服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展開發(fā)區(qū)檔案管理策略探討

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【摘要】經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程需要進(jìn)行記錄，重大事跡需要形成檔案保存，同時(shí)檔案也需要高效運(yùn)用，既起到紀(jì)實(shí)的作用，又要起到服務(wù)開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。因此，本文結(jié)合經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的特征，探討以服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心的開發(fā)區(qū)檔案管理策略。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì)發(fā)展；開發(fā)區(qū)；檔案管理；策略

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，國(guó)家級(jí)、省級(jí)以及地方級(jí)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)快速興起，成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主力軍，其核心任務(wù)是發(fā)展經(jīng)濟(jì)，這就要求其他工作必須服務(wù)于這一核心。檔案能夠還原歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、預(yù)測(cè)未來(lái)，是制定工作計(jì)劃、方案和形成決策的重要參考依據(jù)，不僅能夠記錄開發(fā)區(qū)發(fā)展足跡，而且能夠作為服務(wù)決策、推動(dòng)發(fā)展的隱性支撐。所以，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，運(yùn)用有效的方式方法進(jìn)行檔案記錄、管理和合理運(yùn)用非常必要。

一、檔案管理概述

檔案管理，即檔案工作，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。其內(nèi)容主要包括了8個(gè)方面，分別為檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。檔案管理是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案、維護(hù)檔案的完整與安全、便于利用的原則。檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。

二、開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，檔案管理越來(lái)越受到重視，從國(guó)家到地方設(shè)立了專門進(jìn)行檔案管理的機(jī)構(gòu)，很多機(jī)關(guān)單位、企業(yè)設(shè)立了專門的檔案管理部門，并安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)，但就開發(fā)區(qū)而言，在檔案管理方面依然存在著一定的不足。

（一）缺乏足夠的重視。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的重點(diǎn)是抓經(jīng)濟(jì)發(fā)展，其重心和精力都放在看得到、見效快的產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目建設(shè)上，重視的是經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)速度、稅收的總量、規(guī)模工業(yè)產(chǎn)值等內(nèi)容，而對(duì)于檔案管理等隱性的工作缺乏足夠的重視。

（二）缺乏完善的系統(tǒng)。很多開發(fā)區(qū)的檔案管理比較分散，缺乏系統(tǒng)性，比如整個(gè)園區(qū)的檔案缺乏統(tǒng)籌性，很多檔案分散在各個(gè)部門，容易造成檔案遺失，而且難以形成系統(tǒng)的檔案資料，無(wú)法有效地為決策和發(fā)展服務(wù)。

（三）缺乏高效的管理。不少開發(fā)區(qū)在檔案管理方式上依然比較傳統(tǒng)、粗放，沒有運(yùn)用最新的科學(xué)技術(shù)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，比如有的開發(fā)區(qū)還是以紙質(zhì)檔案為主，并且沒有配備專門的檔案管理室，這容易造成檔案損壞、遺失。同時(shí)，檔案借閱、回收等工作不細(xì)致，沒有形成流程化的完整臺(tái)賬，容易導(dǎo)致檔案失落。

（四）缺乏有效的運(yùn)用。檔案應(yīng)當(dāng)是服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的，但目前很多開發(fā)區(qū)將檔案管理與服務(wù)經(jīng)濟(jì)剝離開來(lái)，檔案全部放在保存室中，未能有效地運(yùn)用于經(jīng)濟(jì)發(fā)展之中，其價(jià)值和作用沒有得到體現(xiàn)。

三、開發(fā)區(qū)檔案管理策略

檔案管理具有其自身的特點(diǎn)，也有重要的價(jià)值和作用，合理、科學(xué)的檔案管理，以及高效的檔案運(yùn)用，能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供重要的支撐，帶來(lái)重要的價(jià)值。

（一）要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案管理自古以來(lái)便存在，在歷史進(jìn)程中發(fā)揮著非常重要的作用。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的發(fā)展同樣也是歷史中的片段，無(wú)論從記錄歷史角度，還是從服務(wù)決策角度，都應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理。一方面，開發(fā)區(qū)從領(lǐng)導(dǎo)到一般職工，都需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，將檔案管理放到整個(gè)開發(fā)區(qū)發(fā)展的大局中，放到發(fā)展的整個(gè)歷程中去考慮，明確檔案管理工作的定位；另一方面，要有檔案管理意識(shí)，平時(shí)的招商引資、重大簽約活動(dòng)、重大項(xiàng)目開工、領(lǐng)導(dǎo)視察、客商考察、重大會(huì)議等內(nèi)容，都應(yīng)當(dāng)留存檔案，并有意識(shí)地將紙質(zhì)與照片、視頻等資料進(jìn)行結(jié)合保存。

