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養(yǎng)老保險(xiǎn)改革形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理

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養(yǎng)老保險(xiǎn)改革形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理

作者通過參與本單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革工作,發(fā)現(xiàn)單位人事檔案管理與社會(huì)人事制度相脫節(jié),并存在諸多不足。結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革工作要求,分析醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀,探索如何完善醫(yī)院人事檔案管理工作,以期更好地發(fā)揮人事檔案作用,確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革工作順利平穩(wěn)推進(jìn)。

1落后的醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀制約養(yǎng)老保險(xiǎn)改革工作

1.1醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理意識(shí)淡薄

在醫(yī)院發(fā)展過程中,受傳統(tǒng)醫(yī)院管理的制約,醫(yī)院往往注重醫(yī)療環(huán)境的不斷改善、醫(yī)療設(shè)備的不斷更新、醫(yī)療技術(shù)的不斷提高,但是在醫(yī)院的人事檔案管理方面,沒有重視到檔案管理的重要性,規(guī)范化管理意識(shí)淡薄,鮮有對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范、全面的培訓(xùn)。因檔案管理人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱,在查閱檔案時(shí)工作進(jìn)度緩慢,信息采集含糊不清,對(duì)查找的材料不確定,經(jīng)常事倍功半。比如此次機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革主要針對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位編內(nèi)人員,何種檔案材料為人員進(jìn)編證明材料呢?不熟悉檔案分類的話,只能把厚重的檔案材料從頭翻到尾,很是浪費(fèi)時(shí)間。如果熟悉干部人事檔案材料分類方法的話,就可以有針對(duì)性地查找,干部人事檔案材料的分類中“第一類:履歷材料中就可找到《大中專畢業(yè)生畢業(yè)統(tǒng)一就業(yè)報(bào)到證》”或“第九類:工資、任免、退(離)休等材料中可找到《吸收錄用國家干部審批表》等均是養(yǎng)老保險(xiǎn)參保登記所需材料?!?/p>

1.2醫(yī)院人事檔案管理方法落后

目前,醫(yī)院檔案管理工作依舊停留在手工填寫和整理的階段。因醫(yī)院人員眾多,人事檔案數(shù)量大,整理、更新工作量較大,往往導(dǎo)致檔案更新工作滯后,完善不及時(shí),嚴(yán)重影響檔案準(zhǔn)確性。同時(shí),人工填寫隨意性大,具有不可靠性。國發(fā)[2015]2號(hào)文件明確要求是自2014年10月起,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員正式實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革。這一時(shí)間節(jié)點(diǎn)的確立,將事業(yè)單位工作人員劃分成3類人。老、中、新3類人在繳費(fèi)義務(wù)與享受待遇上都有不同的執(zhí)行辦法,與之對(duì)應(yīng)的人事檔案中關(guān)系到工作人員的出生年月、參加工作時(shí)間、退休時(shí)間等材料準(zhǔn)確性非常重要[1]。通過查閱檔案,發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案中的材料內(nèi)容前后記載不符,最常見的就是出生日期不一致或工作時(shí)間不一致,具體換算出的年齡、工齡、學(xué)齡數(shù)據(jù)就更加不準(zhǔn)確,無法直接錄入養(yǎng)老保險(xiǎn)系統(tǒng)中。

1.3醫(yī)院人事檔案管理模式單一

醫(yī)院主要使用紙質(zhì)存檔的管理模式來管理檔案,因檔案更新頻繁,每年都需增進(jìn)新材料,比如《事業(yè)單位年度考核表》、《機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資正常變動(dòng)審批表》、《干部任免審批表》等。由于此項(xiàng)工作量較大,檔案管理人員容易產(chǎn)生惰性,甚至幾年裝訂一次,這樣嚴(yán)重影響材料歸檔的及時(shí)性。隨著收入分配制度改革的深化,確立崗位津貼采取按崗定薪、工資浮動(dòng)等方式[2]。此次養(yǎng)老保險(xiǎn)參保登記時(shí)需要在系統(tǒng)里上報(bào)“2014年9月所在崗位(即職稱)及其對(duì)應(yīng)的基本工資”。但是在實(shí)際工作中,職稱評(píng)聘、年度考核等工作結(jié)束后卻沒有及時(shí)形成人事檔案材料存入個(gè)人檔案,檔案中的工資信息部分仍是幾年前的,不具有使用價(jià)值。

