地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理信息化建設(shè)

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一、引言

人事檔案記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和思想品德的情況，是員工獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰的有力證據(jù)，真實(shí)反映了員工的社會(huì)活動(dòng)和工作情況。人事檔案是企業(yè)用人單位評(píng)價(jià)員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工的未來(lái)發(fā)展?fàn)顩r起著重要的作用。而信息化建設(shè)應(yīng)用于地質(zhì)部門(mén)的人事檔案管理是人事管理的一個(gè)新課題，因?yàn)殡娮踊男畔⒐芾聿粌H大大減輕了勞動(dòng)力，為企業(yè)節(jié)省了大量資金，而且促進(jìn)了工作效率。地質(zhì)部門(mén)的人事檔案資料涉及到企業(yè)的精神面貌，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)都密切相關(guān)，因此，怎樣抓住信息化建設(shè)給地質(zhì)部門(mén)帶來(lái)的機(jī)遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質(zhì)部門(mén)人事管理工作者要研究的重要課題。

二、信息化建設(shè)在地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.電子化檔案的保存，減輕紙質(zhì)檔案保管的壓力

人事檔案的紙質(zhì)資料成千上萬(wàn)，需要騰出大量的空間進(jìn)行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內(nèi)溫度或者濕度不適而引起紙質(zhì)人事檔案資料褪色、變質(zhì)；放在倉(cāng)庫(kù)里的紙質(zhì)人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲(chóng)子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節(jié)省了保存的實(shí)地空間，為企業(yè)節(jié)省成本和空間，減輕了紙質(zhì)資料保存的壓力。

2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化有利于有關(guān)工作人員能夠隨時(shí)對(duì)變動(dòng)的人事資料進(jìn)行及時(shí)的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對(duì)人事變動(dòng)及時(shí)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，減輕了工作人員的工作壓力，節(jié)省了人力和時(shí)間。人事檔案的信息化能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的地質(zhì)工作人員及時(shí)的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過(guò)失，檔案管理員經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的輸入并保存后，再把資料規(guī)范化、流程化，在這一過(guò)程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現(xiàn)代化，提高了地質(zhì)部門(mén)檔案管理人員的工作效率，節(jié)省了人力資源和寶貴的時(shí)間。

3.方便查詢?nèi)耸聶n案信息

在地質(zhì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)作出人事調(diào)整的決定之前時(shí)，他們往往需要查詢有關(guān)人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領(lǐng)導(dǎo)快速查詢有關(guān)信息。信息化的人事檔案管理是通過(guò)高級(jí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理的，它具有快速檢索、高級(jí)檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質(zhì)檔案的存放情況，又能及時(shí)獲取人員的簡(jiǎn)歷、出勤情況、獎(jiǎng)懲情況等基本信息。地質(zhì)部門(mén)的人事檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的查詢方式，方便了地質(zhì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)查詢有關(guān)人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個(gè)可靠的參考條件。

三、人事檔案信息化的實(shí)施方法

1.收集整理好人事檔案原始資料

只有做好人事管理的基礎(chǔ)工作才有可能有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，收集好地質(zhì)工作人員的基礎(chǔ)資料，定期對(duì)他們的最新情況進(jìn)行跟蹤記錄，再對(duì)收集好的資料進(jìn)行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實(shí)性。這是以后評(píng)價(jià)地質(zhì)工作人員的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理人員必須認(rèn)真對(duì)待第一步工作，絕不能出現(xiàn)作假的情況。

2.配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設(shè)備是必不可少的。地質(zhì)部門(mén)的人事管理要配備好計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等來(lái)對(duì)地質(zhì)部門(mén)的工作人員的人事檔案進(jìn)行電子化管理，使紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理資料以便保存。

3.建立電子人事檔案

通過(guò)紙質(zhì)的分類掃描之后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行入庫(kù)建檔管理可以實(shí)現(xiàn)建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對(duì)應(yīng)的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢?nèi)藛T檔案信息的有關(guān)用人單位才可以進(jìn)行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠(chéng)信和權(quán)威的服務(wù)，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清晰，他們認(rèn)為既然被地質(zhì)單位聘用了，那么人事檔案便無(wú)用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問(wèn)，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質(zhì)部門(mén)對(duì)工作人員的學(xué)歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質(zhì)部門(mén)對(duì)工作人員的了解提供了一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，有助于檔案的查詢，有利于盤(pán)活檔案資源。

4.利用專業(yè)管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案

要有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，離不開(kāi)通過(guò)專業(yè)管理軟件以建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)變更的人事動(dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)的更新，使人事檔案信息的查詢和統(tǒng)計(jì)分析實(shí)行日常的電子化管理。第一，地質(zhì)部門(mén)的企業(yè)要在市場(chǎng)上選擇較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，當(dāng)然有能力的企業(yè)還可考慮研發(fā)該類軟件，這種軟件應(yīng)當(dāng)具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息生成相應(yīng)的花名冊(cè)等基本功能；第二，要依據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，只有通過(guò)設(shè)計(jì)具有以上特點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)才能滿足地質(zhì)部門(mén)檔案管理人員對(duì)電子檔案的有效管理，減少他們對(duì)檔案管理的時(shí)間，提高他們工作的效率，對(duì)地質(zhì)部門(mén)的工作人員起到監(jiān)督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份以確保系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹(jǐn)慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實(shí)行物理訪問(wèn)和存儲(chǔ)的隔離，以保證人事檔案的資料的真實(shí)性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

5.建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

可以通過(guò)建立人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)有關(guān)人事信息進(jìn)行必要的共享。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)了解某位員工的表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)有無(wú)法馬上直達(dá)地質(zhì)人事部，這是檔案管理人員就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享來(lái)為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時(shí)間，提高了信息的時(shí)效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對(duì)各種資料進(jìn)行加密級(jí)別的設(shè)定，對(duì)不同的用戶授予不同的權(quán)限。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，地質(zhì)部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當(dāng)前地質(zhì)部門(mén)發(fā)展的需要，地質(zhì)部門(mén)要認(rèn)識(shí)到人事信息化的重要性，并利用好現(xiàn)代科技和信息化的各種優(yōu)勢(shì)完善地質(zhì)部門(mén)的人事檔案信息，促進(jìn)對(duì)信息化人事檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。檔案管理人員要遵循相關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的管理，為地質(zhì)部門(mén)在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準(zhǔn)確、真實(shí)的資料，為地質(zhì)部門(mén)的發(fā)展和進(jìn)步作出巨大的貢獻(xiàn)。

作者：楊曉娟 單位：山東省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站人事科