建筑工程檔案資料管理的問(wèn)題解決措施

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摘要:建筑工程中的檔案資料具有重要意義，是建筑活動(dòng)開(kāi)展的體現(xiàn)，又能為后期工作提供一定依據(jù)，但是目前工程資料管理還存在許多問(wèn)題需要改進(jìn)。文章分析了建筑工程檔案管理的重要性，總結(jié)了檔案管理的主要內(nèi)容，并就其中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的管理策略，旨在提高我國(guó)建筑工程檔案資料的管理水平，促進(jìn)后期的工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞:建筑工程；檔案資料管理；問(wèn)題措施

對(duì)于建筑工程而言，質(zhì)量管理是非常重要的工作，是企業(yè)管理水平與競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)，質(zhì)量管理可以分解到不同階段與不同方面，將信息收集起來(lái)，就能形成工程檔案資料。工程檔案是建筑活動(dòng)開(kāi)展的總結(jié)，是企業(yè)建筑經(jīng)驗(yàn)的積累。工程檔案管理工作的有效開(kāi)展，有助于提升工程質(zhì)量、企業(yè)效益。現(xiàn)階段，我國(guó)建筑行業(yè)處于快速發(fā)展階段，在發(fā)展過(guò)程中，注重對(duì)利益追求，檔案管理工作還存在諸多不足，需要在后期工作中予以重視，并科學(xué)管理，發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的作用。

1建筑工程檔案管理工作的重要性

建筑工程涉及到的環(huán)節(jié)多、領(lǐng)域廣、施工程序復(fù)雜，如果未能對(duì)其活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的資料保存記錄，工作開(kāi)展就會(huì)混亂無(wú)序。建筑工程施工會(huì)產(chǎn)生大量資料，這些資料既是活動(dòng)開(kāi)展的體現(xiàn)，又能為質(zhì)量與管理水平提升提供幫助，企業(yè)需要建立科學(xué)的管理制度，落實(shí)建筑工程檔案管理，體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)控管理水平。從宏觀層面來(lái)看，國(guó)家對(duì)于建筑施工檔案管理有相應(yīng)規(guī)定，工程建設(shè)必須嚴(yán)格管理檔案資料，如果資料不符合要求，則可以認(rèn)定為工程不合格，規(guī)范的實(shí)施從一定程度上增強(qiáng)了企業(yè)檔案管理工作科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。從質(zhì)量控制工作來(lái)看，質(zhì)量控制需要達(dá)成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，而標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成則需要項(xiàng)目施工過(guò)程規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，通過(guò)資料對(duì)作業(yè)過(guò)程進(jìn)行記錄，可以為質(zhì)量控制工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也可以提升項(xiàng)目質(zhì)量水平。項(xiàng)目施工過(guò)程中，工程資料是最原始的資料，包含項(xiàng)目全部信息，既是施工的依據(jù)，也是后期檢修工作的依據(jù)。

2建筑工程檔案資料主要內(nèi)容

建筑工程檔案包括的資料十分豐富，其原因就在于建筑工程是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，涉及到的環(huán)節(jié)多、工藝多、人員多、材料多、施工環(huán)節(jié)多。資料包括安裝土建等文件資料、項(xiàng)目竣工圖和綜合性資料。其中文件資料包括圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、開(kāi)工報(bào)告、竣工報(bào)告、項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃、例會(huì)記錄、工程組織設(shè)計(jì)、建筑材料、質(zhì)量文件、相關(guān)實(shí)驗(yàn)資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、工程驗(yàn)收資料、工程監(jiān)測(cè)資料、質(zhì)量評(píng)估文件、質(zhì)量檢測(cè)資料、事故處理與記錄資料技術(shù)總結(jié)等。項(xiàng)目竣工圖，該部分主要包括了建筑、通風(fēng)管線、平面布置、電路、以及其他相關(guān)方面的工程圖。綜合性資料，包括了工程報(bào)批相關(guān)文件、施工區(qū)域環(huán)境資料，如地質(zhì)水文氣象、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、拆遷安置、工程設(shè)計(jì)與變更、項(xiàng)目規(guī)劃安全管理環(huán)境管理、消防文件、中標(biāo)與監(jiān)理施工文件、項(xiàng)目合同、與施工相關(guān)協(xié)議、施工竣工驗(yàn)收、工程審計(jì)結(jié)算資料等。從資料的形式來(lái)分，又可以分為紙質(zhì)資料，電子資料，音頻視頻資料等。

