合同管理流程及其主要風險分析與控制
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摘要：受到社會主義市場經(jīng)濟的影響，當前企業(yè)發(fā)展格局呈現(xiàn)著空前繁榮的局面，促使企業(yè)各項經(jīng)濟活動得以全面展開。尤其隨著建筑規(guī)模的擴大，使國內(nèi)土地面臨著嚴重緊缺的狀況，加之高層建筑頻繁出現(xiàn)，促使人們更加關(guān)注建筑工程整體施工質(zhì)量與施工安全問題，從而使建筑企業(yè)的發(fā)展受到相應(yīng)的影響。在實際調(diào)查中，建筑企業(yè)在建筑合同設(shè)定中，對施工流程、施工項目以及施工工藝未明確標注，不僅會對施工質(zhì)量造成影響，還會增加建筑成本的投入，甚至會導(dǎo)致建筑企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難。
關(guān)鍵詞：合同；管理流程；風險；控制
關(guān)于企業(yè)經(jīng)營活動、運營管理工作，其合同管理屬于系統(tǒng)性行為，結(jié)合有效地管理流程與方法，對企業(yè)合同管理風險問題進行合理防控。從本質(zhì)上講，合同管理屬于企業(yè)日常經(jīng)營管理的范疇，而企業(yè)運營期間所存在的風險、制因因素均會對合同管理工作產(chǎn)生制約，使企業(yè)內(nèi)部控制工作呈現(xiàn)作用下降的趨勢，同時更會使企業(yè)的發(fā)展受到嚴重阻礙。基于此，該文對建筑企業(yè)合同管理流程進行分析，結(jié)合其存在的潛在風險提出控制對策。
1企業(yè)合同管理流程
在企業(yè)建筑項目運行期間，可通過對合同管理的方式，對其施工質(zhì)量進行嚴格控制。具體的合同管理流程為：起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發(fā)、交底以及工作履行，下文對合同管理各個流程進行重點闡述。
1.1起草和審批
合同起草一般由企業(yè)運營管理部門負責，根據(jù)建筑雙方對合約的建議，編制與之相對應(yīng)的合同模板；經(jīng)過供應(yīng)部門、人力資源部門以及財務(wù)部門對合同條款的全面審核，移交至上級管理部門，完成合同審批工作，并經(jīng)過企業(yè)管理者簽字、蓋章后，合同各項內(nèi)容方可執(zhí)行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點進行分析：首先，合同起草人員需對建筑項目中標情況、企業(yè)雙方判斷結(jié)果進行充分分析，并以此為依據(jù)，對合同內(nèi)容進行編寫。其次，在合同中所涉及的各類資料數(shù)據(jù)，均應(yīng)由企業(yè)供應(yīng)部門和財務(wù)部門、工程部門、人力資源部門與監(jiān)督部門開展系統(tǒng)化審批與簽字工作，同時在合同審批期間，還應(yīng)按照規(guī)定的審批流程，切忌不可出現(xiàn)越級審批行為。
1.2洽談、簽訂
合同管理中，洽談工作屬于重要流程環(huán)節(jié)，其應(yīng)在建筑雙方洽談前，對洽談目標進行確定，通過對自身與對方底線的判斷，在必要的情況，做出相應(yīng)的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據(jù)主導(dǎo)性地位。同時合同條款應(yīng)具備明確和完整、用詞準確以及責任細化的特點。在洽談工作結(jié)束后，依據(jù)企業(yè)雙方的洽談結(jié)果，由運營部門對合同條款進行適當調(diào)整，最終將合同矯治部門經(jīng)理審核，再移交董事長對合同進行審批和簽字，致使該項合同具有法律效益。另外在合同審批后，由企業(yè)雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應(yīng)要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時完成合同簽訂工作，應(yīng)避免一方先行簽字蓋章行為的出現(xiàn)。
1.3存檔與分發(fā)、交底以及工作履行
存檔：對建筑合同實施存檔備案工作，其主要依據(jù)建筑類型、功能以及簽訂時間的差異，對其進行分類存檔，以便于后期查閱。分發(fā)：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關(guān)資料信息，應(yīng)分發(fā)至企業(yè)各個部門中，在此過程中，還應(yīng)關(guān)注資料清單的執(zhí)行情況。交底：通過對合同條款細節(jié)化的闡述，使相關(guān)設(shè)計人員、施工人員以及項目負責人能夠準確地對合同內(nèi)容進行判斷，并認識到自身職責的重要性，做好建筑工程施工質(zhì)量、施工安全的強制化管理，其中，所涉及的部門由項目部門和工程部門、財務(wù)部門以及供應(yīng)部門等。工作履行：工作履行情況，對合同管理質(zhì)量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應(yīng)通過對合同注意事項明確的方式，針對合同履行中存在的矛盾糾紛問題，進行全方位控制，確保建筑工程整體施工質(zhì)量。
2合同管理風險
