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摘要:醫(yī)院推進會計電算化,有助于提高會計工作效率,降低會計人員工作強度,切實發(fā)揮財務工作促進醫(yī)院發(fā)展的作用。但醫(yī)院會計電算化推進過程中,受到諸多因素影響,造成實際推進情況不理想,需要做好研究分析工作,提高會計電算化的建設速度。鑒于此,文章以醫(yī)院會計電算化為著手點,分析影響會計電算化進程的主要因素,結合醫(yī)院特點提出改進醫(yī)院會計電算化的措施,實現(xiàn)醫(yī)院的健康發(fā)展。
關鍵詞:醫(yī)院;會計電算化;改進措施
一、引言
隨著醫(yī)院發(fā)展速度加快,醫(yī)院規(guī)模不斷擴大,出現(xiàn)很多新的管理形式。醫(yī)院推進會計電算化,可以提高財務工作處理效率。通過推進會計電算化,可以緩解會計人員的工作壓力,大幅度提高會計工作效率,給會計人員提供學習新型業(yè)務的機會,順利實現(xiàn)信息化建設目標。但醫(yī)院會計電算化開展時,受諸多因素的影響,需要分析出現(xiàn)這一情況的原因,采取有效的解決措施,提高會計電算化的建設速度。因此,有必要研究影響醫(yī)院會計電算化的因素及改進措施。
二、醫(yī)院推進會計電算化的必要性分析
新形勢下醫(yī)院財政撥款數(shù)量不斷增加,對會計電算化工作提出新的要求。因此,需要采取措施提高會計電算化工作的實效性。
(一)財政資金的合理應用
強化會計電算化工作,可以進一步提高使用資金的效率,避免出現(xiàn)套用國家資金的情況,促進醫(yī)院的健康發(fā)展。同時,還可以為財政部提供所需要的報表,改善會計電算化不當?shù)那闆r,進一步明確單位內(nèi)會計電算化權限,落實崗位責任制。此外,借助會計電算化合理分配財政資金,提高項目開展過程中財政資金的收入與支出比例,使會計電算化各個環(huán)節(jié)中滲透績效管理觀念,確保財政資金的合理使用[1]。
(二)提高資金的使用效率
醫(yī)院在推進會計電算化時,要構建完整的績效評價體系,保證財政資金實施單位、項目單位等準確對應,一旦出現(xiàn)問題可以將責任落實到個人。通過這種方式可激發(fā)員工工作積極性,避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象,提高相關人員對財政資金使用的重視度,進一步提高財政資金使用效率。同時,會計電算化過程中合理應用績效評價管理,可以及時發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用行為,采取相應的改進措施,最大限度地提高財政資金使用效率。
(三)提供財政管理的依據(jù)
醫(yī)院會計電算化工作較為重要,有效開展會計電算化可以提高財政資金的使用效率,加強政府對財政資金分配及用途的把握??梢悦鞔_財政部門及主管部門的責任,政府部門通過績效考核評價數(shù)據(jù)制定科學合理的使用方案,提供財政管理的依據(jù)。通過這種方式,可充分盤活財政資金,使有限的資金減少損失,實現(xiàn)財政資金使用效益最大化[2]。
三、影響醫(yī)院會計電算化的因素
醫(yī)院會計電算化工作開展時存在一些問題,這些問題直接影響到會計電算化工作的實施效果,不利于相關工作的開展。醫(yī)院會計電算化工作存在預算約束力不足、會計電算化人員專業(yè)素質(zhì)不高及受傳統(tǒng)會計電算化理念影響等問題,現(xiàn)將其總結歸納如下:
(一)預算約束力不足,財會基礎相對薄弱
