高校人事檔案管理的價值及優(yōu)化路徑

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[摘要]在高校的人事工作中，檔案管理工作是非常重要的組成部分，是高校流通人才和歸納信息的平臺。在大數據時代，高校的人事檔案管理面臨著很多新的機遇和挑戰(zhàn)。本文首先分析了大數據時代高校人事檔案管理的價值，然后針對如何在大數據時代對高校的人事檔案管理進行優(yōu)化提出了幾點策略。

[關鍵詞]大數據；高校；人事檔案管理；價值；優(yōu)化路徑

1大數據時代高校人事檔案管理的價值

在高校的人事檔案管理中，應用大數據有非常重要的價值。第一，收集價值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統(tǒng)的檔案管理通常用紙質的方式進行，使用起來不是很方面，時間久了還會造成數據丟失的情況。在檔案管理中應用大數據技術能夠系統(tǒng)的收集高校的人事信息，并且對這些信息進行準確的分類和儲存，為實現人事檔案管理的信息化打下良好的基礎。第二，管理價值。高校的人事檔案中有非常復雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應用大數據可以發(fā)揮計算機以及云存儲技術的作用，促進人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進行。第三，使用價值。在高校的人事檔案管理工作中應用大數據可以通過計算機的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進行檔案管理工作，這對人事決策是十分有利的。

2大數據時代高校人事檔案管理的優(yōu)化路徑

2.1更新人事檔案管理的理念

在大數據背景下，高校應該對以往的檔案管理理念做出改變，對檔案管理信息化的重要性有充分的認知。高?？梢詰么髷祿碗s的人事檔案進行收集、分類以及存儲，在這個基礎上制訂與高校的實際情況相符的管理系統(tǒng)。另外，高校還應該使檔案管理制度不斷完善，修正現階段的管理機制，讓每一個管理人員都明確自己的職責，細化工作內容，讓檔案管理人員在實際工作中嚴格按照相關的制度來進行信息化管理。

2.2積極構建大數據管理平臺

在更新了檔案管理的理念之后，高校應該加大在資金方面的投入，對管理人事檔案所需要的硬件設備以及軟件技術進行更新。在硬件和軟件都達到標準之后，可以在這個基礎之上構建大數據的管理平臺。在構建管理平臺時，應該對原始數據進行收集和管理，并且辨別其真?zhèn)蝃2]。與此同時，要以部門為單位建立基礎的數據庫，準確地將每一份人事檔案中的編號、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對人事檔案進行有效分類，方便在以后需要的時候進行查詢。在基礎數據庫中，還應該將人事檔案和與之相關的職能部門連接在一起，方便以后對數據進行及時更新。

2.3構建“大檔案”思維

在大數據背景下，高校在進行人事檔案管理工作時應該對以往的思維模式做出轉變，構建“大檔案”思維，從多個角度對人事檔案的資料進行收集和管理。在對大檔案進行構建的過程中，應該將端口作為基點，全方位檢測檔案資料，從而促進人事檔案管理效率的提高。同時，對于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識產權不受到侵害。大檔案體系有很大的規(guī)模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應該對檔案信息之間的有關聯系有準確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發(fā)揮出來。

2.4改進高校人事檔案管理方法

高校的管理人員應該對人事檔案管理加大開發(fā)力度，提升管理人員的管理意識，從而更好地滿足社會的需要。管理人員可以通過信息技術來進行人事檔案的管理，將科技的作用真正發(fā)揮出來，用數字化的方式來進行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數字技術對檔案信息進行存儲，實現資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務。這樣一來，用戶就可以自行對檔案信息的數據進行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數據庫，將更多有價值的信息挖掘出來，從而促進人事檔案管理質量的提高。通過在人事檔案管理工作中應用信息技術，并且對制度進行創(chuàng)新，能夠更好地實現檔案管理工作的數字化、信息化和網絡化。

2.5提升檔案管理人員的業(yè)務水平

為了更好地實現高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術水平是十分必要的。負責檔案管理的工作人員不僅要精通專業(yè)的檔案管理知識，信息技術水平也要達標，并且還要具有良好的思想覺悟和責任感。因此，高校在進行信息化的人事檔案管理時，應該對管理人員進行業(yè)務上的培訓，提升他們的業(yè)務水平和綜合素質。在招聘檔案管理人員時，應該綜合考量他們的專業(yè)水平和計算機水平，從而使檔案管理人員的質量從整體上得到提高。

3結語

總而言之，在大數據背景下，高校的人事檔案管理工作應該進行不斷優(yōu)化和完善。因此，高校應該對人事檔案管理的理念進行更新，積極構建大數據管理平臺，構建“大檔案”思維，改進高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業(yè)務水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

[1]黃昆.高校人事檔案管理及應用研究[J].蘭臺內外,2019(19):21-22.

[2]胡芳.高校人事檔案管理文獻趨勢探討[J].綠色科技,2019(12):262-263+269.

[3]肖鴻強.高校人事檔案信息化管理中大數據技術的運用研究[J].辦公室業(yè)務,2019(11):57.

作者：韓麗華 單位：呼和浩特職業(yè)學院