淺析會計信息質(zhì)量提升路徑

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從提高會計信息質(zhì)量的角度出發(fā)，筆者建議，企業(yè)在進行ERP系統(tǒng)參數(shù)設置時應由高層管理人員直接參與，這樣可以避免財務人員為了自身工作便利而設置一些有悖于內(nèi)部控制原則的參數(shù)。例如，有些單位會因為人手不夠而選擇“制單人與審核人可以為同一個人”的參數(shù)，還有些單位會為了減少操作程序而放棄“憑證記賬前必須出納簽字”的參數(shù)，等等。而這些不合理的參數(shù)設置，無疑為會計人員將來有意或無意的錯誤埋下了禍根。建議企業(yè)在進行ERP系統(tǒng)參數(shù)設置時應遵循三個原則：高層領導參與原則、有效的內(nèi)部控制原則、從嚴原則?！翱颇亢戏ㄐ詸z查”功能是指企業(yè)預先在ERP系統(tǒng)內(nèi)指定要檢查的會計科目，并設置其對應的合法科目或非法科目。一旦設置生效，系統(tǒng)就會自動對每一筆涉及到指定科目的記賬憑證進行自動檢測，如果發(fā)現(xiàn)業(yè)務分錄不符合合法會計科目所定義的內(nèi)容或符合非法會計科目所定義的內(nèi)容，系統(tǒng)就會自動報警，提示用戶“該憑證未通過科目合法性檢查”，并拒絕保存該憑證。用戶此時必須對該憑證進行修改，只有滿足了“科目合法性檢查”中的條件要求時，系統(tǒng)才允許保存該憑證。這樣就從源頭上控制了非法業(yè)務進入會計處理程序，保證了會計信息的真實性與可靠性。

ERP軟件盡管最大限度地實現(xiàn)了財務與業(yè)務的集成，但企業(yè)日常業(yè)務中仍然有大量的經(jīng)濟業(yè)務需要會計人員手工錄入憑證。為了減輕會計人員的工作負擔，很多ERP軟件都提供了“模式憑證”功能，用戶只要在系統(tǒng)內(nèi)預先設置好不同類型經(jīng)濟業(yè)務對應的模式憑證，當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，會計人員只需要在憑證錄入操作界面中點擊“調(diào)入模式憑證”功能并選擇相應的模式憑證，系統(tǒng)就會自動生成一張記賬憑證。該功能不僅減輕了會計人員的憑證錄入工作量，而且減少了憑證錄入環(huán)節(jié)錯誤與舞弊行為的發(fā)生。然而，“模式憑證”功能在減少錯誤憑證產(chǎn)生的同時，也可能會加劇錯誤行為的連鎖效應。因為模式憑證一旦定義錯誤，那么根據(jù)模式憑證自動生成的所有記賬憑證都將是錯誤的。因此，企業(yè)在設置模式憑證時應慎重：一方面，應該派業(yè)務素質(zhì)高的會計人員參與模式憑證的設置；另一方面，應該加強對模式憑證定義環(huán)節(jié)的審核，由參與模式憑證定義之外的其他會計人員對模式憑證進行審核和二次把關，保證所有投入使用的模式憑證都是合法和正確的，從源頭上保障會計信息質(zhì)量。

在ERP系統(tǒng)的日常業(yè)務處理階段，引發(fā)會計信息失真的因素更多、也更復雜。而如何從技術層面規(guī)范ERP系統(tǒng)的使用，是提高會計信息質(zhì)量的重要途徑。

