內部控制下合同全生命周期管理研究

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摘要：企業(yè)的經營活動實際是一種合同履行過程，合同的執(zhí)行是業(yè)務核心表達通道。合同從擬制開始到其履行及持續(xù)分析，整個合同管理過程涵蓋了企業(yè)管理的各個主要部分。本文基于內部控制視角分析了合同全生命周期的基本概念及面臨的風險，提出了合同全生命周期管理體系建設及平臺的搭建框架。

關鍵詞：合同管理;合同全生命周期管理;風險管理

1合同全生命周期管理的基本概念和意義

1.1合同全生命周期管理的基本概念。合同是企業(yè)從事民商事行為的書面憑據，決定了企業(yè)承擔的權利和義務以及是否能在可控范圍內有效保障自身的合法權益。合同是企業(yè)間經濟活動來往的重要依據，貫穿了企業(yè)活動的全部過程。經營活動的實質就是合同的履行過程。合同全生命周期主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同審核及簽署，后期的合同執(zhí)行、履約問題、糾紛解決、文檔管理、統(tǒng)計分析與后評估等環(huán)節(jié)。合同全生命周期管理是將合同從準備階段到終止階段的上述全部業(yè)務納入合同管理的整個過程，形成系統(tǒng)、動態(tài)的閉環(huán)管理。1.2合同全生命周期管理的意義。合同全生命周期管理體系的建立和管理系統(tǒng)的應用在實現(xiàn)風險管控的同時，帶來了一場管理的傳統(tǒng)模式變革，推動了傳統(tǒng)管理向信息化和精細化管理的轉變，通過優(yōu)化資源配置，為企業(yè)創(chuàng)造更多的管理價值，推動管理不斷創(chuàng)新。通過合同全生命周期管理體系的建立，可以幫助企業(yè)對合同風險管理思路進行梳理，并基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風險管理運作，將有關業(yè)務內容以合同為主線進行整合，進行全面分析和風險識別，在相應節(jié)點上設置控制點，達成滿足每個節(jié)點控制要求的合同流轉，從而實現(xiàn)風險管控目標。合同生命周期管理系統(tǒng)的應用和實施，能幫助企業(yè)厘清思路和抓住重點，擺脫合同管理煩雜，消耗資源的困境，合同全生命周期管理系統(tǒng)成為企業(yè)合同管理中落實各級責任機制的重要且有效的載體。目前，大多數企業(yè)通過ERP系統(tǒng)或自身的信息化建設，將各項業(yè)務納入信息化系統(tǒng)進行管理。但是信息關聯(lián)度不高，相互之間沒有或有較弱的制約，成為信息孤島。通過合同全生命周期管理系統(tǒng)的應用，可將分布于各處的信息孤島有機聯(lián)合，實現(xiàn)數據共享，從而充分實現(xiàn)數據或信息間多維度、多交互的相互印證，達到相互制約的作用。在企業(yè)經營活動的風險關鍵點上，制定滿足風險控制的制度和有關要求，并通過系統(tǒng)強制實施業(yè)務流程和數據信息按制度和要求運轉，實現(xiàn)風險管控的目標。

