人力資源管理對人事檔案管理工作要求

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摘要:人事檔案管理是企業(yè)有效發(fā)揮人力資源能力的依托，因此企業(yè)需要對此提高要求和重視。本文就對新形勢下的人事檔案管理進(jìn)行分析，指出當(dāng)前在該工作上存在的主要不足，并且給出相應(yīng)的解決方法，幫助企業(yè)提升自身得檔案管理水平。

關(guān)鍵詞:人力資源管理;企業(yè);人事檔案管理

一、引言

當(dāng)前，個人為了獲得更好的工資待遇，使得企業(yè)之間的人員流動性較強，企業(yè)自身也需要進(jìn)行有效的人力資源管理，保證內(nèi)部人員都在合理的工作崗位上，才能保證在復(fù)雜競爭環(huán)境中更好的發(fā)展［1］。因此企業(yè)需要進(jìn)行有效的人力資源管理，而人力資源管理工作，需要以人事檔案管理為依托，所以，當(dāng)前人力資源管理對人事檔案管理工作提出了新要求。

二、人事檔案管理對人力資源管理的意義

(一)給人力資源管理提供真實信息

有效的人事資源檔案管理能夠讓企業(yè)對人力資源有更加準(zhǔn)確的把握，尤其是當(dāng)企業(yè)分析自身人才需求時，需要有效的借助人事檔案管理才能進(jìn)行，因此，高效的人事檔案管理，可以幫助企業(yè)有效的分析企業(yè)需要哪種人才，并且輔助企業(yè)進(jìn)行人才資源計劃的制定［2］。

(二)了解人力資源需求

借助人事檔案管理進(jìn)行分析還可以讓企業(yè)對自身人力資源需求進(jìn)行精準(zhǔn)的預(yù)測，通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)，簡化人力資源管理中復(fù)雜的工作步驟，提升人力資源管理效率。對于企業(yè)而言，必須要對每個員工的未來工作能力進(jìn)行預(yù)測，通過人事管理提供的數(shù)據(jù)和資料，了解員工過往的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗，對員工進(jìn)行正確的調(diào)度和調(diào)配，才能最大化的發(fā)揮出每個人員的優(yōu)勢和特長，減少人力資源上的浪費并避免人才流失。通過人事檔案管理，可以促進(jìn)企業(yè)之間、部門之間的認(rèn)識流動，避免冗員和缺職，讓人員處于最適合他們的崗位，最大化的發(fā)揮他們的能力。

三、企業(yè)人事檔案管理工作中還存在的問題

(一)管理人員水平不足

社會經(jīng)濟的不斷進(jìn)步，企業(yè)競爭環(huán)境的復(fù)雜變化，讓企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理變得更加復(fù)雜。同時，人力資源管理本身就是一項對人員要求很高的工作，需要人員具有極強的專業(yè)素質(zhì)，才能在復(fù)雜的工作中高效合理的完成工作［3］。由于我國過去企業(yè)的專業(yè)化程度不夠，使得人力資源管理人員水平不足，人員的專業(yè)程度低，另外，為了應(yīng)對當(dāng)前的新形勢、使用新技術(shù)，人員綜合能力不足的問題已經(jīng)日漸凸顯出來。

(二)管理技術(shù)不足

現(xiàn)在在進(jìn)行檔案工作時，已經(jīng)可以使用計算機，通過計算機強大的運算能力和處理能力，可以讓許多以前困難的工作變得簡單很多。但是，由于企業(yè)人員的水平不足，導(dǎo)致計算機的優(yōu)越性無法實質(zhì)上的發(fā)揮出來。同時，一些軟件操作復(fù)雜，不適合人員使用。有一些企業(yè)為了進(jìn)行成本控制，并沒有在人事檔案工作上投入太多資金，使得無論是計算機的硬件還是軟件，都沒有獲得有效的更新，計算機難以應(yīng)對日常的工作業(yè)務(wù)。最終造成檔案管理的技術(shù)不足，工作不夠高效和準(zhǔn)確。

(三)管理制度不完善

有效的管理制度是才能將企業(yè)的人事檔案管理支撐起來，但是對于企業(yè)而言，由于缺乏重視以及專業(yè)的人員缺失，缺少或者無法有效的制度。對于一項工作而言，制度一方面對員工們的行為進(jìn)行著約束，另一方面也給他們進(jìn)行著指導(dǎo)［4］。員工可以根據(jù)制度中的一些標(biāo)準(zhǔn)和要求來安排自己的工作，尤其是人事檔案管理上，必須通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能讓數(shù)據(jù)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的可靠性和可查閱性。很多企業(yè)由于管理制度不完善，使得人事管理很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用。又因為人才不足，進(jìn)一步增加了人事檔案管理的混亂。

