信息時代科技檔案管理工作

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信息化時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理面臨著信息技術的沖擊和挑戰(zhàn)。為了適應高速發(fā)展的信息社會帶來的迅猛變化，檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展已成為必然趨勢。

一、完善規(guī)章制度，積極推進規(guī)范化建設

(一）建立崗位責任制

要加強科技檔案管理工作，并發(fā)揮其重要作用，一是要建立比較健全的崗位責任制度，制定工作目標和職責；二是要把工作目標和職責分解到位，責任落實到個人。

(二）建立檔案管理制

要使科技管理工作形成特定體系，完善檔案管理制度，需要制定檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、保密制度、統(tǒng)計鑒定制度、移交制度和獎罰制度等一些制度，令檔案管理人員辦事有章可循，促使科技檔案管理邁入正軌。

(三）建立檔案保密制

要嚴格遵守《中華人民共和國保守秘密法》的相關規(guī)定，嚴格貫徹執(zhí)行保密紀律，認真保管保密檔案，對于絕密檔案，嚴格履行檔案接收、單獨保管、借閱、鑒定及銷毀制度。同時，登記、審批手續(xù)，定期進行保密檔案、資料及物品的清查工作，并一定要嚴格執(zhí)行。

二、加強實現(xiàn)信息化管理

(一）數(shù)據(jù)查詢管理制度的建立

檔案管理相關軟件，是利用光學的掃描復制、圖文壓縮、高智能的計算機檢索和信息遠程傳輸?shù)纫幌盗蓄I先技術來構建檔案的數(shù)據(jù)庫及信息查詢系統(tǒng)。因此，科技檔案管理相關軟件的應用能使科技檔案的信息及時精準地為科研工作和企業(yè)服務。

(二）管理備份制度的建立

科技檔案管理工作給信息時代帶來便捷的同時，還存在著許多不穩(wěn)定以及可變性，所以管理備份制度在日常工作中建立起來是很有必要的。在信息時代，科技檔案管理人員需按相關制度定期地對檔案進行備份復制，以防止科技檔案信息的丟失而帶來的不必要損失。

(三）網絡管理手段的完善

科技檔案對企業(yè)或科研單位探索和掌握生產規(guī)律、明確發(fā)展方向有著重要作用。因此，隨著計算機技術和網絡技術的普及，為科技檔案形成文獻信息采集體系、數(shù)據(jù)庫生產體系以及現(xiàn)代化文獻信息服務體系建設以互聯(lián)網為基礎的寬帶信息網絡十分必要。而考慮到互聯(lián)網的保密缺陷，采用數(shù)據(jù)加密技術、身份識別技術、信息確認技術對網絡加強管理，確保網絡安全又可進一步貫徹檔案保密原則。

三、努力提升人員素質

(一）政治素質的完善

在信息時代，科技檔案管理人員不僅要學習政治理論，還要堅持貫徹黨的方針政策，不斷強化自身的政治素養(yǎng)。同時，還要具有認真負責、吃苦耐勞、精益求精的精神，這樣才能適應新時代、新信息的科技檔案管理工作要求。

(二）能力素質的完善

在信息技術迅猛發(fā)展和普及的時代，科技檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質文檔管理向電子文檔管理發(fā)展，這就需要科技檔案管理人員增加知識、優(yōu)化知識結構、拓展視野?？萍紮n案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理和現(xiàn)代化技術、還要掌握計算機技術和網絡技術等高科技管理手段，并掌握檔案保護及復制新技術，使其成為符合新時代下的高素質人才。

(三）業(yè)務素質的完善

科技檔案管理工作具有專業(yè)性很強的特性。所以，這不僅要求管理人員必須熟練掌握一些相關的法律法規(guī)和政策，并精通業(yè)務和積累知識，更需要科技檔案管理人員全面系統(tǒng)地學習相關知識，更好地宣傳和管理檔案工作。