（一）嚴格規(guī)范錯誤憑證的修改方法，限制“反記賬”功能的使用。相比手工會計信息系統(tǒng)而言，計算機會計信息系統(tǒng)一般都提供有“無痕跡修改憑證”的功能，該功能通常配合“反記賬”、“反審核”等逆向操作功能一起使用，即對已經(jīng)記賬的憑證，會計人員先進行“反記賬”、“反審核”操作后，就可以對該憑證直接修改，而且不會留下任何修改痕跡。ERP軟件中提供的這些逆向操作功能無疑為會計舞弊提供了便利的工具，也使篡改會計數(shù)據(jù)的行為變得更加隱蔽，加劇了會計信息失真。從提高會計信息質(zhì)量的角度出發(fā)，筆者建議，政府相關部門在對ERP軟件或財務軟件進行審核時要從嚴把關，應要求所有的憑證修改都必須留下修改痕跡，做到有據(jù)可查，從制度上保障會計信息的質(zhì)量。同時，嚴格限制“反記賬”功能的使用，從國家層面來講，政府主管部門應出臺相關法規(guī)，嚴格限制軟件開發(fā)商在ERP軟件中提供“反記賬”功能；從企業(yè)層面來講，企業(yè)負責人應制定內(nèi)部管理制度，有條件地限制“反記賬”功能的使用，并加強對有權使用該功能的會計人員的監(jiān)督。

（二）限制出納系統(tǒng)從賬務系統(tǒng)引入數(shù)據(jù)，保障內(nèi)部控制的有效。根據(jù)內(nèi)部控制中不相容職務相互分離原則的要求，會計崗位與出納崗位必須由不同的人員來擔任，并且相互獨立。然而，目前國內(nèi)大多數(shù)ERP軟件的“用戶管理”功能中并沒有設計“出納與會計不能為同一個人”的控制程序，這就為同一個用戶同時操作賬務系統(tǒng)和出納系統(tǒng)提供了便利，也為會計舞弊行為提供了可乘之機。同時，ERP系統(tǒng)的集成性決定了其內(nèi)部的各個子系統(tǒng)之間可以共享數(shù)據(jù)，這樣，出納系統(tǒng)就可以從賬務系統(tǒng)直接獲取數(shù)據(jù)自動生成現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，顯然，出納直接利用了會計的工作結(jié)果，而非獨立登賬，這雖然表面上滿足了賬賬相符這一要求，其實卻隱藏著巨大的隱患，不僅使會計人員的舞弊行為很難被發(fā)現(xiàn)，而且一旦賬務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)共享的連鎖反應效應就會隨之波及到出納系統(tǒng)，導致現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬出現(xiàn)同樣的數(shù)據(jù)錯誤。這無疑使內(nèi)部控制中的“會計崗位與出納崗位相互牽制”的制度設計從根本上失效。筆者建議，應禁止出納人員直接從賬務系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)自動生成現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。一方面，ERP軟件應在程序設計上禁止賬務系統(tǒng)與出納系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的雙向傳遞；另一方面，企業(yè)應嚴格要求會計人員與出納人員分別獨立登賬并定期進行對賬，這樣才能保證內(nèi)部控制的有效性，減少會計信息失真。

（三）規(guī)范業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞與修改程序，保證賬務系統(tǒng)數(shù)據(jù)源的真實性與準確性。ERP系統(tǒng)的高度集成性決定了賬務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)之間可以最大限度地共享數(shù)據(jù)與信息。當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，業(yè)務系統(tǒng)會根據(jù)原始單據(jù)調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)置的憑證模板程序，自動生成相應的記賬憑證并傳遞到賬務系統(tǒng)。這種財務與業(yè)務一體化的模式不僅減輕了會計人員的工作負擔，而且減少了憑證錄入過程中的人工干預，對提高會計信息質(zhì)量起到了一定的促進作用。然而，大多數(shù)ERP軟件對業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳遞與修改缺乏相應的控制程序，甚至允許賬務系統(tǒng)直接修改業(yè)務系統(tǒng)傳遞過去的憑證，這無疑造成了ERP系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的混亂和不一致，引發(fā)會計信息失真。為了提高會計信息質(zhì)量，筆者建議從兩個方面設置控制程序，一是ERP系統(tǒng)內(nèi)部應設置自動檢測程序，要求業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在傳遞到賬務系統(tǒng)之前必須經(jīng)過專人復核，賬務系統(tǒng)在接受業(yè)務系統(tǒng)傳遞過來的憑證時，應馬上啟動檢測程序識別復核人簽章，沒有復核人簽章的憑證賬務系統(tǒng)應拒絕接收并自動退回到相應的業(yè)務系統(tǒng)中。二是ERP軟件在賬務系統(tǒng)的程序設計中應指定相應的會計科目（即應該在業(yè)務系統(tǒng)中操作的會計科目）并設置觸發(fā)程序，一旦發(fā)現(xiàn)用戶試圖在賬務系統(tǒng)中修改指定的會計科目數(shù)據(jù)，觸發(fā)程序馬上啟動，進行警告并拒絕執(zhí)行修改操作。

