工程建設(shè)單位檔案管理問題分析

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【摘要】檔案資料主要是在進(jìn)行工程作業(yè)的過程當(dāng)中對具體的內(nèi)容信息進(jìn)行記錄，設(shè)計(jì)到政治經(jīng)濟(jì)以及科技文化等各個(gè)方面，起到啟迪后人和傳承的作用。在工程建設(shè)當(dāng)中，檔案主要是對工程建設(shè)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行記錄，主要關(guān)系到具體的施工情況以及工程的維護(hù)情況，對檔案進(jìn)行妥善管理具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)單位；檔案管理；問題分析

隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，城市的快速發(fā)展各種類型的工程建設(shè)隨之興起，人們對工程建設(shè)的質(zhì)量提出了更高的要求[1]。在工程建設(shè)的過程當(dāng)中，工程檔案是對建設(shè)過程的詳情進(jìn)行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)建設(shè)結(jié)果的重要方式。因此在具體的工作過程中，工程建設(shè)單位對檔案進(jìn)行妥善管理具有重要的意義。但是在實(shí)際的管理工作過程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問題，會(huì)對管理的效果產(chǎn)生不良的影響。本文對工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的相關(guān)問題進(jìn)行分析，具體內(nèi)容如下。

1工程檔案的內(nèi)容以及含義

在工程建設(shè)的活動(dòng)當(dāng)中，對具有實(shí)際價(jià)值的相關(guān)材料和內(nèi)容采用文字、影響或者是圖表的方法進(jìn)行記錄保存，便于后續(xù)的工作者能夠利用檔案進(jìn)行參考，吸取有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善工程建設(shè)的工作[2]。檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個(gè)過程當(dāng)中，能夠被人們進(jìn)行研究和利用的一種信息資源，對工程建設(shè)活動(dòng)當(dāng)中的具體過程以及達(dá)到的成果能夠進(jìn)行直接的反應(yīng)。工程檔案具有一般性，因?yàn)槠渲饕菍υ嫉男畔⑦M(jìn)行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設(shè)過程的憑證；但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設(shè)所記錄的工程信息不同，因此所能進(jìn)行參考的經(jīng)驗(yàn)也有所不同。由此可見工程檔案是對工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理的過程中的一個(gè)重要部分。

2目前檔案管理中所存在的問題

由于受到各方面因素的影響，在目前的檔案管理工作中還存在著不少問題，對檔案管理的過程產(chǎn)生不良的影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1管理的意識比較單薄

在具體的工作過程當(dāng)中，部分管理工作人員認(rèn)為檔案管理只是將工程建設(shè)過程中的內(nèi)容進(jìn)行簡單的記錄，因此當(dāng)工程建設(shè)工作完成之后，檔案只是記錄了相關(guān)的數(shù)據(jù)、施工的進(jìn)度以及用料等，但是對大部分有用的信息卻沒有進(jìn)行具體的總結(jié)分析，在后續(xù)的工作過程當(dāng)中當(dāng)工作人員需要尋找檔案進(jìn)行參考時(shí)，往往找不到真正有用的信息，也無法對一些需要用到的數(shù)據(jù)來源進(jìn)行具體的最終，最終影響了檔案的質(zhì)量。除此之外，檔案的記錄還存在著造價(jià)的情況，從而造成檔案記錄和實(shí)際過程的差距較大，造成該種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因主要是因?yàn)樵诮ㄔO(shè)的工作過程當(dāng)中有時(shí)投資者和施工人員為了更快的完成工程的驗(yàn)收工作，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行隱瞞或者夸大，從而造成了檔案真實(shí)性的缺失。