四、不斷強化服務意識

(一）服務觀念不斷強化

主動服務是科技檔案管理人員必須強化的觀念，真正做到把科技檔案信息資源轉化為經濟效益以及社會效益。

(二）服務力度不斷加大

信息是科技檔案管理人員必須強化的觀念，在信息爆炸的時代，信息就是一切，掌握了信息才會擁有一切，才會全面系統(tǒng)地反應科研，掌握生產并對生產起到促進作用，從而充分發(fā)揮科技檔案的生產力效益。

(三）服務水平不斷提高

效益亦是科技檔案管理人員必須強化的觀念，在工作中形成的專利、非專利技術以及著作等科技檔案，要做到收錄齊全，并科學有效地使用這些科技檔案。

五、有效的管理方法和策略

(一）專業(yè)的檔案管理人員

專業(yè)的檔案管理人才是做好科技檔案管理工作最為重要的因素。檔案管理人員的專業(yè)性主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.“自身”素質。和傳統(tǒng)的檔案管理工作一樣，對管理人員的個人道德素質要嚴格把關，從而確保資料的安全。當然，現(xiàn)代科技不僅發(fā)展快，更新更快，檔案人員也不能被動地收集科技信息、坐等資料上門。需要主動請教有關技術人員并深入生產一線，熟悉掌握生產、經營、工藝流程，對技術檔案的分類、內涵關系以及保存意義，要做到心中有數(shù)。2.“技術”素質。在信息時代，檔案管理人員應具有全面的知識，才能適應新時展的需要。即檔案管理人員不能因為“技術”方面的問題，而造成科技資料的損失與泄漏。因此，必須多途徑、多層次地加快現(xiàn)代專業(yè)化的檔案管理人員的培養(yǎng)與儲備，才能適應信息技術發(fā)展的需要。

(二）專門的檔案保存場所

企業(yè)應根據(jù)自身的條件，來設立專門的檔案保存場所。在選擇檔案保存場地時，需要注意一些細節(jié)的把握，如從檔案的保密性考慮，不應把保存地設在辦公樓的最底層，因為底層人員往來較為頻繁。應盡量做到與辦公區(qū)分開、與檔案閱覽室分開。此外，檔案室的安全硬件也要強化，比如專門加固的防盜竊及監(jiān)控裝置等。同時，在信息化時代，科技檔案的計算機軟硬件系統(tǒng)配置也需更新。

(三）全面的檔案管理策略

1.分級管理企業(yè)應參照《保密法》的相關規(guī)定，依據(jù)檔案的重要程度和安全性能，將科技檔案劃分秘密等級和公開與不公開的程度。對企業(yè)的核心秘密和關系到社會及公共安全的化工科技資料，要以“絕密”的檔案標準進行管理。

2.擴大外延企業(yè)需要深化檔案管理工作的內涵，將以前單一的檔案資料室，擴大為包括檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等內容的“企業(yè)檔案信息中心”，使檔案管理跟上現(xiàn)代企業(yè)管理及市場競爭的步伐。

3.嚴格制度根據(jù)企業(yè)的實際情況，從閱覽、外借、復制等都要建立相應的制度。確定不同檔案的利用范圍，同時還要建立檔案利用的監(jiān)督機制，以有效地發(fā)現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過程中不利于檔案安全的各種不良行為。

(四）先進的科技理論與手段

在科技迅猛發(fā)展的時代，信息網絡的管理與發(fā)展，使得越來越多的重要科技文檔被肆意上傳在網上。為了保證網絡安全，企業(yè)需要依據(jù)實際開通電子文件歸檔專遞網線，在各個機構部門之間建立電子文檔歸屬傳遞網絡服務，并由專業(yè)網絡人員負責管理。在現(xiàn)今信息技術爆炸的時代，科技檔案管理在信息化的條件下已占有非常重要的地位。所以，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，已成為必然?？茖W、合理的科技檔案管理工作應是檔案工作者致力的事業(yè)，以求科技檔案能更好地為社會服務。

作者：巢凌彥 單位：廣東華路交通科技有限公司