事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略探討

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【摘要】事業(yè)單位的人事檔案管理在整個單位的各項工作中扮演著重要角色，只有保障人事檔案管理工作的科學(xué)、高效、有序，才能為單位選好、用好、留下人才提供科學(xué)依據(jù)，進(jìn)一步推動事業(yè)單位的人事管理、行政管理等工作順利開展。然而，目前許多事業(yè)單位在人事檔案管理工作中存在問題，因此，與時俱進(jìn)、推陳出新成為順應(yīng)時展的必然趨勢。基于此，本文簡要介紹了當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理問題現(xiàn)狀，并結(jié)合實際情況提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略，以供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新策略

在加快推進(jìn)事業(yè)單位管理體制改革的新時期，不斷提高人事檔案管理工作水平成為相關(guān)工作人員的重點關(guān)注內(nèi)容。作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，人事檔案是選拔并培養(yǎng)優(yōu)秀人才的參考依據(jù)，檔案的收集、鑒別、整理與保管在一定程度上影響著人事管理活動。由此可見，有關(guān)工作人員需要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作對事業(yè)單位的重要性，在準(zhǔn)確把握單位發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上分析目前存在的問題與不足，通過有針對性的改進(jìn)、完善與創(chuàng)新，來為事業(yè)單位管理體制改革提供強(qiáng)有力的保障，推動單位各項管理工作良性發(fā)展。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理問題現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理意識較薄弱。雖然人事檔案管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)十分重要的地位，但該項工作與單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益沒有直接聯(lián)系，使得部分單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認(rèn)識到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來，人事檔案管理就是對個人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業(yè)知識，從而對相應(yīng)工作產(chǎn)生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對人事檔案管理工作的重視程度越來越低，出現(xiàn)了應(yīng)付工作的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量逐漸降低，不能為單位的人才隊伍建設(shè)提供有效服務(wù)。

（二）人事檔案管理制度不完善。人事檔案資料中年齡、性別、學(xué)歷等信息錯誤或漏記的現(xiàn)象仍然存在，這些與檔案管理工作混亂有關(guān)的問題影響了單位相關(guān)事宜的順利開展。究其原因，在于人事檔案管理制度的不完善。盡管許多單位根據(jù)自身的發(fā)展情況建立了相應(yīng)的人事檔案管理制度，但是制度沒有得到有效的貫徹與落實，使檔案在借閱或轉(zhuǎn)遞的過程中容易造成檔案傳遞通知書未填寫、相關(guān)借閱手續(xù)未登記、回執(zhí)單填寫不及時等問題，不利于人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（三）管理人員綜合素質(zhì)待提升。就事業(yè)單位的人事檔案管理工作而言，其涉及的內(nèi)容較多且復(fù)雜，工作人員的操作難度也比較大，他們不僅要對檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行充分細(xì)致的掌握，還應(yīng)當(dāng)了解并具備一定的信息技術(shù)操作技巧，這樣才能在嚴(yán)格遵守單位規(guī)章制度的基礎(chǔ)上做好人事檔案管理工作，并按要求進(jìn)行信息的補(bǔ)充和添加。然而，當(dāng)前我國許多事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，加上單位內(nèi)部沒有針對先進(jìn)的管理手段和管理理念開展相關(guān)的培訓(xùn)教育，對從事有關(guān)工作的人員來說不能起到一定的約束作用，使整個隊伍的綜合素質(zhì)不能完全滿足工作需要。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）增強(qiáng)人事檔案管理工作意識。為創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從思想上認(rèn)識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，只有這樣才能加強(qiáng)單位干部隊伍建設(shè)，以便為單位內(nèi)部的相關(guān)工作和崗位輸送優(yōu)質(zhì)人才。第一，成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，要求相關(guān)人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導(dǎo)與監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的解決措施。第二，采用分級分類指導(dǎo)、級別動態(tài)升降等原則來進(jìn)一步促進(jìn)單位內(nèi)部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據(jù)單位各基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質(zhì)保障。

