如何做好醫(yī)院人事檔案管理

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了如何做好醫(yī)院人事檔案管理范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

摘要：網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作受到了較為顯著的影響。因此，在分析這種影響的基礎(chǔ)上，探討網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略。以此來(lái)幫助醫(yī)院人事檔案管理人員抓住網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境帶來(lái)的機(jī)遇，提高整個(gè)管理水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境；醫(yī)院；人事檔案管理

前言

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，醫(yī)院人事管理工作發(fā)生了較大的變化，文檔管理、檔案利用以及資料儲(chǔ)存等方式都發(fā)生了顯著的變化，醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何有效地借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境來(lái)做好醫(yī)院人事檔案管理工作，更是醫(yī)院發(fā)展的重要問(wèn)題之一。因?yàn)榻柚诰W(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)能夠進(jìn)一步促進(jìn)管理模式動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變，促使這一項(xiàng)工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化，從而更好地為用戶(hù)提供良好的管理服務(wù)。

一、網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的影響

1.工作效率得以提升

醫(yī)院涉及人員數(shù)量較多，所以人事檔案管理工作本身就是一項(xiàng)涉及內(nèi)容較為繁瑣的工作，而且在具體工作過(guò)程中大多是重復(fù)性的勞動(dòng)。而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用則能有效地減輕工作量，借助于信息技術(shù)來(lái)替代一些重復(fù)性的工作，以最快速度解決耗時(shí)耗力檔案查找以及保存，進(jìn)而有效地提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率。

2.實(shí)現(xiàn)信息資源共享

傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中，大多是依賴(lài)于管理人員進(jìn)行手動(dòng)處理，亦或者是借助于計(jì)算機(jī)計(jì)算來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單的初級(jí)管理，例如，借助于EXCEL進(jìn)行信息資料記錄等；部分條件較好的醫(yī)院雖然構(gòu)建了少數(shù)面向人事檔案管理系統(tǒng)，可是因?yàn)椴煌剖乙约安块T(mén)之間對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)存在差異性，所以在實(shí)際工作過(guò)程中也就不可避免地出現(xiàn)了一系列資源共享較為困難等現(xiàn)象。而借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境則能構(gòu)建較為系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)，這樣就能在管理過(guò)程中對(duì)所有人事信息進(jìn)行準(zhǔn)確且高效的記錄，并且還能在上面準(zhǔn)確地顯示出每一項(xiàng)細(xì)節(jié)流程，包括業(yè)績(jī)考核、薪酬管理、崗位變動(dòng)等信息，這樣就能保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性與實(shí)效性，讓醫(yī)院不同科室以及部門(mén)之間能夠很好地共享這些檔案信息資料。

3.提高檔案信息利用率

傳統(tǒng)人事檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中，大多是以紙質(zhì)材料為主進(jìn)行信息記錄和保存，這種實(shí)物資源存儲(chǔ)的方式十分不易攜帶，在傳遞過(guò)程中更是存在這樣那樣的問(wèn)題，很容易出現(xiàn)損壞、丟失等?？墒?，借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境就能有效地避免這一系列的問(wèn)題，因?yàn)橥ㄟ^(guò)醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，我們可以構(gòu)建出電子化的人事檔案信息，人事檔案資料不再是實(shí)物載體，而是以數(shù)字信號(hào)或者磁信號(hào)的方式儲(chǔ)存，這在很大程度上提高了檔案資料傳輸?shù)谋憬菪?，這樣只要需要使用到這一檔案信息資料時(shí)，都可以很方便地使用，通過(guò)備份也不會(huì)出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，進(jìn)而就能夠最大程度提高醫(yī)院人事檔案信息利用率。

二、網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

1.提高人員網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識(shí)

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作人員自身一定要意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境所帶來(lái)的機(jī)遇，在管理過(guò)程中提高自身網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識(shí)，將傳統(tǒng)封閉管理意識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理意識(shí)，通過(guò)思想認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變來(lái)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及形式的關(guān)注，對(duì)傳統(tǒng)觀念進(jìn)行不斷的更新，并且在實(shí)際工作過(guò)程中將最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效地應(yīng)用在認(rèn)識(shí)檔案管理之中，這樣就能真正促使之前傳統(tǒng)封閉的人事檔案管理，轉(zhuǎn)變成為開(kāi)放型、信息化管理?？傊?，要想發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境帶給醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇，管理人員的意識(shí)是十分重要的，其一定要轉(zhuǎn)變檔案管理思想和意識(shí)，然后在實(shí)際工作過(guò)程中積極應(yīng)用新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，促進(jìn)人事檔案管理信息化技術(shù)水平的提升。

2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng)

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，還需要構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng)，這是整項(xiàng)工作實(shí)施的基礎(chǔ)與前提，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本。人力資源信息本身就是人事檔案管理過(guò)程中較為重要的組成，其是否完整、原始，會(huì)直接對(duì)人事檔案信息管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以，在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，要以人事檔案信息系統(tǒng)作為中心，積極構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如人事財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)、醫(yī)療保健系統(tǒng)等等，因?yàn)橹挥型晟屏诉@些分系統(tǒng)才能更好地對(duì)人事檔案信息進(jìn)行完善，直接從認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)上讀取到其它信息情況。而要想真正實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就需要在人事檔案管理過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理，具體而言，可以對(duì)現(xiàn)有的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，也可以通過(guò)電子文件錄入的方式進(jìn)行人事檔案資料信息數(shù)字化，以此來(lái)構(gòu)建較為完善的人事檔案信息資源。

