互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用服務(wù)工作變革思考

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摘要：當前，各級各類檔案部門開展了大量的數(shù)字化工作，但是數(shù)字化成果應(yīng)用效果不理想?！?a href="http://m.saumg.com/lunwen/hlwdslw/139390.html" target="_blank">互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，使得人們的信息意識、信息獲取能力和途徑、檔案本身以及檔案工作所處的環(huán)境發(fā)生了變化。變革的同時伴隨著機遇，要把握機遇，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，需要重新定義檔案利用服務(wù)工作，發(fā)掘其長尾市場，并且依托新媒體讓檔案走進大眾日常生活，在安全、保密的基礎(chǔ)上實現(xiàn)最大限度的開放和共享。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案利用服務(wù)；信息資源開發(fā)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案信息化的最終目標和檢驗標準是要促進檔案信息的廣泛流動、分享和使用?！靶畔⒌氖褂么嬖谶呺H收益遞增性，即信息/數(shù)據(jù)只有在流動、分享中才能產(chǎn)生價值，流動的范圍越大，分享的人群越多，價值越大?！盵1]實現(xiàn)檔案信息最大程度的流動、分享和使用，才能最大程度地發(fā)揮檔案價值。

一、傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)工作的局限

傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)工作具有很大的局限性和被動性，往往建立在“坐等上門，你查我找”的狀態(tài)，通過嚴格的申請與審批流程后，在特定的情況與環(huán)境下，服務(wù)于特定的用戶。檔案信息始終掌握在檔案管理部門手中，服務(wù)對象僅限于前來查檔的、符合相應(yīng)要求的現(xiàn)實用戶。雖然近年來在檔案信息化浪潮中，在國家檔案局等部門各項政策鼓勵下，檔案數(shù)字化工作開展得如火如荼，積累了大量的數(shù)字化檔案信息資源，但是服務(wù)力度和情況仍然不盡如人意。筆者通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽的方式，調(diào)研了我國23個省、4個直轄市、5個自治區(qū)，共32個檔案信息門戶網(wǎng)站。截至2019年2月底，這些門戶網(wǎng)站中提供目錄檢索與著錄信息的僅17個，提供全文檢索與閱讀的僅3個，雖然部門檔案館有“檔案薈萃”“專題檔案”“網(wǎng)上展廳”之類的欄目，但是基本只展示少量圖片。檔案利用服務(wù)工作沒有得到實質(zhì)化的提升，“社會認知度較低，服務(wù)創(chuàng)新能力較弱，內(nèi)容質(zhì)量較差，用戶活躍度較低”[2]“四座大山”仍然存在。長此以往，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的沖擊下，檔案工作將舉步維艱。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的變革

（一）信息意識的改變，促進檔案部門主動作為“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息的獲取和傳播變得簡單而快速，人們的信息需求不斷地得到滿足，工作、生活中的很多問題也在信息的獲取和處理中得到快速解決。正是這種受益，使得人們意識到信息的重要性，新的信息需求不斷涌現(xiàn)，對信息的敏感力和洞察力也不斷提升。在這樣的沖擊下，一味宣傳和告知人們“檔案具有重要價值”的方法已經(jīng)難以實現(xiàn)認同。“如果檔案服務(wù)部門仍固守傳統(tǒng)的檔案思維，沿用傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，那么檔案將失去其存在的意義，檔案服務(wù)也將無務(wù)可服。”[3]相反，檔案相關(guān)部門只有將檔案信息足夠多地推送到人們眼前，引起關(guān)注，甚至引導(dǎo)其共同開發(fā)、傳播，才能促使檔案信息在流通與處理中得到社會認可。

