事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提升對策

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摘要：近些年來，在信息化科學(xué)技術(shù)大力發(fā)展的背景下，經(jīng)濟(jì)水平的提升不僅為科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展提供了新的機(jī)遇，同時也為各行各業(yè)的未來持續(xù)發(fā)展注入了新的動力。但在新時代背景下雖然社會人員的流動性有所提升，對于事業(yè)單位來說其崗位的增多為更多人的就業(yè)提供了機(jī)遇，但是同時也使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰(zhàn)。工作的繁雜使得檔案資料也在不斷擴(kuò)充，無論是員工檔案資料還是所涉及到的一些基礎(chǔ)事物，想要對其進(jìn)行全面管控難度在逐漸提升，因此對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行深入研究與分析就顯得尤為的重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；不足與策略

一、引言

科學(xué)技術(shù)的更新與發(fā)展使得計算機(jī)的普及率也在逐漸上升，其巨大的優(yōu)勢使得其在信息時代下充分發(fā)揮了其作用，并逐漸成為了各行各業(yè)獲得進(jìn)一步發(fā)展機(jī)遇的必備事物。對于事業(yè)單位來說，想要從根本上解決事務(wù)繁多以及龐大數(shù)據(jù)量應(yīng)用問題，就應(yīng)結(jié)合實際情況做好檔案管理信息化建設(shè)工作，將各類信息按照順序儲存至電子文檔中，以便于后期的數(shù)據(jù)整理與匯總分析。同時由于分門別類的信息歸檔也使得檔案管理人員想要對文檔進(jìn)行查詢時也保證這一過程的及時性。部分具有較高價值的紙質(zhì)檔案也可以利用電子檔案對其進(jìn)行備份，從而將原始記錄數(shù)據(jù)丟失所帶來的影響降到最低。但從當(dāng)下的實際情況來看，事業(yè)單位檔案管理人員、管理手段落后以及機(jī)制不完善等情況卻嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)進(jìn)程，因此，對整個數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用流程進(jìn)行深入分析極為關(guān)鍵。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設(shè)工作簡單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內(nèi)容的同時，將原本的實體化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設(shè)置了標(biāo)簽?zāi)夸浺约叭萘看蟮忍攸c，兼具了實用性與便捷性的應(yīng)用優(yōu)勢，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的發(fā)展全面性。而在構(gòu)建符合當(dāng)下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關(guān)部門應(yīng)注意定期更新其中所包含的技術(shù)手段，保證手段應(yīng)用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新提供完備的技術(shù)條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關(guān)鍵因素。在全面推廣應(yīng)用該種方式后，原本反復(fù)的工作流程得以被簡化，工作質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，也隨著經(jīng)驗積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業(yè)單位應(yīng)意識到檔案信息化建設(shè)體系的意義，拓寬信息化建設(shè)體系的完善渠道，為構(gòu)建完善的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

三、當(dāng)前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的幾點不足之處

（一）當(dāng)下沿用的檔案管理機(jī)制仍然存在著較多問題從當(dāng)前的實際情況來看，依然存在著事業(yè)單位長期沿用傳統(tǒng)檔案管理方式的情況，這也是其工作效率與實際需求遲遲無法匹配的主要原因。因此，對其管理系統(tǒng)進(jìn)行革新成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，需要從多方渠道對事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行有效調(diào)整，為找出一套與當(dāng)前檔案管理需求相符的管理模式提供基礎(chǔ)支持。以檔案管理機(jī)制的角度來看，當(dāng)下的檔案管理機(jī)制依然存在著諸多不足之處，即使已經(jīng)逐步將新的改革制度逐漸融入到了管理體制中，但由于無法保證落實效果使得改革表現(xiàn)并不明顯。信息化時代，事業(yè)單位信息資源受到了來自多方的關(guān)注，這就要求檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對象，在此過程中管理互動凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數(shù)事業(yè)單位在機(jī)制改革的過程中滯后問題較為嚴(yán)重，致使大部分的檔案管理人員即使在推行一段時間的電子信息管理制度后，也沒有接收到專業(yè)的工作培訓(xùn)知識，使得整體的工作效率受到了嚴(yán)重影響。