在企業(yè)建筑合同管理工作中，常見風險問題，主要由外部因素、對方因素以及自身因素所導(dǎo)致，其中外部因素是指：國家關(guān)于建筑行業(yè)建設(shè)方針、市場經(jīng)濟宏觀調(diào)控政策、法律法規(guī)等外界制因；對方因素是指：對方蓄意違約、對方技術(shù)水平與生產(chǎn)能力較差、財務(wù)資金周轉(zhuǎn)失衡等；自身因素是指：合同管理人員素質(zhì)水平、管理能力與企業(yè)負責人經(jīng)濟決策能力、設(shè)計水平等。上述風險制因因素的存在，促使企業(yè)在進行建筑合同管理工作中，存在準備風險、簽署風險、履行風險與管理風險4種。
2.1準備風險
合同準備階段，存在管理風險為策劃風險、調(diào)查風險和合同對象風險、談判風險、文本風險與審核風險六種。策劃風險為：合同內(nèi)容設(shè)定不符合企業(yè)發(fā)展目標、合同內(nèi)容與實際建筑項目之間出現(xiàn)嚴重偏差、對合同內(nèi)容法律問題出現(xiàn)有意規(guī)避行為；調(diào)查風險：未按照客觀公正原則、對調(diào)查對的信譽度與合同履行情況過于高估；合同對象風險：合同對象自身素質(zhì)水平不足、將合同履行能力較強的合同對象排除；談判風險：對施工材料、施工工藝以及機械設(shè)備等產(chǎn)品規(guī)格與性能考慮不周，使自身利益受損；文本風險：合同條款缺少完整性、精準性以及文字明晰性的特點，促使合同對象在合同履行期間出現(xiàn)誤解的狀況；審核風險：審核人員專業(yè)技能缺失、工作責任認識不足，使其無法發(fā)現(xiàn)合同內(nèi)容與條款中存在的風險。
2.2簽署風險
對于企業(yè)而言，在建筑合同簽署期間，也易發(fā)生相應(yīng)的風險，需引起企業(yè)管理者的高度重視，如超出規(guī)定簽署時間、印章措施、未按規(guī)定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對此，可采用企業(yè)部門職責細化、印章嚴格管理、程序化與專業(yè)化合同簽署的方式，對合同簽署風險進行有效控制，確保企業(yè)自身的經(jīng)濟利益。
2.3履行風險
合同違約風險、變更風險、轉(zhuǎn)讓風險與終止風險，是當前企業(yè)合同履行階段中較為常見的管理風險類型。針對此，應(yīng)事先做好合同對象的調(diào)查工作，結(jié)合準對象的歷史合同履行狀態(tài)，判斷其是否會在項目建設(shè)期間，出現(xiàn)合同違約與轉(zhuǎn)讓的問題，若準合同對象不符合企業(yè)經(jīng)營管理的需求，需在未開展項目建設(shè)前期，對其進行更換。同時針對合同變更與終止問題，可選用施工項目實際完成情況，實時報道原則，對項目合同進行標準化控制。
2.4管理風險
合同管理環(huán)節(jié)，存在的管理風險為：歸檔風險與執(zhí)行效果評價風險，如合同所涉及的機密泄露、合同盜用或濫用狀況頻繁出現(xiàn)、執(zhí)行評價管理體制不健全等。對此，應(yīng)采用合同不定期檢查或查閱的方式，加之對準合同對象調(diào)查和結(jié)果反饋，構(gòu)建健全且完善地評價體制，針對準合同對象出現(xiàn)的風險遺失問題進行嚴格控制。
3有效地合同管理風險解決對策
3.1風險規(guī)避
風險規(guī)避是當前企業(yè)解決合同管理風險行之有效地手段，一般適用于風險承受能力相對較差的企業(yè)中。風險規(guī)避屬于事前風險控制的方式，其主要分為試探風險承擔和拒絕風險承擔兩種形式。首先，試探風險承擔：在針對建筑工程項目合同風險防控工作中即為常見，其主要依據(jù)風險評估標準，對企業(yè)可能存在的風險進行判斷，結(jié)合合同條款的設(shè)定，判斷企業(yè)能夠承擔合同管理風險的范圍。其次，拒絕風險承擔：在針對合同管理風險評估工作中，若企業(yè)缺少風險降低的手段與能力，為了維持自身的穩(wěn)定發(fā)展，可采用拒絕簽訂合同的方式，規(guī)避合同管理風險。
3.2風險承擔
企業(yè)風險承擔手段，主要依據(jù)外界的作用，將合同管理風險控制在標準的范圍內(nèi)，在此期間，風險承擔的方式分為兩種：一種是公司擔保；另一種是風險分散。其中公司擔保為：企業(yè)在已知的情況下，無法對預(yù)期合同管理風險進行控制，而采取的風險防控手段；風險分散：企業(yè)選用合同拆分的方式，對當前企業(yè)合同管理風險進行合理分配，從而實現(xiàn)管理風險降低的目的。在企業(yè)運營活動期間，公司擔保、風險分散屬于企業(yè)常見風險防控手段，不僅可降低合同管理風險，還能促進企業(yè)經(jīng)濟利益的提升。
4結(jié)語
綜上所述，通過對企業(yè)合同管理工作的分析，可知在企業(yè)經(jīng)濟活動運營期間，合同管理屬于日常工作管理的核心內(nèi)容，同時也是企業(yè)實現(xiàn)各項工程建設(shè)的基礎(chǔ)。結(jié)合合同管理風險，采取有效地風險防控措施，可有效地降低企業(yè)經(jīng)營管理風險，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的提升，同時還可強化企業(yè)合同管理工作的重要性，促進企業(yè)整體競爭力的提高。
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作者：肖志英 單位：核工業(yè)二0八大隊