庫存管理長效機(jī)制創(chuàng)建

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摘要：物資儲備是保障物資及時供應(yīng)的有效手段，如何在保證供應(yīng)的前提下，應(yīng)用有效的管理方法，控制儲備規(guī)模，優(yōu)化儲備結(jié)構(gòu)，加速物資周轉(zhuǎn)，減少新增積壓物資，是物資部門一項長遠(yuǎn)工作。石化公司2014年物資管理重點工作就是抓好庫存控制，降本增效。

關(guān)鍵詞：物資控制；庫存管理

0、引言

物資儲備管理水平直觀地反映了一個企業(yè)在財務(wù)資金管理、工程設(shè)計和施工管理、生產(chǎn)經(jīng)營計劃安排、設(shè)備現(xiàn)場運行維護(hù)、內(nèi)部績效管理等多個領(lǐng)域的精細(xì)化管理程度。獨山子石化公司認(rèn)真貫徹石化公司物資管理會議要求，統(tǒng)一觀念，創(chuàng)新機(jī)制，有效提升了庫存管理水平。截至2014年3月底，獨山子石化公司庫存物資較2013年同期降低3.22億，大大低于公司下達(dá)的同期考核指標(biāo)。但一年以上無動態(tài)物資金額仍占物資總庫存較高比例。因此，加強(qiáng)物資儲備控制對提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有著重要意義。

1、庫存資金占用責(zé)任主體轉(zhuǎn)移落實到位

1.1.庫存資金占用責(zé)任主體不是物資采購部門

1.1.1物資需求的決定權(quán)在需求單位，什么時候買，買多少，物資部門是根據(jù)需求計劃執(zhí)行。

1.1.2需求單位由于沒有庫存資金占用責(zé)任和考核要求，往往要求盡可能多儲備，物資采購部門始終處于夾縫地位。

1.1.3物資采購部門承擔(dān)著保供職責(zé)，保證正常平穩(wěn)安全生產(chǎn)是放在首位，因此，始終在保供、儲備之間權(quán)衡和艱難的抉擇。

1.2明確庫存資金占用責(zé)任主體

1.2.1自2012年末獨山子石化公司明確庫存資金占用責(zé)任主體以來，物資采購部采取多項措施不斷推進(jìn)這一工作，使各級領(lǐng)導(dǎo)干部的庫存責(zé)任理念得到了很大轉(zhuǎn)變。

1.2.2由物資部門“單打獨斗”管理的物資庫存，一旦發(fā)生庫存積壓等問題都是由物資采購部門扛著，一方面物資采購部門壓力過大，另一方面需求計劃提報部門未能受到有效約束和規(guī)范，形成因提報不準(zhǔn)確而造成庫存積壓的惡性循環(huán)。

1.2.3明確物資儲備資金占用主體，加強(qiáng)物資需求計劃管理，從源頭控制庫存。將庫存資金占用主體進(jìn)一步明確為需求計劃提報單位和其相關(guān)審批部門，將需求、儲備和經(jīng)濟(jì)效益一體化考慮，從源頭上控制儲備規(guī)模和資金占用。按積壓物資形成原因，實行物資積壓責(zé)任追究制度。分為以下幾類：（一）因需求計劃不準(zhǔn)產(chǎn)生的積壓，由需求計劃提報單位和審批部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（二）因設(shè)計不準(zhǔn)和設(shè)計變更產(chǎn)生的積壓，由設(shè)計委托（或管理）部門承擔(dān)管理責(zé)任；（三）因項目取消或推遲產(chǎn)生的積壓，由項目申報單位和審批部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（四）因無計劃、超計劃采購或延遲交貨產(chǎn)生的積壓，由物資采購部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

1.3對庫存儲備進(jìn)行責(zé)任主體分解

對庫存儲備進(jìn)行責(zé)任人分解：備品配件總額控制，責(zé)任主體為公司機(jī)動處；化工三劑總額控制，責(zé)任主體為科技信息處；其余流動物資，責(zé)任主體調(diào)整為需求計劃提報單位，也就是“誰申購，誰負(fù)責(zé)”，通過分解，庫存資金占用責(zé)任主體得到了明確界定，為下一步獎懲考核奠定了基礎(chǔ)。

