事業(yè)單位合同管理中的風險和解決措施
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摘要：合同管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的一項重要內(nèi)容，它對于事業(yè)單位的正常運營發(fā)展和穩(wěn)定起著重要作用，也是事業(yè)單位改革過程中的一個重點。闡述了事業(yè)單位合同管理中存在的主要風險，并提出了相應的解決措施。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；合同管理；風險；措施
事業(yè)單位對我國的教育、科學、文化、衛(wèi)生等各項事業(yè)的發(fā)展都起著重要的基礎(chǔ)骨干作用，是促進經(jīng)濟社會協(xié)同發(fā)展，推進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量。事業(yè)單位的人事管理制度不同于一般企業(yè)，而是更近似于國家機關(guān)的聘用制度，因此簽訂事業(yè)單位聘用合同是事業(yè)單位人事管理制度的一個重要環(huán)節(jié)。
1.1缺乏經(jīng)營意識、法律意識的風險
在我國，事業(yè)單位處于半行政化、半企業(yè)化的狀態(tài)，官本位思想仍然比較嚴重，領(lǐng)導的個人意志在單位中起著非常關(guān)鍵的作用。因此管理層的經(jīng)營意識、法律意識在很大程度上影響著企業(yè)的運營，而合同正是企業(yè)經(jīng)營意識、法律意識的集中體現(xiàn)。目前在很多事業(yè)單位中都存在領(lǐng)導“一言堂”的現(xiàn)象，由于管理層經(jīng)營意識和法律意識不足，在項目的實施過程中沒有訂立合同，項目實施的可能性沒有論證，收益沒有保障，甚至存在潛藏的法律糾紛，但領(lǐng)導的一句話便可以成為項目實施的依據(jù)。這就給事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展帶來很大的隱藏危害。
1.2信息安全方面的風險
合同是商業(yè)秘密的關(guān)鍵一環(huán)，尤其是重大項目的招投標合同、技術(shù)開發(fā)合同，投融資合同，其保密性對于一個企業(yè)甚至有興衰存亡的重要性。而事業(yè)單位由于奇特殊性，奇項目的合同甚至屬于國家機密。而在企業(yè)內(nèi)外總不乏利欲熏心者，有商業(yè)對手或境內(nèi)外機密組織機構(gòu)會利用這些人通過各種途徑偷取合同信息。因此事業(yè)單位的合同信息安全風險非常之大。而在信息化時代的今天，心懷叵測者總會利用偷拍、病毒等各種不法手段讓人防不勝防。因此才互聯(lián)網(wǎng)時代下合同信息安全方面的風險尤為重要。
1.3合同訂立方面的風險
合同訂立風險指調(diào)查、談判、合同文本、審核、簽署等方面的風險。合同訂立時，可能因不負責任等原因未能對對方的主體資格進行充分調(diào)查，從而產(chǎn)生風險。合同簽訂過程中企業(yè)市場人員在法律、財務、技術(shù)等方面缺乏足夠的專業(yè)知識，或者受談判能力的限制或者對產(chǎn)品缺乏專業(yè)的認知，導致在談判中發(fā)生利益損失。事業(yè)單位合同的文本格式有專門的限制，主管部門在審查過程中須按照規(guī)定嚴格操作，但合同的經(jīng)辦人員因?qū)ι霞墕挝坏囊?guī)定了解不足，或未嚴格遵守規(guī)定，造成合同內(nèi)容不嚴謹、條款不全面等問題，就會給合同的上報審查帶來很大阻礙。在審查上可能由于審核人員的工作態(tài)度、理解偏差、專業(yè)素養(yǎng)等問題，導致合同中的不當內(nèi)容未能及時修訂。在簽署過程中經(jīng)辦人未按照合同審批權(quán)限和流程簽署就加蓋合同專用章，或超越權(quán)限進行合同簽訂，或簽署合同后私自修改內(nèi)容條款導致合同無效等風險。
1.4合同執(zhí)行方面的風險
合同執(zhí)行風險主要指履行和結(jié)算兩個方面的風險。在雙方簽訂合同后，存在一方或雙方不依約履行義務或不完全履行義務的行為；或者在義務履行中發(fā)現(xiàn)問題卻未能及時采取補救措施，導致一方或雙方的利益受損；或者在發(fā)生糾紛時處理不當，導致一方或雙方的利益受損等風險；此外在履約過程中經(jīng)常發(fā)生合同變更的情形，但部分履約的管理人員缺乏這種對合同及時變更的意識，從而導致了損失的發(fā)生。在合同結(jié)算方面，因合同經(jīng)辦部門對權(quán)責人事不充分二疏于管理，導致未能按照合同約定按期、足額結(jié)算；或者由于經(jīng)手人員較多時，未能清晰交接，從而導致結(jié)算混亂等風險。
2.1加強管理層的經(jīng)營意識、法律意識
