高校智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)

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1傳統(tǒng)資產(chǎn)管理工作存在的主要問題

多年來(lái)國(guó)有資產(chǎn)管理工作一直是高校管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，高校通常采取四級(jí)管理模式，頂層管理機(jī)構(gòu)一般虛設(shè)（少數(shù)學(xué)校為實(shí)體但力量弱），各管理機(jī)構(gòu)名稱和職能分工差異很大，管理基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范，資產(chǎn)安全控制體系尚不完善，信息化程度低，資產(chǎn)狀態(tài)不可實(shí)時(shí)監(jiān)控、回溯，監(jiān)管審查后知后覺。以往的國(guó)有資產(chǎn)管理方式，由手工記錄到電子表格，再到網(wǎng)絡(luò)版的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，往往存在如下問題：（1）設(shè)備閑置率居高不下。由于個(gè)別學(xué)科方向或課題組在采購(gòu)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備時(shí)考慮的是本學(xué)科方向或課題組對(duì)該設(shè)備的急需性，因此設(shè)備的使用會(huì)集中在某一個(gè)或者某幾個(gè)時(shí)間段，在其余大部分時(shí)間里設(shè)備長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)。這樣既不利于設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)，同時(shí)也會(huì)浪費(fèi)設(shè)備所占用的公共資源。（2）實(shí)驗(yàn)室資源信息整合度較低。學(xué)院或系部?jī)?nèi)由于相互之間對(duì)于設(shè)備的管理界面化和條塊化過(guò)于明顯，因此信息整合度相對(duì)較低，同時(shí)一直沿用傳統(tǒng)的管理模式，增加了人力資源成本，降低了管理效率[2]。（3）報(bào)廢程序繁復(fù)，致使資產(chǎn)管理?xiàng)l理不清。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的報(bào)廢，只需填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表及明細(xì)”即可，但上級(jí)批復(fù)時(shí)會(huì)出現(xiàn)部分報(bào)廢情況，這樣就會(huì)導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)報(bào)廢，造成資產(chǎn)情況不明，無(wú)法有序管理。（4）不能對(duì)大型儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)監(jiān)控。大型儀器設(shè)備是高校教學(xué)、科研的重要條件和基本手段，是培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才的有力保障，在一定程度上能夠體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)能力和科研環(huán)境[3-4]。如何充分發(fā)揮大型儀器設(shè)備的效能，將是資產(chǎn)管理的一道難題。