1.4建立責(zé)任主體定期通報機(jī)制

1.4.1獨山子石化公司出臺了《關(guān)于明確物資儲備管理相關(guān)責(zé)任的通知》,且每年下達(dá)《XX年物資管理考核指標(biāo)的通知》，同時新增了《積壓物資處置管理辦法》,堅持“物資庫存誰采購誰負(fù)責(zé)”的原則，明確了各部門在庫存管理上的職責(zé)，使庫存與儲備的管控有據(jù)可依。物資采購部加強(qiáng)各單位需求計劃準(zhǔn)確性、及時性和執(zhí)行情況的檢查、通報、考核兌現(xiàn)力度，進(jìn)一步提高了需求計劃管理水平。

1.4.2嚴(yán)格庫存物資獎懲考核機(jī)制物資采購部計劃科每月初完成新入庫物資的責(zé)任主體識別與確認(rèn)，并將所有庫存物資分責(zé)任主體在公司網(wǎng)上公布，這一舉措促進(jìn)各單位和專業(yè)主管部門轉(zhuǎn)變觀念，使他們真正負(fù)起分管的庫存責(zé)任。

1.5嚴(yán)格庫存物資獎懲考核機(jī)制

物資采購部得《物資采購管理考核實施細(xì)則》明確規(guī)定了需求計劃準(zhǔn)確率和超儲備限額考核機(jī)制，同時，在公司層面對備品配件及化工三劑又對機(jī)動處和科技信息處實行專項庫存總額控制。對新增庫存物資發(fā)放給各責(zé)任主體核對確認(rèn)，各責(zé)任主體反饋意見，物資采購部匯總后重新核定考核數(shù)據(jù)，并提交公司企管處落實責(zé)任并考核。通過推進(jìn)領(lǐng)用及時性考核，需求計劃準(zhǔn)確率持續(xù)提升，2014年一季度，需求計劃準(zhǔn)確率96.8%?？己藱C(jī)制的有效運轉(zhuǎn)，促使個物資需求單位更加注重需求提報的準(zhǔn)確性和領(lǐng)用的及時性，需求部門不僅要關(guān)注物資“是否已到貨”、“是否有庫存”，而且還要關(guān)注“是否報計劃”、“是否已領(lǐng)用”，在提報需求計劃時變得更為慎重，并且會主動督促施工單位及時領(lǐng)料。

1.6開展對物資消耗規(guī)律的分析研究

物資采購部門積極開展對物資消耗規(guī)律的分析研究，摸清主要物資的消耗規(guī)律，核定物資儲備定額。同時深入計劃、設(shè)計、機(jī)動、技術(shù)、生產(chǎn)部門和使用單位，了解生產(chǎn)建設(shè)任務(wù)，掌握需求動態(tài)，變被動為主動，強(qiáng)化物資需求預(yù)測，并為科學(xué)預(yù)測訂貨點和訂貨批量提供依據(jù)。通過這兩年間的持續(xù)推進(jìn)，獨山子石化公司有效落實了庫存責(zé)任主體的轉(zhuǎn)移，機(jī)動處、科技信息處和各需求單位的庫存管理意識不斷鉛華，各需求計劃提報和審核部門由過去“不關(guān)心庫存”，轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔业膸齑妫褪俏业呢?zé)任”，庫存管理從以往采購部門被動要求各物資需求單位及時領(lǐng)用，變?yōu)楦魑镔Y需求單位主動聯(lián)系物資采購部門查看庫存、控制庫存的良性循環(huán)階段。

2、多渠道開展降庫工作

庫存責(zé)任主體的轉(zhuǎn)移，有效降低了庫存，優(yōu)化了庫存結(jié)構(gòu)，但如果僅僅寄希望于此，那庫存管理水平可能停滯不前，不可能有突破與創(chuàng)新，因此，在做好這項工作的同時，獨山子石化公司還竭盡全力采購多項措施來降低庫存。

2.1充分利用ERP進(jìn)行平衡利庫

所謂平衡利庫，就是指在ERP系統(tǒng)中，對采購物資進(jìn)行庫存檢查，根據(jù)現(xiàn)有庫存、預(yù)計使用情況來確定采購物資的多少，以達(dá)到資源與需求的平衡，平衡利庫是化解積壓物資成本最低的方法，基于此，獨山子石化要求每條需求計劃必須先平庫。近三年來，通過平衡利庫，每年可消耗積壓物資近千萬元，有效降低了庫存。