1.4醫(yī)院人事檔案收集滯后

人事檔案收集范圍涵蓋員工思想、工作、學(xué)習(xí)、家庭等諸多方面,能概括反映員工個(gè)人全貌,具有全面性[3]。由于涉及內(nèi)容較多,人事檔案收集工作比較困難,需要醫(yī)院各個(gè)部門,乃至工作人員本人積極配合。但是現(xiàn)實(shí)工作中,大家存檔意識(shí)淡薄,對(duì)于需要存檔的個(gè)人資料不能及時(shí)提供給人事部門,如:參加執(zhí)業(yè)資格考試材料、職稱評(píng)定材料、新取得學(xué)歷學(xué)位材料、各種表彰及社會(huì)機(jī)構(gòu)任職材料等,造成工作人員資料收集不全面,檔案更新速度緩慢。套改工資時(shí),我們必須結(jié)合員工個(gè)人人事檔案中的學(xué)歷、工作年限、專業(yè)職稱等信息來保證工資套改工作的順利完成[4]。由于一些新入職職工人事檔案中缺乏職稱、工資情況、社保關(guān)系轉(zhuǎn)移情況等相關(guān)材料,造成人事部門無法套改工資,繼而造成養(yǎng)老保險(xiǎn)參?;鶖?shù)無法測(cè)算。

1.5醫(yī)院人事檔案利用率低

在正常狀態(tài)下,醫(yī)院人事檔案調(diào)整幅度不是很大,一般保存在醫(yī)院檔案室里,所以,大部分醫(yī)院的人事檔案是在需要用的時(shí)候才將檔案進(jìn)行補(bǔ)充,導(dǎo)致比較多的人事檔案運(yùn)用效率不是很高[5],很少作為人才選拔、晉升、調(diào)動(dòng)等人力資源管理工作的參考依據(jù)。

2完善醫(yī)院人事檔案管理,推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)改革

2.1增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)

醫(yī)院管理者應(yīng)重視人事檔案管理工作的重要性。積極組織開展全院范圍的檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí),努力宣傳加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的意義。不斷增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和政治素養(yǎng),全方位增強(qiáng)檔案管理工作水準(zhǔn)。作為檔案管理工作人員,應(yīng)熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作下發(fā)的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策,了解當(dāng)前國家對(duì)于檔案管理的方向和背景。其次,要熟悉自己所從事的檔案管理業(yè)務(wù)工作,熟知檔案基本知識(shí),熟悉各項(xiàng)工作流程,掌握工作要求和具體注意事項(xiàng)等;同時(shí),檔案管理工作者要具有政治覺悟,檔案管理人員需保守檔案秘密,防止檔案內(nèi)容泄露。

2.2完善醫(yī)院人事檔案管理制度

建立科學(xué)、有效的人事管理制度,以制度為依據(jù)管理人事檔案,實(shí)現(xiàn)管理制度化。首先,用制度規(guī)范工作人員行為,懲罰分明,明確各個(gè)崗位的工作責(zé)任劃分,以制度來防止人為工作失誤或弄虛作假的情況出現(xiàn)。日常管理人事檔案無論是查檔、借檔、調(diào)檔每一工作環(huán)節(jié)都必須符合制度規(guī)定。其次,增加制度中的監(jiān)督環(huán)節(jié)。在工作中,凡是檔案中出現(xiàn)信息弄虛作假,前后不一致、涂改或有疑問等情況的,按照要求進(jìn)行一次全面檢查清理和登記[6]。利用《“三齡二歷一身份”信息表》對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行確認(rèn)并由檔案本人簽字確認(rèn)。通過對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督核查,確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性。

2.3優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制

在醫(yī)院內(nèi)部對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化,通過崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。建立多部門、多科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制,如涉及獎(jiǎng)懲材料可以由黨辦、工會(huì)、團(tuán)委補(bǔ)充;涉及干部考察、任免文件等由院辦、黨辦補(bǔ)充;涉及干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位、職稱評(píng)聘、工資、勞動(dòng)合同等材料由人事科提供;同時(shí)在院內(nèi)通過內(nèi)網(wǎng)做好檔案歸檔目錄宣傳工作,鼓勵(lì)職工本人及時(shí)歸檔個(gè)人材料,拓寬資料收集渠道,確保人事歸檔材料都能及時(shí)送交人事檔案部門,減少檔案信息與人員實(shí)際不一致的情況,使檔案能全面真實(shí)、細(xì)致、及時(shí)地反映職工全貌。

2.4推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)到來,通過信息化建設(shè)來提高醫(yī)院人事檔案管理工作是時(shí)展的必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大,能夠方便人事檔案管理人員進(jìn)行資料的查找、編輯、檢索,除此之外,數(shù)字化信息的應(yīng)用,能夠?yàn)槿耸聶n案管理人員在短時(shí)間內(nèi)提供各種人事資料[7]。通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性,從而大幅提高人事檔案管理的工作效率,真正提升醫(yī)院的檔案管理水平。

[參考文獻(xiàn)]

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[3]高煥.機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的人事檔案特性探析[J].蘭臺(tái)世界,2016,30(4):39-40.

[4]王興娟.探究人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性[J].信息記錄材料,2018,19(5):132-133.

[5]宋丹.新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,26(3):181.

[6]徐紅培.醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策思考[J].檔案與建設(shè),2015,31(12):85-86.

[7]張清云.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理,2017,11(4):284-285.

作者:蘇艷 張緩 單位:南京醫(yī)科大學(xué)附屬老年醫(yī)院(江蘇省級(jí)機(jī)關(guān)醫(yī)院)人事科

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