建筑施工材料采購(gòu)內(nèi)部控制管理

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摘要：在當(dāng)前社會(huì)，內(nèi)部控制是企業(yè)管理內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要手段，目的是維持企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)狀況，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的整體實(shí)力，確保企業(yè)內(nèi)部信息的準(zhǔn)確性，避免資產(chǎn)受到威脅并實(shí)現(xiàn)自己的戰(zhàn)略目標(biāo)等。但是，目前國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)的內(nèi)部控制仍存在各種問(wèn)題，許多國(guó)內(nèi)企業(yè)還沒(méi)有建立相對(duì)完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)來(lái)確保良好的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。所以，企業(yè)要可持續(xù)發(fā)展下去就必須建立健全的內(nèi)部控制系統(tǒng)。在項(xiàng)目施工過(guò)程中，如果建筑企業(yè)希望項(xiàng)目順利進(jìn)行，則需要確保建材及時(shí)采購(gòu)及進(jìn)場(chǎng)。在現(xiàn)階段，多數(shù)建筑企業(yè)已經(jīng)從運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的角度認(rèn)識(shí)到了建材采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性，并且正在認(rèn)真探尋符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的建材采購(gòu)內(nèi)部控制制度。并且將加大建材采購(gòu)的內(nèi)部控制作為企業(yè)快速、穩(wěn)步及健康發(fā)展的有效手段。本文探討并分析了建筑企業(yè)建材采購(gòu)的特點(diǎn)和重要性，提出了企業(yè)建材采購(gòu)內(nèi)部控制的有效策略，希望對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有所支持。

關(guān)鍵詞：建筑施工；材料采購(gòu)；內(nèi)部控制

1引言

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，多達(dá)70％的企業(yè)破產(chǎn)是由于企業(yè)內(nèi)部控制混亂造成的。因此，為了企業(yè)的健康發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，降低企業(yè)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。自2011年以來(lái)，國(guó)家對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的大規(guī)模控制已對(duì)建筑市場(chǎng)產(chǎn)生了嚴(yán)重影響，致使建筑業(yè)規(guī)模整體減少，給經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重?fù)p失。除此之外，原材料、能源和勞動(dòng)力價(jià)格上漲也威脅到建筑業(yè)。內(nèi)部和外部問(wèn)題如此之多，使中小型建筑企業(yè)的發(fā)展變得舉步維艱，甚至走向破產(chǎn)。在這種情況下，許多建筑企業(yè)正在放慢發(fā)展步伐，尋找提高競(jìng)爭(zhēng)力的方法，并在建筑行業(yè)的市場(chǎng)中謀求適合自己的路徑。建筑企業(yè)有不同的內(nèi)部控制程序，各自都有自己的優(yōu)勢(shì)。但是，由于各個(gè)建筑企業(yè)內(nèi)部控制的特殊性，其內(nèi)控制度總有疏漏，大多數(shù)建筑企業(yè)迫切需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)相對(duì)完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)來(lái)解決內(nèi)部控制存在的問(wèn)題。隨著施工過(guò)程中市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和招投標(biāo)制度的逐步完善，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，建筑企業(yè)作為一種使用建筑材料專門(mén)從事建筑商品生產(chǎn)的企業(yè)，無(wú)法像其他生產(chǎn)企業(yè)，可以通過(guò)對(duì)原材料的內(nèi)部控制來(lái)控制材料成本。有些企業(yè)為了拿到建筑材料的供貨權(quán)，不斷降低材料的供應(yīng)價(jià)格，最后在供貨的時(shí)候偷工減料，由于以上原因建筑材料采購(gòu)的內(nèi)部控制才被提出來(lái)，企業(yè)才越來(lái)越重視內(nèi)部控制。

