會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)常見問題及對策

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摘要：用友ERP-U8V10.1版本系統(tǒng)功能全面，各功能模塊既相對獨(dú)立又融會(huì)貫通，有機(jī)地結(jié)合為一體，是各類院校教學(xué)常用的軟件。但是，由于軟件自身的專業(yè)性，容易給不熟悉軟件某些功能和細(xì)節(jié)的初學(xué)者帶來一定困難，因此對該系統(tǒng)在應(yīng)用中存在的常見問題進(jìn)行分析并提出解決方案，有助于高校學(xué)生更好地掌握該軟件。

關(guān)鍵詞：用友ERP-U8V10.1；對策分析;會(huì)計(jì)電算化；教學(xué)

一、引言

目前，大部分院校選擇用友ERP-U8V10.1版本開展本校的實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，細(xì)節(jié)設(shè)置個(gè)性化，包括了系統(tǒng)管理、公用基礎(chǔ)檔案設(shè)置、總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、應(yīng)收款管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、UFO報(bào)表系統(tǒng)和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等。另一方面，各個(gè)省的會(huì)計(jì)技能大賽乃至國賽都是以該軟件作為比賽平臺(tái)，隨著各個(gè)院校對技能大賽的重視，該軟件也得以在各個(gè)院校廣泛使用。然而，由于該軟件版本比較復(fù)雜及軟件本身存在的問題，初學(xué)者在該軟件學(xué)習(xí)過程中會(huì)出現(xiàn)各種問題。因此，筆者主要總結(jié)了一部分用友ERP-U8V10.1財(cái)務(wù)軟件在總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)在實(shí)踐教學(xué)過程中遇到的問題，并進(jìn)行分析解繼而提出相應(yīng)的解決方案，希望能給該門課程的初學(xué)者及感興趣者提供一些力所能及幫助。

二、總賬系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）往來款項(xiàng)科目的期初余額發(fā)生變動(dòng)，導(dǎo)致與真實(shí)余額不符

原因分析：在以下情況下，科目余額錄入時(shí)，不能輸入明細(xì)余額，而只能輸入總賬余額：（1）應(yīng)收、預(yù)收科目未進(jìn)行輔助核算中的“客戶往來”設(shè)置；（2）應(yīng)付、預(yù)付科目沒有進(jìn)行輔助核算中的“供應(yīng)商往來”設(shè)置：（3）其他應(yīng)收應(yīng)付科目沒有在輔助核算中進(jìn)行“個(gè)人往來”設(shè)置。在上述情況下導(dǎo)致試算不平衡的原因：在總賬余額錄入完成之后，會(huì)彈出相應(yīng)的窗口提示完善上述科目的輔助核算設(shè)置，由于之前已經(jīng)錄入總賬余額，輔助核算的操作勢必在另外一種形式上增加了總賬的最終余額，最終導(dǎo)致試算不能平衡。但是如果只進(jìn)行輔助核算更改，而不進(jìn)行明細(xì)余額輸入，雖然最終的試算平衡，但是在后續(xù)工作中，會(huì)導(dǎo)致憑證輸入或者賬簿生成發(fā)生錯(cuò)誤。解決方法：（1）首先找到需要修改輔助核算設(shè)置的會(huì)計(jì)科目，雙擊，彈出入“修改”對話框，然后單擊“修改”，進(jìn)入相應(yīng)的界面取消原本在輔助核算中進(jìn)行的設(shè)置選項(xiàng)；（2）返回會(huì)計(jì)科目期初余額錄入的界面，將原本錄入的科目余額修改為0；（3）再次雙擊該會(huì)計(jì)科目進(jìn)入“修改”對話框，重新設(shè)置所需要設(shè)定的屬性；（4）按照提示，錄入該科目的明細(xì)余額，從而生成正確的總賬余額。