（二）健全人事檔案管理工作制度。常言道，沒有規(guī)矩不成方圓。建立健全的檔案管理制度至關(guān)重要，不僅能規(guī)范人事檔案管理工作，還有利于保障單位員工的日常工作質(zhì)量。第一，在構(gòu)建人事檔案管理制度的過程中，單位應(yīng)充分考慮相關(guān)工作的各個方面，比如，人事檔案信息和材料的日常收集與整理，個人檔案的借閱、轉(zhuǎn)遞和開發(fā)利用等等。第二，在制定管理制度的同時，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)思考建立責(zé)任追究制度的可行性，加大問責(zé)力度，明確每一級負(fù)責(zé)人和下屬管檔人員的工作職責(zé)和義務(wù)，并將其納入個人業(yè)績考核中，嚴(yán)格掌握他們的工作履行情況，確保工作質(zhì)量的有效提升，以此來促進(jìn)人事檔案管理工作的開展。第三，明確人事檔案的錄入制度與規(guī)范，并安排工作人員定期檢查人事檔案的歸檔情況，從源頭上避免錯記、漏記、錯裝、漏裝等問題發(fā)生，以確保人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性與真實性。

（三）提升人事檔案管理隊伍素養(yǎng)。隨著事業(yè)單位管理制度改革的不斷推進(jìn)，相應(yīng)的干部職工的獎懲材料越來越多，為事業(yè)單位的人事檔案管理工作增加了難度。與此同時，人事檔案管理工作有著一定的保密性和服務(wù)性特點，需要從業(yè)人員具備職業(yè)素養(yǎng)和思想政治覺悟。因此，事業(yè)單位需要打造一批高素質(zhì)專業(yè)化的人事檔案管理人才隊伍，提高他們的工作能力和水平。一方面，嚴(yán)把選人用人關(guān)口是組織建設(shè)的重中之重。單位在選聘優(yōu)秀人才時不僅需要考慮他們的能力與素質(zhì)，還應(yīng)當(dāng)把責(zé)任意識、服務(wù)意識和大局意識等標(biāo)準(zhǔn)考慮在內(nèi)；另一方面，事業(yè)單位可以對人事檔案管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，通過專家講座、優(yōu)秀人才的經(jīng)驗分享會、播放科教影片等形式讓他們了解先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)，以提高人事檔案管理人員的工作技能，讓他們能夠更好地勝任這份工作。

（四）規(guī)范人事檔案管理工作流程。評定人事檔案管理工作成效的關(guān)鍵要素就是人事檔案材料是否完整和標(biāo)準(zhǔn)。因此，事業(yè)單位有必要對人事檔案管理工作流程進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)范，使檔案的收集、鑒別和查閱、轉(zhuǎn)遞等工作真正落到實處。第一，認(rèn)真做好人事檔案的收集工作。在單位規(guī)定的期限內(nèi)按照規(guī)范要求及時收集年度考核、干部任免、調(diào)研考察等檔案信息，以確保個人材料的完整性。第二，認(rèn)真做好人事檔案的鑒別工作。檔案工作人員在這個環(huán)節(jié)需要高度關(guān)注檔案材料的日期與真?zhèn)?，判定檔案材料是否屬于該員工、相關(guān)手續(xù)是否完備，如缺少有關(guān)材料應(yīng)及時進(jìn)行登記、收集與補(bǔ)充。第三，認(rèn)真做好人事檔案的整理工作。檔案材料要按照基本原則進(jìn)行編號與歸檔，比如為材料編“類、頁、號”、抄寫檔案目錄、裝訂、編寫索引號等等。第四，認(rèn)真做好人事檔案的查借閱工作。根據(jù)查閱人所持有的單位介紹信或查閱審批表提供相應(yīng)的服務(wù)，經(jīng)審查符合規(guī)定后進(jìn)行閱檔登記，然后提取檔案以供查閱。如遇借閱檔案這樣的特殊情況，需辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。第五，認(rèn)真做好人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。必須針對所需檔案填寫“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，并批注檔案轉(zhuǎn)出時間和轉(zhuǎn)往單位，同時還要填寫轉(zhuǎn)出檔案登記表，確認(rèn)無誤后在回執(zhí)單上簽名蓋章，完成檔案轉(zhuǎn)出。

三、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著極其重要的作用，只有不斷提升人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率，才能促進(jìn)人力資源的開發(fā)與利用。因此，事業(yè)單位需要重視人事檔案管理工作，在建立健全人事檔案管理機(jī)制的同時，明確檔案管理工作流程，通過選聘、培訓(xùn)來提高從業(yè)人員的素質(zhì)水平，為事業(yè)單位的良好發(fā)展保駕護(hù)航。

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作者：李依宸 單位：四川省廣安市人力資源服務(wù)中心