2內(nèi)部控制的定義

內(nèi)部控制直到1930年代才被提出、認(rèn)可和認(rèn)同，并且作為一個(gè)特殊的術(shù)語(yǔ)和完整的概念。在人類社會(huì)的歷史上，內(nèi)部控制的基本思想和主要形式是內(nèi)部遏止?！皟?nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)資產(chǎn)，確保會(huì)計(jì)信息的可靠性和準(zhǔn)確性以及以提高運(yùn)營(yíng)效率為目的而建立的。通過(guò)各種組織計(jì)劃、方法和支持措施，使業(yè)務(wù)管理部門(mén)加快政策的實(shí)施?！泵绹?guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)于1988年審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。第一次將“內(nèi)部控制”更改為“內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)”，而企業(yè)的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)還包含了為企業(yè)的特定目標(biāo)創(chuàng)造了合理的保證而出臺(tái)的不同的政策和程序?！皟?nèi)部控制整體框架”這一定義于1992年在《內(nèi)部控制-整體框架》中被COSO提出來(lái)，即企業(yè)的董事會(huì)、管理人員和工作人員提供的合理保證程序?yàn)榱巳齻€(gè)目標(biāo)：提高財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、遵守相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)活動(dòng)的效率和有效性。內(nèi)部控制定義為企業(yè)內(nèi)部要素的集成，包括系統(tǒng)、流程、資源文化、結(jié)構(gòu)和任務(wù)。這些元素結(jié)合在一起，支持實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。財(cái)政部在《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》（2010年）中對(duì)內(nèi)部控制的定義如下：企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)督委員會(huì)、經(jīng)理和所有工作人員執(zhí)行的控制過(guò)程，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制目標(biāo)。其目標(biāo)是合情合理確保法律上遵守業(yè)務(wù)控制措施，資產(chǎn)保障措施和財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)完整性，提高業(yè)務(wù)效率和效力，加快企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

3內(nèi)部控制的組成部分

在現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)內(nèi)部控制和管理對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展變得越來(lái)越重要。COSO內(nèi)部控制是指企業(yè)董事會(huì)和管理人員以相互合作的方式建立一套適合企業(yè)發(fā)展的管理系統(tǒng)。其目的是確保企業(yè)的正常運(yùn)行，并確保數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性和完整性，以提高整個(gè)企業(yè)的效率并為企業(yè)獲取更大的利潤(rùn)。內(nèi)部控制的五個(gè)要素主要包括企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，控制活動(dòng)，信息和溝通以及內(nèi)部監(jiān)督。

3.1內(nèi)部環(huán)境

企業(yè)應(yīng)將內(nèi)部環(huán)境作為實(shí)施內(nèi)部控制過(guò)程的重要基礎(chǔ)，內(nèi)部環(huán)境主要包括組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、部門(mén)職責(zé)和管理機(jī)制。內(nèi)部環(huán)境的質(zhì)量直接影響企業(yè)內(nèi)部控制的效果的好壞。

3.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

成立一個(gè)小組專門(mén)來(lái)評(píng)估建材采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)水平的指標(biāo)，設(shè)置建材采購(gòu)的目標(biāo)，確定風(fēng)險(xiǎn)、分析和對(duì)應(yīng)措施，為建材采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估水平設(shè)置矩陣圖，確定采購(gòu)操作的風(fēng)險(xiǎn)水平。通過(guò)處理和預(yù)防重大采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，例如風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、緩解風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)策略，可以進(jìn)一步降低企業(yè)的重大采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。常用的控件包括沒(méi)有交集的職務(wù)分開(kāi)，內(nèi)部授權(quán)管理，文檔管理和信息內(nèi)部公開(kāi)。

3.3控制活動(dòng)

企業(yè)的管理人員要制定有關(guān)制度，以確保企業(yè)采取必要的預(yù)防措施，減少企業(yè)損失，使管理工作高效執(zhí)行起來(lái)，這稱為控制活動(dòng)。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)運(yùn)營(yíng)的有效控制，企業(yè)通常會(huì)采取控制措施來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。根據(jù)內(nèi)部控制目標(biāo)，企業(yè)結(jié)合有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略并全面應(yīng)用控制措施。常用的控件包括不相關(guān)的職務(wù)分開(kāi)，內(nèi)部授權(quán)管理，文檔管理和信息內(nèi)部公開(kāi)。