2.2組織設(shè)計單位和施工單位現(xiàn)場平庫代用物資

在積極開展平衡利庫工作同時，適時組織設(shè)計單位、施工單位及庫房召開項目及生產(chǎn)物資平庫專題會，采取現(xiàn)場集中平庫的方式盡最大努力平衡、代用庫存物資。通過三大廠及直屬單位物資管理部門、物資采購部計劃崗位、各采買崗位的分級把關(guān)、審核計劃，積極代用物資，截止目前實際全公司共平庫、代用物資4075萬元。

2.3積極推行物資計劃“三同時”制度

物資計劃“三同時”制度，是物資采購部為進(jìn)一步強(qiáng)化計劃申報審核，要求各單位在計劃上報前必須明確具體用料時間、用向、資金，在以上三個要素同時具備的前提下才能上報申請計劃。分廠專業(yè)部門、公司專業(yè)部門各司其職，認(rèn)真落實以上“三同時”，對不具備“三同時”的物資申請計劃一律不予接收，對確屬影響安全生產(chǎn)，不具備“三同時”的物資，升級管理，并加強(qiáng)對物資計劃執(zhí)行情況的考核力度。

2.4推進(jìn)寄售工作降低通用物資庫存

通過推進(jìn)寄售工作降低通用物資庫存。公司以保證產(chǎn)品質(zhì)量、提高采購效率、保障緊急供應(yīng)、降低庫存成本為目標(biāo)，支持供應(yīng)商在獨山子石化公司內(nèi)設(shè)庫寄售。這一方面公司減少了庫存，另一方面供應(yīng)商有了物資儲備場地，有利于向其他采購商銷售，實現(xiàn)雙方共贏。自2013年3月份打通整個寄售業(yè)務(wù)流程，截止2013年期末，網(wǎng)上超市實現(xiàn)上架物資2869項，實現(xiàn)物資網(wǎng)上交易額3800萬元；通過寄售業(yè)務(wù)產(chǎn)生交易額6.2億，占2013年石化公司全年采購額度的22%。實現(xiàn)寄售庫存物資27種，有效降低了石化公司的物資庫存，2013年期末庫存完成了總部下達(dá)的庫存目標(biāo)；庫存量顯著降低，并且對優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，提高物資周轉(zhuǎn)率起到了積極的作用，物資周轉(zhuǎn)次數(shù)也比2012年上升了8%，物資管理專業(yè)較前三年有了較大幅度的提升。

2.5開展物資報廢申報工作

對于設(shè)備主機(jī)已更新的配件或工程項目上已無使用方向的物資，若不進(jìn)行清倉處理，既占用了庫容，同時也增加了管理成本，對于這類物資，報廢是其最好的“歸宿”。物資采購部認(rèn)真做好每季度的物資盤庫工作，提前對盤庫物資電子版進(jìn)行審核，根據(jù)存在的問題組織相關(guān)業(yè)務(wù)科室到現(xiàn)場盤查，對上報的報廢物資申請做出正確判定，2013年全年報廢物資118.30萬元。

2.6集中精力解決大宗物資的積壓

積壓物資的控制，一定要先從大宗物資著手，也就是通常所說的抓主要矛盾如在獨山子石化的積壓物資中，主要是儀表電器和管件、法蘭。獨山子石化先組織的積壓物資處置調(diào)研，先后對已掛網(wǎng)的積壓物資返回供應(yīng)處、三大廠等單位進(jìn)行二次清理，確認(rèn)最終處置數(shù)量和金額。多次組織部門和積壓物資小組辦公室成員對處置方案的討論，兩次積壓物資小組領(lǐng)導(dǎo)審核會議。根據(jù)審議結(jié)果積極做好第一、第二批積壓物資在獨山子在線、獨山子政府網(wǎng)對外競賣通告，組織開展各料性的競賣會。截止2013年末，處置金額140萬元，有效盤活了庫存資金。

3、結(jié)語

從2012年至，獨山子石化領(lǐng)導(dǎo)高度重視庫存管理工作，不管是庫存資金占用責(zé)任主體調(diào)整，還是以上各項措施，其目的都是為了建立庫存管理的長效機(jī)制，降本增效，實現(xiàn)庫存管理水平的新飛躍。本文總結(jié)獨山子石化近幾年物資庫存管理經(jīng)驗，要確保庫存管理工作穩(wěn)步前進(jìn)，還需要在實踐中摸索、嘗試。

作者：楊義箏 單位：中油股份獨山子石化分公司物資采購部