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【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷普及,信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到事業(yè)單位各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中,其已經(jīng)成為事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要內(nèi)容。檔案管理作為至關(guān)重要的一部分,必然也會(huì)受到信息技術(shù)發(fā)展的影響,檔案管理信息化建設(shè)就成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)。鑒于此,本文主要針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)的分析,在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施與建議,僅供參考與借鑒。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;措施
通過(guò)多年的普及發(fā)展,信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸成為當(dāng)前這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為耀眼的資源,社會(huì)中各行各業(yè)的信息化水平已經(jīng)成為信息化時(shí)代衡量一個(gè)產(chǎn)業(yè)、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)能力與發(fā)展程度的關(guān)鍵性指標(biāo)。對(duì)檔案管理事業(yè)來(lái)說(shuō),通過(guò)信息化建設(shè)不僅能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率,同時(shí)能夠與其他工作進(jìn)行信息化對(duì)接,對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。然而,我國(guó)事業(yè)單位檔案管理通過(guò)多年的信息化建設(shè),在取得成績(jī)的同時(shí),仍然存在一些不足,如何解決這些不足就成為各個(gè)事業(yè)單位急需解決的重要課題。
一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析
(一)信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案本身的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ),比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及大容量服務(wù)器等等,同時(shí)還需要開(kāi)發(fā)檔案管理專(zhuān)用軟件,加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)管理工作等。然而,檔案管理部門(mén)本身不具有盈利水平,無(wú)法通過(guò)提供社會(huì)化服務(wù)獲得相關(guān)的收入,資金方面的撥付往往難以滿(mǎn)足信息化建設(shè)的資金投入,導(dǎo)致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。
(二)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的先決條件,即需要共同的信息技術(shù)與信息語(yǔ)言組織檔案資料。從1979年開(kāi)始,我國(guó)政府陸續(xù)頒布了不少檔案管理工作方面的標(biāo)準(zhǔn),然而當(dāng)中大部分都是針對(duì)音像、紙質(zhì)等檔案類(lèi)型,針對(duì)數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范則相對(duì)較少,使得檔案管理信息化建設(shè)仍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。
(三)檔案信息化與電子政務(wù)缺乏聯(lián)系?,F(xiàn)階段,通行于互聯(lián)網(wǎng)中的有效信息超過(guò)80%左右均掌握在政府部門(mén)中,而政府部門(mén)中的信息大部分都儲(chǔ)存在檔案館中。檔案信息化建設(shè)的目的并不只是局限于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,同時(shí)還需要促進(jìn)政務(wù)信息公開(kāi)的發(fā)展。然而,我國(guó)當(dāng)前仍然沒(méi)有形成政府信息資料開(kāi)發(fā)利用的良好趨勢(shì),缺乏合理的辦法與組織,檔案信息化與電子政務(wù)建設(shè)缺乏聯(lián)系。
二、檔案管理信息化建設(shè)的措施與建議
(一)加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度。1.檔案管理硬件系統(tǒng)建設(shè)。各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息化建設(shè)的重要性,主動(dòng)為檔案管理部門(mén)提供充足的資金,購(gòu)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀及高性能計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施,針對(duì)一些關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的機(jī)構(gòu),還應(yīng)當(dāng)配置專(zhuān)門(mén)用于檔案整理、收集的計(jì)算機(jī),便于檔案信息的快速傳遞,進(jìn)一步發(fā)揮硬盤(pán)儲(chǔ)存容量大、檢索快以及儲(chǔ)存方便的優(yōu)勢(shì)。2.檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。針對(duì)之前保留的傳統(tǒng)檔案,檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度,主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理,真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用,進(jìn)一步提升檔案管理工作的精確度與質(zhì)量。
(二)統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ),同時(shí)也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證,只有建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范約束條件下,檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō),在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的進(jìn)程中,應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實(shí)用性,同時(shí)要針對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置,例如制定數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)注及非同一類(lèi)型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面,通過(guò)針對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),能夠進(jìn)一步提升工作效率,減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。
(三)有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息資源作為電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中不可或缺的公共信息資源,要想進(jìn)一步保障檔案信息化建設(shè)的成效,應(yīng)當(dāng)有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的層面去進(jìn)行規(guī)劃,使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開(kāi)發(fā)能夠與電子政務(wù)進(jìn)行有效的整合。對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō),應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)與電子政務(wù)建設(shè)機(jī)構(gòu)的交流,統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè),主動(dòng)爭(zhēng)取把檔案信息管理歸納到電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中,依托我國(guó)電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè),構(gòu)建部門(mén)網(wǎng),建立檔案管理主頁(yè),積極檔案政務(wù)相關(guān)的信息資料。除此之外,檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)站方面的建設(shè),在互聯(lián)網(wǎng)中主動(dòng)實(shí)施現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢(xún)與館藏檔案目錄檢索方面的服務(wù),以便于相關(guān)資料的共建共享。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工程,其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率,并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理工作,正視當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足,針對(duì)這些不足制定針對(duì)性的解決措施,通過(guò)加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè),全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。
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作者:富麗燕 單位:吉林省洮南市環(huán)境保護(hù)局