隨著“依法治國”的理念越來越深入人心，法律意識已經(jīng)成為當前所有企事業(yè)單位管理者必須具備的基本素質(zhì)，因此也要把提高管理者的法律意識作為事業(yè)單位的一項重要發(fā)展戰(zhàn)略，以提高管理水平，適應時代變化。事業(yè)單位的改革將是當前改革大趨勢中必不可少的一環(huán)，因此加強經(jīng)營意識和法律意識勢在必行。具有高度的經(jīng)營意識和法律意識是做好市場主體的前提，也是提升合同管理水平的一個重要手段。在合同管理的過程中，要依據(jù)經(jīng)營規(guī)則辦事，訂立合法的合同，依法履行合同主體的權(quán)利和義務。
2.2提高風險防控水平
在技術(shù)層面上，要建立與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。合同的編輯、深化都應在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上根據(jù)所設(shè)計的流程進行審批。除了經(jīng)過審批的個別接口外，封閉內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的外鏈接口，以防外部網(wǎng)絡(luò)入侵，內(nèi)部機密信息外泄。并且嚴格限制解除合同信息的部門、人員，建立完善的合同管理制度，監(jiān)控合同行走的所有流程，嚴格控制歸檔保管工作。此外，要建立健全的內(nèi)控制度，明確部門職責。事業(yè)單位應當明確合同管理部門，并根據(jù)需要設(shè)置合同的審核部門，明確其他相關(guān)職能部門在合同管理各個環(huán)節(jié)的職責，并授予與之匹配的權(quán)限，明確應當承擔則責任。
2.3嚴格遵循流程辦理合同訂立業(yè)務
1）要有一套可靠的供方數(shù)據(jù)庫，可以根據(jù)需要全方位評審合同訂立方的資質(zhì)、財務信息等各方面資質(zhì)。2）要有高素質(zhì)、高效率、忠誠的市場團隊，能夠在合同訂立過程中高效地完成談判任務，以保證己方利益。3）需要有合適的合同文本。因發(fā)生經(jīng)濟關(guān)系的對象不同，其要求也可能各不相同，因此合同文本不能制定的太多死板，需要有一個浮動范圍。對于主管單位有要求的合同文本，即“標準文本”，必須按照其要求嚴格執(zhí)行，以避免審核不通過的風險。4）要嚴格按照審批流程辦事，合同審批人員不得發(fā)生越權(quán)行為。合同審批人員還應當按照審批權(quán)限認真審核合同文本，在內(nèi)容、條款、金額等涉及關(guān)鍵信息的位置要重點關(guān)注，遇到不當內(nèi)容條款要予以指出。合同經(jīng)辦部門要認真對待審核意見，及時修訂不恰當?shù)膬?nèi)容條款并重新報審。5）要加強合同印章管理工作，要由專人管理合同印章，不得私自帶出、借用合同印章，并做好印章使用記錄，并且在合同簽署環(huán)節(jié)要避免越權(quán)簽署合同的風險，嚴格審核所簽訂合同與合同簽署人員的權(quán)限是否匹配。
2.4合同執(zhí)行過程中加強溝通交流
在合同執(zhí)行過程中需要建立跟蹤調(diào)查表，合同經(jīng)辦人員要時刻注意與內(nèi)部人員實時溝通，關(guān)注可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生的新問題，并將合同履行過程中的問題及時、準確地反饋給對方，共同協(xié)商解決問題。同時，還應建立合同臺賬，及時、準確無誤地記錄收付款項和發(fā)票業(yè)務，避免出現(xiàn)結(jié)算方面的風險。
2.5建立考核追蹤制度
為確保合同的切實履行，要充分發(fā)揮單位監(jiān)察、財務、審計等多個方面的監(jiān)督作用，加強對合同管理的檢查，加強對合同管理制度的完善。對合同流程中各部門職責應當分工明確，對合同經(jīng)辦部門或相關(guān)部門出現(xiàn)的不負責任、不履行或不正確履行合同管理職責，而導致單位利益受損的現(xiàn)象，應當依據(jù)制度進行追責處罰，并及時修正，避免造成更大損失。
3結(jié)論
合同管理工作是衡量一個企業(yè)綜合管理水平的重要指標，是事業(yè)單位正常運營發(fā)展的重要手段，也是事業(yè)單位需要加強管理的一項重點。做好合同管理工作，對于加強內(nèi)部管理，提高經(jīng)營管理水平，提升市場競爭力具有非常重要的意義。事業(yè)單位應當在思想意識、內(nèi)部管理等方面做好相應工作，及時發(fā)現(xiàn)所存在的問題并做好解決措施，以提高風險防范能力。
參考文獻
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作者:王曉宇 單位:鄭州市經(jīng)緯廣場