探討ERP信息系統(tǒng)對會計核算的啟示

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一、傳統(tǒng)環(huán)境與erp環(huán)境下會計核算的差異分析

本文通過傳統(tǒng)環(huán)境與ERP環(huán)境下應收賬款會計核算和采購/結轉會計核算的對比,分析ERP信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。

(一)應收賬款會計核算

1、傳統(tǒng)環(huán)境下應收賬款的業(yè)務流程和主要問題。

傳統(tǒng)會計核算下會計數(shù)據(jù)的采集方式是會計人員通過手工篩選,采集,再按照一定的借貸分錄模式手工錄入財務系統(tǒng)。以應收賬款-應收信用卡流程為例:傳統(tǒng)環(huán)境下應收賬款業(yè)務流程可以描述為:(1)總收人員根據(jù)銀行回單手工沖減每一筆應收賬款,登記應收賬款結轉本。(2)會計人員根據(jù)結轉本相關單據(jù),按照一定的借貸分錄模式逐筆手工錄入財務系統(tǒng),沖減每日應收賬款。(3)月末,總收款員匯總本月應收賬款回款數(shù)據(jù),并在EXCEL中制作應收賬款余額明細表,與會計人員進行核對。

2、傳統(tǒng)環(huán)境下應收賬款業(yè)務流程主要存在的問題:

(1)重復作業(yè),共享性差。總收款崗和會計人員在兩個沒有集成的業(yè)務系統(tǒng)中,分別完成大量的單據(jù)核銷工作,相同的基礎數(shù)據(jù),總收人員在業(yè)務系統(tǒng)中核銷一遍,會計人員在財務系統(tǒng)中手工錄入一遍,數(shù)據(jù)信息資源沒有充分共享利用,流程成本偏高。(2)缺乏數(shù)據(jù)精準性,會計核算效率低。上述流程中基礎數(shù)據(jù)來源不唯一,不同崗位人員必須各自分別篩選符合業(yè)務流程的數(shù)據(jù)信息,分別核算,信息滯后。在企業(yè)實踐中,極易出現(xiàn)兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息不一致的情況,會計部門需花費大量精力清理并尋找之間的差異及原因。(3)缺乏及時性。上述流程不能實時反映企業(yè)的經濟業(yè)務進程,不能實時監(jiān)控企業(yè)的業(yè)務處理狀況,企業(yè)管理者和相關決策者只能在月末通過手工編制余額表,靜態(tài)了解應收賬款余額的概況。

3、ERP環(huán)境下應收賬款的業(yè)務流程

ERP環(huán)境下應收賬款業(yè)務流程如圖1所示:(1)ERP業(yè)務系統(tǒng)中的收銀對賬管理中,總收人員根據(jù)回款金額,回款區(qū)間等信息,依次在總收款臺結轉明細表中核銷前期應收賬款,并將當日回款結轉記錄存儲在ERP共享數(shù)據(jù)庫中。(2)會計人員在ERP系統(tǒng)財務管理模塊中,將按照日期調用對已經存儲到共享數(shù)據(jù)庫中的應收賬款數(shù)據(jù)信息,轉換成憑證數(shù)據(jù),完成財務接口標準數(shù)據(jù),直接導入財務系統(tǒng)。(3)月末,總收款員根據(jù)ERP系統(tǒng)中的應收賬款余額明細表,與財務系統(tǒng)進行核對。

4、ERP環(huán)境下對應收賬款業(yè)務流程會計核算的影響

(1)提高了數(shù)據(jù)的精準性ERP系統(tǒng)中的模塊所應用的數(shù)據(jù)都來源于基礎數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)來源的唯一性,確保數(shù)據(jù)之間的勾稽關系正確,設定好的工作流程不經授權無法改動,數(shù)據(jù)流程規(guī)范,避免多個流程中獲得的數(shù)據(jù)可能會出現(xiàn)不一致的情況,業(yè)務信息與會計信息同步產生,保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和精準性。(2)提升了企業(yè)作業(yè)的協(xié)同性ERP的應用將手工模式下繁重的核算工作大大簡化了,會計人員在沖銷應收賬款時可以通過系統(tǒng)調用總收人員的核銷數(shù)據(jù),實現(xiàn)了公司關鍵業(yè)務的財務數(shù)據(jù)由相對滯后的手工匯總向過程化同步生成的方向躍變,實現(xiàn)了部門業(yè)務協(xié)同,數(shù)據(jù)信息共享。通過系統(tǒng)自動生成憑證,會計人員職能也由核算型向監(jiān)控型轉變,有更多的精力關注、參與到企業(yè)經營與管理工作。(3)實時獲取信息在ERP環(huán)境下,信息系統(tǒng)將收集到的業(yè)務事項信息,存儲到共享數(shù)據(jù)庫中,自動產生余額監(jiān)控表,方便企業(yè)管理者實時監(jiān)控并采取對策,適時糾偏,有效規(guī)避財務風險和相關經營風險,滿足了動態(tài)的現(xiàn)代企業(yè)管理思路。

