檔案管理創(chuàng)新思路探析

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檔案是一筆珍貴的財(cái)富，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的載體在不斷發(fā)生變化，檔案管理工作從古延續(xù)至今，管理的內(nèi)容逐漸全面，系統(tǒng)也越來(lái)越完整。如今，在經(jīng)濟(jì)全球化以及信息全球化的沖擊下，我國(guó)檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，勇于面對(duì)挑戰(zhàn)，需要在細(xì)致分析當(dāng)前檔案管理工作中存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，通過(guò)思路的創(chuàng)新來(lái)提高檔案管理的方式與方法，使檔案管理工作更加高效化，更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

1.檔案管理工作的內(nèi)涵

檔案管理工作是對(duì)文書(shū)的最后歸檔，進(jìn)行檔案管理工作要篩選出有價(jià)值的文書(shū)，對(duì)其進(jìn)行歸檔，但是檔案管理工作并不僅僅是對(duì)文書(shū)進(jìn)行存放，還要對(duì)文書(shū)進(jìn)行管理，因此，文檔管理工作是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作。進(jìn)行檔案管理工作首先要對(duì)文書(shū)進(jìn)行篩選，對(duì)機(jī)密文件以及有價(jià)值的文件進(jìn)行存放與歸檔，機(jī)密文件要進(jìn)行秘密保管，不能夠?qū)ν忾_(kāi)放，對(duì)機(jī)密文件的管理要根據(jù)檔案被銷毀的年限進(jìn)行歸檔以及存放。對(duì)于重要文書(shū)的歸檔，要格外注意文書(shū)的防潮和防蟲(chóng)管理，將檔案存放在適宜的環(huán)境條件中。

2.進(jìn)行檔案管理工作的必要性

2.1是文書(shū)發(fā)展的需要

檔案管理工作是對(duì)文書(shū)的最后歸檔，是文書(shū)發(fā)展的必然以及需要。文書(shū)工作的結(jié)束并不是文書(shū)任務(wù)的完成，在文書(shū)任務(wù)完成之后還要對(duì)文書(shū)進(jìn)行處理工作，處理工作包括以下幾點(diǎn)：一是及時(shí)銷毀一些經(jīng)過(guò)使用的文書(shū)或者是沒(méi)有價(jià)值的文書(shū)；二是對(duì)使用結(jié)束之后并且有保密期限的文書(shū)進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)要按照文書(shū)的保密期限進(jìn)行歸檔；三是對(duì)使用結(jié)束之后但是具有使用價(jià)值的文檔進(jìn)行歸檔以及管理，有價(jià)值的文檔在歸檔的同時(shí)還要根據(jù)使用的需要進(jìn)行借閱。

2.2是檔案管理是現(xiàn)代化建設(shè)的需要

檔案是珍貴的文獻(xiàn)資料，具有很高的利用價(jià)值，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，有助于發(fā)揮檔案在政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、編史修志、繁榮文化及民生服務(wù)等方面的重要作用，也有助于國(guó)家機(jī)關(guān)以及企業(yè)進(jìn)行文件統(tǒng)籌，以便檔案的使用等。

3.檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

眾所周知，檔案管理工作是文書(shū)工作的重點(diǎn)，但實(shí)際上，檔案管理工作遠(yuǎn)沒(méi)有得到人們應(yīng)有的重視，很多事業(yè)單位的文書(shū)檔案以及城市發(fā)展的文書(shū)檔案等都沒(méi)有得到很好的管理，甚至被人們忘卻。人們對(duì)檔案管理工作的不重視，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步，加上檔案管理工作者的素質(zhì)不高，缺乏系統(tǒng)的檔案管理的系統(tǒng)知識(shí)，檔案管理工作也沒(méi)有形成一套科學(xué)的管理系統(tǒng)，這些都使我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。

3.2檔案管理機(jī)制不合理

目前，我國(guó)的檔案管理制度大多還是采用以往的檔案管理制度，但是隨著社會(huì)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展等，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，檔案管理機(jī)制不合理、不完善，因此，繼續(xù)推行以往的檔案管理制度并不能夠達(dá)到很好的檔案管理效果。加上目前我國(guó)檔案管理組織機(jī)制匱乏以及檔案管理人才素質(zhì)不高，缺乏創(chuàng)新精神等，導(dǎo)致我國(guó)檔案管理機(jī)制無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)。

3.3檔案管理工作管理水平不高

隨著時(shí)代的發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)革新正在逐漸影響與改變著人們的生活和生產(chǎn)方式，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)中，極大地提高了生產(chǎn)效率，減輕了人們的工作壓力。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)同樣也可以在檔案管理工作中得到使用與推廣，但是我國(guó)的檔案管理工作并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，也沒(méi)有借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作水平，因此目前，我國(guó)的檔案管理工作管理水平還處于一個(gè)較低的水平，有待提升。

3.4是檔案管理的管理者素質(zhì)不高

檔案管理工作人員是檔案管理工作的關(guān)鍵，一個(gè)合格的檔案管理工作者不僅需要具備良好的文書(shū)管理知識(shí)，還需要擁有必要的文書(shū)歸檔的經(jīng)驗(yàn)，但是目前，我國(guó)檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，很多管理人員并沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，也缺乏良好的職業(yè)修養(yǎng)，在工作中有玩忽職守的現(xiàn)象，同時(shí)，由于我國(guó)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)難以提升。

4.檔案管理工作的創(chuàng)新

4.1借助高科技的手段使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)

我國(guó)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，善于利用先進(jìn)的信息技術(shù)成果和計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作水平。創(chuàng)新案管理工作要更新文檔案管理的設(shè)備，配備高科技設(shè)備，提供信息技術(shù)的支持，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。同時(shí)要進(jìn)行軟件技術(shù)的更新，購(gòu)買(mǎi)一些必要的文書(shū)檔案管理軟件，使文書(shū)檔案管理工作更加高效化與便捷化。

4.2管理高素質(zhì)的檔案管理人才

管理人員隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案管理工作水平的有效措施，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展定期培訓(xùn)，不斷提高管理人員的素質(zhì)以及進(jìn)行知識(shí)的更新。國(guó)家要不斷重視檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，以選拔高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理人員，防止一些人濫竽充數(shù)。同時(shí)，檔案管理人員也要在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，牢牢把握時(shí)代的變化進(jìn)行知識(shí)更新以及能力提高。

4.3管理機(jī)制的創(chuàng)新

隨著時(shí)代的發(fā)展，一些傳統(tǒng)的，與當(dāng)前檔案管理工作不相適應(yīng)的文書(shū)檔案管理的機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以變革，在充分研究文書(shū)檔案管理的機(jī)制問(wèn)題的基礎(chǔ)上，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展需要進(jìn)行創(chuàng)新。進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新時(shí)需要向一些專家學(xué)者進(jìn)行咨詢，綜合它們的意見(jiàn)進(jìn)行機(jī)制創(chuàng)新，使管理機(jī)制逐步科學(xué)化。結(jié)語(yǔ)社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，檔案管理工作當(dāng)然不能一成不變。創(chuàng)新是新世紀(jì)的要求，檔案管理工作在信息全球化的沖擊之下，不僅要具有積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的良好態(tài)度，還需要深切認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理中存在的管理者素質(zhì)不高、管理素質(zhì)不高、管理體制有缺陷等問(wèn)題，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新管理模式，努力實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的現(xiàn)代化，相信在不懈的努力下，檔案管理工作定會(huì)越做越好。

作者：鄭婷婷 單位：四平市衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所