3.4信息和溝通

信息和溝通包括確保企業(yè)收集的內(nèi)部控制信息的可靠性和及時(shí)性，提供實(shí)施反饋，比較和分析預(yù)期目標(biāo)，檢查漏缺和填補(bǔ)空白。進(jìn)行有效地信息交流在企業(yè)內(nèi)外部。以確定并優(yōu)化內(nèi)部控制的實(shí)施。

3.5內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督是實(shí)施內(nèi)部控制的重要保障，建立企業(yè)內(nèi)部控制制度后，它可以監(jiān)督檢查運(yùn)營(yíng)過(guò)程中進(jìn)行的內(nèi)部控制工作，進(jìn)一步提高內(nèi)部控制的工作效率，并從不同的層面反映結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并指出疏忽大意和薄弱環(huán)節(jié)。這稱為內(nèi)部監(jiān)督。通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督，可以確保企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的具體實(shí)施和促進(jìn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效運(yùn)行，最終為企業(yè)良好運(yùn)營(yíng)帶來(lái)顯著的變化。日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督是通常情況下的內(nèi)部監(jiān)督方法。

4建筑企業(yè)采購(gòu)建材的內(nèi)部控制問(wèn)題

4.1需求和采購(gòu)計(jì)劃在形成時(shí)的主要風(fēng)險(xiǎn)

在建材購(gòu)買(mǎi)之前，需要對(duì)建材進(jìn)行基本情況的進(jìn)行摸底，例如預(yù)算價(jià)格、材料類型和供應(yīng)商篩選等。此步驟存在計(jì)劃不周的風(fēng)險(xiǎn)，例如沒(méi)有提前提出到貨需求，沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況購(gòu)買(mǎi)，不按照計(jì)劃數(shù)量或要求隨意進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)等情況。

4.2建材采購(gòu)合同的管理和執(zhí)行不到位

企業(yè)采購(gòu)合同的具體條款以互聯(lián)網(wǎng)或供應(yīng)商或分支機(jī)構(gòu)經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理與材料供應(yīng)商協(xié)商后提供的所謂“標(biāo)準(zhǔn)模型合同”為基礎(chǔ)。采購(gòu)合同中沒(méi)有明確的條款就被有些人認(rèn)為是默認(rèn)規(guī)則，不應(yīng)在紙面上寫(xiě)明。造成的后果就是企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)承擔(dān)了不可控制的風(fēng)險(xiǎn)，給未來(lái)的采購(gòu)業(yè)務(wù)合同的實(shí)施帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。管理采購(gòu)合同有三個(gè)方面：（1）負(fù)責(zé)簽署采購(gòu)合同的人法律意識(shí)和對(duì)采購(gòu)合同的防范意識(shí)低，以及對(duì)合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)不到位。（2）采購(gòu)合同的樣式不統(tǒng)一，采購(gòu)合同有很多管理方面的漏洞。（3）采購(gòu)合同在執(zhí)行和管理過(guò)程中存在著監(jiān)督既不規(guī)范也不完善的問(wèn)題。工程項(xiàng)目主要基于項(xiàng)目經(jīng)理。在采購(gòu)建材方面，項(xiàng)目經(jīng)理通常獨(dú)立完成采購(gòu)工作并且購(gòu)買(mǎi)多余的建材。也不一定要嚴(yán)格根據(jù)材料的質(zhì)量選擇，有可能被收買(mǎi)，拿取好處，用次品來(lái)代替優(yōu)等品，多拿的好處全都進(jìn)了自己的腰包等情況的發(fā)生。直接影響項(xiàng)目的成本和項(xiàng)目的質(zhì)量。

4.3偷工減料降低工程質(zhì)量

在某些情況下，為了贏得投標(biāo)，建筑企業(yè)盲目地降低了獲得項(xiàng)目的價(jià)格，并實(shí)施了低成本策略。建筑企業(yè)在施工過(guò)程中會(huì)因?yàn)轭A(yù)算不夠而昧著良心的降低產(chǎn)品質(zhì)量，從而導(dǎo)致質(zhì)量事故不斷發(fā)生。這些豆腐渣項(xiàng)目的出現(xiàn)會(huì)導(dǎo)致人民的生命安全沒(méi)有保障。

