高校繼續(xù)教育教學檔案優(yōu)化管理策略

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一、高校繼續(xù)教育教學檔案管理的工作內(nèi)容和特點分析

1.工作內(nèi)容

繼續(xù)教育教學檔案的管理內(nèi)容同普通高校的教學檔案管理內(nèi)容差別不大，都是高校在科學研究、日常教學、黨政管理等工作過程中保留下來的重要歷史記錄，檔案管理主要負責保存一些具有留存價值的資料。資料的形式是多種多樣的，不僅有文字資料、圖像資料，還有音頻、視頻等電子資料，主要可以分為學籍檔案、教務檔案和教師檔案等幾項管理內(nèi)容。學籍檔案管理方面主要負責記錄高校繼續(xù)教育新生的錄取信息、學員管理制度、不同類別學生的詳細名單、畢業(yè)生信息登記、學生評優(yōu)等；教務檔案管理方面主要包括學生選課課表、教學計劃、教學管理方法、考試安排等；教師檔案管理方面主要包括教師的履歷表、教師住房信息、教師績效考核信息、教學質量評估等。有效提高高校繼續(xù)教育教學檔案管理水平是繼續(xù)教育教學工作有序開展的重要保證，是提高高校教學管理質量的重要途徑。2.特點（1）檔案來源分散性高。高校的繼續(xù)教育教學模式與普通的全日制教學模式存在一定差別，普通的全日制教學在教學方式、教學時間等方面具有非常高的一致性，可以進行大量處理。然而，繼續(xù)教育的教學方式存在一定的不同，包括短期培訓和脫產(chǎn)學習等，教學形式的復雜性導致了教學檔案產(chǎn)生時間和形式具有較高的復雜性，檔案來源分散性高。（2）檔案內(nèi)容復雜。繼續(xù)教育的學生在社會地位、工作領域、工作地區(qū)等多個方面差別比較大，學習形式主要以自學為主，集中學習為輔；培養(yǎng)的方式包括校企聯(lián)合培養(yǎng)、學校教學以及函授教學等；學生所要獲取的學歷也存在?？坪捅究频膮^(qū)別。高校繼續(xù)教育教學在學生來源、培養(yǎng)方式、學習形式、學歷類型等方面的多樣性，以及高校教學規(guī)模的逐漸擴大，使得繼續(xù)教育教學檔案管理內(nèi)容非常的復雜。（3）檔案形式多樣。繼續(xù)教育教學檔案管理不僅要對教學過程中產(chǎn)生的文件資料、照片、圖片等紙質形式的資料進行保存，還需要對活動中產(chǎn)生的視頻、音頻等電子信息進行保存，并且隨著大數(shù)據(jù)技術和云計算的發(fā)展，高校的教學資料更加豐富，檔案的形式也更加豐富。（4）檔案管理具有社會性。參加繼續(xù)教育的學員大多是社會上已經(jīng)參加工作的人員，其參加繼續(xù)教育的主要目的是進一步提高自己專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，對于促進社會和經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。從功能上看，高校的繼續(xù)教育教學檔案管理工作具有一定的社會性。

二、高校繼續(xù)教育教學檔案管理存在的主要問題

1.對檔案管理的重視程度不高。我國雖然已經(jīng)開始重視繼續(xù)教育教學工作，但是大多數(shù)高校仍然以普通全日制教學為主，對繼續(xù)教育教學工作以及檔案管理的重視程度普遍不高，繼續(xù)教育工作得不到足夠的重視，也導致繼續(xù)教育教學檔案管理工作同樣得不到應有的重視。學校領導以及從事繼續(xù)教育教學檔案管理的工作人員沒有更深入、更充分的意識到檔案管理工作對學校整體教學質量和科研工作的影響，很多學校并沒有專人負責繼續(xù)教育教學的檔案管理，使得很多重要的檔案信息沒有進行歸檔保存或者是遺失了。2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前，很多高校的檔案管理隊伍中工作人員的管理水平參差不齊，學校培養(yǎng)出的專業(yè)檔案管理人員非常少，很難滿足繼續(xù)教育教學檔案管理的需求。很多學校根本沒有聘用專業(yè)的檔案管理人員，有些檔案管理員是由教師兼職或者是不適應教學崗位的教師轉到檔案管理崗位上的。這些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不是很高，在上崗之前以及平時的工作中也沒有得到定期的培訓。新形勢下，尤其是信息技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，對繼續(xù)教育教學檔案管理員提出了更高的要求，不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，也要熟練的應用計算機、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化手段有效的管理教學檔案。3.缺乏完善的檔案管理機制。新形勢下，社會和經(jīng)濟的發(fā)展需要更多的專業(yè)人才，繼續(xù)教育成為社會關注的熱點之一，與之相關的檔案管理也逐漸引起各大高校的重視。雖然各大高校都有一套自己的檔案管理機制，但是隨著高校繼續(xù)教育辦學規(guī)模的不斷擴大和形式的多樣化，已有的檔案管理機制已經(jīng)不能適應更加復雜的管理狀況，新的管理機制還沒有對舊的管理機制進行完善和修訂，繼續(xù)教育教學檔案管理工作質量的提高受到嚴重制約。一些高校的檔案管理機制內(nèi)容不夠全面，比如，有些歸檔資料只有復印件卻沒有原始文件；有些文件經(jīng)過批復之后沒有及時的歸檔保存。4.檔案管理的資金投入低。很多高校在檔案管理方面投入的資金比較低，硬件和軟件設施均比較落后，滿足不了新形勢下繼續(xù)教育教學檔案管理工作的要求。比如，有些學校分配給檔案管理科室使用的用房面積達不到要求，紙質資料的存檔和信息化設備雜亂的存放在一起；檔案管理室的環(huán)境條件達不到要求，防高溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防盜等措施做的不到位；檔案管理設備落后，沒有購進先進的管理設備；設備系統(tǒng)和軟件得不到及時的更新和維護。

