人力資源管理的人事檔案管理運用

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【摘要】面對日益激烈的競爭，企業(yè)在發(fā)展過程中應該重視人力資源管理，從內部管理規(guī)范中提升企業(yè)的管理質量，人事檔案屬于人力資源管理的重要內容，在人力資源管理中占有非常重要的地位。人事檔案管理主要是對企業(yè)人事資料的整理、保存、分析、鑒定、統(tǒng)計等，將每位員工安排在合適的位置，體現(xiàn)出員工的重要作用和價值。本文主要結合人力資源管理與人事檔案管理之間的關系，分析了人事檔案管理的重要性，探討了人事檔案管理在人力資源管理中的重要應用。

【關鍵詞】人事檔案；重要性；信息化

傳統(tǒng)的人力資源管理效率較低，對檔案的分析與整理不夠，管理方式采用模糊管理，不利企業(yè)發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，在企業(yè)人力資源管理過程中，人們更加重視其重要性，逐漸將管理模式向著精細化的方向發(fā)展，發(fā)揮了人力資源管理的重要作用，為企業(yè)的發(fā)展注入動力。很多企業(yè)對人力資源中的人事檔案管理不夠重視，沒有意識到人事檔案在人力資源管理中的作用，這使得檔案保管不夠規(guī)范，檔案利用率低，對于員工的入職、升職、退休等工作沒有發(fā)揮應有的作用，這些都是需要解決的問題。

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關系分析

現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等方面進行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應有的價值，促進企業(yè)完成生產、銷售等任務。人力資源管理，會涉及很多的學科，如管理學、心理學、社會學等。企業(yè)在用人的時候，會對人才進行崗前培訓，對人才進行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過程中，人才的支撐是基礎，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動性不斷加強，人才流失越來越嚴重，對于企業(yè)發(fā)展不利，因此應重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進行管理，從而更好地考察員工，對員工進行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進行預測。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調統(tǒng)一的。

二、加強人事檔案管理的重要性分析

首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開發(fā)的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻的認識，可以詳細掌握每個人才的優(yōu)點和缺點，優(yōu)化人力資源管理機構，使得人才結構可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓和培養(yǎng)有非常好的促進作用，使得人才可以快速地適應企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務和工作也逐漸細化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強對現(xiàn)有人才的培訓工作，使得人才具有更多能力，可以適應企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。在對人事檔案統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析過程中，可以了解人才的各種優(yōu)點和缺點，有針對性地提升人才的素質。人事檔案的利用，可以促進人才合理的流動，調動員工的積極性。因此，在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，是人力資源管理的重點。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規(guī)范性，有利于對企業(yè)中的人才需求進行預測。在實際應用中，通過對人事檔案信息的整合，為企業(yè)人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認識到企業(yè)的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設置的科學性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業(yè)中環(huán)境的變化，對于人才的需求也發(fā)生了非常大的變化，企業(yè)利用人事檔案進行分析，可以對企業(yè)中人才缺口進行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業(yè)內部盡心培養(yǎng)。另一方面，通過人事檔案的利用，可以更好地進行人力資源發(fā)展規(guī)劃，在引進和儲備人才過程中可以防止成本浪費，保證人才的引進是企業(yè)發(fā)展所需求的。

三、人事檔案管理問題分析

（一）人事檔案管理重視度不足。當前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認識，認為人事檔案管理不夠重要，從而導致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責不夠明確，導致人事檔案管理不能達到預期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴重影響人事檔案管理的質量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應有的價值，不能有效地服務于人力資源管理。

（二）人事檔案管管理手段落后。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設施比較落后，信息技術利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質方式進行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

（三）人事檔案利用價值不高。檔案管理的目的最終是要服務企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價值。然而當前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經歷等基本信息，沒有詳細了解人才的素質、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實情況，因此沒有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。

四、人事檔案管理在人力資源管理中的運用

（一）建立完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進行合理的安排，重視引進高素質人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

（二）規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)。當前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內容與以往有非常大的差別。在管理工作中應做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當前在人事檔案管理中需要及時補充已有的信息，刪除重復信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽稱號、反映工作業(yè)績以及保險與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

（三）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)字信息時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術強化人事檔案信息化建設，加強人事檔案工作人才的交流與服務，實現(xiàn)資源共享。最后，利用先進的數(shù)字技術，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案的利用價值。企業(yè)不權要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內容，增加人事檔案價值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應積極轉變思路，在人事檔案管理工作中應不斷創(chuàng)新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務。

五、結語

總之，人力資源在企業(yè)日益競爭的環(huán)境中發(fā)揮越來越大的價值，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。因此，應該采用新的人事檔案管理理念，總結經驗，利用新的技術和方法，提升管理人員整體素質，促進人事檔案管理質量的提升。

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作者：劉軍 單位：大足石刻世界文化遺產旅游開發(fā)區(qū)管理委員會