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1項目信息識別、標(biāo)準(zhǔn)化和集成
利用計算機技術(shù)來管理工程信息,需要對原始數(shù)據(jù)和信息進行識別、標(biāo)準(zhǔn)化和集成的加工處理過程。
1.1為了建立項目信息管理系統(tǒng),首先要對項目信息進行識別。筆者認(rèn)為,建設(shè)工程監(jiān)理項目信息,可以主要分為對外部利益相關(guān)方之間的權(quán)責(zé)信息和對工程項目實體內(nèi)部的業(yè)務(wù)信息。
1.2項目信息識別出來的結(jié)果,可以分為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)類型。例如,結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有模板驗收單、控制點坐標(biāo)測量列表、進度款支付等數(shù)據(jù)表格,半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有電子郵件、網(wǎng)頁等文件,非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有會議紀(jì)要等文本格式、AutoCAD圖紙等圖形文件、現(xiàn)場錄像等多媒體文件。非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)不能直接被計算機所識別,需要根據(jù)該具體信息的內(nèi)容、特征和屬性,在滿足信息管理的基本原則前提下,通過人工或者計算機按照一定的規(guī)則,對該信息進行信息附加,比如編碼、備注、摘要、引用、狀態(tài)標(biāo)記、命名、標(biāo)識等操作,這就是信息的標(biāo)準(zhǔn)化,以使得信息在流動、檢索、使用和管理中更加有序、有效和易用。
1.3對所有的信息完成標(biāo)準(zhǔn)化之后,就能夠便于利用計算機技術(shù)進行信息的集成,即對相互聯(lián)系的信息進行關(guān)聯(lián)操作,實現(xiàn)信息之間的數(shù)據(jù)交換。通常,項目信息的計算機集成方式,就是相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫。
2項目信息管理系統(tǒng)的建立與計算機技術(shù)的應(yīng)用
項目信息管理日益得到建設(shè)工程公司的重視,成為建設(shè)工程的基本手段。目前,國際上專業(yè)的建設(shè)工程咨詢公司和工程監(jiān)理公司在建設(shè)工程中應(yīng)用建設(shè)工程信息管理系統(tǒng)主要有三種模式:一是購買比較成熟的商品化軟件;二是根據(jù)所承擔(dān)項目實際情況開發(fā)專有系統(tǒng),如筆者所在公司開發(fā)了基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的“工程監(jiān)理應(yīng)用軟件”;三是購買商品軟件與自行開發(fā)相結(jié)合,將多個專用系統(tǒng)集成起來。基于網(wǎng)絡(luò)的信息管理系統(tǒng)是當(dāng)前最新的計算機應(yīng)用模式,是由一系列硬件和軟件構(gòu)成:數(shù)據(jù)處理設(shè)備用于信息的收集和標(biāo)準(zhǔn)化處理;數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)用于信息的流動;軟件系統(tǒng)用于信息的集成、檢索和使用。[3]在此重點介紹一下“軟件”。該軟件是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的信息管理系統(tǒng),使用先進的開發(fā)手段和數(shù)據(jù)引擎,包含內(nèi)部管理、施工準(zhǔn)備階段、質(zhì)量控制、進度控制、造價控制、合同管理、工程信息管理和其他信息八大功能板塊,支持word文檔報告和表格、數(shù)據(jù)庫臺賬、照相圖片和攝像視頻。該軟件最大的特點是充分結(jié)合word,使表格的填寫所見即所得,并可自行通過word來調(diào)整版式和打印。通過該軟件不但可以填寫固定的表格還可自己創(chuàng)建文檔并存儲和查詢,查詢采用自動感應(yīng)方式,自動發(fā)現(xiàn)和定位所需要查詢和修改的記錄。該軟件采用資料外掛式添加,應(yīng)用者可自行添加所需資料而無需重新修改程序。另外,根據(jù)實際工作要求,軟件提供了較全面的參考書籍以供查詢參考,為監(jiān)理工作提供依據(jù)和方法。監(jiān)理工作人員基本上可以通過該軟件完成所有監(jiān)理工作相關(guān)的文件檔案資料管理工作,能夠提高監(jiān)理工作質(zhì)量和工作效率。以該軟件為主導(dǎo),公司建立了監(jiān)理項目信息管理流程。首先監(jiān)理工作人員在項目部通過相關(guān)數(shù)據(jù)處理設(shè)備形成不同格式的信息,比如現(xiàn)場旁站照片、隱蔽工程驗收記錄表格、鋼筋進場使用臺賬、工程計量審核記錄表格等。監(jiān)理人員通過局域網(wǎng)和電子郵件等通訊工具把現(xiàn)場形成的信息傳遞給信息管理人員統(tǒng)一歸集。信息管理人員根據(jù)“軟件”對文件格式的要求,把信息進行標(biāo)準(zhǔn)化錄入。信息錄入完成以后,通過互聯(lián)網(wǎng),應(yīng)用軟件的上傳功能與公司信息管理服務(wù)器進行通信,實現(xiàn)信息的。如果通訊條件受限,也可以把信息保存在可移動的存儲器內(nèi),把存儲器帶回公司以后保存至服務(wù)器。最后,公司監(jiān)理部管理人員可以通過調(diào)閱相關(guān)項目的信息,通過文件檢索,方便快捷得獲悉具體的項目信息,為公司領(lǐng)導(dǎo)決策分析提供了有力的依據(jù)。
3結(jié)語與展望
項目信息管理系統(tǒng)可以起到規(guī)范、提升和引導(dǎo)項目管理的作用,計算機技術(shù)在項目信息管理中的應(yīng)用,更是能夠起到優(yōu)化工作流程、甚至改造工作流程、改變和提升項目管理的作用。但是,項目管理的關(guān)鍵因素還是在于管理人員的管理理念的提升,需要對項目管理人員加強管理知識的培訓(xùn),要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化的項目管理標(biāo)準(zhǔn),把現(xiàn)代化的管理思路應(yīng)用到日常的項目管理工作中。
作者:劉婧 單位:同濟大學(xué)