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一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
(一)檔案分類不明確,查閱受限
高校中的人事檔案非常繁多,且存在很多種類,只有進行合理的分類管理,才能夠使管理工作更為到位,更方便與查閱和調(diào)用。然而,我國許多高校在進行檔案管理工作時,由于受到各種條件的限制,未能進行及時地分門別類,即使分類其種類也較為稀少,并且分類不合理,造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現(xiàn)狀,就會導(dǎo)致高校人員在需求查閱檔案信息時,就要耗費大量的精力去查找,檔案的調(diào)用更是困難。嚴(yán)重地影響了高校人事檔案的查閱、調(diào)用效率。
(二)人事檔案管理人員缺乏專業(yè)技能
高素質(zhì)的專業(yè)人才是保證一項工作順利進行的最基礎(chǔ)保障。我國高校認(rèn)識檔案管理工作人員普遍存在非專業(yè)性,大多數(shù)的管理人員學(xué)歷都不高,并且不具備檔案管理的專業(yè)技能,甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任,并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業(yè)道德素質(zhì),工作中消極應(yīng)付。這就降低了高校認(rèn)識檔案管理隊伍的整體水平,降低了高校人事檔案管理的質(zhì)量。高校人事檔案管理是一項極為重要的工作,從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴(yán)格,管理人員缺乏專業(yè)的素質(zhì),就難以按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行工作,普遍地存在操作不夠規(guī)范,工作效率低下的問題。
(三)人事檔案的信息來源和資源共享受限
現(xiàn)如今,我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項一項進行,甚至檔案的填寫要依靠手寫來進行,這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來源,導(dǎo)致了信息收集不全面,查閱費時費力。另外,由于人事檔案的建檔、復(fù)制速度慢,就很大程度上限制了人事檔案信息共享,當(dāng)高校中多個部門或多個工作人員同時需要某些檔案資料時,就會造成檔案資料短缺,無法實現(xiàn)同時共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。
二、高校人事檔案管理的有效對策
(一)強化高校人事檔案管理的意識
高校人事檔案是保障高校教育工作順利開展的重要保證,也是我國檔案資料中最寶貴的財富。高校應(yīng)當(dāng)通過有效的宣傳、教育手段,向高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工普及人事檔案管理的重要性,增強高校全體人員的檔案管理意識。從而使高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視起來,通過為人事檔案管理工作制定有力的管理制度,來保障管理工作在正常進行;人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身工作的重要性,從內(nèi)心深處熱愛檔案管理工作,積極地奉獻出自己的力量;高校其他各部門、工作人員積極地配合人事檔案管理工作,從而在高校中形成良好的人事檔案環(huán)境,實現(xiàn)人事檔案管理的全面優(yōu)化。
(二)確立高校人事檔案管理目標(biāo)
高校人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有合理的發(fā)展目標(biāo),才能夠不斷地進步。制定切實可行的人事檔案管理目標(biāo),不僅能夠為人事檔案管理工作人員分配具體的工作內(nèi)容,使其在檔案管理中通過完成自己的工作為高校管理作出貢獻,避免無效、偏離高校教育發(fā)展的工作,還能夠?qū)⒏咝H耸聶n案管理工作進行簡化,分清管理工作中的主次,大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外,還能夠提高高校人事檔案管理水平,在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系,為查閱、調(diào)用高校檔案提供便利,增強人事檔案的服務(wù)職能。
(三)完善高校人事檔案管理制度
高校人事檔案管理工作是一項較為復(fù)雜的工作,需要有一套完善的管理制度進行規(guī)范。在合理有效的檔案管理制度之下,管理人員才能夠按照合理的管理程序來收集信息、整理資料,將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學(xué)化的道路,一方面可以將檔案管理工作責(zé)任落實到具體的人員身上,使每一位管理人員擔(dān)負(fù)起自己應(yīng)有的責(zé)任,另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過程中不會遺漏重要信息,保障檔案信息的完整性和真實性。合理科學(xué)的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開展。
(四)建設(shè)專業(yè)的高校人事檔案管理人才隊伍
在高校人事檔案管理工作中,管理人員是主體,因此,檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到人事檔案管理質(zhì)量的最重要因素。高校必須通過一定的手段來強化人事檔案管理人才隊伍。一是高校應(yīng)當(dāng)聘用一定數(shù)量的專業(yè)人事檔案管理工作人員,同時保證在不同檔案類型、檔案結(jié)構(gòu)等方面人才分配均勻;二是要通過一定的手段來增強檔案管理人員的職業(yè)道德,形成良好的職業(yè)操守;三是高校要為檔案管理人員進行定期的培訓(xùn),增強其檔案管理技能,學(xué)習(xí)先進的科學(xué)技術(shù),提高檔案管理工作效率。
(五)強化高校人事檔案管理的保密性
高校中的人事檔案最主要的職能就是為相關(guān)人員提供查閱、使用的服務(wù)。但高校的人事檔案關(guān)系到高校人員的信息,必須進行嚴(yán)格的保密。在對外進行借閱、使用服務(wù)時,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地按照規(guī)范的程序,完備借閱、使用手續(xù)。若利用信息技術(shù)提供查閱服務(wù),則要對網(wǎng)絡(luò)用戶設(shè)定合理的權(quán)限,防止不具備權(quán)限的人進行訪問,從而保證人事檔案的保密性。當(dāng)人事檔案被泄密、非法更改后,要嚴(yán)厲追究相關(guān)人員的責(zé)任。
作者:劉海燕