當前部分醫(yī)院內(nèi)部缺少完善的內(nèi)控制度,不能有效約束會計電算化預算管理工作。尤其是會計電算化資金預算編制工作開展時,存在不規(guī)范的行為,造成實際執(zhí)行難度較大。會計電算化開展時制度不夠完善,時常出現(xiàn)會計電算化不規(guī)范的情況,表現(xiàn)為審批憑證時不嚴格等。此外,會計核算時存在科目名稱不統(tǒng)一的情況,引發(fā)諸多問題,甚至存在會計業(yè)務處理出現(xiàn)錯誤的情況[3]。同時,醫(yī)院存在不同程度的內(nèi)部控制體系不完善的問題,造成內(nèi)控工作無法滿足時代發(fā)展需求。單位內(nèi)部各職能部門存在會計崗位安排不合理、會計電算化流程不規(guī)范及管理人員不到位等問題。存在這些系統(tǒng)問題,必然會影響到會計電算化工作的實施效果。例如,單位監(jiān)管記賬與原始憑證時,存在一些漏洞或不足,實際工作中出現(xiàn)發(fā)票造假、過期或記錄不完整的情況。同時,會計記賬時需要統(tǒng)一會計科目,詳細記錄與保留憑證內(nèi)容,但實際處理時存在問題,造成會計業(yè)務處理不規(guī)范。此外,部分會計賬目登記時存在刮擦或記錄錯誤的情況,這些不規(guī)范問題直接阻礙了會計電算化工作的開展。
(二)醫(yī)院會計電算化人員專業(yè)素質(zhì)不高
醫(yī)院內(nèi)部缺少完善的會計電算化系統(tǒng),造成會計電算化工作質(zhì)量不理想。雖然單位內(nèi)部有自己的會計電算化制度,但普遍側重資金審批管理,缺少內(nèi)部控制、預算管理等方面的內(nèi)容。尤其是在醫(yī)院服務職能不斷增加的背景下,對會計電算化人員的業(yè)務水平要求不斷提高,但實際中忽視對會計電算化人員的培養(yǎng)。傳統(tǒng)會計電算化模式下醫(yī)院主要為傳統(tǒng)型核算人才,這些會計電算化人員具有共性特點,主要工作為日常記賬、核算賬目等,不了解其他部門運作情況。同時,其他部門人員也不會主動與會計電算化部門交流溝通,僅了解崗位知識,不明白會計電算化流程。出現(xiàn)這一情況的一大原因,就是缺少足夠數(shù)量的精細化內(nèi)控人才,直接影響到相關工作的開展。此外,會計電算化工作具有復雜性與動態(tài)性,決定它對工作人員有較高的要求,尤其是類似醫(yī)院這種公共服務部門,但實際中一些會計電算化人員缺少專業(yè)化訓練,無論工作能力還是數(shù)量方面都存在不足,無法滿足單位內(nèi)部會計電算化工作的需求,部分人員還缺少工作經(jīng)驗。因此,會計電算化人員的不足及欠缺,也導致會計電算化工作無法高效開展[4]。
(三)傳統(tǒng)會計電算化觀念的影響
市場經(jīng)濟環(huán)境下醫(yī)院高度關注效益問題,出現(xiàn)不同程度忽視會計電算化精細化管理的情況,沒有意識到會計電算化的重要性,根本原因是管理者思想觀念落后?;蚴且呀?jīng)意識到會計電算化精細化管理的作用,但缺少合適的應用環(huán)境,內(nèi)部各部門配合程度低,缺少“大會計電算化”管理意識。實際中,醫(yī)院習慣沿用傳統(tǒng)會計電算化模式,對內(nèi)精細化管理宣傳不到位,對會計電算化工作細節(jié)把控不嚴,造成醫(yī)院會計電算化風險增加,也不利于全面實施會計電算化精細化管理工作。受到傳統(tǒng)觀念影響,單位內(nèi)部出現(xiàn)資產(chǎn)流失與浪費的情況。醫(yī)院內(nèi)部沒有合理設置賬目資產(chǎn)項目,記錄時僅依靠卡片,忽視資產(chǎn)使用、調(diào)撥等內(nèi)容。同時,實際中沒有及時分析單位資產(chǎn)分布、變化等,經(jīng)常出現(xiàn)統(tǒng)計結果不明確的情況,存在記錄與實際情況不相符的情況。此外,長期以來的理念影響,造成單位內(nèi)部資金管理效率偏低,影響到單位內(nèi)部資金效益的提升。
