教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用

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在高校，教學(xué)秘書擔(dān)任著教學(xué)管理各方面的政策傳達(dá)、教務(wù)管理、考務(wù)管理、學(xué)生學(xué)籍管理、教學(xué)檔案建設(shè)以及一些其它方面的相關(guān)工作，是保障各個(gè)院系日常教學(xué)工作井然有序的重要工作崗位。

一、教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的工作職責(zé)

為全面提升教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量，我國高等院校從過去的規(guī)模化建設(shè)逐漸轉(zhuǎn)化成內(nèi)涵式建設(shè)。高校教學(xué)管理的基本內(nèi)容可以歸納為“四大管理”和“九大建設(shè)”?！八拇蠊芾怼狈謩e為：教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量管理與評(píng)價(jià)、教學(xué)基本建設(shè)管理；“九大建設(shè)”：學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)隊(duì)伍和教學(xué)管理制度建設(shè)。這一切活動(dòng)都緊緊圍繞著“教學(xué)”這個(gè)中心而依次開展，在整個(gè)教學(xué)過程中，教學(xué)秘書對(duì)各項(xiàng)教學(xué)工作的安排和教學(xué)活動(dòng)彼此之間的協(xié)調(diào)是必不可少的。[1]高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)在于執(zhí)行教務(wù)處和院（系）領(lǐng)導(dǎo)的指示，按照日常教學(xué)管理制度，在一定的教學(xué)管理原則下，運(yùn)用適當(dāng)?shù)墓芾矸椒?，組織和協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)，為順利完成教學(xué)任務(wù)和實(shí)現(xiàn)教學(xué)目的提供必要條件，并對(duì)教學(xué)過程中形成的各類教學(xué)資料進(jìn)行歸納、整理、統(tǒng)計(jì)和保存以形成教學(xué)檔案。高校教學(xué)管理是繁雜多變的各項(xiàng)事務(wù)性工作的匯總，它涉及面廣、種類多、工作性質(zhì)特殊，對(duì)教學(xué)秘書的要求也是相當(dāng)高的。首先，準(zhǔn)確、科學(xué)地安排教學(xué)課表是各院系教學(xué)秘書每學(xué)期初的首要任務(wù)，也是保證教學(xué)計(jì)劃合理運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)；其次，教學(xué)秘書必須依據(jù)學(xué)校人才培養(yǎng)方案，參與制（修）定、匯編各專業(yè)教學(xué)大綱并協(xié)調(diào)購買和更換各年級(jí)各專業(yè)的教材，使學(xué)生能夠有效的學(xué)習(xí)和掌握各專業(yè)知識(shí)，按照循序漸進(jìn)的教學(xué)原則培養(yǎng)學(xué)生的各項(xiàng)能力，以全面提升學(xué)生的綜合素質(zhì)；然后，教學(xué)秘書還要定期或不定期的組織和安排各類教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)各環(huán)節(jié)間協(xié)調(diào)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、學(xué)生考試安排、協(xié)調(diào)監(jiān)考老師、制定教師培訓(xùn)計(jì)劃等；[2]再次，教學(xué)秘書還應(yīng)及時(shí)對(duì)學(xué)生的成績進(jìn)行整理和上傳，合理安排各類考試和補(bǔ)考事宜，形成學(xué)生的檔案和學(xué)籍信息；最后，教學(xué)秘書必須在各教學(xué)環(huán)節(jié)中及時(shí)收集、歸納和整理各方面教學(xué)成果，匯集成教學(xué)檔案，以保證各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)能夠合理存檔和溯源。

二、教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用

1、教學(xué)秘書是組織和安排教學(xué)工作的協(xié)調(diào)者

高校教學(xué)秘書能夠?qū)W(xué)校和教務(wù)處的各項(xiàng)指示及政策及時(shí)傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，同時(shí)將廣大師生的工作情況、意見和建議向上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，做到上傳下達(dá)，合理協(xié)調(diào)各部門領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生之間的相互關(guān)系，對(duì)教學(xué)過程隨時(shí)出現(xiàn)的各種情況及時(shí)處理并上報(bào)。例如：各高校要培養(yǎng)大學(xué)生多方面的綜合能力，就需要不同院系之間跨專業(yè)、跨學(xué)科的進(jìn)行相互配合和協(xié)作，這就要求教學(xué)秘書能夠合理協(xié)調(diào)其它院系的授課教師和外聘教師，及時(shí)安排課程調(diào)換，以避免教學(xué)事故的發(fā)生。由于教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理最基礎(chǔ)的一個(gè)環(huán)節(jié)，是教學(xué)管理具體工作的實(shí)施者，是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示和決策，因此教學(xué)秘書必須“對(duì)事不對(duì)人”、“對(duì)公不對(duì)私”，處理事務(wù)要公平、公正，正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意思，不偏袒、不徇私。