在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)所有的經(jīng)濟業(yè)務最終都匯集到賬務系統(tǒng)進行期末處理。期末處理的正確與否，直接關系到會計報表的信息質(zhì)量。

（一）擴大“自動轉(zhuǎn)賬”功能的使用范圍，規(guī)避人為失誤導致的會計信息失真。在賬務系統(tǒng)的期末處理階段，會計人員往往需要編制大量的轉(zhuǎn)賬憑證，不僅涉及到利息的計提、費用的分攤，還涉及到期末調(diào)匯和結(jié)轉(zhuǎn)損益等，業(yè)務量大且工作復雜，極容易發(fā)生錯誤和舞弊。而利用ERP軟件提供的“自動轉(zhuǎn)賬”功能，用戶只需要在期初定義好各種類型的轉(zhuǎn)賬業(yè)務對應的自動轉(zhuǎn)賬憑證模板，期末只要執(zhí)行“轉(zhuǎn)賬生成”操作，系統(tǒng)便會自動從賬簿中提取數(shù)據(jù)并根據(jù)相應的自動轉(zhuǎn)賬憑證模板進行數(shù)據(jù)計算，生成相應的轉(zhuǎn)賬憑證?！白詣愚D(zhuǎn)賬”功能的使用不僅減輕了會計人員的工作負擔，而且可以有效規(guī)避人為錯誤和舞弊的發(fā)生，保證期末處理階段所產(chǎn)生的會計信息的真實性和可靠性。然而，“自動轉(zhuǎn)賬”功能也是一把“雙刃劍”，使用不當也會產(chǎn)生錯誤的連鎖效應，因為一旦自動轉(zhuǎn)賬憑證模板設置錯誤，那么據(jù)此生成的所有轉(zhuǎn)賬憑證都必然是錯誤的。筆者建議，企業(yè)在擴大“自動轉(zhuǎn)賬”功能使用范圍的同時，應規(guī)范自動轉(zhuǎn)賬憑證模板的定義，加強對自動轉(zhuǎn)賬憑證模板的二次復核和技術測試，保證期末處理階段會計信息的質(zhì)量。

（二）禁止“反結(jié)賬”功能的使用，防止會計數(shù)據(jù)被惡意篡改。與前面提到的“反記賬”功能相似，“反結(jié)賬”功能如果與其他逆向操作功能聯(lián)合使用，會導致任何時點的會計信息都可以被隨意篡改而不留下任何痕跡，甚至連系統(tǒng)訪問記錄都不留下。較“反記賬”功能而言，“反結(jié)賬”功能對會計數(shù)據(jù)的破壞更具毀滅性，對會計信息質(zhì)量的影響也更深。

為防止利用ERP軟件的逆向操作功能惡意篡改數(shù)據(jù)，會計理論界與實務界應統(tǒng)一認識，聯(lián)手抵制“反結(jié)賬”功能的開發(fā)與使用。筆者建議應采用“三管齊下”的方式抵制“反結(jié)賬”功能的開發(fā)與使用：行業(yè)主管部門應出臺相關的法律法規(guī)，明確禁止軟件開發(fā)商在ERP軟件或財務軟件中內(nèi)置逆向操作程序，并禁止企業(yè)使用該類逆向操作功能；軟件開發(fā)公司應意識到“反結(jié)賬”功能被惡意使用時對會計信息造成的破壞性后果，自覺停止設計該類操作程序；企業(yè)負責人應制定內(nèi)部規(guī)章制度，明確禁止會計人員使用“反結(jié)賬”功能，同時采用技術手段凍結(jié)“反結(jié)賬”功能。（本文作者：梁星、王風華 單位：山東工商學院會計學院）