4.4關(guān)于材料采購(gòu)的信息沒(méi)有及時(shí)交流

在建材采購(gòu)過(guò)程中，建筑企業(yè)缺乏有效地內(nèi)部信息溝通和交流，只是用電話簡(jiǎn)單溝通增加了傳輸物資采購(gòu)信息的風(fēng)險(xiǎn)，并在管理企業(yè)物資采購(gòu)信息方面造成了漏洞。

4.5驗(yàn)收過(guò)程的問(wèn)題

驗(yàn)收的關(guān)鍵是根據(jù)合同檢查和檢驗(yàn)選擇購(gòu)買(mǎi)的商品，并確保其質(zhì)量符合承諾或有沒(méi)有遵照規(guī)定執(zhí)行。此階段的主要風(fēng)險(xiǎn)：模糊的驗(yàn)收要求，不能按照正常程序進(jìn)行驗(yàn)收以及驗(yàn)收過(guò)程的異常情況不被重視，最后導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算對(duì)不上或所購(gòu)物品折損。

5采購(gòu)建筑材料的有效內(nèi)部控制策略

5.1制定采購(gòu)計(jì)劃并創(chuàng)建采購(gòu)系統(tǒng)

采購(gòu)計(jì)劃主要由項(xiàng)目預(yù)算人員制定。首先，項(xiàng)目預(yù)算人員根據(jù)建筑圖紙的建筑和設(shè)計(jì)要求來(lái)計(jì)算對(duì)建材的特定要求，并將其以電子數(shù)據(jù)的形式加載到項(xiàng)目建材的要求列表中。根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)建材的需求清單創(chuàng)建價(jià)格的近似預(yù)算表，并針對(duì)各種建筑材料和施工需求制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃需要有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。同時(shí)，企業(yè)可以建立有關(guān)的采購(gòu)小組，共同選擇可靠和高質(zhì)量的供應(yīng)商，以確保采購(gòu)活動(dòng)的公開(kāi)透明。企業(yè)必須建立和完善建材采購(gòu)的定價(jià)機(jī)制，以最大限度地減少人為因素對(duì)采購(gòu)價(jià)格的影響。從而有效地降低了購(gòu)買(mǎi)價(jià)格中的水分含量并遏制了貪污腐敗的行為。除此之外，企業(yè)將在購(gòu)買(mǎi)建材后加強(qiáng)驗(yàn)收，接受技術(shù)人員和倉(cāng)庫(kù)管理人員的嚴(yán)格驗(yàn)收，統(tǒng)一入庫(kù)檢查，仔細(xì)注冊(cè)建材明細(xì)，為以后的使用和驗(yàn)證做好準(zhǔn)備。另外，在購(gòu)買(mǎi)建材時(shí)，必須確保有關(guān)建材采購(gòu)的信息不中斷，并及時(shí)了解業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)發(fā)展中的問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)注意收集建材采購(gòu)信息，包括市場(chǎng)上建材供應(yīng)的實(shí)際情況，建材價(jià)格的波動(dòng)等，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)在傳遞建材采購(gòu)信息的過(guò)程中存在的問(wèn)題，以避免產(chǎn)生不良后果。再有，企業(yè)定期舉行適當(dāng)?shù)牟少?gòu)會(huì)議，以加強(qiáng)有關(guān)建材采購(gòu)信息的傳遞，加強(qiáng)對(duì)建材采購(gòu)的內(nèi)部控制，確保信息交換的效率和順序，避免出現(xiàn)建筑材料不夠或者多余的問(wèn)題。