四、醫(yī)院會計電算化的改進措施分析
醫(yī)院提高會計電算化工作質(zhì)量與效率,需要結合會計電算化存在的問題,采取針對性的解決措施,如完善會計電算化系統(tǒng)、引入動態(tài)化內(nèi)控措施等,具體措施如下:
(一)完善會計電算化系統(tǒng)構建
新形勢下醫(yī)院需要主動轉變傳統(tǒng)思想,逐步形成現(xiàn)代管理理念,對現(xiàn)有會計電算化模式進行創(chuàng)新與優(yōu)化。首先,醫(yī)院管理層及會計電算化人員要起到帶頭作用,主動開展會計電算化風險控制系統(tǒng)建設,加大對會計電算化風險控制的支持力度。會計電算化部門需要主動改革會計電算化工作,深挖會計電算化功能,參與醫(yī)院業(yè)務活動開展及管理決策的制定,從頂層設計著手,奠定會計電算化風險控制的基礎[5]。其次,對醫(yī)院組織架構進行完善與創(chuàng)新。大型醫(yī)院可以搭建財務共享中心,對基礎會計電算化核算工作進行集中處理,主要包括應收賬款管理、記賬、賬目核對等,由財務共享中心完成會計電算化工作,實現(xiàn)集中式會計電算化,促進會計電算化質(zhì)量與效率的提升。財務共享中心的建立也能提供會計電算化風險控制的新平臺,醫(yī)院可以在業(yè)務與會計電算化數(shù)據(jù)分析方面投入更多的人力,會計電算化工作可為業(yè)務提供高效服務。再次,完善內(nèi)控控制體系需要有完善的內(nèi)部控制制度,具有相應的管理模式與資金核算體系,要對各項任務進行合理劃分。同時,還需要創(chuàng)新審批流程、預算管理及會計控制等。還可以在單位內(nèi)部設置專門的內(nèi)控部門,準確預測與控制內(nèi)部活動風險,提高會計電算化活動的實效性。最后,強調(diào)會計電算化職能的發(fā)揮。會計電算化風險控制下醫(yī)院要轉變會計電算化部門的職能,在原有職能基礎上增加業(yè)務職能,強化會計電算化的管理職能。新增設的業(yè)務職能分成兩方面,即業(yè)務評價與決策支持,前者為針對業(yè)務經(jīng)營的績效評價,后者則是將相關信息如實反饋給決策者。同時,會計電算化職能重心要進行調(diào)整,保留原有的數(shù)據(jù)核算與業(yè)務處理,同時強化會計電算化部門的管理監(jiān)督作用。
(二)深化醫(yī)院內(nèi)部控制,形成動態(tài)管理機制
新形勢下會計電算化工作出現(xiàn)較大變化,在這種新情況下醫(yī)院往往沒有做好管理意識及管理理念上的準備,不了解現(xiàn)代管理制度,也沒有掌握內(nèi)部控制方式,使得當前部分醫(yī)院內(nèi)部依然存在分工模糊、職責不清、日常憑借經(jīng)驗辦事的情況,如經(jīng)費管理與績效考核方面就存在諸多風險,尤其是僵硬制度與呆板方法無法適應復雜的會計電算化工作。針對這一情況,需要搭建動態(tài)管理機制,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題[6]。第一,主動參與內(nèi)控設計。醫(yī)院管理層需要健全內(nèi)部控制并保證其獨立性,而內(nèi)控制度本應該由管理部門自己制定并實施。但內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)不僅是管理層的責任,還需要全體員工參與其中,需要承擔相應的內(nèi)控責任。醫(yī)院與其他營利組織不同,本身內(nèi)部并未設置專門的內(nèi)部控制與風險管理機構,但會計電算化部門是內(nèi)部管理部門,需要了解內(nèi)控缺陷,還需要掌握動態(tài)管理方法,順利實現(xiàn)會計電算化與審計目標。