（二）要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，需要用系統(tǒng)的思維來(lái)考慮，用系統(tǒng)的方法來(lái)開展，也需要構(gòu)建完善的管理體系。第一，構(gòu)建系統(tǒng)機(jī)制。檔案管理需要從簡(jiǎn)單的人員管理變?yōu)橹贫裙芾?，從而更加?guī)范、科學(xué)、有序。比如以制度的形式規(guī)定，主辦部門需要做好會(huì)議、活動(dòng)等工作的資料留存，內(nèi)容上包含紙質(zhì)材料、照片、錄音、視頻等，并將整理好的資料統(tǒng)一由開發(fā)區(qū)檔案管理部門和人員集中管理，并建立檔案入庫(kù)登記制，做到任何一份檔案入庫(kù)都明確記錄。第二，構(gòu)建“1+3+N”管理體系。開發(fā)區(qū)體量較大，部門較多，隊(duì)伍龐大，檔案管理必須要形成體系。其中“1”為檔案管理專業(yè)部門，“3”為開發(fā)區(qū)、局室、部門三個(gè)層級(jí)，“N”為專業(yè)檔案管理人員，包括開發(fā)區(qū)、各局室、各部門的檔案管理員。通過體系的構(gòu)建，能夠確保檔案管理工作責(zé)任到人。

（三）要提升檔案管理質(zhì)效。檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新方式方法和工具手段，創(chuàng)新管理形式，提升管理質(zhì)效。第一，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)檔案為主，對(duì)檔案室的面積、氣溫、防火性等要求非常高，而且容易出現(xiàn)檔案受潮、損毀、遺失等問題。信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案數(shù)字化成為了可能，開發(fā)區(qū)需要把握技術(shù)機(jī)遇，加快建立數(shù)字檔案庫(kù)，一方面，加強(qiáng)推進(jìn)庫(kù)存檔案數(shù)字化，比如通過掃描、拍照、錄像等方式，進(jìn)行數(shù)字化保存；另一方面，明確檔案數(shù)字化入庫(kù)，盡量減少紙質(zhì)檔案。同時(shí)將整個(gè)開發(fā)區(qū)的各層級(jí)檔案資源都納入數(shù)字化檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息互通互享，打破信息壁壘。第二，進(jìn)行專業(yè)化管理。要充分體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，無(wú)論紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化檔案，都要進(jìn)行科學(xué)分類，按照實(shí)際情況編好條碼，便于管理和查閱。同時(shí)可在園區(qū)官網(wǎng)專門開通檔案數(shù)據(jù)窗口，并加強(qiáng)會(huì)員認(rèn)證管理，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。第三，完善檔案跟蹤機(jī)制。一方面，要建立臺(tái)賬機(jī)制，對(duì)檔案入庫(kù)、借閱、歸還等每一個(gè)環(huán)節(jié)都做好登記，確保無(wú)遺漏；另一方面，要充分利用數(shù)字化平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)檔案的痕跡跟蹤，并對(duì)每一份檔案明確時(shí)間期限，以確保檔案安全，并及時(shí)歸庫(kù)。

（四）要加強(qiáng)檔案資源利用。存放的檔案是“死”的，只有運(yùn)用起來(lái)的檔案才是“活”的，才有實(shí)際的價(jià)值，所以檔案管理的重要目的在于有效運(yùn)用，使其服務(wù)于現(xiàn)實(shí)。第一，提供借閱，幫助了解歷史。檔案資料記錄著開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程，比如建園、奠基、重大歷史事件等，通過提供借閱服務(wù)，能夠打開了解開發(fā)區(qū)歷史的“大門”。第二，加強(qiáng)分析，為決策提供支撐。檔案保存的內(nèi)容多種多樣，其中包含了開發(fā)區(qū)發(fā)展過程中的大量數(shù)據(jù)，通過對(duì)數(shù)據(jù)的分析，可以了解開發(fā)區(qū)的發(fā)展速度、質(zhì)量等情況，能夠分析問題和趨勢(shì)。比如對(duì)每年的經(jīng)濟(jì)總量、增速、稅收情況、市場(chǎng)主體情況等進(jìn)行分析，能夠了解開發(fā)區(qū)的整體水平，這能夠?yàn)橹贫ń窈蟮陌l(fā)展計(jì)劃、發(fā)展目標(biāo)等提供參考。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為核心任務(wù)的開發(fā)區(qū)而言，檔案既是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，同時(shí)也能夠發(fā)揮其推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用。開發(fā)區(qū)的檔案管理工作需要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，構(gòu)建完善的系統(tǒng)，提升管理質(zhì)效，并加強(qiáng)資源的有效利用，從而真正服務(wù)并推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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作者：胡雙玲 單位：湖南省長(zhǎng)沙金霞經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)