(二)出納人員無法執(zhí)行簽字職能

原因1：在總賬的選項(xiàng)設(shè)置中，沒有對“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。解決方法：進(jìn)入總賬模塊，單擊“設(shè)置”，選中“選項(xiàng)”進(jìn)入選項(xiàng)設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“權(quán)限”標(biāo)簽頁，在權(quán)限控制中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”即可。原因二：沒有分清“出納”和“出納簽字”的概念，導(dǎo)致在設(shè)置中出現(xiàn)錯(cuò)誤，并沒有賦予出納“出納簽字”的權(quán)限。解決方法：分清兩者區(qū)別，在“系統(tǒng)管理-權(quán)限-權(quán)限”窗口中選擇“總賬-憑證-出納簽字”選項(xiàng)。原因三：出納找不到需要簽字的憑證。解決方法：（1）確認(rèn)憑證查詢時(shí)所輸入的時(shí)間與所需要簽字的憑證日期一致；（2）若現(xiàn)有的憑證中沒有涉及“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的憑證，其他憑證不需要出納進(jìn)行簽字。原因四：未對現(xiàn)金科目和銀行科目進(jìn)行指定設(shè)置，出納無法執(zhí)行“簽字”職能解決方法：找到“基礎(chǔ)設(shè)置”，選擇“財(cái)務(wù)”選項(xiàng)中的“會(huì)計(jì)科目”選項(xiàng)，打開“會(huì)計(jì)科目”選項(xiàng)，單擊菜單欄中的“編輯”，在下拉菜單中選中“指定科目”選項(xiàng)，進(jìn)入“指定科目”設(shè)置窗口，接著選中現(xiàn)金科目，然后在待選科目欄選中“1001庫存現(xiàn)金”，點(diǎn)擊“>”，同樣完成銀行科目的指定，最后單擊“確定”按鈕。

(三)“應(yīng)收賬款”“應(yīng)付賬款”等債權(quán)債務(wù)類科目無法設(shè)置受控系統(tǒng)

原因分析：當(dāng)一個(gè)企業(yè)涉及多個(gè)客戶或者供應(yīng)商的時(shí)候，就需要對如應(yīng)收賬款類的債權(quán)科目和如應(yīng)付賬款類的債務(wù)科目錄入明細(xì)，因而需要對兩者的受控系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置。而如果未對上述會(huì)計(jì)科目進(jìn)行相應(yīng)的輔助核算設(shè)置時(shí)，就會(huì)造成上述會(huì)計(jì)科目無法設(shè)置受控系統(tǒng)的情況。解決方法：首先將如應(yīng)收賬款類的債權(quán)科目和如應(yīng)付賬款類的債務(wù)科目在輔助核算中分別設(shè)置為“客戶往來”和“供應(yīng)商往來”，其次，在設(shè)置頁面下方，選擇受控系統(tǒng)。需要注意的是會(huì)計(jì)科目一旦被使用，原先受控系統(tǒng)設(shè)置為“應(yīng)收系統(tǒng)”、“應(yīng)付系統(tǒng)”的科目將不能再變更受控系統(tǒng)。當(dāng)上述會(huì)計(jì)科目被設(shè)置了受控系統(tǒng)后，就只能在相應(yīng)的模塊中進(jìn)行使用，如“應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)”或者“應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)”，總賬模塊中無法使用相關(guān)科目進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，如若系統(tǒng)中沒有啟用相應(yīng)的模塊或沒有購買相應(yīng)模塊，則需要重新設(shè)置會(huì)計(jì)科目受控系統(tǒng)為“無受控系統(tǒng)”，才能繼續(xù)在總賬模塊中進(jìn)行使用。

三、薪資管理系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）人員檔案不能增加

原因一：增加人員檔案時(shí)，沒有選中二級部門，只選擇了一級部門，從而造成無法添加人員檔案。解決方法：添加人員檔案時(shí)，選中最低一級的部門類別，再進(jìn)行添加。原因二：當(dāng)薪資系統(tǒng)模塊中進(jìn)行業(yè)務(wù)處理需要添加人員檔案時(shí)，本模塊是無法添加的，需要進(jìn)入基礎(chǔ)設(shè)置中進(jìn)行添加。解決方法：退出薪資系統(tǒng)模塊，進(jìn)入“基礎(chǔ)設(shè)置”中的“基礎(chǔ)檔案”，選擇“人員檔案”選項(xiàng)，進(jìn)入到添加人員檔案的窗口，選擇部門類別，點(diǎn)擊增加即可。

（二）無法進(jìn)行工資項(xiàng)目設(shè)置中的公式設(shè)置

原因分析：沒有添加相應(yīng)的人員檔案。解決方法：系統(tǒng)操作有著嚴(yán)格的順序要求，在設(shè)置好部門類別的基礎(chǔ)上，添加人員檔案，之后才能進(jìn)行工資項(xiàng)目設(shè)置中的公式設(shè)置。順序如有錯(cuò)誤，將無法進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。

（三）工資分?jǐn)傚e(cuò)誤

原因一：工資變動(dòng)頁面上數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯(cuò)誤解決方法：確認(rèn)工資變動(dòng)頁面上的數(shù)額是否正確，若不正確，會(huì)導(dǎo)致工資分?jǐn)傚e(cuò)誤。原因二：在工資分?jǐn)傇O(shè)置中，工資項(xiàng)目、借貸方科目設(shè)置錯(cuò)誤。解決方法：確保工資分?jǐn)傇O(shè)置里，相關(guān)設(shè)置是正確的。原因三：部門的類別和人員類別不相符，使得工資分?jǐn)偝霈F(xiàn)錯(cuò)誤。解決方法：修改相關(guān)的人員檔案或者部門檔案，使得兩者相匹配。原因四：進(jìn)行工資分?jǐn)倳r(shí)，沒有選擇“明細(xì)到工資項(xiàng)目”解決方法：重新進(jìn)入“工資分?jǐn)偂保x中“明細(xì)到工資項(xiàng)目”，重新計(jì)算。

