談高校繼續(xù)教育文書檔案管理工作實務

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摘要：隨著終身教育的蓬勃發(fā)展，高校繼續(xù)教育文書檔案管理也發(fā)揮承擔著自身的重要工作，對文書管理人員的工作能力也提出更高的要求。本文主要結(jié)合繼續(xù)教育文書檔案工作特點，結(jié)合文書檔案歸檔工作中各項實際操作和管理工作，從細化歸檔過程中檔案收集、整理、立卷流程展開、就規(guī)范管理制度、提高檔案員業(yè)務素質(zhì)、開拓科學化管理等方面進行詳探討，其主要目的在于探索提高繼續(xù)教育文書檔案管理工作的策略，為全面提高繼續(xù)教育文書管理工作效率，服務終身教育體系奠定基礎。

關鍵詞：歸檔工作；繼續(xù)教育

檔案文書管理在終身教育事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，大力提倡全民學習、終身學習。文書檔案不但是發(fā)展歷程的真實記錄，同時也是各項活動情況的真實反映。目前隨著繼續(xù)教育事業(yè)發(fā)展，文書檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)和要求，因此本文嘗試對繼續(xù)教育文書檔案管理工作進行探討分析，以期提高文書檔案工作質(zhì)量，為繼續(xù)教育未來發(fā)展提供更有意義的文書檔案服務和支持。文書檔案一般是指在行政管理事務活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料。高校繼續(xù)教育文書檔案是繼續(xù)教育教學發(fā)展的重要原始憑證，可以說是見證高校繼續(xù)教育學院發(fā)展歷史的重要憑據(jù)，在文書檔案管理工作中，收集整理上級領導和部門的公文、各項重大事件及活動的原始資料，文書檔案來源于日常行政管理的積累，而同時，文書檔案又可為日常辦公和繼續(xù)教育的事業(yè)發(fā)展提供依據(jù)和參考。

1繼續(xù)教育類文書檔案的特點

1.1規(guī)范性

所有歸檔類文書資料對規(guī)范性都有明確要求，從公文種類、格式措辭到流轉(zhuǎn)流程等多方面都有所體現(xiàn)，只有規(guī)范要求，標準統(tǒng)一才能有效確保文書的質(zhì)量確保歸檔和使用過程的便捷。

1.2服務性

繼續(xù)教育文書檔案具有較強的服務性，除了在文書檔案利用、編研、統(tǒng)計等工作中被直觀體現(xiàn)，能為高校繼續(xù)教育發(fā)展決策提供重要的信息支持，文書檔案在繼續(xù)教育學院工作開拓等方面提供重要文件資料支撐，提供更有效的信息，在終身教育體系完善的未來，繼續(xù)教育各類文件檔案會給繼續(xù)教育工作者乃至更多的繼續(xù)教育接收者提供更有價值的信息和證明材料，充分體現(xiàn)了其服務性。

1.3多元化

由于繼續(xù)教育內(nèi)涵蓋范圍廣，時間長，因此，在其構建過程中必須積極整合各類社會資源，開展多樣化的教育活動，此外，在教學活動中，龐大的教育受眾也會有個性化的教育需求，因此，檔案文書涉及的材料主體和內(nèi)容和形式不斷擴展及多元化，存在復雜性和多元化的特點。

2繼續(xù)教育文書檔案管理歸檔工作與流程

這里更多詳述的是綜合管理類文書檔案。文書檔案所記載的都是學院行政管理的方針政策和重大行政管理事件。學院文書檔案種類繁雜，所涉及的范圍十分廣，學院文書檔案的意義主要是用以記錄學院重大事件發(fā)展歷程和所有活動，是學院檔案管理工作中的最重要的部分。包括常規(guī)的各類報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。除此之外還有大量合同、統(tǒng)計報表等。1、管理過程內(nèi)產(chǎn)生的重要文件材料，主要包括各類行政文書材料各類報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等；2、教育發(fā)展過程形成的文件材料，如課程發(fā)展、專業(yè)建設等的相關資料等；3、可能定期或長期保持工作常態(tài)的文件材料，如教學管理規(guī)定、招生資料、教育合同等。

2.1檔案收集

各類材料在日常工作中來源不同，分屬不同部門管理使用，因此，收集檔案資料是歸檔過程中非常重要的環(huán)節(jié)，檔案員要提高檔案收集的敏銳性，熟知檔案收集的范圍，積極主動聯(lián)系當事人、經(jīng)辦人及時移交，避免遺漏。主動查詢發(fā)展建設過程中的相關資料，發(fā)掘有價值的材料。檔案收集要求檔案員不僅需定期移交收集和及時收集相結(jié)合。一方面是每年年初做好上一年度文書檔案的移交，這類多屬常規(guī)性工作檔案材料，有規(guī)律，不容易缺失，例如工作計劃總結(jié)、年度報表等，此外，還有對于重大事件的材料要求隨辦隨歸，辦畢歸檔。比如一些非計劃的重大活動、非學歷繼續(xù)教育活動臨時工作中產(chǎn)生的材料，就需要及時收集，避免遺漏缺失，比如重要的教學評估活動等，各部門應安排專人和檔案部門的溝通銜接，及時做好交流，促進文書檔案收集的齊全完整。

