄選、整理和儲存；只能對教職員工的檔案材料收集在基礎(chǔ)階段，關(guān)于后期跟進(jìn)教職員工的進(jìn)修、晉升等情況無法第一時間更新檔案。以致于人事部門在提供給學(xué)院師資隊伍建設(shè)方面的資料信息不全面。不能及時有效達(dá)到人力資源信息共享。

二、優(yōu)化民辦獨立院校人事檔案與高校人力資源管理的模式

民辦獨立院校人事檔案管理與人力資源管理的彼此關(guān)聯(lián)，不可分離，且更應(yīng)同步發(fā)展。只有優(yōu)化高校人事檔案管理工作才可以極大的提高學(xué)院的人力資源管理，從而才能提升學(xué)院的教學(xué)、及科研整體水平。獨立院校的人事部門通過人事檔案提供的信息，這樣可以發(fā)現(xiàn)與識別人才、培養(yǎng)和使用人才，使他們能最大限度的發(fā)揮人才潛力，學(xué)院做到科學(xué)用人，有效地防止不講德才兼?zhèn)錀l件，僅憑主觀意識和帶個人感情色彩選用和提拔干部。

1.建立健全科學(xué)合理的適合獨立院校人事檔案管理的制度。

將獨立院校的人事檔案管理工作落實到實處，必須很據(jù)學(xué)院的辦學(xué)理念和發(fā)展方向，制定出更加合理且合符實際的人事檔案管理制度，這樣可以使管理更規(guī)范。在收集檔案材料時候要根據(jù)情況實地分析，人力資源管理部門要制定有較獨特的制度，如何系統(tǒng)的了解員工素質(zhì)、獎勵、懲罰等情況，讓人事檔案發(fā)揮出他的作用，更加重視檔案的安全性。故這就要求人事檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性，而且要及時更新內(nèi)容，更要積極主動的去收集學(xué)院教職員工的相關(guān)資料。

2.增強(qiáng)獨立院校人事檔案內(nèi)容的個性化，注重材料反映個人綜合能力。

結(jié)合在現(xiàn)目前高校人事檔案管理的普遍現(xiàn)象：人事檔案里面材料的單一性、內(nèi)容陳舊和空洞現(xiàn)象。我們應(yīng)該在教職員工的人事檔案上能更加注重收集反應(yīng)個人的綜合能力，每一位員工的年度考核表、突出貢獻(xiàn)能力、職稱考評材料、個人專利、業(yè)績材料、誠信等方面的材料。這可以為人事檔案在現(xiàn)代人力資源管理中的信息價值提供數(shù)據(jù)支持。

3.增強(qiáng)獨立院校人事檔案內(nèi)容的動態(tài)信息及時更新、補(bǔ)充和定期對檔案材料進(jìn)行鑒定。

個人的人事檔案不僅可以反映一個人的過去，而且還可以反映一個人的現(xiàn)況；從他們的檔案內(nèi)能了解學(xué)識、工作能力、思想政治態(tài)度等。作為人事部門的檔案管理人員還要特別注意收集反應(yīng)教職員工的綜合能力材料，譬如包含勞動合同、繼續(xù)教育證明、個人專利、獎懲情況、社保繳納等方面。這樣的人事檔案才算是既包含了定性的結(jié)論，又包含了定量的描述，從而提高了人事檔案的利用價值，為現(xiàn)代人力資源管理提供了數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。

4.提高獨立院校人事檔案管理信息化建設(shè)。

在民辦獨立院校的人事檔案管理工作中，我們應(yīng)該借助于計算機(jī)技術(shù)這一現(xiàn)代化輔助手段，這也是改善其對人力資源開發(fā)作用的又有途徑。各個學(xué)院發(fā)展規(guī)模越來越大，人事檔案材料也就越積越多，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理也逐漸不能緊跟時展需要，花費時間多，容易出錯。只有借助計算機(jī)技術(shù)這一先進(jìn)手段，將教職員工的信息錄入，必要時候可以將紙質(zhì)材料燒苗上傳，將這些人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫，可以提高人事檔案管理的檢索效率和準(zhǔn)確性，人力資源部門在這樣的數(shù)據(jù)庫中也能根據(jù)工作需要及時找到所需要的人才。從而針對這些優(yōu)秀的人才制定不同的培訓(xùn)及激勵計劃，促進(jìn)人力資源管理的價值和創(chuàng)造水平的整體提升。

三、結(jié)語

綜上所述，由于人事檔案是記述和反應(yīng)個人經(jīng)歷和能力的表現(xiàn)，再以單位收集和整理后保存，以備做為考察的文件材料，由此可見，人事檔案是人力資源管理的重重之中部分，兩者不可分開，相對于發(fā)展起步較晚的民辦獨立院校建立完善教職員工的人事檔案資料也是鑒證學(xué)院歷史發(fā)展的一個反面，當(dāng)然更是反應(yīng)教職員工自身成長歷史的真實記載，為單位使用人力資源提供可靠和客觀的信息參考標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，也只有人事檔案與人力資源管理有機(jī)結(jié)合，并同學(xué)院的其他改革同步進(jìn)行，才能適應(yīng)新形勢，才能促進(jìn)人力資源管理為學(xué)院科學(xué)發(fā)展、人才強(qiáng)效戰(zhàn)略發(fā)揮該有的作用。

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作者：張曉波 單位：成都信息工程大學(xué)銀杏酒店管理學(xué)院