電力工程檔案全過程管理分析

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摘要：隨著電力行業(yè)的迅速發(fā)展，電力工程項(xiàng)目日漸增多。現(xiàn)階段，電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目管理過程中，由于工程項(xiàng)目相對(duì)復(fù)雜，涉及的專業(yè)較多，使得項(xiàng)目的資料十分龐大，檔案的全過程管理十分困難。相關(guān)工程部門必須密切配合，最大化的發(fā)揮總承包項(xiàng)目檔案管理的作用，確保電力工程建設(shè)的順利進(jìn)行。本文將簡要分析電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理，為相關(guān)工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理；總承包單位

一、引言

作為電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，總承包項(xiàng)目的檔案管理工作不僅是工程的歸集者，而且詳細(xì)記錄了工程的每一個(gè)建設(shè)細(xì)節(jié)。在總承包項(xiàng)目檔案管理的過程中，需要對(duì)整個(gè)電力工程的審批、采購、施工、監(jiān)理以及竣工等環(huán)節(jié)的工作，進(jìn)行詳細(xì)的記錄。但是，在實(shí)際管理過程中部分總承包企業(yè)還存在管理不當(dāng)?shù)膯栴}，導(dǎo)致電力工程缺少建設(shè)相關(guān)或者竣工檢查相關(guān)的有效憑證資料。因此，研究分析電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案事前控制

1.電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目過程管理的特點(diǎn)

（1）現(xiàn)實(shí)性：對(duì)于總承包單位的檔案來說，其最基本的特點(diǎn)要求就是確保檔案的真實(shí)性，如實(shí)的對(duì)電力工程建設(shè)過程中的每一個(gè)步驟和細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，為后期的工程復(fù)查工作提供有力的支持。此外，只有確保了電力工程檔案的真實(shí)性，才能確保工程下一步方案的制定和領(lǐng)導(dǎo)決策過程中不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。（2）專業(yè)性：在電力工程建設(shè)過程中，涉及的專業(yè)較多，包括通信、電氣、土建等，這些專業(yè)之間既有明顯的專業(yè)分工又相互協(xié)作，保障了電力工程的順利建設(shè)。因此，在進(jìn)行電力工程建設(shè)總承包檔案管理過程中，不僅需要將不同的專業(yè)進(jìn)行獨(dú)立建檔分開管理，而且還要將專業(yè)之間的聯(lián)系、區(qū)別進(jìn)行有效的區(qū)分。（3）反復(fù)利用性：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電力工程建設(shè)過程中標(biāo)準(zhǔn)化的程度日漸提高，一定程度上也確保了電力工程建設(shè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。通過標(biāo)準(zhǔn)化和通用性的推進(jìn)，一定程度上降低了下一個(gè)電力工程建設(shè)的成本支出，同時(shí)也確保工程文件在反復(fù)使用的過程中，可以得到不斷的完善和優(yōu)化。（4）變更性：由于不同的電力工程建設(shè)項(xiàng)目，所面對(duì)環(huán)境因素也不盡相同。在進(jìn)行總承包項(xiàng)目檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)已經(jīng)成文的檔案文件進(jìn)行修改，避免出現(xiàn)“生搬硬套”。此外，通過對(duì)總承包單位的工程檔案進(jìn)行不斷的完善和修正，一定程度上推動(dòng)了電力工程建設(shè)項(xiàng)目的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度

在電力工程建設(shè)過程中，檔案相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)能力，對(duì)檔案全過程管理工作的影響最大。因此，必須對(duì)相關(guān)檔案管理人員的能力進(jìn)行加強(qiáng)?？偝邪髽I(yè)應(yīng)當(dāng)每年制定相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)檔案人員進(jìn)行分階段分層次的培訓(xùn)。例如二級(jí)承包單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起三級(jí)承包單位相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并根據(jù)工程項(xiàng)目進(jìn)展的不同階段，對(duì)相關(guān)資料人員和技術(shù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核。只有通過這種層層推進(jìn)的培訓(xùn)方式，才能確保企業(yè)范圍內(nèi)的所有檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力得到提升。

3.重視總承包單位電力工程檔案管理的工作

作為電力工程建設(shè)過程中的關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)，總承包單位的檔案管理工作是反應(yīng)電力工程實(shí)際工作情況的重要依據(jù)，因此相關(guān)工程管理人員必須重視總承包企業(yè)的檔案管理工作。（1）總承包企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，包括設(shè)計(jì)、建設(shè)、工程規(guī)劃等部門，在進(jìn)行電力工程建設(shè)的相關(guān)決策過程中，應(yīng)對(duì)檔案的管理工作采取科學(xué)合理的分配方式，有效地提升總承包項(xiàng)目的檔案管理水平。（2）提升相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，在電力工程建設(shè)過程中，檔案的管理工作需要收集工程當(dāng)中所有的檔案資源，并對(duì)所有參與到項(xiàng)目建設(shè)的資料進(jìn)行整理，這就需要相關(guān)人員緊密配合，避免在資料收集和整理過程中存在缺漏。（3）前文提到檔案管理人員的素質(zhì)能力，對(duì)檔案的全過程管理有著巨大的影響。因此，相關(guān)檔案管理人員必須重視自身的工作，提升檔案管理工作的成效。

三、電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案事中控制

1.明確職責(zé)