(二)采購/付款會計核算

1、傳統(tǒng)環(huán)境下采購/付款業(yè)務流程和主要問題

傳統(tǒng)環(huán)境下采購/付款業(yè)務流程可以描述為:(1)采購人員依據(jù)購置申請?zhí)钪撇少弳?向供貨商下訂單,購置申請留存會計部。(2)供貨商將貨物送達,庫房人員對貨物清點、驗貨,編制入庫單。(3)供貨商在交付貨物時,同時出具貨物的相應發(fā)票和清單并送交會計部。(4)會計部核對每次采購業(yè)務的三套單據(jù)---購置申請,入庫單,發(fā)票及清單,審核無誤后支付貨款,進行會計核算。(5)月末,庫房人員根據(jù)領用情況,手工編制各類別業(yè)務成本結轉表,送交會計部,會計人員手工進行復核,完成會計核算。

2、傳統(tǒng)環(huán)境下采購/付款業(yè)務流程主要存在的問題:

(1)多部門作業(yè)重復,流程成本偏高原流程各部門要分別完成大量的單項任務,各流程環(huán)節(jié)之間傳遞單據(jù)的項目相同,信息重復:且手工填制極易造成票據(jù)之間的數(shù)據(jù)信息有出入,耗費時間和精力查詢,加大流程成本。(2)信息的收集、傳輸和報告方式存在缺陷,會計核算效率低下原流程中會計部門收集數(shù)據(jù)的依據(jù)是判斷該數(shù)據(jù)是否影響企業(yè)的財務報表,只負責采集該項經濟業(yè)務數(shù)據(jù)中符合會計事項定義的數(shù)據(jù)集,即資金流,而對于該業(yè)務活動過程中伴隨的物流和信息流,如存貨管理、物流質量、執(zhí)行情況、可靠性等信息沒有給予關注,不能滿足現(xiàn)代企業(yè)信息需求多樣化的需求。同時,企業(yè)內部多個人工傳送單據(jù)過程,既費時又容易出現(xiàn)單據(jù)的丟失與破損的情況。(3)各主體之間的信息不對稱,共享性差,會計信息質量不高原業(yè)務流程的信息并不能在企業(yè)各部門之間完全共享,各部門只掌握與其職能相關的信息,而企業(yè)其他信息需求者則不能及時獲取相關信息,無法了解流程內的細節(jié)信息,只能在期末相關報表了解概況性的內容,流程缺乏透明性,導致信息不對稱。存在犧牲企業(yè)利益謀取信息優(yōu)勢利益的隱患。

3、ERP環(huán)境下采購/付款業(yè)務流程

ERP環(huán)境下采購/付款業(yè)務流程如圖2所示:(1)采購環(huán)節(jié)。物業(yè)部門收到購置申請后,在企業(yè)指定的集團統(tǒng)一采買平臺上安排采購計劃,采購單的填寫可以復制購置申請的內容,由會計部門相關人員復核采購單上的物資信息。采購單一式三份,一份留存物業(yè)部門,一份傳送至供貨商,一份送至會計部門。(2)入庫環(huán)節(jié)。采購員持審核過的采購單訂貨,貨品抵達庫房,聯(lián)合庫房人員復核,符合驗收條件后,庫房人員將已收貨品信息依次錄入ERP系統(tǒng)物料管理模塊中的編碼庫,并根據(jù)數(shù)據(jù)信息進一步生成入庫單,作為入庫憑據(jù)。(3)支付款項,會計核算。采購員將收集齊全的入庫單和符合規(guī)定的發(fā)票,傳遞至會計部門申請付款,會計人員則在ERP系統(tǒng)中,調用在共享數(shù)據(jù)庫中的入庫信息,生成購進憑證,導入財務系統(tǒng)。(4)月末結轉。庫房人員在ERP系統(tǒng)中,根據(jù)出庫實物,生成出庫單,并進行月末結轉處理。會計人員月末在ERP系統(tǒng)中調用在數(shù)據(jù)庫中的結轉處理數(shù)據(jù),自動生成月末業(yè)務成本結轉憑證,導入財務系統(tǒng)。

