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檔案管理信息化建設(shè)建議

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檔案管理信息化建設(shè)建議

【摘要】

檔案工作,是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動,其具有憑證價值和參考價值,還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè),是當前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設(shè)方面,本文從提高認識,加強投入,為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障;轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?;?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu),提升工作能力;加強檔案網(wǎng)站建設(shè),落實檔案信息公開;注重檔案信息化管理建設(shè)安全性,避免蓄意篡改、非法利用;規(guī)范檔案信息錄入,保證電子檔案信息真實、準確;完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個方面闡述了筆者的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);建議

檔案工作,是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動,其具有憑證價值和參考價值,還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平,重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法,實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè),是當前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學化的保障性工作。

一、提高認識,加強投入,為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障

各組織、各單位,為進一步推進檔案管理信息化建設(shè),必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義,將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進檔案管理信息化建設(shè),在硬件上要保障資金投入,包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復(fù)印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設(shè)備、服務(wù)器等。對于財力資金有限的單位,可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備,采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。

二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理,是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多,檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性,甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展,除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外,很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革,節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程,高效而節(jié)約。并且,電子檔案容易保管,且安全性較高。

三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu),提升工作能力

從事檔案工作的人員,是專業(yè)技術(shù)性人員,因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學歷的專業(yè)性,還要定期的組織從業(yè)人員學習檔案信息化管理建設(shè)的新知識、新方法。此外,因為檔案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強的計算機運用能力,因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應(yīng)用能力培訓,努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機的復(fù)合型人才隊伍,滿足檔案管理信息化建設(shè)對人員的需要。

四、加強檔案網(wǎng)站建設(shè),落實檔案信息

公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè),能夠?qū)崿F(xiàn)遠程在線檔案服務(wù)和信息公開。當前,一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站,但是還處于低層次的起步階段,檔案工作網(wǎng)站維護不及時,檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù),甚至一些欄目是空白。因此,要進一步加強檔案網(wǎng)站建設(shè),完善檔案網(wǎng)站的功能,及時維護,互動高效,提高主動服務(wù)意識,實現(xiàn)信息公開。

五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性,避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題,要高度認識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性,加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升,設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng),防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶,要建立實名制準入驗證,拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進行分類,以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息,為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。

六、規(guī)范檔案信息錄入,保證電子檔案信息真實、準確

電子檔案信息在錄入時,容易出現(xiàn)錯誤。因此,要加強對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對,最大程度的減少電子檔案信息的錯誤,力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作,檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求,明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標準。

七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面

數(shù)字化檔案館建設(shè),是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向,是現(xiàn)代的新型檔案館,是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化,我國能否成為檔案強國,其顯著標志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛,更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情,是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系,需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接,要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變,才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化,開拓檔案工作的新局面。

參考文獻:

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[2]劉英萍.淺議檔案工作信息化建設(shè)[J].檔案與社會,2005,(12).

[3]李香仙.淺談人事檔案管理信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2011年17期.

作者:孫冬玉