2智慧化資產(chǎn)管理的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

2.1建設(shè)目標(biāo)。“集約、先進(jìn)、靈活、擴(kuò)展”的建設(shè)目標(biāo)，既滿足現(xiàn)場(chǎng)資產(chǎn)管理需要，又確保能為管理創(chuàng)新提供支撐。2.2建設(shè)內(nèi)容。對(duì)全部資產(chǎn)進(jìn)行全面監(jiān)管，資產(chǎn)的新增、異動(dòng)、調(diào)撥、報(bào)廢信息實(shí)時(shí)同步，資產(chǎn)條碼升級(jí)成二維碼；無(wú)紙化審批，手持式盤點(diǎn)，資產(chǎn)、房間、部門多維度管理；待辦任務(wù)智能提醒，短信、公眾號(hào)、電話多重模式結(jié)合，通過(guò)手機(jī)真正實(shí)現(xiàn)即掃即得，即得即用。2.3實(shí)現(xiàn)功能。智慧資產(chǎn)管理從架構(gòu)上來(lái)分為PC端與手機(jī)端。PC端為服務(wù)管理端，手機(jī)端是采用微信小程序?qū)崿F(xiàn)的類APP應(yīng)用。具體管理業(yè)務(wù)包含資產(chǎn)掃描、資產(chǎn)管理、資產(chǎn)盤點(diǎn)、及個(gè)人中心4大部分。2.3.1資產(chǎn)掃描。資產(chǎn)掃描作為智慧資產(chǎn)管理系統(tǒng)的最重要的環(huán)節(jié)部分，其使用率極高，每一資產(chǎn)都有其特有的身份標(biāo)簽，資產(chǎn)掃描的對(duì)象是二維碼或包含RFID的標(biāo)簽，二維碼或標(biāo)簽包含三類：（1）資產(chǎn)卡片二維碼。微信小程序掃描此類二維碼，會(huì)詳細(xì)列示出此資產(chǎn)的卡片信息，及資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話，可以在資產(chǎn)核查時(shí)上報(bào)資產(chǎn)異動(dòng)，方便“物歸原主”。（2）房間資產(chǎn)二維碼。微信小程序掃描到此類二維碼，會(huì)顯示出此房間所屬部門、房間面積、資產(chǎn)總數(shù)、聯(lián)系人，房間二維碼只有房管資產(chǎn)管理員及上級(jí)部門人員可以查看并掃描到信息。（3）部門資產(chǎn)二維碼。同房間二維碼類似，通過(guò)掃描識(shí)別部門的二維碼，可以詳細(xì)了解部門各級(jí)資產(chǎn)，部門下轄每個(gè)房間的資產(chǎn)，包括資產(chǎn)總值、各房間的資產(chǎn)值及資產(chǎn)數(shù)量統(tǒng)計(jì)表。2.3.2資產(chǎn)管理。（1）新建調(diào)撥。資產(chǎn)的調(diào)撥必須從手機(jī)端發(fā)起，在手機(jī)端輸入資產(chǎn)的調(diào)入及調(diào)出的機(jī)構(gòu)或部門、調(diào)撥理由、申請(qǐng)調(diào)撥人的電子簽名，然后提交給上級(jí)資產(chǎn)負(fù)責(zé)人審批。（2）調(diào)撥管理。調(diào)撥管理主要負(fù)責(zé)針對(duì)手機(jī)端提交的調(diào)撥單進(jìn)行審核及簽批，資產(chǎn)的調(diào)撥狀態(tài)有：調(diào)撥申請(qǐng)（待審批）、調(diào)撥審批流程中（審批中）、調(diào)撥完成（已完成）及調(diào)撥單審批不通過(guò)狀態(tài)（已駁回）。調(diào)撥申請(qǐng)單在未提交前，當(dāng)前編制用戶可以進(jìn)行修改，一旦調(diào)撥單提交審批，則修改變?yōu)榛疑豢蓤?zhí)行狀態(tài)。當(dāng)提交的調(diào)撥單被上級(jí)駁回時(shí)，在APP端，會(huì)顯示審批人員的駁回理由，原申請(qǐng)人即調(diào)撥編制人，可以針對(duì)此調(diào)撥單再次修改，再次提交。審批環(huán)節(jié)可以進(jìn)行工作流配置，審批的流程、參與部門、審批人等都可以通過(guò)服務(wù)端進(jìn)行工作流配置。（3）資產(chǎn)異動(dòng)。手機(jī)端提供了方便的上報(bào)資產(chǎn)異動(dòng)功能，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某資產(chǎn)存放地點(diǎn)異常時(shí)，可以通過(guò)資產(chǎn)掃碼進(jìn)行二維碼掃描，在所列示的資產(chǎn)卡片中顯示出此資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系電話及資產(chǎn)詳情，可以通過(guò)聯(lián)系電話告之資產(chǎn)負(fù)責(zé)人異動(dòng)情況，同時(shí)通過(guò)手機(jī)端拍照上傳資產(chǎn)異動(dòng)詳細(xì)，針對(duì)歷史異動(dòng)情況，在異動(dòng)上報(bào)右上角提供了“查看歷史”按鈕，可以直觀地看到資產(chǎn)的歷史異動(dòng)詳情。（4）新建報(bào)廢。