（二）信息獲取能力和途徑的改變，促使檔案部門改變工作模式“人們獲取信息的能力隨著信息技術(shù)的進步和發(fā)展而得到不斷的提高。”[4]電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展之前，人們主要通過語言交流、書籍、雜志、電報、電話、電視等通訊工具獲取信息。信息獲取途徑的局限性，造成了時間和空間的限制，使得信息獲取效率極低。隨著電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，人們逐漸從依賴專業(yè)人員進行搜索、指引、提供信息，到主動地提取關(guān)鍵詞、自行搜索發(fā)掘，再到面對海量信息快速進行篩查與過濾，人們的信息獲取能力不斷增強。加之信息源巨大，信息的易獲取性已經(jīng)成為決定是否獲取相應(yīng)信息的首要因素。在此沖擊之下，檔案部門傳統(tǒng)的“層層審批、你查我找”的工作模式顯然難以維系，檔案部門目前只公開部分目錄數(shù)據(jù)、專題展覽形式單一、粗略的信息化成果，難以引起關(guān)注和重視。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”擴大了檔案征集的外延正如馬云在阿里巴巴的一封內(nèi)部郵件中所判斷的：“我們正在從以控制為出發(fā)點的IT（信息技術(shù)）時代，走向以激活生產(chǎn)力為目的的DT（數(shù)據(jù)技術(shù)）時代。”[5]在DT（數(shù)據(jù)技術(shù)）時代，檔案的概念本身也泛化了，大檔案觀念逐步形成。在“存量電子化，增量數(shù)字化”的信息化進程中，檔案“數(shù)據(jù)化”越來越引起人們重視，尤其是在油氣地質(zhì)檔案等專業(yè)檔案領(lǐng)域，科研人員需要數(shù)字化的成果報告、各類測井綜合圖滿足跨時間、空間的查看，更需要數(shù)據(jù)化的測井、錄井數(shù)據(jù)等，實現(xiàn)信息重組、圖件重繪等。另外，“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來了跨界融合，網(wǎng)站數(shù)據(jù)、社交媒體數(shù)據(jù)、個人日志等網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也逐漸被納入檔案數(shù)據(jù)的范疇，使檔案的外延不斷擴大。在這樣的沖擊下，檔案部門需要樹立“大檔案”的管理思維，改革和調(diào)整檔案工作方式與目標，變革檔案工作收、管、用等環(huán)節(jié)的工作思維與模式。

（四）“互聯(lián)網(wǎng)+”給檔案工作所處環(huán)境帶來的改變“信息公開，即向公眾提供已公開和可公開的現(xiàn)行文件及已開放和可開放的檔案，已經(jīng)成為我國政治文明建設(shè)的重要組成部分，成為社會進步的重要潮流?！盵6]開放、良好的政策環(huán)境給檔案利用服務(wù)工作帶來了機遇。在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案信息主要來自并集中于特定的組織群體，由檔案部門進行統(tǒng)一管理和提供利用服務(wù)，交互方式相對單一，服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容具有較強的針對性。進入互聯(lián)網(wǎng)時代，在“三位一體”的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，每個人都可能是檔案信息的使用者，又是生產(chǎn)者和傳播者。檔案利用服務(wù)交互方式更加復(fù)雜，公眾對檔案利用服務(wù)的多樣性、準確性、便捷性、新穎性等有了更高的要求，對檔案信息價值及其呈現(xiàn)方式的期待值上升，容忍度下降，給檔案利用服務(wù)工作帶來了巨大的沖擊。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用服務(wù)工作的重點

需要看到的是，不僅僅是檔案工作面臨“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的沖擊，各行各業(yè)，政府、企事業(yè)單位都面臨著巨大的挑戰(zhàn)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+營銷”實現(xiàn)了企業(yè)與消費者的交互，實現(xiàn)了目標人群的準確定位和對小眾用戶的開發(fā)；“互聯(lián)網(wǎng)+金融”提升了支付清算效率和形成了完善的征信系統(tǒng)，適應(yīng)了當前資金需求小型化、大眾化的發(fā)展特點，擴大了傳統(tǒng)金融的供給方式，朝著“隨身獲得金融服務(wù)”方向發(fā)展。大量成熟的案例，不僅在無形中使廣大群眾養(yǎng)成了互聯(lián)網(wǎng)信息獲取、使用的習(xí)慣，還使得大眾對于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用”有更多的期待和更高的接受度。而檔案利用服務(wù)工作如何抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”機遇，實現(xiàn)自我革新、轉(zhuǎn)型升級，則是必須深入思考的問題。