2.2整理與立卷

文書檔案立卷前要對文書檔案進一步整理，要確保資料齊全完整，符合歸檔規(guī)范要求。除了各類材料在內(nèi)容結(jié)構上的完整性外，歸檔的紙質(zhì)類材料本身的規(guī)范和完整也有比較高的要求，對于破損的、要修裱補救，超大幅面的頁面要折疊。尺寸不到A4幅面，最好粘貼在A4白紙張，更有利于裝訂和保管存放。例如招生檔案中的錄取名冊材料，各地方單位未統(tǒng)一規(guī)范時，收集整理到的往往是尺寸頁面不統(tǒng)一，不符合標準裝訂尺寸的，這種就需要歸檔時候粘貼A4白紙張補齊，有破損處也也需要先期整理修裱；此外，由于檔案資料需長久保存，收集到的文件材料中的普通訂書針，曲別針、大頭針等易銹蝕的金屬物會對歸檔文件造成腐蝕，都在整理時需要仔細去除。立卷是將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分別組成案卷的整理過程。案卷是一組關系密切的單份文件的組合，一般同一事由的文件材料整理在一卷中，先分大類，再進一步分小類把同類或相關的文件組合在一起，擬定案卷題名、卷內(nèi)目錄和案卷目錄。完成組卷工作。目前大部分文書資料，包括各類教學管理重的文件材料、大事記、統(tǒng)計報表、招生資料等均用此類辦法分卷整理，整理過程中除了需要歸檔人員細致、負責外，也要求檔案員對檔案涉及領域熟悉了解，以做到精確分類，有序整理。自學校檔案信息化建設開始，目前許多黨群類行政類文書歸檔以“件”為單位，一“件”可以多頁文件，同類事由材料集中排列，相關事由的排列在一起，便于查找。裝訂時使用不銹鋼訂書針進行裝訂。目前學校的許多行政重要文書從產(chǎn)生到轉(zhuǎn)發(fā)直至最后辦截都已經(jīng)信息化，最后歸檔也是電子版錄入。很大程度上提高了檔案資料的完整性和歸檔工作的便捷。信息化為檔案工作帶來的便利和高效已經(jīng)在工作中體現(xiàn)了充分的優(yōu)勢。

3對今后繼續(xù)教育文書管理工作的思考和建議

3.1建立健全的檔案管理制度

首先在日常管理中，檔案文書管理應該制定相關的管理制度，繼續(xù)教育涉及教育種類繁多，各類資料分屬不同部門，應盡可能各部門安排專門的檔案文書管理人員，根據(jù)管理要求，對檔案文書信息進行規(guī)范化管理，歸檔時再將檔案文書信息進行統(tǒng)一的收集整理，盡可能確保各類繼續(xù)教育文書資料檔案的安全和完整。

3.2配備相對專業(yè)的檔案管理人員

檔案專業(yè)知識和相關的業(yè)務知識也是履行職責的必要條件。尤其在檔案收集、整理等業(yè)務環(huán)節(jié)中是十分重要的。檔案管理的最終目的是為繼續(xù)教育教學工作服務，文書檔案管理人員應該了解繼續(xù)教育的各類學習管理設置、工作規(guī)律、流程、日常管理等背景知識，對繼續(xù)教育教學情況、學籍管理特點等有充分的了解和認識，這樣才能真正勝任檔案工作。

3.3提高檔案文書管理的日常工作效率

繼續(xù)教育管理部門日常教育管理事務繁雜，牽涉教學管理項目內(nèi)容也比較多，所以繼續(xù)教育文書檔案管理人員除了高度的工作責任感和相應的業(yè)務知識外，也同時需要具備調(diào)理性和工作效率，對文書整理工作要及時整理，并按照一定的順序進行分類。及時做好各項備份和梳理工作，便于下次查找，這個過程中工作需要細心和耐心，但面對各類復雜的材料更需要工作人員在實際的工作中能夠提高工作效率，充分運用各類電子手段，使企業(yè)檔案信息更加規(guī)范化。

3.4發(fā)掘更多科學化的管理方法

繼續(xù)教育類的文書，不少內(nèi)容多樣，載體和形式也多樣，全紙質(zhì)文書檔案已不能完全滿足文書檔案管理要求，而隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，隨著電子信息技術的廣泛應用和無紙化辦公的推進，文書檔案的電子化管理優(yōu)勢明顯。今后隨著信息平臺的開發(fā)和網(wǎng)絡辦公的發(fā)展，電子文書檔案管理已趨于成熟，這極大地提高文書檔案管理的工作效率，也方便了查閱，提高了利用率。所以文書檔案管理工作人員需要更先進科學的工作方式，原始文書文檔以電子版的方式錄入和保存，同時把相關數(shù)據(jù)信息完整錄入，不但可以保證其完整性，相對紙質(zhì)文件來說更具有安全性，方便以后有效利用。

結(jié)語

總之，繼續(xù)教育學類檔案具有規(guī)范性、服務性、多元化等特點，其從事管理工作的人員從敬業(yè)精神、知識儲備到技術能力都有比較高的要求。文書檔案管理人員在管理工作中，應盡可能參與了解各類文件形成過程，規(guī)范細致、科學管理，把握繼續(xù)教育文書檔案管理工作的要點，確保文書檔案的完整性、安全性，更進一步地建設信息化和數(shù)字化的文書管理平臺，促進繼續(xù)教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

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作者：沈浚 單位：華東理工大學繼續(xù)教育學院