2.2管理的機(jī)制不健全和管理技術(shù)相對落后

在實(shí)際的建設(shè)過程當(dāng)中，檔案記錄的時(shí)間和建設(shè)的時(shí)間往往不是同步的，這主要是因?yàn)楣芾頇C(jī)制不健全所造成的現(xiàn)象，這樣會(huì)導(dǎo)致建設(shè)過程中關(guān)鍵性的信息未能及時(shí)進(jìn)行記錄而確實(shí)，不僅會(huì)對管理工作的有序進(jìn)行造成嚴(yán)重的影響，也會(huì)對建設(shè)的工作以及日后的維護(hù)造成不良的影響。在管理技術(shù)方面，部分落后的地區(qū)還是采用紙質(zhì)的方式來記錄檔案，傳統(tǒng)的檔案記錄管理容易造成檔案的損壞，其管理的效率較低，在檔案保存方面也具有較大的難度。在較為發(fā)達(dá)的地區(qū)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了使用電子檔對檔案進(jìn)行存檔記錄，但是在管理歸類方面還較為混亂，缺乏一定的延續(xù)性以及統(tǒng)一性，會(huì)對管理的工作產(chǎn)生不良的影響。

3解決措施

針對目前在工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的問題，可以采取以下措施進(jìn)行處理。

3.1增強(qiáng)管理工作人員的管理意識

在對工程建設(shè)單位檔案管理的過程當(dāng)中，需要提高管理工作人員的管理意識。相關(guān)部門可以定期舉行培訓(xùn)活動(dòng)對管理工作人員進(jìn)行管理技能培訓(xùn)，讓管理工作人員能夠意識到檔案管理對工程建設(shè)的重要性，在進(jìn)行檔案管理的過程中除了對相關(guān)信息進(jìn)行記錄之外，還需要總結(jié)具有實(shí)際意義的信息并進(jìn)行具體的記錄，從而能夠有效幫助后續(xù)的工作人員參考工程建設(shè)的檔案，為以后的建設(shè)工作提供更有效的參考幫助。

3.2建立健全檔案管理的機(jī)制

在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中，需要完善相關(guān)的管理機(jī)制。在進(jìn)行檔案記錄的過程中要對檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據(jù)工程建設(shè)的進(jìn)度對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄，特別是對重要的信息進(jìn)行及時(shí)的整理和收集，并進(jìn)行歸納和總結(jié)，根據(jù)管理機(jī)制的要求對檔案記錄的內(nèi)容進(jìn)行具體的完善，保證建設(shè)進(jìn)度和檔案管理的進(jìn)度能夠同時(shí)進(jìn)行，確保檔案管理的質(zhì)量。

3.3提高管理技術(shù)

對于管理方式較為落后的地區(qū)，需要加大經(jīng)濟(jì)投入引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備來幫助工作人員對檔案進(jìn)行管理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，按照內(nèi)容和建設(shè)的項(xiàng)目類別來對檔案進(jìn)行分類管理。而在經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，則要對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類，確保管理的統(tǒng)一性和延續(xù)性，讓管理的工作能夠有序的進(jìn)行，幫助工作人員能夠利用檔案進(jìn)行系統(tǒng)的參考，進(jìn)一步完善工程建設(shè)的工作技術(shù)和質(zhì)量。

4小結(jié)

工程建設(shè)單位中，檔案管理具有重要的意義，檔案能夠?qū)ㄔO(shè)過程中的重要數(shù)據(jù)和關(guān)鍵信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，幫助建設(shè)工作人員對檔案進(jìn)行更好的參考，從而進(jìn)一步完善工程建設(shè)的工作。在本文的研究中發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中還存在不少問題，需要采用適當(dāng)?shù)姆椒▽芾砉ぷ鬟M(jìn)行完善，才能達(dá)到更好的檔案管理效果。

參考文獻(xiàn)

[1]潘運(yùn)方.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料檢查審核審查工作的探討[J].廣東水利水電,2019(4):88-91.

[2]李翔.工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問題及解決措施研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2018,15(13):74+76.

作者：吳鏡鏡 單位：江蘇興力建設(shè)集團(tuán)有限公司監(jiān)理咨詢分公司