設(shè)備工程監(jiān)理中的科技檔案管理研究

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科技檔案是在科技活動中形成的各種科技文件，是生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等工作的產(chǎn)物，對于國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展有著舉足輕重的作用。設(shè)備監(jiān)理記錄和文件是設(shè)備監(jiān)理項(xiàng)目的載體，記錄了所監(jiān)理項(xiàng)目過程質(zhì)量狀況和發(fā)生問題及處理情況，是設(shè)備工程項(xiàng)目在工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目中的設(shè)備監(jiān)理和設(shè)備監(jiān)理管理各項(xiàng)活動中形成的記錄和文件，是設(shè)備工程建設(shè)項(xiàng)目資源和智慧的結(jié)晶，是重要的科技信息資源。完整的設(shè)備監(jiān)理科技檔案對工程建設(shè)項(xiàng)目具有重要的參考價值，設(shè)備監(jiān)理工程師可以得到很好的借鑒作用，同時可以提高單位設(shè)備監(jiān)理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。對一些重大設(shè)備工程項(xiàng)目來說，其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。如何對設(shè)備工程監(jiān)理中的科技檔案進(jìn)行有效管理，筆者從以下幾方面進(jìn)行探討。

1樹立科技檔案服務(wù)意識，強(qiáng)化設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理工作

科技檔案是設(shè)備工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作，科技檔案的質(zhì)量好壞和完整程度影響到設(shè)備工程項(xiàng)目管理工作。設(shè)備監(jiān)理是依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對重要設(shè)備的設(shè)計、制造、檢驗(yàn)、儲運(yùn)、安裝和調(diào)試等過程的質(zhì)量、進(jìn)度和投資等實(shí)施監(jiān)督，設(shè)備工程質(zhì)量是對工程性質(zhì)、品質(zhì)和安全的綜合表述是，對設(shè)備工程質(zhì)量的評價就是以科技檔案為基礎(chǔ)，以量化的指標(biāo)進(jìn)行綜合測評。因此作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養(yǎng)科技檔案管理人員的服務(wù)意識和調(diào)動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思想，增強(qiáng)科技檔案管理意識和服務(wù)意識，把科技檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強(qiáng)檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高科技檔案質(zhì)量，要積極探索科技檔案管理模式，確?？萍紮n案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為設(shè)備工程項(xiàng)目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度，規(guī)范科技檔案工作

設(shè)備工程項(xiàng)目管理科技檔案是一個動態(tài)的過程，這一過程的目的和結(jié)果都是需要建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環(huán)節(jié)都需要有符合設(shè)備工程項(xiàng)目管理實(shí)際情況的科技檔案管理制度和設(shè)備監(jiān)理工作程序，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理和績效考評，才能客觀反映設(shè)備工程項(xiàng)目管理的完整面貌，為設(shè)備工程建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、有效性。建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序需要考慮設(shè)備工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和科技檔案管理的實(shí)際情況，以適應(yīng)實(shí)際工作需要。②科技檔案管理制度要體現(xiàn)實(shí)用性、科學(xué)性。依據(jù)GB／T26429－2010《設(shè)備工程監(jiān)理規(guī)范》，建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序應(yīng)當(dāng)具有實(shí)用性和可操作性，以便于更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)性和規(guī)范性。③科技檔案管理制度要具有權(quán)威性。建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度既需要有效執(zhí)行就要監(jiān)督落實(shí)，因此制度在執(zhí)行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3加強(qiáng)設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

做好設(shè)備監(jiān)理科技檔案，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是保證科技檔案管理工作的需要?？萍紮n案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平?jīng)Q定著設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理質(zhì)量的好壞，因此需要加強(qiáng)設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內(nèi)蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業(yè)知識繼續(xù)教育培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)工作，提高理論知識和水平，不斷加強(qiáng)對科技檔案管理工作的認(rèn)識程度，完善科技檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)較強(qiáng)的檔案技術(shù)能力，同時重視信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的教育培訓(xùn)工作，以適應(yīng)設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理工作的需要。②注重加強(qiáng)科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。同時參加設(shè)備監(jiān)理單位之間的業(yè)務(wù)交流，通過交流，相互學(xué)習(xí)，相互切磋，取長補(bǔ)短，吸收更好的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于自己的科技檔案管理工作當(dāng)中。③注重加強(qiáng)個人素質(zhì)教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質(zhì)教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻(xiàn)，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創(chuàng)局面。④注重加強(qiáng)質(zhì)量管理知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。設(shè)備監(jiān)理科技檔案是設(shè)備工程項(xiàng)目質(zhì)量管理中的重要環(huán)節(jié)，完善的設(shè)備監(jiān)理科技檔案可以為公司質(zhì)量體系認(rèn)證提供原始憑證和法律依據(jù)，也是公司通過質(zhì)量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強(qiáng)質(zhì)量管理知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

