新形勢的高校檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)

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摘要：在新形勢背景下，檔案管理工作和其他工作一樣，都得積極進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能使檔案事業(yè)更好滿足社會(huì)發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展目標(biāo)。為此，高校方面也應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并且結(jié)合本校具體情況合理實(shí)施創(chuàng)新，發(fā)揮檔案作用。基于此，本文主要針對(duì)如何在新形勢下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行了詳細(xì)分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢下；高校檔案管理工作；創(chuàng)新

一、引言

創(chuàng)新屬于五大發(fā)展理念之首，對(duì)于國家的發(fā)展有著十分重要的作用。而國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中》明確提出，在新時(shí)期背景下，檔案工作應(yīng)該樹立良好的創(chuàng)新理念，并且將其當(dāng)成是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源泉。面對(duì)這種新形勢，高校檔案管理工作迎來了很大的挑戰(zhàn)與沖擊。不過就具體情況來看，部分高校對(duì)于檔案管理工作并不是很重視，從而在具體工作開展中依舊沿用傳統(tǒng)管理模式，低效而且還存在一系列問題，嚴(yán)重影響到高校檔案作用的發(fā)揮。就這一方面來說，加強(qiáng)如何在新形勢下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新探究意義重大，具體分析如下。

二、新形勢下高校檔案管理工作中主要存在的問題

（一）對(duì)檔案工作不是很重視高校作為科學(xué)研究、人才培養(yǎng)的重要基地，在新形勢下，迫于自身發(fā)展壓力，大都會(huì)將重心放在科研與教學(xué)工作上，對(duì)于其他方面則比較忽視，檔案管理工作也不例外，存在弱化和邊緣化的情況。即便國家提倡對(duì)檔案工作加強(qiáng)重視，但是部分高校往往就是隨意應(yīng)付，沒能做出一些實(shí)際性的操作，導(dǎo)致高校檔案作用難以得到充分的發(fā)揮，不能為高校的發(fā)展、決策提供有力依據(jù)。

（二）檔案人員綜合素質(zhì)不高通常情況下，作為一名合格的檔案管理人員，應(yīng)該有著良好的服務(wù)意識(shí)、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)與技能等。不過就當(dāng)前的高校檔案管理人員來看，能夠達(dá)到以上要求的并不是很多。他們往往有著豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，不過卻沒能接受專門的教育，所以規(guī)范性不足，尤其是在新形勢背景下難以有效滿足日常工作開展要求。除此之外，還有一些檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)不高，在工作中秉持著得過且過的態(tài)度，難以有效完成自己的本職工作，導(dǎo)致檔案管理工作效率不足。

（三）檔案利用服務(wù)效果不理想很多高校檔案管理工作依舊停留于最基礎(chǔ)的狀態(tài)，具體就是收、管以及用，忽視了對(duì)檔案信息資源的深度開發(fā)，缺乏為學(xué)校各項(xiàng)工作主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。這樣，便使得檔案在學(xué)校發(fā)展中的作用難以得到全面性的體現(xiàn)，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案工作愈發(fā)的不重視。

（四）檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善在信息時(shí)代背景下，很多高校檔案館都積極進(jìn)行了自身網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建，并且逐漸進(jìn)入到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理階段，獲得了顯著的成績。不過就具體情況來看，很多高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)都存在一定的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不是很完善。還有部分檔案館因?yàn)樽约翰蛔愕认嚓P(guān)原因，阻礙到設(shè)備設(shè)施的更換，影響到檔案信息化發(fā)展與建設(shè)。

三、新形勢下實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新措施

新形勢下，高校檔案管理工作創(chuàng)新意義重大。不過就整體情況來看，高校檔案管理工作的創(chuàng)新尚存在一些問題，所以需要采用合適的措施進(jìn)行處理，在此提出幾點(diǎn)建議：