資產(chǎn)報(bào)廢分二類：一類是手機(jī)端收到服務(wù)器端推送過(guò)來(lái)的報(bào)廢警示信息而進(jìn)行報(bào)廢申請(qǐng)操作；一類是資產(chǎn)負(fù)責(zé)人主動(dòng)申請(qǐng)?zhí)峤毁Y產(chǎn)報(bào)廢。服務(wù)器端會(huì)依據(jù)資產(chǎn)使用年限及資產(chǎn)已使用年限進(jìn)行報(bào)廢提醒。申請(qǐng)人提交報(bào)廢申請(qǐng)必須輸入報(bào)廢理由。報(bào)廢單需要通過(guò)電子簽章進(jìn)行審批。（5）報(bào)廢管理。報(bào)廢的操作流程與調(diào)撥類似，在狀態(tài)方面同樣分為：報(bào)廢申請(qǐng)?zhí)峤唬ù龑徟?、?bào)廢審批流程中（審批中）、報(bào)廢已批復(fù)（已完成）及報(bào)廢單審批不通過(guò)（已駁回）。報(bào)廢申請(qǐng)單在未提交前及已駁回后，可以進(jìn)行編輯及修改，審批中的報(bào)廢單，編制人無(wú)法進(jìn)行修改，但可以查看報(bào)廢單的審批進(jìn)度。2.3.3資產(chǎn)盤點(diǎn)。（1）新建盤點(diǎn)事項(xiàng)。資產(chǎn)盤點(diǎn)既可以由手機(jī)端發(fā)起，也可以由計(jì)算機(jī)終端發(fā)起。針對(duì)每次盤點(diǎn)任務(wù)，必須建立一個(gè)盤點(diǎn)事項(xiàng)。盤點(diǎn)事項(xiàng)包含：盤點(diǎn)事項(xiàng)名稱、開始時(shí)間及結(jié)束時(shí)間。（2）盤點(diǎn)管理。盤點(diǎn)管理包含資產(chǎn)盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人所轄的全部資產(chǎn)，盤點(diǎn)狀態(tài)分為：待盤點(diǎn)、異動(dòng)、已盤點(diǎn)，每一類盤點(diǎn)資產(chǎn)都統(tǒng)計(jì)出盤點(diǎn)的總資產(chǎn)額及資產(chǎn)總數(shù)，以便指導(dǎo)盤點(diǎn)事項(xiàng)進(jìn)行。盤點(diǎn)可以通過(guò)手機(jī)APP便捷完成，打開盤點(diǎn)管理，進(jìn)入待盤點(diǎn)資產(chǎn)，啟動(dòng)盤點(diǎn)掃描，可以連續(xù)不間斷地對(duì)各房間資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，無(wú)異動(dòng)的資產(chǎn)盤點(diǎn)后自動(dòng)列示在已盤點(diǎn)資產(chǎn)列表中。2.3.4個(gè)人中心。（1）修改手機(jī)號(hào)。為了應(yīng)用的安全，APP端提供了驗(yàn)證碼登錄及密碼登錄二種模式。通過(guò)修改手機(jī)號(hào)功能，登錄用戶可以修改變更自己的已注冊(cè)手機(jī)號(hào)，但前提是原手機(jī)能收到正確的驗(yàn)證碼，以便完成有效性驗(yàn)證。（2）修改密碼。用戶通過(guò)輸入原密碼、確認(rèn)原密碼、輸入新密碼、點(diǎn)擊保存提交等步驟完成修改密碼操作。（3）申領(lǐng)二維碼。當(dāng)資產(chǎn)的二維碼破損需要重新申請(qǐng)時(shí)，可使用此功能向管理員發(fā)起二維碼打印更換申請(qǐng)。（4）歷史記錄。系統(tǒng)可顯示本人在手機(jī)端針對(duì)資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、異動(dòng)上報(bào)、掃碼等歷史記錄。記錄顯示近一個(gè)月最多100條歷史記錄，點(diǎn)擊條目可查看詳情。2.3.5大型儀器設(shè)備管理。近年來(lái)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，為高校儀器開放管理提供了更多的可行性方案，在用戶端與儀器端日益智能化的基礎(chǔ)上，賦予共享平臺(tái)上的“人”與“物”之間更多的交互方式[5]。實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備智慧化管理，基于智能終端共享儀器使用權(quán)限驗(yàn)證，彈出使用說(shuō)明和維護(hù)維修聯(lián)系方式，以及設(shè)備使用預(yù)約服務(wù)等內(nèi)容，更好地為學(xué)校教學(xué)科研服務(wù)。

3結(jié)語(yǔ)

系統(tǒng)投入使用，可顯著提高高校資產(chǎn)管理工作效率，大大節(jié)約人力和物力成本，同時(shí)在提升儀器設(shè)備使用效率方面起到促進(jìn)作用[6]。真正實(shí)現(xiàn)不同類型資產(chǎn)的生命周期閉環(huán)管理，讓校園資產(chǎn)真正的“活”起來(lái)，資產(chǎn)管理者可以實(shí)時(shí)了解資產(chǎn)在哪里、誰(shuí)在用、現(xiàn)在是什么狀態(tài)、哪些正在閑置、哪些即將報(bào)廢、是否存在重復(fù)購(gòu)買等信息，實(shí)時(shí)掌握資產(chǎn)的真實(shí)狀態(tài)，提升管理服務(wù)質(zhì)量。

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作者:石鑫磊 張?chǎng)?單位:首都醫(yī)科大學(xué)