2合同全生命周期管理的風險點

2.1企業(yè)合同管理協(xié)調配合性風險。合同全生命周期管理應包括前期、中期和后期的各項工作環(huán)節(jié)銜接、配合和制約。目前有誤區(qū)認為合同的起草、審核和履行部門相互獨立，各管一段，因此相互缺乏溝通。管理環(huán)節(jié)的割裂使得風險不斷提高。合同在定價和談判時，法務和財務及內控往往沒有參與，易出現(xiàn)為追求經濟效益而違反國家法律法規(guī)及制度的問題。合同在審核時，各審核參與方僅只能就自己的專業(yè)角度提出意見或建議，對于一些技術性、專業(yè)性的條款缺乏審核能力且對實施的具體條件或要求并不了解或把握，有可能出現(xiàn)單方面一味強調降低風險而導致提出過于苛刻的意見或建議，使得合同不具備可操作性。合同履行過程中若發(fā)生異常情況，各部門無法統(tǒng)一同步知悉，給企業(yè)帶來經濟和法律雙重風險。企業(yè)合同管理協(xié)調性及配合性欠缺，于企業(yè)內部來說，易造成權力尋租，存在內控漏洞，于企業(yè)外部來說，存在合同條款問題及較高的法律風險。2.2企業(yè)合同執(zhí)行過程中的法律風險。大多數企業(yè)將合同管理重點放在了簽訂評審環(huán)節(jié)上，其過程是靜態(tài)的，合同管理并不全面。企業(yè)沒有實施合同履行階段的風險防控機制，從而對于后續(xù)的合同履行，糾紛處理及合同項目評估等環(huán)節(jié)缺乏過程性管控，使得合同履行環(huán)節(jié)成為法律風險和經濟損失高危所在，企業(yè)權益無法保障。2.3企業(yè)合規(guī)運行性風險。在企業(yè)實際的運行過程中，經常會遇到合同倒簽或補簽的情形，如先實際執(zhí)行，再簽合同或是實際執(zhí)行過程中補簽。這些在法律上，可能對于合同本身的法律效力無實質影響，但是從內控角度來說的話，還是存在合規(guī)風險的。比如，合同都需要經過合同評審環(huán)節(jié)，而且評審部門涉及業(yè)務、法務、財務等部門及公司管理層，先執(zhí)行后補簽或實行中補簽，都違反了關于合同管理的合規(guī)性。另外，對于一些持續(xù)性的固定性服務類合同，如事先近到期日前沒有及時確認續(xù)期或重新招標，則影響企業(yè)的日常經營，倘若為了保障服務不中斷，而被動倒簽或補簽，則存在內控管理的合規(guī)風險，嚴重者還可能產生法律風險。2.4企業(yè)財務資金管理風險。企業(yè)不同的業(yè)務板塊，涉及不同類型的合同，合同的履行與企業(yè)財務資金息息相關。如硬件銷售類合同，貨物的交付，對方的收貨并簽收確認，企業(yè)的收入確認及債權形成，收款權利的行使等一系列環(huán)節(jié)將直接影響到合同的正常履行并如期回收貨款。如服務類銷售合同，如果不實施合同項目的全生命周期管理，則不能及時跟蹤并了解合同項目的執(zhí)行情況，不能按時提請或組織對方驗收，從而把控每階段款項結算的時點，造成不能及時收回款項的風險。對于采購類合同，若不能持續(xù)關注整個采購流程，如合同簽訂，簽(驗)收和結算條件的達成，就可能給企業(yè)帶來付款結算風險。固定費用性合同，兼具周期性和持續(xù)性，如果沒有合同跟蹤管理，則不能于合同即將到期時及時提請承辦部門清理應收款或應付款，也不能提前做好合同續(xù)簽的準備，從而給企業(yè)財務資金管理帶來資金管理風險及經營風險。2.5合同管理人員風險。企業(yè)經濟活動的多樣性，會產生大量不同類型不同模式的合同，涉及眾多行業(yè)，如購銷類、金融類、土地房屋租賃類、辦公類、中介類、技術服務及其他咨詢服務類等，需要合同管理人員具備豐富的專業(yè)知識、邏輯思維和判斷能力。目前大多數企業(yè)合同管理人員配備有限，大多數不具備相關的執(zhí)業(yè)證書或職稱證書，管理水平不高，在法律審核、風險防控及責任意識方面都不夠強大，容易產生問題和風險。