（二）實用型人才仍處于嚴(yán)重缺乏狀態(tài)作為決定社會生產(chǎn)發(fā)展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事業(yè)單位的檔案管理人員由于其工作的特殊性使得其長期占據(jù)著重要地位，其自身的工作素質(zhì)與能力決定著最終的檔案管理質(zhì)量。為進(jìn)一步提高檔案管理水平，作為檔案管理者不僅要關(guān)注工作流程，還需就管理信息化水平的提升內(nèi)容進(jìn)行深入分析。除了熟練應(yīng)用信息化技術(shù)的方式，更要確保其能夠獨(dú)立且熟練的完成設(shè)備操作。但現(xiàn)實情況卻是往往檔案管理人員無法及時獲得有效的信息化管理培訓(xùn)，在工作重視程度不高的情況下，檔案管理人員仍然在延續(xù)著紙質(zhì)檔案管理模式，即使存在先進(jìn)的信息化技術(shù)想要將其融入至實際的檔案管理流程中也較為困難。另外，還有部分檔案管理人員缺乏工作積極性，且服務(wù)態(tài)度較為惡劣，專業(yè)水平與職業(yè)責(zé)任感的嚴(yán)重缺失使得檔案管理的整體水平的持續(xù)化提升受到了極大限制。

（三）信息化技術(shù)應(yīng)用仍然存在著諸多不足之處信息化技術(shù)手段的應(yīng)用合理性決定了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，也是優(yōu)化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當(dāng)前的信息化技術(shù)應(yīng)用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術(shù)想要真正推廣與落實仍然需要一定的時間，尤其是一些較為關(guān)鍵的檔案資料，信息化技術(shù)未能合理應(yīng)用使得部分部門仍然保留著紙質(zhì)檔案的查詢與應(yīng)用習(xí)慣。在這種情況下，這些關(guān)鍵性資料將極容易損壞，增大了后續(xù)的查詢難度。

（四）檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)仍然處于不夠完善的階段當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作滯后性較為明顯，在規(guī)范統(tǒng)一性嚴(yán)重缺失的情況下，使得事業(yè)單位的檔案管理工作的展開極不順利。再加上大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中所應(yīng)用的管理軟件暫時未實現(xiàn)工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，無論是連接性還是系統(tǒng)性均較差，想要進(jìn)行信息資源共享較為困難。一般情況下，想要利用同一個檔案管理軟件實現(xiàn)對文件的檢索與龐雜信息管理較為困難，這也是現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要困難。

四、提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的幾點建議

（一）對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化保證檔案管理信息化規(guī)劃的有效性是制定有效信息管理方案的前提條件，在明確最終管理方向的基礎(chǔ)上檔案的管理效果也在同時凸顯，長遠(yuǎn)的發(fā)展打算與可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢為服務(wù)質(zhì)量的提升奠定了基礎(chǔ)。因此，在對事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)與特征進(jìn)行深入且全面的分析后，事業(yè)單位才能獲得各個階段對于檔案管理的實際需求，從而達(dá)到完善檔案管理體系的目的。

（二）構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來的工作持續(xù)性，也是有效推進(jìn)工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。在為其未來事業(yè)提供支持條件的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提升檔案管理社會與經(jīng)濟(jì)效益做好鋪墊。

（三）在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數(shù)字化手段作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實際情況對檔案管理工作進(jìn)行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調(diào)查結(jié)果為基礎(chǔ)構(gòu)建完善的檔案管理信息化體系，從而實現(xiàn)各類檔案形式之間的靈活轉(zhuǎn)化，為充分發(fā)揮檔案管理信息化模式的應(yīng)用效果提供支持。在紙質(zhì)檔案信息與數(shù)字化信息相互轉(zhuǎn)化前，需要對所需要轉(zhuǎn)化的資源進(jìn)行深入分析，標(biāo)出重點內(nèi)容，從而更方便對數(shù)據(jù)進(jìn)行針對性管理，為進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量奠定堅實的基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時對新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時，在這一過程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進(jìn)工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開展培訓(xùn)活動是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對計算機(jī)技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)下的信息時代下，對于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵因素。學(xué)會利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案管理人員應(yīng)提高對信息理論知識的掌握積極性，以促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。

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作者：何丹 單位：寧德市文化傳媒集團(tuán)