總承包企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作之前，應(yīng)對(duì)整個(gè)電力工程統(tǒng)籌考慮，梳理工程施工過程中各人員的工作職責(zé)。以前的檔案管理工作中，崗位職責(zé)不清晰的問題時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致在管理過程中存在缺漏，無法及時(shí)的完成電力工程項(xiàng)目的檔案資料，而工程后期一旦發(fā)生事故，又會(huì)出現(xiàn)各部門人員相互推諉、踢皮球的問題。因此，在檔案管理過程中，應(yīng)召集所有項(xiàng)目管理人員以及檔案工作人員共同進(jìn)行檔案管理制度的制定和完善，明確檔案完成的質(zhì)量要求和職責(zé)范圍，從而確保電力工程建設(shè)順利進(jìn)行。

2.及時(shí)形成檔案資料

在總承包單位電力工程的建設(shè)中，往往會(huì)出現(xiàn)工程前期缺乏合理科學(xué)的策劃，即使制定了計(jì)劃也沒有得到切實(shí)的實(shí)行等情況。這就給檔案管理的技術(shù)人員形成一種認(rèn)為資料完成的時(shí)間還早的錯(cuò)誤心理，這種懶散與僥幸的思想，也會(huì)一直延續(xù)到工程驗(yàn)收與質(zhì)量檢查時(shí)，此時(shí)資料人員便只能亡羊補(bǔ)牢，抓緊對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。歸根結(jié)底，這種不良現(xiàn)象形成的原因就是監(jiān)管機(jī)制的缺乏。要想改變這種現(xiàn)狀，就必須要健全電力工程檔案管理制度，明確檔案資料形成的質(zhì)量與進(jìn)度要求，并且實(shí)行定期檢查的機(jī)制，嚴(yán)格按照經(jīng)濟(jì)責(zé)任制開展檢查與監(jiān)督工作。

3.保證資料的整體性

在電力工程建設(shè)過程中，每一項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目都存在著必然的聯(lián)系，因此在進(jìn)行檔案管理過程中，應(yīng)將這些不同項(xiàng)目間的聯(lián)系進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，把握住其中的精髓。例如在建設(shè)工程檔案資料過程中，應(yīng)與電力工程的施工單位、設(shè)計(jì)部門、生產(chǎn)廠家、業(yè)主等進(jìn)行全面的溝通，并對(duì)參與建設(shè)的單位資料進(jìn)行收集整理，從而確保檔案技術(shù)人員可以從整個(gè)工程的角度，對(duì)這些資料進(jìn)行有機(jī)的整合，實(shí)現(xiàn)不同項(xiàng)目檔案資料的緊密聯(lián)系。如果未能有效的進(jìn)行各單位間的溝通，就會(huì)導(dǎo)致檔案的資料收集存在時(shí)間脫節(jié)或者邏輯錯(cuò)誤問題。例如，如果施工單位和建設(shè)單位溝通不暢，導(dǎo)致兩者在電力工程的建設(shè)質(zhì)量目標(biāo)存在偏差，這樣就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目管理的實(shí)施時(shí)間要晚于報(bào)表審批時(shí)間，而監(jiān)督規(guī)劃開工的時(shí)間與電力工程的建設(shè)管理時(shí)間存在差異。

4.有效監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)施

總承包企業(yè)的檔案管理人員在工作過程中，必須行使自身的管理監(jiān)督職能，融入到電力工程的建設(shè)工作當(dāng)中。其主要監(jiān)督工作內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）檢查電力工程的檔案資料整理質(zhì)量是否滿足要求，資料的完善度是否滿足工程要求。（2）通過引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)一些有能力的施工單位進(jìn)行全過程的信息化管理，利用網(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)管理監(jiān)控，對(duì)電力工程建設(shè)過程中可能存在的檔案問題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)解決處理，提升檔案管理的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

四、電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案事后控制

所謂檔案管理的事后控制工作，就是對(duì)電力工程竣工階段的總結(jié)工作進(jìn)行有效的檔案管理。在工程竣工過程中，參與到工程建設(shè)的所有單位，都需要對(duì)工程的建設(shè)進(jìn)行工作總結(jié)，并對(duì)工程建設(shè)過程中存在的問題以及相對(duì)應(yīng)的解決措施進(jìn)行案例分享，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在進(jìn)行電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案事后管理控制過程中，也應(yīng)重視竣工階段的工作總結(jié)工作，對(duì)工程檔案管理時(shí)出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)分析，優(yōu)化檔案管理的流程和方法，提升檔案管理工作的質(zhì)量。例如電力工程竣工階段進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)，總承包單位應(yīng)組織相關(guān)檔案管理人員參與檔案管理總結(jié)大會(huì)，對(duì)檔案工作的進(jìn)展進(jìn)行匯報(bào)分析，交流各部門的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，推廣先進(jìn)的檔案管理工作，確保電力工程的檔案管理工作質(zhì)量。

五、結(jié)束語

綜上所述，在電力工程建設(shè)過程中，總承包企業(yè)的檔案管理工作十分重要，它關(guān)系著整個(gè)電力工程的建設(shè)質(zhì)量。通過本文對(duì)電力工程建設(shè)總承包項(xiàng)目檔案全過程管理分析，確保相關(guān)企業(yè)和檔案管理人員可以科學(xué)有效的進(jìn)行檔案的管理工作，確保電力工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

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作者：吳藝紅 單位：國網(wǎng)湖南省電力有限公司郴州供電分公司