2、教學(xué)秘書是教學(xué)檔案的建設(shè)者

教學(xué)秘書的工作是瑣碎、復(fù)雜的，從教學(xué)活動(dòng)的不同角度和各個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，每天要收集大量的教學(xué)文件、各類教學(xué)文本，還要收集和裝訂學(xué)生的試卷、畢業(yè)論文。很多教學(xué)資料信息都具有很強(qiáng)的時(shí)效性，這些教學(xué)資料不僅對(duì)過去具有收藏價(jià)值，對(duì)現(xiàn)在具有指導(dǎo)意義，更是對(duì)未來具有參考價(jià)值，對(duì)各環(huán)節(jié)教學(xué)工作具有良好的指導(dǎo)和借鑒意義，更是本科教學(xué)評(píng)估的原始素材。作為教學(xué)秘書，必須及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的收集和匯總各類原始的教學(xué)信息和資料，建立教學(xué)檔案。

3、教學(xué)秘書是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

高校教學(xué)秘書在一定程度上是各院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，他們需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)各項(xiàng)已制定的教學(xué)政策和措施，并對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控和協(xié)助管理。對(duì)于需要及時(shí)處理的相關(guān)事務(wù)，教學(xué)秘書必須全面、客觀、準(zhǔn)確的收集不同層面的信息，匯報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任和相關(guān)教師，合理提出自己的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)和教師參考和決策；在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排部署教學(xué)活動(dòng)時(shí)，教學(xué)秘書要對(duì)事態(tài)的發(fā)展具有前瞻性和預(yù)見性，對(duì)容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)要有準(zhǔn)備和安排，充分考慮多方面的因素，對(duì)相關(guān)教學(xué)活動(dòng)要有應(yīng)急解決方案，以防止意外的發(fā)生；教學(xué)秘書還要積極配合院系領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理事宜，使各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)合理運(yùn)行。

三、現(xiàn)階段高校教學(xué)秘書工作面臨的困境

1、工作壓力大，易產(chǎn)生心理負(fù)擔(dān)

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)日益增多，教學(xué)秘書的工作壓力也越來越大，從而導(dǎo)致他（她）們的心理負(fù)擔(dān)加重。高校教學(xué)秘書工作包含了整個(gè)院系教學(xué)方面的所有事宜，每天需要處理的事務(wù)多種多樣，不但要處理日常教學(xué)管理工作，保證教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行，還要處理各類突發(fā)事件，考慮師生的各種特殊情況，兼顧院系的根本利益。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分高校的院系只配備一名教學(xué)秘書，他（她）們要面對(duì)幾十名教師，幾百名甚至上千名學(xué)生，所有的教學(xué)管理事務(wù)都由教學(xué)秘書一人來協(xié)調(diào)和完成；他（她）們不僅要為教師提供各種繁雜的服務(wù)，而且還要為學(xué)生提供大量的學(xué)習(xí)信息，同時(shí)為行政領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢幫助、建議梳理、信息采集、資料匯編、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等各式各樣的工作；過程中教學(xué)秘書需要能夠迅速進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換，在遇到緊急情況時(shí)及時(shí)采取恰當(dāng)?shù)姆椒ê痛胧┨幚韱栴}，時(shí)常加班加點(diǎn)，稍有不慎便會(huì)出現(xiàn)教學(xué)事故，在如此高強(qiáng)度的工作壓力下，很容易造成教學(xué)秘書心理上的負(fù)擔(dān)和陰影。而且，常年在平凡的崗位上工作，教學(xué)秘書因得不到重視引起的自卑情緒，不被同事和學(xué)生理解的抑郁情緒，缺少短期和長期職業(yè)規(guī)劃引起的迷茫情緒，害怕出錯(cuò)導(dǎo)致的焦慮情緒，政治待遇、職稱評(píng)定和利益分配等方面缺乏公平和合理造成的不平衡情緒等，由于沒有相關(guān)的激勵(lì)和鼓勵(lì)政策，如果不能及時(shí)緩解和釋放這些不良情緒，日積月累造成對(duì)職業(yè)的不認(rèn)同和倦怠心理，很容易使教學(xué)秘書產(chǎn)生心理疾病。