四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)操作過程中的常見問題

（一）初始設(shè)置出現(xiàn)錯(cuò)誤

原因分析：在進(jìn)行固定資產(chǎn)初始設(shè)置時(shí)，信息設(shè)置錯(cuò)誤。部分信息在初始設(shè)置過后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解決方法：1、若是后期可修改的信息，進(jìn)入“固定資產(chǎn)-設(shè)置-選項(xiàng)”，點(diǎn)擊“編輯”，對初始設(shè)置進(jìn)行修改；2、若是后期不可修改的信息，可進(jìn)入“固定資產(chǎn)-維護(hù)”選擇“重新初始化賬套”，則重新進(jìn)入初次啟用固定資產(chǎn)管理模塊的狀態(tài)，但是需要注意的是選擇“重新初始化賬套”，會(huì)使得原先在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入的信息丟失。

（二）錄入完原始卡片，對賬不平衡

原因分析：由于錄入固定資產(chǎn)原始卡片時(shí)，金額輸入錯(cuò)誤。解決方法：點(diǎn)擊“固定資產(chǎn)”→“卡片”→“卡片管理”，如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的原值與總賬的原值不平衡，將每一張固定資產(chǎn)原始卡片的原值與實(shí)驗(yàn)資料核對，查找原始卡片錄錯(cuò)的原值，并改正即可。如果是固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計(jì)折舊與總賬的累計(jì)折舊不平衡，同理。

（三）進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理后，對賬不平衡

原因一：在固定資產(chǎn)系統(tǒng)未完成制單工作解決方法：確保制單工作已經(jīng)順利完成。在固定資產(chǎn)模塊中找到“處理”選項(xiàng)，單擊，選擇“批量制單”，先完成沒有制單為業(yè)務(wù)。然后在總賬系統(tǒng)分別進(jìn)行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。原因二：在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)完成所有制單工作后，未在總賬模塊中進(jìn)行審核記賬解決方法：制單工作已經(jīng)完成，但是還沒有在總賬模塊中審核記賬，則在總賬系統(tǒng)分別進(jìn)行出納簽字、審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。原因三：在固定資產(chǎn)系統(tǒng)已完成所有需制單的業(yè)務(wù)的制單，在總賬系統(tǒng)記賬完畢，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬仍然不平衡，這種情況一般是固定資產(chǎn)中業(yè)務(wù)減少所導(dǎo)致的，通常制單中的“累計(jì)折舊”科目的金額是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，但是這個(gè)金額是本期計(jì)提折舊前的累計(jì)金額，而非本期實(shí)際累計(jì)的金額。而正確的金額是計(jì)提折舊后該固定資產(chǎn)的卡片中“累計(jì)折舊”金額（此時(shí)該固定資產(chǎn)的卡片已被刪除，無法查看）或是折舊清單中該固定資產(chǎn)累計(jì)折舊的金額，最終導(dǎo)致固定資產(chǎn)系統(tǒng)的累計(jì)折舊與總賬的累計(jì)折舊不平衡。解決方法：改正步驟：①賬套主管取消記賬，對該憑證取消審核；②制單員登錄企業(yè)門戶，點(diǎn)擊“業(yè)務(wù)工作”→“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”→“固定資產(chǎn)”→“處理”→“憑證查詢”，找到存在錯(cuò)誤的憑證，進(jìn)行修改，將“累計(jì)折舊”科目的金額按折舊清單中該固定資產(chǎn)累計(jì)折舊的金額改正，并調(diào)平固定資產(chǎn)清理的金額，保存憑證；③賬套主管對該記賬憑證審核、記賬，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對賬，平衡即可。

五、結(jié)論

會(huì)計(jì)電算化這門課是一門側(cè)重于動(dòng)手能力的實(shí)踐操作比較強(qiáng)的課程，是對前期所學(xué)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等會(huì)計(jì)理論知識(shí)的應(yīng)用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齊全，在軟件操作中的各個(gè)模塊、各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是相互關(guān)聯(lián)、相互傳遞的，在此僅僅探討了用友ERP-U8V10.1財(cái)務(wù)軟件中的總賬管理系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中常見的幾個(gè)問題，還有其他的問題如供應(yīng)鏈管理等內(nèi)容還有待于進(jìn)一步深入探究。

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作者：袁禮 陳菁 龔曉晨 單位：安徽中澳科技職業(yè)學(xué)院