人事檔案管理地位提升分析

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了人事檔案管理地位提升分析范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。

1、人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境

盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應(yīng)用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點(diǎn)：

1.1終身雇傭制的打破，使人員流動(dòng)成為可能，也使用工時(shí)限短期化，人事檔案的內(nèi)容不全面，反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)、考核、學(xué)歷等方面的材料不全面，給企業(yè)選才、識才帶來了不便。

1.2人事檔案缺少時(shí)效性。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當(dāng)事人歷史的記錄，每一個(gè)的檔案象一份流水賬，我國的人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會(huì)再審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息和材料。

1.3人事檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性。近年來，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，涂改年齡的、涂改工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進(jìn)行有效的鑒定和識別工作，只能被動(dòng)接收信息和材料。把不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備和有問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實(shí)性，而不真實(shí)的信息和材料導(dǎo)致人事部門，使人事部門無法正確提高給領(lǐng)導(dǎo)班子每一個(gè)職工的信息材料。

1.4人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性的加強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個(gè)單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個(gè)人的檔案就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時(shí)間和人力和費(fèi)用的浪費(fèi)，降低了工作效率。

1.5當(dāng)前社會(huì)價(jià)值取向較以往發(fā)生重大變化。從事檔案管理的人員既不能獲得社會(huì)所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定也沒有得到高級管理層的重視。在企業(yè)中，機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員對工作的熱情逐漸減少，業(yè)務(wù)水平不思提高，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

2、人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1提供真實(shí)可靠的信息。企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們在各個(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案了解每個(gè)員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。

2.2供重要的依據(jù)。人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

2.3人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置。

3、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，提高業(yè)務(wù)水平，將檔案管理從書紙化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊褭n案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。

3.1增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對于企業(yè)較為重要的人員(如高管、專業(yè)技術(shù)人員)應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。傳統(tǒng)的個(gè)人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

3.2充實(shí)人事檔案內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個(gè)性化的材料。

3.3加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

3.4加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理。人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。

3.5提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識。企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，現(xiàn)有的檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。

3.6重視檔案管理人員提高相應(yīng)的待遇。長期以來，由于人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些領(lǐng)導(dǎo)階層對人事檔案工作不夠重視，存在著一些認(rèn)識誤區(qū)。要做好檔案工作就要抓好檔案管理人中的待遇。一方面重視檔案管理人員勞動(dòng)保護(hù)工作，督促管檔單位落實(shí)有關(guān)經(jīng)濟(jì)待遇，另一方面，從政治上關(guān)心管檔干部的培養(yǎng)和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

3.7實(shí)行現(xiàn)代化管理。充分利用計(jì)算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善職工檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理職工人事檔案信息，保證職工檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性；實(shí)行開放式的管理。一方面建立職工工作業(yè)績檔案，及時(shí)將職工工資的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立職工能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個(gè)人才能的資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映職工的情況，提高決策工作的水平；實(shí)行服務(wù)式管理。在工作中注重實(shí)效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅(jiān)持熱情服務(wù)，在職工的培訓(xùn)、出國、調(diào)動(dòng)、任免、福利待遇、處理歷史遺留問題時(shí)，盡最大努力幫助用檔部門用足用好檔案資料，努力為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高人事檔案的使用效率。通過各種手段，如通過展覽，展現(xiàn)出檔案工作的各項(xiàng)職能；利用培訓(xùn)班、各種會(huì)議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展?fàn)I造一個(gè)寬松、和諧的社會(huì)環(huán)境，提高人事檔案管理在人力資源檔案管理中的地位。