4加強(qiáng)設(shè)備監(jiān)理科技檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案的利用價值

科技檔案的利用是實(shí)現(xiàn)科技檔案的價值重要途徑，也是科技檔案發(fā)展的力量源泉。豐富的，高質(zhì)量的設(shè)備監(jiān)理科技檔案是檔案管理的基礎(chǔ)和前提，科技檔案資料匱乏、不專業(yè)、不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確、不完整，就難以保證設(shè)備監(jiān)理科技檔案的有效利用。如果科技檔案放在檔案柜里不使用，也會失去科技檔案的價值。保管是一種手段，利用才是目的。如何提高檔案管理的利用價值呢。必須加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。①科技檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思路，不斷創(chuàng)新，深入設(shè)備工程項(xiàng)目現(xiàn)場，根據(jù)實(shí)際需要和設(shè)備監(jiān)理工程項(xiàng)目程序和工作規(guī)范到項(xiàng)目和制造廠家對各監(jiān)理項(xiàng)目和監(jiān)理人員進(jìn)行指導(dǎo)，了解工程進(jìn)度，幫助項(xiàng)目部和監(jiān)理人員做好基礎(chǔ)資料的形成、整理、歸檔工作，確保設(shè)備監(jiān)理科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地歸檔保存。②科技檔案管理人員要做好科技檔案的基礎(chǔ)性工作。豐富的、高質(zhì)量的科技檔案材料是科技檔案利用的前提和條件，科技檔案材料如果缺乏、不系統(tǒng)、不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不完整、不專業(yè)是很難做到合理和有效利用。作為科技檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)備工程技術(shù)資料和設(shè)備監(jiān)理工作內(nèi)容、范圍，按照科技檔案管理專業(yè)方法，開展科技檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管工作，確?？萍紮n案基礎(chǔ)性工作，以提高科技檔案的有效利用價值。③加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立適宜的科技檔案存儲空間，配備相應(yīng)設(shè)備設(shè)施以順利開展各項(xiàng)職能工作，建立健全方便快捷高效提供利用科技檔案平臺等。設(shè)備監(jiān)理單位要根據(jù)檔案數(shù)量和檔案內(nèi)容重要程度，完善科技檔案設(shè)備設(shè)施，爭取能夠確保有效管理各種載體的科技檔案，進(jìn)而確?？萍紮n案資源體系的建設(shè)，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作不斷深入開展，與時俱進(jìn)。④加強(qiáng)科技檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享。要想對科技檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要用現(xiàn)代化的管理手段，對科技檔案進(jìn)行信息存儲、檢索、利用公司網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享。⑤加強(qiáng)科技檔案的宣傳工作，提高科技檔案意識。利用公司的網(wǎng)站、局域網(wǎng)、微信群等現(xiàn)代化辦公條件，從檔案基礎(chǔ)知識、館藏資源、檔案查閱利用等幾個方面開展檔案宣傳工作，從而體現(xiàn)科技檔案開發(fā)利用所產(chǎn)生的作用和為公司各方面帶來有益的幫助。

5結(jié)束語

多方面加強(qiáng)設(shè)備工程監(jiān)理中科技檔案管理是非常必要的，作為基層設(shè)備工程監(jiān)理科技檔案管理工作人員需要提高科技檔案管理水平和自身綜合素質(zhì)，以確保設(shè)備工程項(xiàng)目文件資料的科學(xué)、完整和規(guī)范，推動工程建設(shè)項(xiàng)目工作發(fā)展。那如何提高科技檔案的綜合利用價值，也是我們在科技檔案實(shí)際管理工作中應(yīng)該認(rèn)真思考和積極探索的。

作者：王若娟 單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)機(jī)械設(shè)備成套有限責(zé)任公司