(四)管理方式與工作不符

當(dāng)前在我國經(jīng)濟比較發(fā)達(dá)的地區(qū)中，一些企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了檔案管理工作的建設(shè)，保證檔案管理工作能夠與新經(jīng)濟形勢相適應(yīng)。但是在一些經(jīng)濟水平不足的地方，仍然采用著傳統(tǒng)的檔案管理方式，比如依舊使用人工方式進(jìn)行檔案管理，沒有根據(jù)時代對檔案管理進(jìn)行改革［5］。產(chǎn)生這種問題的原因，主要是因為經(jīng)濟落后的地區(qū)，企業(yè)的管理者思想不夠開化，不愿意接受全新的工作方式。另外，許多企業(yè)認(rèn)為使用新技術(shù)的投入，會增加企業(yè)的運營成本。其實，新技術(shù)往往可以有效的促進(jìn)成本的降低，因為計算機可以降低人員的投入，減少檔案管理的人工費用，另外，還能有效提升檔案管理的準(zhǔn)確性，間接地為企業(yè)減少因為錯誤而產(chǎn)生的損失。對于擴張的企業(yè)而言，企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員的工作量會增加，同時由于檔案管理是一個寬泛而且復(fù)雜的工作，就會造成檔案管理的低效，不利于企業(yè)擴張。

(五)資料真實性不足、管理機制死板

有很多企業(yè)人事檔案的材料缺少真實性和準(zhǔn)確性，其內(nèi)容多夸大其詞，甚少體現(xiàn)員工的不足和過失。這樣不準(zhǔn)確的內(nèi)容，會造成企業(yè)無法把員工安排在合理的崗位上。比較普遍的現(xiàn)象是材料對于個人狀況的前后記錄不同，情況不真實?，F(xiàn)在，很多人為了得到更高的薪水和福利待遇，會跳槽選擇新工作，使得人員流動較為頻繁。這樣的背景下，經(jīng)常會出現(xiàn)一些“死檔”、“棄檔”、人檔脫節(jié)等情況，這種情況的大量出現(xiàn)，與企業(yè)的認(rèn)識檔案管理過于死板關(guān)系密切。

四、對人事檔案管理的新要求

(一)人事檔案管理方式的要求

管理制度是保證人事管理有效性的核心，并且能夠有效促進(jìn)人員水平的提升。所以應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的實際需求和運營狀況，以及企業(yè)未來的發(fā)展策略和方向，建立完善的人事檔案管理制度，從而明確人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，以及部門內(nèi)每個崗位的職責(zé)。日常的管理工作中，必須要求檔案管理人員清楚檔案的調(diào)閱記錄、歸檔記錄、保存期限等等，并且對企業(yè)的檔案進(jìn)行定期整理，銷毀超過期限的檔案，保證員工信息的準(zhǔn)確和真實。企業(yè)要把管理制度和現(xiàn)代的管理手段相結(jié)合，促進(jìn)管理部門對新技術(shù)的而使用，提升管理部門的工作效率和準(zhǔn)確性。

(二)檔案管理人員的素質(zhì)要求

無論是制度還是技術(shù)，都需要水平足夠的人員進(jìn)行使用才能發(fā)揮出它們的潛力。鑒于企業(yè)當(dāng)前人事檔案管理人員水平的不足，這就要求企業(yè)中的人事檔案管理人員提升個人素質(zhì)水平。企業(yè)可以通過對他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)，促進(jìn)他們的進(jìn)步，從而讓管理人員能夠理解全新的管理制度。在招聘人員時，需要根據(jù)工作需要進(jìn)行嚴(yán)格的要求，保證人員的專業(yè)程度，還需要對人員進(jìn)行定期考核，督促他們提高自身的業(yè)務(wù)水平。另一方面，檔案的管理人員還需要有足夠的責(zé)任心，從而提升他們工作的質(zhì)量，企業(yè)還需要要求檔案管理人員具備更高的合作意識，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理部門工作的順利開展。同時可以給企業(yè)打造一個高效的、科學(xué)的人事檔案系統(tǒng)，企業(yè)可以借助計算機有效提升檔案管理的水平。人事檔案管理部門可以建立一套查詢系統(tǒng)，讓高層能夠更好的對員工的情況進(jìn)行查看。同時，還要提升計算機的保密性，確保人事管理系統(tǒng)的不會丟失檔案信息，因此要聘請專業(yè)的技術(shù)人員，對企業(yè)的檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止信息泄露。

(三)評估方面的要求

企業(yè)在開展人力資源管理時，需要根據(jù)企業(yè)文化、企業(yè)的策略，根據(jù)科學(xué)理論，合理的進(jìn)行人是檔案管理，通過建立不同層次的評估模式，來實現(xiàn)人員評估的多元化。尤其是要將單一考核制度轉(zhuǎn)變成多元考核制度，多元化的了解員工，對員工進(jìn)行不同角度的評估，更好的發(fā)現(xiàn)一個員工的價值。對于檔案管理部門而言也需要提供多元化的資料保證評估的有效開展.五、結(jié)束語有效的人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展是必須的，而每個時代都需要對這項工作進(jìn)行調(diào)整。為了保證人事檔案管理工作能夠為企業(yè)更好的服務(wù)，無論是制度、技術(shù)、還是人員素養(yǎng)，都需要比之前更加完備，保證企業(yè)能有更加美好的明天。

參考文獻(xiàn):

［1］魯瑤.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求［J］.檔案學(xué)通訊，2006(04):13－16.

［2］張新芳.人事檔案工作如何適應(yīng)新時代企業(yè)人力資源管理的新要求［J］.蘭臺世界，2006(24):41－42.

［3］任勝云，范利.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作［J］.云南檔案，2009(07):29－31.

［4］徐源.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2018(05):134－135.

［5］徐鏡翔.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015(17):97.

作者:趙東艷 單位:山西大同煤礦集團(tuán)煤炭運銷總公司大同有限公司