高職院校檔案管理工作思考
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【摘要】檔案管理工作可認(rèn)為是高職院校管理工作的重要內(nèi)容，高職院校的檔案中記錄著各種信息，做好檔案管理工作對高職校園的發(fā)展有推動作用。本文對高職院校中的檔案管理工作進(jìn)行了分析，討論了檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了提高檔案管理的相關(guān)策略。
【關(guān)鍵詞】檔案；高職院校；管理工作
檔案管理工作作為高職院校管理的重點共組內(nèi)容，越來越多的得到高職院校的重注。目前，高職院校的檔案管理仍存在一定的問題，高職院校如何充分利用檔案信息資源，提高高效的管理水平是高職院校研究的重點話題。然而，很多高職院校的檔案管理工作并沒有取得較好的效果，高職院校的檔案管理方式仍需改善，本文對高職院校的檔案管理工作的現(xiàn)狀及促進(jìn)高職院校發(fā)展的措施進(jìn)行了思考。
一、強(qiáng)化高職院校檔案管理的重要意義
高職院校的檔案是包括教職工人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案以及學(xué)校相關(guān)財務(wù)信息、科研信息、教學(xué)信息等多種檔案的集合，這些學(xué)校檔案室包含這些信息的重要載體。通過對檔案的查詢與管理，能夠為學(xué)校組織決策提供重要參考依據(jù)，同時這也是學(xué)校制度化管，保障師生合法權(quán)益的基礎(chǔ)。因此為本著優(yōu)化高職院校的管理質(zhì)量，不僅要從學(xué)校管理制度、人員配置等方面入手，還應(yīng)強(qiáng)化檔案管理等基礎(chǔ)性工作，從而為高職院校的管理質(zhì)量提升提供基礎(chǔ)保障。
二、高職院校檔案管理中存在的問題
（一）管理者對檔案管理的意識不足。很多高職院校認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，甚至忽視了檔案管理工作。導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，檔案信息的使用率較低。在這種情況熏陶下，高職院校誤以為檔案管理工作就只是簡單的信息整理，學(xué)校將重點精力都放在了如何更好地發(fā)展校園。高職院校的檔案管理只負(fù)責(zé)保管或是查詢一些資料，檔案信息不全，缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)備。
（二）檔案管理的相關(guān)機(jī)制有待加強(qiáng)。部分高校的檔案管理水平較低，對檔案的收集整理、分類組編等流程的管理效率較低，影響了檔案信息的充分使用[4]。此外，高校檔案信息管理的機(jī)制欠缺，沒有專門的人員進(jìn)行檔案管理，一般是由教師或是其他辦公室人員進(jìn)行檔案的兼管，當(dāng)教師或辦公室人員的工作較忙時，可能忘了檔案的兼管工作，從而無法進(jìn)行檔案信息的收集管理工作。
（三）檔案管理信息化落后。很多高職院校在檔案管理信息化方面有待提升，至今仍然主要以紙質(zhì)檔案為主，雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也能夠承載重要信息，但在高職院校學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大、人員流動密集、學(xué)生擴(kuò)招等因素的綜合影響下，檔案信息量呈幾何數(shù)規(guī)模增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一方面會占用大量的存儲空間，另一方面在檔案信息的查閱與管理方面都會增加一定難度。因此建議高職院校應(yīng)當(dāng)大力推廣檔案管理的信息化，以應(yīng)對這一發(fā)展趨勢，提升檔案管理效率。
（四）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案管理工作在高職院校尚未得到高度重視，檔案信息的利用率較低。部分高職院校雖然設(shè)有檔案管理機(jī)制，但對檔案信息的收集處理和編制力度仍不到位。由于檔案管理人員對檔案管理的重要性意識淡薄，缺乏對檔案管理的主動性，處于檔案管理的被動狀態(tài)。管理人員對檔案信息的開發(fā)使用程度較低，對檔案信息的收集整理、分類編制力度不夠，影響了檔案信息的完整性，且很少利用檔案信息。出現(xiàn)檔案重管理，輕利用的現(xiàn)象，檔案的信息開發(fā)利用程度較低等現(xiàn)象。
三、提高高職院校檔案管理工作的措施
（一）提高管理者的檔案管理意識。高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理意識，將檔案管理放在校園管理的重要位置。高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案的管理與宣傳工作，使檔案管理意識深入校園管理中去，提高檔案管理效率。校園還應(yīng)設(shè)置專門檔案管理部門，加強(qiáng)對檔案信息的收集、整理、帥選、分類、編制等工作[5]。整理好檔案信息，便于檔案信息的查詢利用。增加檔案信息管理的設(shè)備，為檔案管理營造良好的環(huán)境，充分帶動檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而提高檔案管理的效率。高職校園要定期對檔案管理人員開展檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，提高他們的檔案知識和檔案管理水平。