三、優(yōu)化高校繼續(xù)教育教學檔案管理的有效措施

1.提高對檔案管理的重視程度。高校的教育工作不僅包括普通的全日制教學，還包括繼續(xù)教育教學管理。要想有效的提高繼續(xù)教育教學檔案管理的質量，學校領導和從事檔案管理的工作人員就要首先從思想上意識到繼續(xù)教育教學檔案管理工作對于學校教學質量和科研工作的重要性。學?？梢赃m當提高對檔案管理人員綜合素質的培養(yǎng)，以顯示出對繼續(xù)教育教學檔案管理工作的重視，檔案管理人員也要認真的對待自己的工作，保證重要的信息資料都能歸檔保存、不遺失。2.提高繼續(xù)教育教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)的高低直接關系到繼續(xù)教育教學檔案管理工作的質量，學校應該一方面培養(yǎng)更多高素質的檔案管理人才，另一方面要提高檔案管理隊伍工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。學校要聘用專業(yè)的檔案管理員負責繼續(xù)教育教學檔案管理工作，改變以往檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的狀況；檔案管理員在上崗之前必須經(jīng)過嚴格的崗前培訓；科學技術日新月異，新的檔案管理手段不斷出現(xiàn)，學校要定期開展培訓工作，提高檔案管理員的專業(yè)技能。在信息化時代，學校要保證檔案管理員不僅能夠根據(jù)資料的保存價值應用傳統(tǒng)的管理手段對繼續(xù)教育教學檔案進行收集、整理和保存，還要熟悉計算機技術，能夠熟練的使用掃描儀、計算機等現(xiàn)代化設備。高校的檔案管理人員不僅要不斷學習新技術和管理手段，增強自己的專業(yè)技能，還要提高自己的職業(yè)道德素養(yǎng)，要熱愛自己的崗位，認真的做好自己的本職工作，要有服務意識，保證高效率、高質量的完成各項繼續(xù)教育教學檔案管理工作。3.完善檔案管理機制。繼續(xù)教育教學檔案管理工作需要一套完善的管理機制作為指導，高校的繼續(xù)教育管理部門應該將《普通高等學校檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)作為參照，依據(jù)新形勢下繼續(xù)教育教學的特點和要求制定一套完善的檔案管理機制，即通過完善檔案管理機制來規(guī)范檔案管理員的工作流程，保證檔案管理工作的質量。同時，高校應該建立一套監(jiān)督管理機制，保證歸檔資料的完整和準確性。對于歸檔資料存在收集不完全、存檔不及時、資料不準確、重要資料丟失等現(xiàn)象，依據(jù)情節(jié)的嚴重性，給予檔案管理員相應的處罰。檢查存檔資料的完整性和準確性工作不僅要包括紙質版的文字、圖片等，還要包括視頻、音頻資料以及信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。4.增加檔案管理資金投入。各大高校要根據(jù)自己學校繼續(xù)教育教學檔案管理的現(xiàn)狀適量的增加檔案管理的資金投入，改善檔案管理用房條件、硬件及軟件設備。學校要明確的劃分檔案管理用房，將存檔的紙質資料和信息化設備分開，并且要保證資料室具有良好的防潮、防高溫、防蟲、防盜、防火等性能；要根據(jù)科學技術的發(fā)展情況及時的更新設備，開發(fā)高效、便利的檔案管理系統(tǒng)和軟件，對已有的先進設備和軟件進行定期的維護，保證其正常運行。

四、結語

高校繼續(xù)教育教學在最近幾年受到社會各界的廣泛關注，對于提高人均知識水平、構建學習型社會、為社會培養(yǎng)更多專業(yè)人才等方面具有重要意義。繼續(xù)教育教學檔案管理工作得不到重視、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高、檔案管理機制不夠完善等問題普遍存在，高校相關負責人員應該從改變意識、加強檔案管理隊伍建設、完善檔案管理機制等方面有效的提高繼續(xù)教育檔案管理水平。

參考文獻：

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作者：梁艷 單位：遵義醫(yī)科大學