（一）更新觀念，開拓思路因?yàn)楦咝n案工作屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，所以難以形成直接、明顯的經(jīng)濟(jì)效益。進(jìn)而在高校各項(xiàng)工作中，檔案工作往往承擔(dān)著配角的工作，默默無聞的奉獻(xiàn)。檔案工作者是腦力、體力相結(jié)合的勞動(dòng)者，在日常工作時(shí)會(huì)面對(duì)大量的檔案收集整理、保管等，而要想達(dá)成理想的工作效果，需要他們具備無私奉獻(xiàn)、積極服務(wù)等品質(zhì)，并且甘為無名英雄。只有具備了這些良好的奉獻(xiàn)理念，才能踏踏實(shí)實(shí)的干好檔案工作。除此之外，在做好檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)該注重各種關(guān)系的協(xié)調(diào)。首先就是協(xié)調(diào)好與領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系，爭取獲得一個(gè)良好和諧的環(huán)境；其次就是協(xié)調(diào)好和公文處理部門之間的關(guān)系，從多方面著手提升公文處理統(tǒng)一性；最后就是協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件完整性。檔案是從學(xué)校各部門收集而來，而且從文件形成到歸檔需要經(jīng)過一段時(shí)間和環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)在一定程度上影響到檔案的完整性與質(zhì)量。如果各部門不配合，那檔案管理工作將很難順利開展。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作人員1.創(chuàng)新檔案管理人員的意識(shí)服務(wù)是高校檔案工作的本質(zhì)，做好服務(wù)是檔案部門努力的方向。而怎樣才能達(dá)成理想的服務(wù)效果呢？需要具備強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，如果一直墨守成規(guī)，根據(jù)各種條條框框組織開展工作，那在飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案工作必定會(huì)失去市場與活力。針對(duì)此，高校方面應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，督促檔案工作積極創(chuàng)新，以超前的服務(wù)與意識(shí)獲得廣大檔案使用者的滿意。2.創(chuàng)新檔案管理人員的精神一直以來，在人們的認(rèn)知中，檔案工作就是對(duì)歸檔文件的保管與整理，換一句話說檔案管理人員其實(shí)就是一個(gè)“保管員”的角色。在這種片面的認(rèn)知中，使得檔案管理工作在高校中并不是很重視，甚至還有部分工作人員也受到這種思想的影響，從而在工作中態(tài)度散漫，得過且過，工作效率很不理想。在這種背景下，需要檔案管理人員積極轉(zhuǎn)變自身觀念與思想，合理進(jìn)行創(chuàng)新，除了做好檔案“保管”工作以外，還應(yīng)該積極進(jìn)行檔案信息的再加工，并將編研成果推向社會(huì)，使檔案工作能夠形成良好的經(jīng)濟(jì)效益，強(qiáng)化檔案工作價(jià)值。這樣，高校領(lǐng)導(dǎo)層也能看到這一點(diǎn)，從而逐漸重視檔案管理工作，各方面資源也會(huì)朝著這方面傾斜。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新在新形勢下，如果只是秉持著任勞任怨的態(tài)度開展工作，顯然很難適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)要求，只有不斷調(diào)整自身思路，積極進(jìn)行創(chuàng)新才能在當(dāng)前社會(huì)中站穩(wěn)腳跟。例如在某項(xiàng)規(guī)定和規(guī)則推出之后，很多學(xué)校都會(huì)積極落實(shí)，不過因?yàn)槭切峦瞥龅?，缺乏可參考的?jīng)驗(yàn)，從而會(huì)出現(xiàn)很多的弊端與麻煩。遇見這種情況，部分學(xué)校往往會(huì)采用放棄的態(tài)度。但是如果結(jié)合本校具體情況積極進(jìn)行創(chuàng)新改革，并在實(shí)踐中不斷摸索和積累、優(yōu)化，那必定能夠達(dá)成理想的效果，有效統(tǒng)一檔案整理，提升檔案管理效益。