2、教學(xué)秘書培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少

在高等院校，教師一直是處于核心地位，學(xué)校的各方面政策和資金投入都是傾向于教師，各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)、出國深造、訪學(xué)交流活動(dòng)多半以教師為主角，由于其他人員（行政人員或是教輔人員）的工作性質(zhì)定位上都是服務(wù)于師生，因此獲得的機(jī)會(huì)少之又少，當(dāng)然教學(xué)秘書也不例外。時(shí)代在進(jìn)步，作為教學(xué)管理不可或缺的一部分，高校在教學(xué)秘書教學(xué)管理方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)費(fèi)和機(jī)會(huì)幾乎沒有，也沒有提供政策上的支持，致使高校教學(xué)秘書只能憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展各項(xiàng)工作，閉門造車。

3、薪資待遇和職稱評(píng)定方面和教師差異性大

教學(xué)秘書的這個(gè)工作崗位具有特殊性，它不屬于教師，卻比教師承擔(dān)著更為復(fù)雜的教學(xué)責(zé)任，然而在薪資待遇、福利方面和教師具有較大的差異。隨著高校招聘要求的提高，大部分高等院校中的教學(xué)秘書都是一些高學(xué)歷的人員，剛?cè)肼殨r(shí)自身起點(diǎn)和教師崗入職人員無異，都處在同一起跑線，然而因?yàn)樗鶑氖碌膷徫恍再|(zhì)不同，經(jīng)過幾年之后，教學(xué)秘書崗位和教師崗位人員彼此之間的差異性越來越突出。教師在薪資待遇和津貼方面都比其他崗位的工作人員更具優(yōu)越性，學(xué)校的各方面福利也都傾向于教師系列；在職稱評(píng)定方面，教師崗職稱指標(biāo)名額明顯比教學(xué)秘書要多，評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)也相對(duì)寬松。例如：教師崗在評(píng)定中級(jí)職稱的標(biāo)準(zhǔn)是完成一定的教學(xué)工作量、發(fā)表具有一定級(jí)別的文章、申請(qǐng)教學(xué)改革和教學(xué)科研基金項(xiàng)目即可，但教學(xué)秘書的職稱評(píng)定每所高校給予的標(biāo)準(zhǔn)不一。經(jīng)調(diào)查，某些高校人事處將教學(xué)秘書崗位設(shè)置為“其他專業(yè)技術(shù)崗位”，屬于教學(xué)輔助人員，在評(píng)定職稱時(shí)教學(xué)秘書必須公開發(fā)表八萬字的文章或著作并申請(qǐng)一些科學(xué)研究基金項(xiàng)目，然而對(duì)于教學(xué)改革基金項(xiàng)目學(xué)校則不予認(rèn)可。眾所周知，教學(xué)秘書的工作性質(zhì)具有事務(wù)性和服務(wù)性，除了處理日常的教學(xué)管理事務(wù)之外，還要處理各類意外的突發(fā)事件，根本沒有任何多余的時(shí)間和精力達(dá)到如此嚴(yán)苛的職稱評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和要求。由于教學(xué)秘書沒有行政級(jí)別，基本工資和績效工資都和職稱密切相關(guān)，長此以往，由于工作性質(zhì)差異幾年后的工資待遇懸殊，導(dǎo)致教學(xué)秘書地位不高。大部分高校不能從制度和政策上對(duì)教學(xué)秘書給予足夠的支持和激勵(lì)，對(duì)于教學(xué)秘書這個(gè)特殊崗位沒有合理的晉升制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，嚴(yán)重挫傷其工作積極性。