第二,全面實施動態(tài)管理。醫(yī)院建立內(nèi)部經(jīng)費審計數(shù)據(jù)庫,全過程跟蹤與審計當年庫內(nèi)項目實施情況,通過審查與分析經(jīng)費使用信息,評估內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié),采取相應的改善措施,實現(xiàn)動態(tài)管理。主要控制措施:首先,控制項目立項,考察項目的真實性,研究合同條款的約束,分析經(jīng)費來源;其次,控制好預算編制,關注預算是否合理、會計核算內(nèi)容等;再次,強化過程管理控制,對項目管理制度進行判斷,進一步細化支出比例與標準,在管理過程中實現(xiàn)對內(nèi)部控制的改善;最后,建立醫(yī)院相關項目審計臺賬,對項目結項情況進行動態(tài)管理,依據(jù)數(shù)據(jù)庫情況開展審計工作。對項目結題不結賬、成本核算的真實性進行關注,尤其要判斷結余資金的使用情況,通過開展審計工作改善這一情況[7]。
(三)完善基礎財會工作,強化內(nèi)部資產(chǎn)管理
醫(yī)院會計電算化工作出現(xiàn)問題,當前主要任務就是明確預算管理目標,通過細化單位內(nèi)部各部門的預算管理工作,達到整體層面統(tǒng)籌管理、預算管理的目的。預算管理執(zhí)行時需要設計預算管理方案,合理安排項目與資金,整個過程中需要強化資金變更的項目,增強資金使用效率的約束力。同時,落實專款專用原則,不得輕易變更資金使用用途,提高資金使用效率并避免出現(xiàn)資金浪費情況。通過提高對項目預算資金的控制力度,強化監(jiān)督與審計,順利實現(xiàn)預算目標[8]。此外,對于會計電算化工作的基礎內(nèi)容要進行嚴格控制,如票務、憑證及賬簿等,提高會計電算化工作的完善性。強化內(nèi)部資產(chǎn)管理。醫(yī)院會計電算化工作的主要內(nèi)容就是資產(chǎn)管理,通過資產(chǎn)保值與增值實現(xiàn)效益最大化。整個工作過程中最為基礎的就是提高資產(chǎn)管理意識,全面落實單位內(nèi)部資產(chǎn)管理責任。設置針對資產(chǎn)管理者的考核體系,提高相關工作人員的工作效率[9]。此外,還需要推進實物與賬面的規(guī)范化管理,確保醫(yī)院各項資產(chǎn)體現(xiàn)在明面上,落實各項管理工作。加強管理閑置資產(chǎn)與審批采購流程,實現(xiàn)單位內(nèi)部各項資源的充分利用,提高監(jiān)督管理質(zhì)量。同時,醫(yī)院需要對各類資金項目情況進行核查,確保資金使用與實際情況相吻合,促進單位內(nèi)部資產(chǎn)管理水平的提升。
五、結束語
總而言之,雖然當前會計電算化發(fā)展已有多年實踐,但具體落實到醫(yī)院的時間有限,很多中小醫(yī)院依舊以手工記賬為主,這種方式不利于提高醫(yī)院會計工作效率。通過分析醫(yī)院推進會計電算化的必要性,總結推進電算化過程中存在的問題,給出改進會計電算化的措施,醫(yī)院會計電算化的具體優(yōu)化措施為:完善會計電算化系統(tǒng)構建,深化醫(yī)院內(nèi)部控制,形成動態(tài)管理機制,完善基礎財會工作,強化內(nèi)部資產(chǎn)管理。通過這些具體的優(yōu)化措施的實施,推動醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展。醫(yī)院需要對各類資金項目情況進行核查,確保資金使用與實際情況相吻合,促進單位內(nèi)部資產(chǎn)管理水平的提升。
作者:周金芳 單位:濟南市濟陽區(qū)人民醫(yī)院