（三）創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)設(shè)置具體加強(qiáng)檔案信息開發(fā)與利用。在新形勢下，檔案管理工作要想獲得顯著的提升，必須得做好檔案信息化建設(shè)。因?yàn)樯鐣?huì)在發(fā)展，時(shí)代也在不斷進(jìn)步，面對(duì)這種情況，高校檔案工作管理也應(yīng)該摒棄老舊那套，盡快擺脫傳統(tǒng)落后的管理手段，緊跟時(shí)展步伐，朝著現(xiàn)代化的方向不斷前進(jìn)。高校檔案資源要想更好實(shí)現(xiàn)信息化的管理目標(biāo)，需要將檔案各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)與過程數(shù)字化處理，這樣便能使檔案資源合理配置，實(shí)現(xiàn)高效的開發(fā)與利用，同時(shí)還能達(dá)成高校檔案資源社會(huì)共享的目標(biāo)。就當(dāng)前情況來看，當(dāng)前高校普遍配置了計(jì)算機(jī)等一些現(xiàn)代化的設(shè)備，不過很多高校依舊應(yīng)用單一的微機(jī)方式來管理檔案目錄，甚至還有部分學(xué)習(xí)就是借助此來打印卡片目錄等，嚴(yán)重影響到計(jì)算機(jī)作用的呈現(xiàn)。為此，需要我們合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)實(shí)體檔案管理朝著電子檔案管理的方向前進(jìn)，使檔案資源開發(fā)與利用更加的高效，為高校的發(fā)展與決策提供助力。

（四）注重檔案信息保密性，加強(qiáng)人才培養(yǎng)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)存在開放性等特點(diǎn)，所以在檔案信息直接上網(wǎng)的條件下，需要加強(qiáng)注重網(wǎng)絡(luò)安全保密性，構(gòu)建完善的安全保密機(jī)制。在這一過程中，需要對(duì)各種檔案能否公開做出明確的規(guī)定，并且嚴(yán)格落實(shí)這一規(guī)定，把好源頭這一關(guān)。同時(shí)，還得構(gòu)建完善的保密安全應(yīng)急機(jī)制，如果出現(xiàn)泄密的情況，應(yīng)該立即做出相應(yīng)的反應(yīng)，將損失降到最低。除此之外，在新形勢下，對(duì)于檔案管理人員提出了更高和更新的要求，所以需要高校方面加強(qiáng)重視，對(duì)他們開展一些必要的培訓(xùn)，使得他們能夠?qū)W習(xí)一些新理念和新技能，如計(jì)算機(jī)操作知識(shí)與技能等。而且，各個(gè)高校還應(yīng)該注重掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)復(fù)合型檔案管理人員的培養(yǎng)，只有這樣才能更好滿足檔案事業(yè)發(fā)展需要，推動(dòng)高校檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化與現(xiàn)代，促使高校更進(jìn)一步的發(fā)展。

（五）加強(qiáng)現(xiàn)代與傳統(tǒng)管理方式的有效結(jié)合完善的檔案管理落實(shí)是高校檔案信息資源數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理效率的提升有著十分重要的意義。所以各個(gè)高校檔案館應(yīng)該加強(qiáng)重視自身網(wǎng)絡(luò)管理水平的提升，采用合適的手段消除一些安全隱患，積極進(jìn)行設(shè)備的更新，以便更好滿足新形勢下檔案信息化建設(shè)的要求。除此之外，電子檔案逐漸被人們所接受與利用，不過必須得注意的一點(diǎn)，電子檔案并不是萬能的，其也有著一些不足，因?yàn)殡娮訖n案在安全性與耐久性等方面還未能有效解決，所以在一定時(shí)間內(nèi)還難以脫離紙質(zhì)檔案。針對(duì)此，需要高校方面注重現(xiàn)代化與傳統(tǒng)檔案管理方式的有效結(jié)合，集合兩者的優(yōu)勢，從而有效提升檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案的作用。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，高校檔案管理工作創(chuàng)新非常有必要，有助于將檔案作用更加充分的發(fā)揮出來，為高校發(fā)展提供助力。為此，需要檔案工作者積極更新傳統(tǒng)管理觀念，注重自身能力的提升。同時(shí)，還應(yīng)該樹立良好的服務(wù)意識(shí)，以創(chuàng)新為主題合理組織開展檔案工作，促使檔案管理更加的科學(xué)化、智能化以及現(xiàn)代化。

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作者：冼玉華 單位：廣東白云學(xué)院