3.重視對(duì)人事檔案安全問(wèn)題的管理

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)信息化安全管理也是較為重要的一部分，因?yàn)榛诰W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下的醫(yī)院人事檔案管理也面臨著網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性所帶來(lái)的弊端，所以在進(jìn)行人事檔案信息管理的過(guò)程中，一定要加強(qiáng)對(duì)信息安全問(wèn)題的管理，只有這樣才能避免出現(xiàn)信息丟失或者泄密等情況，從而才能有效地降低醫(yī)院損失。針對(duì)這一點(diǎn)，醫(yī)院人事檔案信息管理人員在進(jìn)行信息資料管理的過(guò)程中，不僅要意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境的價(jià)值，同時(shí)也需要意識(shí)到其中所存在的弊端，在管理過(guò)程中對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用方式進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注，結(jié)合具體的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)的驗(yàn)證分析，同時(shí)在管理過(guò)程中對(duì)于各類(lèi)人事檔案信息資料還需要進(jìn)行嚴(yán)格的密級(jí)界定，通過(guò)恰當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加密手段來(lái)對(duì)一些通用數(shù)據(jù)庫(kù)之中所存在的檔案信息資料進(jìn)行加密處理，這樣就能在一定程度上避免醫(yī)院人事檔案信息資料出現(xiàn)失蹤等現(xiàn)象。除此之外，在實(shí)際管理過(guò)程中管理人員本身也需要養(yǎng)成良好的意識(shí)，在保存過(guò)程中不管是對(duì)于保存環(huán)境還是方法都應(yīng)該進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，做好防潮、防輻射、防病毒、防高溫等各方面工作，以此來(lái)進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案信息化管理安全性，同時(shí)還需要在人事檔案信息管理過(guò)程中對(duì)于那些重要資料做好備份工作，這樣也能進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理制度建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度也是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因?yàn)橹挥芯邆浣∪闹贫纫约胺ㄖ骗h(huán)境，才能真正為人事檔案信息化管理工作提供一個(gè)安全工作的環(huán)境。為此，在開(kāi)展醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)的時(shí)候，一定要結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行完善和調(diào)整，在管理過(guò)程中按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行人事檔案資料收集、整理與保存，同時(shí)提高對(duì)相關(guān)法律體系的認(rèn)識(shí)，借助于法律體系來(lái)對(duì)人事檔案管理資料進(jìn)行保護(hù)，真正做到依法管理，從而提高管理工作質(zhì)量。除此之外，在進(jìn)行管理制度建設(shè)的時(shí)候，醫(yī)院各個(gè)部門(mén)主管人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員都需要提高認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作過(guò)程中積極學(xué)習(xí)《檔案法》，更好地掌握相關(guān)法律文件，這樣就能進(jìn)一步提高他們對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)；另外，他們還可以結(jié)合自身意愿發(fā)展情況對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作提出具體的要求，通過(guò)討論、分析等方式制定符合醫(yī)院人事檔案管理需求的規(guī)章制度，因?yàn)橹挥凶龅竭@一點(diǎn)才能真正有法可依、有章可循。

5.提高網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理人員水平與素質(zhì)

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要提高醫(yī)院相關(guān)人員的水平與素質(zhì)。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境之下，人事檔案信息化管理雖然較多受到技術(shù)方面的影響，可是人員因素在其中依然起到顯著的影響作用，如果人事檔案管理人員自身水平和素質(zhì)都未能達(dá)標(biāo)，整個(gè)管理工作也就無(wú)法有效開(kāi)展。為此，醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中首先一定要構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理隊(duì)伍，讓其具備較為良好的管理素質(zhì)，梳理良好的電子信息工作觀念，以此來(lái)進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。首先，人事檔案管理人員自身應(yīng)該具備良好的學(xué)習(xí)意識(shí)，在實(shí)際工作過(guò)程中通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提升自己，這樣才能緊跟網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境發(fā)展步伐；其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該加強(qiáng)重視，積極對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，通過(guò)培訓(xùn)教育促進(jìn)管理人員專(zhuān)業(yè)能力、信息技術(shù)水平等多方面的提升，這樣才能真正符合網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境需求；最后，人事檔案管理工作本身就肩負(fù)著一定的責(zé)任，屬于醫(yī)院發(fā)展中較為重要的一項(xiàng)任務(wù)，所以，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)該在發(fā)展過(guò)程中通過(guò)宣傳、教育等方式來(lái)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的思想政治、職業(yè)道德教育，進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而真正做好醫(yī)院人事檔案管理，最大程度發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境對(duì)于這一項(xiàng)工作的積極影響。

三、結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，各種信息技術(shù)手段在不斷的發(fā)展，將其有效地應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，能起到良好的促進(jìn)作用，而為了有效地抓住網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，更新醫(yī)院人事檔案管理理念和方法，能夠提高醫(yī)院的管理水平，真正順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)新管理與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王瓊.淺談網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下如何做好醫(yī)院人事檔案管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2012(20):183-184.

[2]劉軍.網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下如何做好醫(yī)院人事檔案管理分析[J].飲食保健，2014(2):40-41.

[3]常起.信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017,14(29):74-75.

[4]翟晶，王忠.新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J].醫(yī)學(xué)教育管理，2016，2(5):710-714.

作者：周燕松 單位：廣東省湛江中心人民醫(yī)院