高校人事檔案管理的價值與優(yōu)化對策

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摘要：高校人事檔案管理是高校人事工作的重要組成部分，是高校人才流通、信息歸納的主要平臺。在大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案管理面臨著更大的機遇和挑戰(zhàn)。因此，要針對其人事檔案管理中的弊端，采取有效的優(yōu)化措施，才能不斷提升高校人事檔案的管理水平。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案；管理；優(yōu)化措施

我國的人事檔案工作源于延安時期，建國之后，包括高校在內(nèi)的一些企業(yè)和事業(yè)單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個人的學習、經(jīng)驗、專業(yè)技術水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過有效的人事檔案管理，高校可以全面了解人才信息并作為人事管理的基礎。

一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應用

（一）大數(shù)據(jù)概念綜述

早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結構化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過傳統(tǒng)的技術手段很難對其進行分類、整理、存儲和處理[1]?？梢哉f，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類型繁多、價值密度低、處理速度快等特點。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應用于社會的很多行業(yè)，并帶來了巨大的經(jīng)濟價值和社會價值。

（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應用

一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應用十分不方便。通過大數(shù)據(jù)技術，可對高校人事檔案信息進行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進行精準的分類、存儲，為人事檔案信息化管理打下基礎。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應用，通過計算機、云存儲等技術提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應用，使得其在使用過程中直接通過計算機的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。

二、大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識較弱，管理方式單一

長期以來，我國高校對人事檔案管理意識較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項輔助性工作，沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認為人事檔案僅僅是政治時代個人功過是非的記錄，沒有太大的現(xiàn)實意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設施不達標的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。

（二）基礎設施落后

受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對人事檔案信息化管理投入的資金有限，導致其信息化管理過程中出現(xiàn)了硬件設備落后、軟件開發(fā)滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應用。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識，還要具備計算機信息技術。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請檔案管理人員，在工作中缺乏責任心，無法認真對待人事檔案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我國高校仍缺乏一個健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現(xiàn)錯誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。

三、大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對策

（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度

大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢所趨。在這種形勢下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術對繁雜的檔案進行收集、分類、存儲和利用，并在此基礎上制定出符合高校實際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對目前人事檔案管理機制進行修正，明確檔案管理人員的職責和管理細則，使其在管理工作中能夠嚴格按照相關要求進行檔案的信息化管理。

（二）加大資金投入，積極構建大數(shù)據(jù)管理平臺

在更新人事檔案信息化管理理念的基礎上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設備、軟件技術。當人事檔案管理的硬件和軟件完全達標之后，即可在此基礎上構建大數(shù)據(jù)管理平臺。在具體構建大數(shù)據(jù)管理平臺的過程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對其真?zhèn)芜M行辨別。同時，建立以部門為單位的基礎數(shù)據(jù)庫，將每一份人事檔案的編號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學歷信息等相關資料進行準確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對人事檔案進行分類處理，以便日后進行查閱。最后，在人事檔案基礎數(shù)據(jù)庫中，還應將人事檔案與其相關的職能部門進行鏈接，以便日后信息能夠及時更新。

（三）構建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構建“大檔案”，對人事檔案資料進行全方位、多維度的收集、儲存和管理。在具體構建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點，準確、快速地將檔案信息資料進行全方位檢測，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識產(chǎn)權不被侵害。

（四）組建“大檔案”團隊，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理

“大檔案”體系屬于一個規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價值。

（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務水平

在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業(yè)務水平、綜合素質(zhì)也是一項非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的人事檔案管理知識，還要具有較高現(xiàn)代信息技術水平，同時還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責任心。因此，高校在加強人事檔案信息化管理的過程中，要通過業(yè)務技能培訓、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平和思想道德素質(zhì)，同時還可以引進一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計算機信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時代下，要針對目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對其進行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。

參考文獻：

[1]方麗華.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應對策略[J].現(xiàn)代交際,2017(23):63.

[2]許珍花.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的問題與創(chuàng)新應用[J].管理觀察,2018(13):135-137.

作者：唐詩佳 單位：廣西水利電力職業(yè)技術學院