5.2改善采購(gòu)合同的簽訂和合同執(zhí)行的管理

在有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)了采購(gòu)申請(qǐng)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)盡快確定采購(gòu)材料的范圍。在領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，可以以采購(gòu)訂單的形式購(gòu)買(mǎi)零星建材。對(duì)于大宗材料及設(shè)備，企業(yè)必須明確說(shuō)明其在規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、類型、交貨方式、付款方式、違反合同等方面的責(zé)任。并與合格的供應(yīng)商簽訂標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)合同以確保雙方都的權(quán)利和義務(wù)。為了做好購(gòu)買(mǎi)建材之前和購(gòu)買(mǎi)過(guò)程中的控制以及購(gòu)買(mǎi)之后的驗(yàn)收與檢查，需要與材料供應(yīng)商簽訂正式的采購(gòu)合同，并由財(cái)務(wù)和審計(jì)部門(mén)共同參與。正式的購(gòu)買(mǎi)協(xié)議一般都是一式三份，企業(yè)財(cái)務(wù)、檔案室和供應(yīng)商各一份。其次，采購(gòu)部門(mén)必須不斷監(jiān)督合同的執(zhí)行，以確保合同的及時(shí)執(zhí)行?？梢允褂靡韵路绞竭M(jìn)行監(jiān)督：加強(qiáng)驗(yàn)證績(jī)效，并督查材料的供應(yīng)商以履行其義務(wù)。如有各種問(wèn)題，及時(shí)采取措施，與對(duì)應(yīng)供應(yīng)商聯(lián)系，并及時(shí)采取措施，到最佳解決方案，減少業(yè)務(wù)損失。如有必要，可以補(bǔ)充、修改甚至取消協(xié)議，讓供應(yīng)商承擔(dān)其違約責(zé)任。

5.3建立健全的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的情況下，建筑企業(yè)面臨著日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，如果要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件下發(fā)展并保持高效運(yùn)行的狀態(tài)，需要建立可靠的監(jiān)督機(jī)制。如果創(chuàng)建了內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，則必須確保高度獨(dú)立性，以便內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可以對(duì)企業(yè)的各個(gè)方面進(jìn)行全面的監(jiān)督。特別是建材采購(gòu)的監(jiān)督。首先，建立完整、獨(dú)立的上報(bào)機(jī)制。當(dāng)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，有關(guān)的人員必須及時(shí)向企業(yè)的管理層和高級(jí)管理層報(bào)告。企業(yè)必須確保其報(bào)告渠道是完全開(kāi)放的，以便企業(yè)的高層管理人員能夠真正了解基層的實(shí)際情況。其次，組建一支由高素質(zhì)的檢驗(yàn)和監(jiān)督專家組成的團(tuán)隊(duì)，并提高培訓(xùn)水平。檢驗(yàn)和監(jiān)督人員不僅需要具有特定的表達(dá)能力，而且還需要有關(guān)法律和財(cái)務(wù)方面的知識(shí)體系。最后，定期邀請(qǐng)相關(guān)專家來(lái)企業(yè)做專題講座，使全體員工能夠養(yǎng)成積極發(fā)展自我學(xué)習(xí)、自我提高和自我完善的技能，使員工能夠充分理解實(shí)際工作和發(fā)展?fàn)顩r，從而改善企業(yè)建筑材料采購(gòu)內(nèi)部控制情況。

5.4加強(qiáng)建材采購(gòu)信息的內(nèi)部和外部傳遞

改善企業(yè)建材采購(gòu)信息的內(nèi)部和外部傳輸，加強(qiáng)建材采購(gòu)信息的交流和反饋，使用電子采購(gòu)、互聯(lián)網(wǎng)和通信工具等加速信息系統(tǒng)的建設(shè)，發(fā)送、共享和提供反饋信息，以改善建材采購(gòu)內(nèi)部控制的有效性。同時(shí)，我們需要改善我們的監(jiān)督機(jī)制，以監(jiān)控建材的采購(gòu)，監(jiān)督和審計(jì)采購(gòu)的日?；顒?dòng)，并快速識(shí)別和應(yīng)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

6結(jié)束語(yǔ)

建筑企業(yè)通過(guò)制定合理的計(jì)劃和方案來(lái)參與采購(gòu)過(guò)程，以避免采購(gòu)錯(cuò)誤，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中最大限度地利用各種資源進(jìn)行招標(biāo)，并確保材料質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制的重要性，其目的是提高企業(yè)的盈利能力，提高企業(yè)的效率以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定、可持續(xù)和健康的發(fā)展。

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作者：鄭小龍 單位：中鐵建工集團(tuán)建筑安裝有限公司