（二）完善檔案管理的相關(guān)制度。高職院校應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行檔案管理工作，設(shè)立相關(guān)的檔案管理部門，制度嚴(yán)格的檔案管理制度，并嚴(yán)格按照管理制度實施，加強(qiáng)對檔案的管理。對檔案信息的收集整理、分類保管及查詢使用、歸檔等流程嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，逐步實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。高校管理人員應(yīng)定期地對檔案信息進(jìn)行更新，及時地對檔案信息進(jìn)行處理，確保檔案信息的真實準(zhǔn)確性。加強(qiáng)對檔案信息的監(jiān)管力度，使檔案管理工作充分發(fā)揮在校園管理工作中的作用。首先學(xué)校應(yīng)當(dāng)改變以往學(xué)校教職工兼職管理的模式，建立專門的檔案管理部門，以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員作為檔案管理管理部門負(fù)責(zé)人，成立檔案管理小組。制定包括檔案收集、歸檔、利用等各流程的檔案管理制度與監(jiān)督機(jī)制。同時制定集中與分項管理相結(jié)合的檔案管理模式。即將檔案根據(jù)類型進(jìn)行分類，等學(xué)校教職工人事檔案歸為一類、學(xué)生檔案歸為一類、學(xué)?？蒲袡n案給位一類等。檔案管理小組人員分配負(fù)責(zé)不同類型檔案，由總領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行統(tǒng)一管理與監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)人員可根據(jù)檔案的管理質(zhì)量進(jìn)行考評，制定相應(yīng)的獎懲機(jī)制，激勵檔案管理人員的工作效率。
（三）強(qiáng)化高職院校檔案信息化管理。同時，高職院校還要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，結(jié)合校園的具體情況和檔案信息管理情況，制定科學(xué)可行的檔案信息開發(fā)計劃，加強(qiáng)校園各部門的合作，實現(xiàn)檔案信息共享。加大對檔案信息的評估，為教學(xué)和校園的發(fā)展提供有利條件。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層首先應(yīng)到意識到檔案信息化管理在現(xiàn)階段的重要作用，加大資金投入，引入檔案管理信息系統(tǒng)。此外學(xué)校除了要利用信息系統(tǒng)管理新檔案，還應(yīng)將以往的檔案信息錄入到信息系統(tǒng)中。學(xué)?？梢髮W(xué)校檔案管理小組人員負(fù)責(zé)檔案信息的錄入，如果管理人員對于此方面工作不夠熟悉，為保障信息化質(zhì)量，可通過外包給專業(yè)單位的形式，將歷年檔案信息統(tǒng)一錄入到檔案管理系統(tǒng)中。雖然外包錄入會一定程度增加學(xué)校的投入，但從遠(yuǎn)期角度來看，此種做法能夠有效保證檔案信息化質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，因此從遠(yuǎn)期效益來看，是利大于弊的。除此之外，高職院校還應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行關(guān)于信息化操作的培訓(xùn)。一些高職院校通常會選擇年輕的教職工負(fù)責(zé)信息化操作，但此類人員雖然具備一定的信息化操作基礎(chǔ)，且上手快，效率高，但在檔案管理方面缺乏經(jīng)驗，對于一些老檔案，幾乎鮮有印象，這也很大程度制約了管理效率。但如果以資歷較高的教職工負(fù)責(zé)新時期的檔案管理工作，雖然他們具有豐富的經(jīng)驗，但在信息化操作方面，顯然較為薄弱。因此建議采用新老教職工搭配的方法，共同負(fù)責(zé)一個門類的檔案信息化管理，并通過工作搭配，進(jìn)行經(jīng)驗交流與工作指導(dǎo)，從而共同提升信息化檔案管理工作效率。
（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對提高檔案管理的質(zhì)量和效率均有重要的影響，首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者對檔案管理的重要性的認(rèn)識，提高檔案管理意識，培養(yǎng)檔案管理的責(zé)任感，通過不斷的檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理者的專業(yè)知識。通過對檔案管理的培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案信息的收集整理，對檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟樵兝谩n案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)，收集更多的檔案信息，加快檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。同時，高職校園檔案管理工作要重視檔案信息的利用，充分發(fā)揮檔案信息在高校教學(xué)管理中的作用。檔案管理者要不斷地更新對檔案管理的認(rèn)識，充分利用檔案信息建立檔案管理的新模式。
四、結(jié)束語
綜上所述，通過對高職院校檔案管理的思考分析，提高高職校園的檔案管理工作，首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者的檔案意識，認(rèn)識到檔案管理對高職校園的重要性，加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)。通過不斷的培訓(xùn)提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)，并通過規(guī)范的檔案管理制度，進(jìn)行檔案信息的處理，提高檔案的利用率，充分實現(xiàn)檔案在高職院校管理工作中發(fā)揮的作用。
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作者：楊冬梅 單位：南寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院
