勘察設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)檔案管理

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勘察設(shè)計(jì)單位在日常工作中會(huì)產(chǎn)生各種勘察檔案，對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的管理，既能夠提升管理效率，又能夠使這些檔案為今后的項(xiàng)目建設(shè)提供依據(jù)和參考。

一、勘察設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.工程設(shè)計(jì)檔案具有綜合性。

綜合性主要指的是一個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的材料以及載體的多樣性，在建設(shè)項(xiàng)目中，設(shè)計(jì)檔案的主要內(nèi)容包括有設(shè)計(jì)過(guò)程中的報(bào)告、方案以及項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)專業(yè)的計(jì)算書(shū)等文件材料以及各種圖紙。地質(zhì)勘查工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案，還產(chǎn)生著大量的專業(yè)電子文件，這些都是在施工的過(guò)程中形成的，是整個(gè)施工過(guò)程的重要原始記錄。

2.工程設(shè)計(jì)檔案具有階段性。

根據(jù)不同的設(shè)計(jì)階段形成的設(shè)計(jì)檔案，分為設(shè)計(jì)依據(jù)以及設(shè)計(jì)成果。設(shè)計(jì)前期，項(xiàng)目的批文、任務(wù)書(shū)、合同書(shū)以及設(shè)計(jì)過(guò)程中相應(yīng)的條件和要求、地勘報(bào)告等文件，都是設(shè)計(jì)依據(jù)。而在設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)以及相應(yīng)的設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、概算書(shū)、預(yù)算書(shū)、圖紙校審資料和施工設(shè)計(jì)圖等都是設(shè)計(jì)成果。

3.工程設(shè)計(jì)檔案具有專業(yè)性。

在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，每個(gè)階段的設(shè)計(jì)文件都是和相應(yīng)的專業(yè)相連接的，可以說(shuō)，設(shè)計(jì)工作是一項(xiàng)專業(yè)化的活動(dòng)，而設(shè)計(jì)文件資料則既具有項(xiàng)目建設(shè)總體特點(diǎn)，又具有本專業(yè)的特點(diǎn)。在設(shè)計(jì)的過(guò)程中，每個(gè)專業(yè)之間是相互獨(dú)立的，但又存在著必然的聯(lián)系。

4.工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)目多。

通常情況下，項(xiàng)目建設(shè)前期的準(zhǔn)備階段較長(zhǎng)，但是形成的檔案數(shù)量較少。在設(shè)計(jì)階段會(huì)產(chǎn)生較多數(shù)量檔案，尤其是大型的工程項(xiàng)目，圖紙會(huì)多達(dá)幾百?gòu)?。因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中必須要認(rèn)真，不允許出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)需要注意，一個(gè)工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)的時(shí)候會(huì)由不同的人接手，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)設(shè)計(jì)人員共同設(shè)計(jì)的情況，這樣在設(shè)計(jì)檔案的收集和整編過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)一定程度的混亂，加之?dāng)?shù)目較多，會(huì)容易出現(xiàn)問(wèn)題，要引起注意。

二、勘察設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)檔案管理措施

1.實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

勘察設(shè)計(jì)單位的工程設(shè)計(jì)檔案對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)有著重要的意義，是日后項(xiàng)目設(shè)計(jì)的重要參考。由于工程設(shè)計(jì)檔案的年度跨度較大，且規(guī)格不一，加之?dāng)?shù)量較多，在管理過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)疏漏。為了提升管理質(zhì)量和管理效率，需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化管理。為此，勘察設(shè)計(jì)單位內(nèi)部需要提供檔案自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化管理的硬件設(shè)備，滿足工程設(shè)計(jì)檔案管理要求的計(jì)算機(jī)設(shè)備和輔助設(shè)備作用的發(fā)揮。同時(shí)，要有符合工程設(shè)計(jì)檔案信息化管理的相關(guān)軟件，并保證軟件運(yùn)行的安全性。為了提升管理質(zhì)量，軟件需要具備數(shù)據(jù)管理、視頻管理、實(shí)體管理、檢索查詢以及系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并要能夠覆蓋工程設(shè)計(jì)檔案管理的接收、管理、鑒定以及應(yīng)用的整個(gè)環(huán)節(jié)。為了更好地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化管理，還需要建立起工程設(shè)計(jì)檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建起設(shè)計(jì)檔案的目錄庫(kù)、原件庫(kù)以及多媒體信息庫(kù)等基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于更好地管理。同時(shí)，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后，還需要在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合，形成各種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，便于各種專業(yè)設(shè)計(jì)方案的管理，提升工程設(shè)計(jì)檔案信息的利用效率。

2.實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案的延續(xù)性管理。

在工程設(shè)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，要想更好地突出檔案的作用，必須要實(shí)現(xiàn)延續(xù)性管理。這就要求管理人員在實(shí)際操作的過(guò)程中要提前介入到工程設(shè)計(jì)檔案文件的管理工作中，根據(jù)文件的具體情況并結(jié)合實(shí)際應(yīng)用狀況制定出每個(gè)層面工程設(shè)計(jì)檔案的文件夾，分類別對(duì)文件的形成、收集歸檔以及應(yīng)用進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督和控制，確保文件的完整性和延續(xù)性。為了確保工程設(shè)計(jì)檔案的延續(xù)性，在管理的過(guò)程中還需要做好與項(xiàng)目相關(guān)的檔案信息的分析與整合工作，使其能夠有效地應(yīng)用。

3.做好工程設(shè)計(jì)檔案后續(xù)歸檔工作。

由于建設(shè)工程項(xiàng)目的施工周期長(zhǎng)、分項(xiàng)較多，會(huì)形成很多的設(shè)計(jì)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行管理，必須要做好后續(xù)的歸檔工作，否則檔案容易出現(xiàn)混亂。工程設(shè)計(jì)檔案不僅在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生，在項(xiàng)目竣工之后也會(huì)有后續(xù)的相關(guān)檔案產(chǎn)生。在管理的過(guò)程中不能夠忽視這些檔案，要根據(jù)其特性進(jìn)行分類管理，并確保檔案之間的聯(lián)系，做好歸檔工作，在歸檔的時(shí)候需要注明這些檔案和相關(guān)檔案的參見(jiàn)號(hào)。

4.實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，提升管理意識(shí)。

勘察設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)當(dāng)前的要求，必須要不斷創(chuàng)新管理理念，增強(qiáng)管理意識(shí)。要求管理人員必須要具有大局意識(shí)，在工作開(kāi)展的過(guò)程中需要緊緊圍繞工程設(shè)計(jì)檔案這一中心，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案管理服務(wù)。同時(shí)要具有開(kāi)放意識(shí)和超前意識(shí)，管理人員要能夠從傳統(tǒng)的封閉的框架中走出來(lái)，積極投入到工程設(shè)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)之中，并增強(qiáng)設(shè)計(jì)檔案管理服務(wù)的預(yù)見(jiàn)性，能夠有針對(duì)性地適應(yīng)新形勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理的方法和途徑。

作者：范曉美 單位：吉林市勘測(cè)設(shè)計(jì)院