4、ERP環(huán)境下對采購/付款業(yè)務流程會計核算的影響

(1)資源共享,業(yè)務與財務一體化。在ERP環(huán)境下,庫房人員填制入庫單時可以通過系統(tǒng)調用采購單信息,據(jù)此再根據(jù)實際驗貨情況進行取舍,生成入庫單,實現(xiàn)企業(yè)作業(yè)的協(xié)同性。月末,將物料管理模塊與財務系統(tǒng)有機結合,通過業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的順暢傳遞,確保了業(yè)務與財務同步,促進了精細化的成本核算。會計人員也將工作重心由機械化數(shù)值核對向數(shù)據(jù)的分析,監(jiān)控轉變。(2)流程可控,信息完整。在ERP環(huán)境下,每一環(huán)節(jié)操作都會及時反映在信息系統(tǒng)中,資金流、信息流、物流完整的存儲到共享數(shù)據(jù)庫中,實現(xiàn)三流合一?；A數(shù)據(jù)真實,完整,企業(yè)管理者可以利用在線數(shù)據(jù)了解與貨物有關的采購、驗收等相關信息,實時更新相關的管理報表數(shù)據(jù),多角度進行分析與管控,為科學決策提供有價值的信息。

二、ERP環(huán)境下會計核算的關鍵問題

(一)關鍵業(yè)務信息的準確性

ERP系統(tǒng)要求所有的經濟業(yè)務數(shù)據(jù)都要產生在業(yè)務第一線,由業(yè)務經辦人員錄入初始數(shù)據(jù),其他人員無權限在其他環(huán)節(jié)對原始數(shù)據(jù)在進行修改。這些原始數(shù)據(jù)存儲在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中,所有部門對業(yè)務事項的后續(xù)處理都需基于原始數(shù)據(jù),基于一線人員的數(shù)據(jù)輸入。正是由于ERP系統(tǒng)這一高度集成特性,其原始信息的準確與否,對會計核算的準確性帶來巨大挑戰(zhàn)。因此,一線人員能否充分了解系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)庫表并進行正確的操作,對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確起到關鍵作用。舉例來說,一筆銷售退貨,由于前臺收銀員操作失誤,誤將商品編碼錄錯,由此帶出的供應商編碼就會產生錯誤,結果將A聯(lián)營廠商的退貨退到了B聯(lián)營廠商的銷售里,結果是:報表的總金額沒有問題,生成過來的憑證和報表都不易察覺,但追溯到兩個采購部的銷售金額則發(fā)生相串。若當期沒有和聯(lián)營廠商及時核對銷售,則極易產生因應付賬款確認錯誤而給企業(yè)帶來負面影響。

(二)信息儲存的安全性

在ERP環(huán)境下,源數(shù)據(jù)均存儲于數(shù)據(jù)庫中,數(shù)據(jù)庫的安全關系著企業(yè)的經營活動是否有序運轉。網絡環(huán)境提供了數(shù)據(jù)的充分共享,在實現(xiàn)信息共享的同時也蘊含著一些潛在風險。重視數(shù)據(jù)的所有權和后期維護,設定適宜的訪問權限,保護企業(yè)財務信息涉及的商業(yè)機密,如被非法披露將帶來無法估計的損失。

(三)業(yè)務流程的優(yōu)化

在數(shù)據(jù)庫中存在大量數(shù)據(jù),大量關系,隨著企業(yè)不同的業(yè)務發(fā)展階段,經濟業(yè)務流程也在不斷更新,會計人員應聯(lián)合技術人員,不斷修正版本,積極規(guī)范、優(yōu)化內部業(yè)務流程,標準化業(yè)務數(shù)據(jù),實現(xiàn)企業(yè)管理的信息化。綜上,會計核算管理與ERP信息系統(tǒng)的有機結合,在部分企業(yè)已經取得初步成效,但企業(yè)的經營環(huán)境是不斷變化的,只有信息系統(tǒng)與企業(yè)的管理流程相匹配,才能促進企業(yè)管理水平提高,間接的提高企業(yè)的經濟效益,反之,則會使企業(yè)的正常財務活動陷入困境。

作者：曹紅 單位：北京燕莎友誼商城有限公司奧特萊斯購物中心