四、如何高效發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

1、科學(xué)對(duì)待教學(xué)秘書工作，合理定位

高校要提升教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量，必須科學(xué)合理的看待教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)管理的作用，教學(xué)秘書是一個(gè)特殊且極其重要的崗位，并非想象中簡單的重復(fù)一系列事務(wù)性工作，要充分給予教學(xué)秘書工作的專業(yè)肯定和認(rèn)可。同時(shí)教學(xué)秘書自身也要不斷調(diào)整工作態(tài)度和心理素質(zhì)，對(duì)待工作問題不驕不躁，不懂多詢問；對(duì)待繁雜工作時(shí)分清主次，有條不紊的開展；遇到同事和學(xué)生的誤會(huì)和誤解時(shí)要及時(shí)舒緩情緒，調(diào)整心態(tài)，不斷強(qiáng)大自己的內(nèi)心和承受能力；在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)要冷靜沉著應(yīng)對(duì)，多和其他院系的教學(xué)秘書溝通交流，吸取所長。教學(xué)秘書應(yīng)清楚自己的工作能力和溝通水平，認(rèn)準(zhǔn)自己的定位，注意自己的說話辦事態(tài)度，以“服務(wù)于師生”為宗旨，工作中要任勞任怨，正確發(fā)揮“秘書”的作用，以達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量、改善教學(xué)環(huán)境、增進(jìn)師生關(guān)系的效果。教學(xué)秘書是高校中一線教學(xué)管理人員，為保障教學(xué)秩序的順利運(yùn)行向廣大師生提供教學(xué)管理服務(wù)工作，應(yīng)該不斷培養(yǎng)“以人為本”服務(wù)意識(shí)和責(zé)任心，服務(wù)于師生、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于教學(xué)，從而服務(wù)于學(xué)校。

2、充分利用電子信息技術(shù)提高工作效率

社會(huì)目前已進(jìn)入電子信息化時(shí)代，教學(xué)秘書也應(yīng)從單一的紙上辦公轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)辦公模式，在教學(xué)檔案建設(shè)和管理環(huán)節(jié)應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化的電子信息手段，改善以往工作過程中的亂、差、慢情況。尤其是在學(xué)生的成績管理環(huán)節(jié)，各高校目前已采用教務(wù)管理系統(tǒng)，因此教學(xué)秘書要及時(shí)提醒廣大師生及時(shí)進(jìn)入教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行成績的錄入和查詢，以便盡早的進(jìn)行補(bǔ)考安排和考試準(zhǔn)備；各教學(xué)秘書還應(yīng)將人才培養(yǎng)方案中的授課計(jì)劃錄入教務(wù)系統(tǒng)之中，提醒各位教師及時(shí)查看和提出修改建議，以便在進(jìn)行課表編排和調(diào)整；教學(xué)秘書要熟練掌握和運(yùn)用各種計(jì)算機(jī)辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)等，進(jìn)行教學(xué)管理過程中的各類表格設(shè)計(jì)、圖表統(tǒng)計(jì)等工作，通過電子郵件完成教學(xué)資料的傳送發(fā)放工作，從而提高教學(xué)管理工作的效率。

3、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，建立獎(jiǎng)懲制度，提高教學(xué)秘書工作積極性

高等教育改革勢(shì)必會(huì)引起各高校人才培養(yǎng)方案、教學(xué)模式、教學(xué)管理方法等的變革，為了適應(yīng)這一改革措施，各院校必須加強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)和對(duì)外交流，讓他（她）們能夠互相討論、交流、學(xué)習(xí)其他院校教學(xué)管理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，取長補(bǔ)短，不斷提高自身的工作能力和水平，更好的為自身院校服務(wù)。另外，高校還應(yīng)對(duì)各院系教學(xué)秘書進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，對(duì)于工作能力、責(zé)任心較強(qiáng)的教學(xué)秘書，充分給予一些政策和待遇方面的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作能力較差的教學(xué)秘書，同時(shí)也要給予一定的懲罰，督促他（她）們及時(shí)改正，認(rèn)真工作。綜上所述，教學(xué)秘書既是教務(wù)管理的具體執(zhí)行者、實(shí)施者，又是各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者、安排者，同時(shí)還是教務(wù)處與各院系之間、教師之間、師生之間開展教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、組織協(xié)調(diào)、改善各類關(guān)系的作用。因此，高校應(yīng)不斷提高教學(xué)秘書的能力和素質(zhì)，最大限度的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，全面提升教學(xué)管理水平。

作者：穆亞榮 單位：陜西學(xué)前師范學(xué)院