3加強合同全生命周期管理的內部控制建設

3.1合同全生命周期管理內部控制建設目標。企業(yè)經濟活動涉及的合同種類繁多、形式多樣且數量較大。如果靠人工手段進行管理則艱苦而復雜，對其過程中的風險識別、防范與監(jiān)控存在著很大困難。一旦風險發(fā)生就會很難挽回。因此從企業(yè)內部管理角度來說，必須要求建立一套高效能的合同全生命周期管理體系，該體系能識別、防范和監(jiān)控合同全生命周期，最大程度的規(guī)避風險失控造成的經濟損失。3.2合同全生命周期管理內部控制建設思路。合同全生命周期管理的建設思路是將合同管理分為“合同擬制生命周期”和“合同履行生命周期”兩個層面。合同擬制生命周期是指合同管理從“檔案管理”升級為“檔案管理+合同關鍵信息管理+簽署追溯管理”，主要包括合同模板、擬制、審批、歸檔、變更和借閱板塊。合同履行生命周期是指貫通“業(yè)務—財務”數據，實現(xiàn)履約的追溯跟蹤管理和可視化管理，提升內部管理效率，主要包括收付款計劃、采銷業(yè)務集成、合同結算、合同任務、合同預警及合同風險控制板塊。3.3合同全生命周期管理內控建設內容及做法。合同全生命周期管理主要包括：根據企業(yè)業(yè)務行業(yè)特點、商業(yè)模式及管理方式等，以企業(yè)全面風險管控為目標，建立合同全生命周期管理體系，提高企業(yè)管理能力，促進企業(yè)的科學、可持續(xù)性發(fā)展。在風險管控體系框架下，對業(yè)務和風險進行梳理和識別并進行分類和評估，進一步對風險進行規(guī)劃、監(jiān)控及應對處理。從全局考慮業(yè)務流程中的風險，設置必要的控制點，對流程進行改造優(yōu)化。制定合同管理制度，根據業(yè)務特點及其風險點，梳理管理需求為系統(tǒng)軟件需求，開發(fā)與之相適應的業(yè)務及管理軟件系統(tǒng)。利用信息系統(tǒng)通過數據跟蹤、提醒、統(tǒng)計和分析等手段規(guī)范業(yè)務，從而為管理提供服務。3.4合同全生命周期管理內控系統(tǒng)框架。合同全生命周期管理的實施需要搭建一套智能的管理平臺，該平臺目標是可對流程進行靈活設置，可對規(guī)則進行自定義，通過對數據的解析及預警發(fā)送，全程監(jiān)控企業(yè)運營狀況，實現(xiàn)管理需求。其系統(tǒng)框架主要包括三個層面。第一，事務操作層。主要是指合同擬制的工作環(huán)節(jié)及節(jié)點，包括合同模板的新建、審批、使用范圍定義和模板填空定義；合同擬制的合同創(chuàng)建、合同信息、合同文本、合同評審和打印；合同簽署和歸檔的用章及存檔登記、電子簽章和影像系統(tǒng)集成；合同履行的收付款計劃、項目執(zhí)行進度，收付款進度，項目結束；合同變更的變更申請、審批、執(zhí)行、差異比較和權限控制等。第二，統(tǒng)計分析層。主要是指在第一層級執(zhí)行記錄過程的基礎上，進行多維度的分析，旨在為識別風險，評估聚焦。主要包括合同模板使用效率分析，簽訂情況分析，評審效率分析，變更情況分析，風險情況分析，進度、績效、交易和財務報表等分析。第三，風險管理層?；诓僮鲗雍头治鰧又希ㄟ^預警定義、預警監(jiān)測、消息管理、風險處理、風險評審和風險關閉管理等實現(xiàn)風險控制，從而達成合同全生命周期管理的目標和意義。3.5合同全生命周期管理內部控制落地。合同全生命周期管理內部控制建設，包括體系的建立和系統(tǒng)的應用兩個方面，都會面臨各種各樣的困難和阻力。要保障合同全生命周期管理的落地，必須要做實各項支撐工作。合同全生命周期管理要求工作流程必須覆蓋整個周期，制度文件應明確各職能部門的職責，要求對合同的全周期負責。考核監(jiān)督是檢驗和保障工作效果的手段，對于合同全生命周期來說，考核和監(jiān)督應當覆蓋全過程，在考核標準的制定上，針對各環(huán)節(jié)的重要性，分各層級分類別設置標準并進行考核。通過評比，促進整體管理水平得以提升。合同管理的執(zhí)行者和推動者是全體成員，企業(yè)應采用會議、培訓和現(xiàn)場指導檢查等方式加強隊伍建設，促進合同全生命周期管理模式全面落地，從而提升企業(yè)整體的合同管理水平。

4結語

合同全生命周期管理是對企業(yè)經營活動的無盲區(qū)全方位管控。企業(yè)以合同溝通、簽署、執(zhí)行、文檔管理、數據分析等為主線，自上而下，逐級分解，建設一套事前規(guī)劃、事中監(jiān)控和事后分析的運營架構，科學地進行業(yè)務協(xié)作和風險管控。合同全生命周期管理不僅能實現(xiàn)對合同的系統(tǒng)管理及履約質量的保障，又能對合同進行動態(tài)管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，同時還可借用信息系統(tǒng)，進行信息匯總，形成各部門在合同管理下的大數據。通過拓展合同全生命周期風險管控的廣度和深度，從而推進企業(yè)全面風險管理，給企業(yè)創(chuàng)造更多的附加值。

參考文獻

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作者:喻莉萍 單位:武漢天喻信息產業(yè)股份有限公司