3工程建設(shè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1管理意識(shí)問(wèn)題

建筑行業(yè)經(jīng)歷了高速發(fā)展階段，部分企業(yè)忙于搶占市場(chǎng)，擴(kuò)大規(guī)模，未能意識(shí)到建筑工程檔案管理的重要性，缺乏管理意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)需重視，對(duì)建筑工作開(kāi)展意義不大。部分企業(yè)雖然對(duì)檔案進(jìn)行了管理，但是在方法上缺乏合理性、科學(xué)性，管理工作質(zhì)量效率不高，而投入了大量的財(cái)力、物力、人力，檔案資料并未能為工程建設(shè)提供有效的支撐。

3.2管理機(jī)制不夠健全

由于思想上缺乏重視，導(dǎo)致實(shí)際工作中效率低下，檔案資料輕管理而重建設(shè)，工作人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程檔案所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作有效投入，工作開(kāi)展得不到相應(yīng)的保障。管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程質(zhì)量與檔案資料二者間的密切聯(lián)系，管理工作長(zhǎng)期存在不規(guī)范不科學(xué)問(wèn)題，檔案管理工作沒(méi)有注重對(duì)質(zhì)量的追求，工作開(kāi)展未能進(jìn)行有效監(jiān)督，施工監(jiān)理工作不到位，管理環(huán)節(jié)存在缺失。

3.3人員問(wèn)題

雖然檔案管理工作在發(fā)展過(guò)程中不斷創(chuàng)新，但是檔案管理人才無(wú)法跟上發(fā)展需要，由于許多人思想上存在誤區(qū)，導(dǎo)致專業(yè)管理人才缺乏。并且企業(yè)對(duì)管理工作的不重視，檔案資料管理人員多是由非專業(yè)人員擔(dān)任，非專業(yè)人員缺乏對(duì)工作的必要認(rèn)識(shí)、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和支撐工作開(kāi)展的必備技能。而隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，對(duì)管理工作的要求標(biāo)準(zhǔn)逐漸提升，現(xiàn)代化管理技術(shù)對(duì)管理人員提出了更高要求與標(biāo)準(zhǔn)，部分現(xiàn)代化設(shè)施因?yàn)榧夹g(shù)，工作人員不能很好的操作與應(yīng)用，導(dǎo)致管理工作無(wú)法提升效率與質(zhì)量。

3.4檔案管理工作投入不足

隨著以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)發(fā)展，信息資料已經(jīng)成為了十分重要的資源,對(duì)于企業(yè)而言，檔案資料管理對(duì)于提升競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)行業(yè)發(fā)展有十分重要的作用。檔案管理技術(shù)在發(fā)展過(guò)程中，無(wú)論是硬件要求，還是管理技術(shù)水準(zhǔn)都在提升，檔案管理工作，由于未能得到重視，導(dǎo)致資源投入不足，管理工作水平低下，無(wú)法與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。工作效果得不到體現(xiàn)，就無(wú)法引起管理者重視，進(jìn)而又導(dǎo)致無(wú)法得到充足的資源，形成了惡性循環(huán)。

4建筑工程檔案資料管理策略

4.1強(qiáng)化意識(shí)

檔案資料管理工作質(zhì)量不佳的原因就在于工作得不到重視，企業(yè)管理人員首先要認(rèn)識(shí)到，檔案資料是在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的，與項(xiàng)目有密切聯(lián)系，能為項(xiàng)目建設(shè)提供支撐與幫助，強(qiáng)化人員工作意識(shí)，可以通過(guò)營(yíng)造良好的工作氛圍，建立健全制度機(jī)制，提升人員技能等方面入手。