（一）以人為本，重新定義檔案利用服務(wù)工作“‘互聯(lián)網(wǎng)+’環(huán)境下，被動式的服務(wù)理念已逐漸被各行各業(yè)所拋棄，取而代之的是主動式的服務(wù)理念?！盵7]主動式服務(wù)理念的中心思想是“以人為中心”，重新定義檔案利用服務(wù)工作，使之最大限度地滿足并激發(fā)用戶的信息需求。此即必須明確檔案工作的價值，不僅局限于傳統(tǒng)的為領(lǐng)導(dǎo)層面、特定人員提供憑證參考，還應(yīng)“對政府部門的治安管理、企事業(yè)單位的商業(yè)決策、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等發(fā)揮重要的信息支持作用”[8]；不僅局限于被動滿足上門查閱者的利用需求，更要主動為社會大眾提供檔案信息資源，既滿足娛樂休閑的信息需求，又滿足增長知識見聞的信息需要；充分尊重不同群體的多樣信息需求與信息權(quán)力，“積極踐行以人為本的核心服務(wù)觀，為用戶提供一個廣泛參與、社會協(xié)同的開放型空間，解決用戶的顯性需求，激發(fā)他們的隱性需求，促進檔案服務(wù)的縱深發(fā)展”[9]。

（二）開放共享，發(fā)掘檔案利用服務(wù)的長尾市場在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)工作中，“各級檔案館以自身為中心進行孤立、封閉式管理，在一定程度上，檔案的利用和服務(wù)缺乏廣泛性與普遍性，受眾面小”。[10]并且按照管理權(quán)限等提供查詢和利用的方式，開放共享程度有限，即便是上門查閱的用戶，能接觸到的檔案也有限，缺乏選擇的空間和機會，難以激發(fā)出隱性需求。互聯(lián)網(wǎng)憑借其強大的資源整合、技術(shù)融合、信息與交互等功能，給檔案利用服務(wù)帶來了前所未有的機遇。一方面依托強大的資源整合與存儲功能，提供一個無限的“貨架空間”，實現(xiàn)海量的數(shù)字化檔案資源處于可用狀態(tài)；另一方面依托強大的運算及信息與交互等功能，提供便捷的檢索方法、實時的在線瀏覽、友好的用戶互動體驗，使海量的數(shù)字化檔案資源處于易用狀態(tài)。用戶能看的越多，感興趣的就越多。當沖破傳統(tǒng)的、煩瑣的檔案查閱限制，面向極其高效、便捷的搜索與利用方式時，檔案意識和需求都將得到進一步的激發(fā)，檔案的價值也將在共享中，實現(xiàn)最大化。

（三）依托新媒體，讓檔案走進大眾日常隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的深入，“三微一端”（微博、微信、微視頻和客戶端）逐漸成為人們必不可少的信息獲取、和共享交流的平臺。加強檔案信息資源的開發(fā)集成，將這些新媒體用戶范圍廣、傳播途徑多、成本低廉等的相關(guān)優(yōu)勢，與檔案信息資源豐富、內(nèi)容真實可靠等資源優(yōu)勢強強聯(lián)合?！傲⒆阕陨眇^藏資源，發(fā)揮集體智慧，在實踐中明確自身定位，清楚自己的功能、性質(zhì)以及服務(wù)對象，結(jié)合自身實際，開設(shè)有特色的個性化欄目，面向公眾提供服務(wù)。”[11]針對當前用戶偏好圖文并茂、短小精煉、更新及時等的信息獲取習(xí)慣，相關(guān)檔案部門要對平臺進行及時的更新，盡可能地呈現(xiàn)更多的內(nèi)容；同時支持檢索、訂閱與在線咨詢，確保在用戶需要時能夠及時提供相關(guān)信息和服務(wù)；鼓勵用戶通過客觀的點評、討論、注釋說明、補充、轉(zhuǎn)載等方式進行二次傳播，擴大受眾面，增加信息流動性和交互性；依托大眾常用的新媒體平臺，讓檔案盡可能地走進大眾日常。

（四）做好安全、保密工作，堅守檔案工作底線安全、保密是檔案工作的底線之一。開放和共享是在安全、保密基礎(chǔ)上的、有條件的開放和共享。處理好兩者的關(guān)系，不僅需要國家層面、各級檔案機構(gòu)層面的相關(guān)立法與政策細則，加之軟硬件的防護，更需要與個人征信相結(jié)合，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+信用”所建立起來的完善、可靠的互聯(lián)網(wǎng)誠信體系。用戶的檔案利用情況既受個人征信情況影響，又被納入到個人征信體系中去，以加強“互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用服務(wù)”環(huán)境下，檔案信息的安全、保密。不論檔案內(nèi)涵、外延以及檔案的傳播交互形式如何變化，其作為真實的歷史記錄的本質(zhì)始終不變。這是檔案信息區(qū)別于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的真假難辨、泛濫成災(zāi)最大的優(yōu)勢和核心競爭力。

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作者：孫沁 單位：中國石化石油勘探開發(fā)研究院