4.2完善檔案管理機(jī)制

許多企業(yè)未能建立完善的檔案管理機(jī)制，檔案管理工作顯得很隨意。領(lǐng)導(dǎo)要重視資料管理工作，并將其納入到日常管理工作中。檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)，并隨著項(xiàng)目的逐步實(shí)施而完善，檔案管理工作要有規(guī)劃、有步驟實(shí)施，建立檔案管理制度，并符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定要求。將檔案管理目標(biāo)落實(shí)細(xì)化到施工不同環(huán)節(jié)，嚴(yán)格控制檔案資料質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)各環(huán)節(jié)資料收集整理的監(jiān)督，協(xié)調(diào)各部門配合檔案管理工作開(kāi)展，依據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及市場(chǎng)條件需求，完善管理機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域。

4.3加強(qiáng)技術(shù)審核

資料審核時(shí),各部門要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)要求進(jìn)行，落實(shí)責(zé)任制度，對(duì)不符合要求的資料，返回重新制作。資料管理人員要落實(shí)自身責(zé)任，有良好的職業(yè)道德，不受到相關(guān)因素影響和利益誘惑。

4.4完善檔案管理制度建設(shè)

相關(guān)管理部門應(yīng)該完成檔案管理法律法規(guī)建設(shè)，細(xì)化流程，推動(dòng)企業(yè)遵守規(guī)范制度，提升檔案管理工作水平。健全并完善已有的檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化、流程化、科學(xué)化、合理化，將檔案管理工作融入到施工環(huán)節(jié)的不同階段。管理人員需要深入現(xiàn)場(chǎng)了解情況，收集資料，本著真實(shí)負(fù)責(zé)、合理科學(xué)的態(tài)度，整理收集資料并妥善保管。檔案管理工作應(yīng)該與其他管理制度相結(jié)合，激勵(lì)或約束工作人員，如與薪酬績(jī)效等制度掛鉤。

4.5提升人員素質(zhì)

工作人員基本素質(zhì)直接關(guān)系到檔案資料管理工作質(zhì)量與水平，需要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，拓寬知識(shí)視野，完善技能結(jié)構(gòu)，了解管理工作的最新知識(shí)，提升管理技能與水平。管理人員應(yīng)該具備相應(yīng)資質(zhì)，培訓(xùn)工作內(nèi)容則包括文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案管理工作流程、相關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用，尤其是信息化管理水平的提升，對(duì)企業(yè)整體水平提升有巨大作用。員工自己要不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身知識(shí)儲(chǔ)備，提升工作能力。

4.6加強(qiáng)質(zhì)量控制

檔案資料管理工作質(zhì)量控制貫于檔案管理工作的整個(gè)環(huán)節(jié)，并涉及到多個(gè)方面，比如在工程準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，結(jié)合到工程特點(diǎn)，制定相應(yīng)管理工作標(biāo)準(zhǔn)，制定資料文件表單的。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利于后期管理工作，在施工進(jìn)行過(guò)程中，做好資料收集與整理。很多因素會(huì)對(duì)資料收集與整理造成影響，因此，管理人員需要了解作業(yè)施工相關(guān)知識(shí)，深入一線，確保資料有效、真實(shí)。技術(shù)資料，需要確保其完整性，只有技術(shù)資料完整，才能充分反映工程的真實(shí)情況。在技術(shù)資料收集時(shí)，工作人員需要和技術(shù)人員保持溝通，檔案管理人員組成，應(yīng)該結(jié)構(gòu)合理，如其中至少應(yīng)該有相關(guān)技術(shù)人員。

5結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，建筑行業(yè)發(fā)展速度增快，管理理念與經(jīng)營(yíng)方式也在不斷創(chuàng)新，資料管理的重要性日益凸顯。而現(xiàn)階段建筑企業(yè)資料管理工作存有較大缺失，需要在后期工作中持續(xù)完善，以提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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[2]付紅艷.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].黑龍江史志,2015(9):126. 

作者:林雪玲 單位:福建任川建設(shè)有限公司