基層檔案管理工作效率提高措施

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摘要:社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為我國基層檔案管理工作帶來了巨大的發(fā)展空間，同時(shí)也面臨著更加困難的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)對基層檔案的管理工作提出了更高的要求。本文主要分析了目前檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其中存在較多問題，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)具有針對性的優(yōu)化措施，以提升基層檔案管理的整體水平。

關(guān)鍵詞:基層;檔案管理;工作效率

1基層檔案管理工作的主要內(nèi)容和現(xiàn)狀

基層檔案管理工作的主要內(nèi)容如下:第一，負(fù)責(zé)制定本單位檔案管理的制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、操作規(guī)范化。第二，做好本單位文件資料的收集、整理、鑒定工作。第三，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，主動(dòng)敦促各部門保證文件的齊全與完整。第四，做好移交檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和保管［1］。第五，編制多種檢索工具，做到各種門類載體的檔案分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范，以迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案并匯編檔案資料。在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中形成的檔案種類有科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、證書檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等。在具體的檔案管理工作中，可分為實(shí)體管理和信息化管理兩方面。在實(shí)體管理方面，本單位1997年在上級檔案業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)下，通過了國家二級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)根據(jù)上級頒發(fā)的文件建立健全了本單位的科技檔案分類辦法和檔案管理制度。三十多年來，本單位一直按照達(dá)標(biāo)要求和檔案管理制度對檔案進(jìn)行搜集、整理、鑒定、劃分保管期限、裝訂入庫。同時(shí)編制大事記等檢索工具，從不同的檔案關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度和檔案庫房管理制度。檔案管理工作的內(nèi)容決定了它的工作性質(zhì)是管理性還是服務(wù)性。在實(shí)際的檔案管理工作中并不會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富。但只要管理人員把提供的檔案做好詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，還是能通過檔案的借閱產(chǎn)生間接效益的。檔案工作人員應(yīng)抱著對歷史、對后人負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真對檔案進(jìn)行鑒定、整理和保護(hù)。檔案的信息化管理包含檔案信息的加工和信息輸出過程。信息化加工的質(zhì)量取決于各基層單位檔案管理員的綜合專業(yè)水平。對文件資料的認(rèn)知程度取決于檔案工作人員對本單位生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)的了解深度和廣度，還取決于檔案工作人員對文件資料未來查考價(jià)值的預(yù)判經(jīng)驗(yàn)。因此，檔案工作人員每年的繼續(xù)教育、專業(yè)交流和培訓(xùn)必須列入本單位的教育培訓(xùn)計(jì)劃，這樣才能有效提高檔案工作人員的專業(yè)水平。信息化的輸出過程主要體現(xiàn)在如何利用檔案軟件進(jìn)行快速查閱，如何精準(zhǔn)定位到每一本檔案案卷甚至是每一份文件，使檔案工作人員不用去庫房就能立刻提供給使用者。目前社會(huì)科學(xué)技術(shù)已非常發(fā)達(dá)，但在基層檔案管理的信息化運(yùn)用上仍較落后，即便搜索到還是要去庫房調(diào)閱案卷和文件。

2基層檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1檔案管理意識不足

目前，在檔案管理崗位上堅(jiān)持多年的檔案管理人員主要靠的是自身的素養(yǎng)和責(zé)任心，他們能安心于檔案管理工作，堅(jiān)持按照達(dá)標(biāo)要求監(jiān)督各類檔案及時(shí)歸檔。但僅靠檔案人員的微薄力量只能維持最基礎(chǔ)的實(shí)物檔案管理達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)幾十年不走樣，沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，庫房空間不足，難以再配置。檔案人員退休后招不到合適的人來接班，使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化局面無法維持，最終陷入混亂狀態(tài)。1997年達(dá)標(biāo)時(shí)，本單位的信息化水平在行業(yè)內(nèi)還是領(lǐng)先地位，文書資料輸入電腦后和檔案錄入時(shí)，輸入收發(fā)文號就可把文件的文號、標(biāo)題、作者、制作時(shí)間等信息自動(dòng)顯示在表格里，不用再手動(dòng)輸入。但幾十年過去，本單位目前使用的檔案管理軟件仍停留在手動(dòng)輸入和打印案卷目錄和封面的層面上。

2.2數(shù)據(jù)無法共享，降低工作效率

目前，辦公室的文書管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)是兩個(gè)獨(dú)立的軟件。文書人員在文書管理系統(tǒng)上登記收發(fā)文時(shí)，第一次輸入的文件信息，檔案管理人員在檔案軟件上是不能共享的，需要再次輸入到檔案管理系統(tǒng)軟件中。隨著科技的進(jìn)步，文書人員將文件以掃描件的形式存儲(chǔ)在文書管理系統(tǒng)中，檔案管理系統(tǒng)無法調(diào)閱。提供檔案管理系統(tǒng)中搜索到的文件不能立即打印出來給利用者，而是必須去庫房調(diào)閱實(shí)體檔案案卷，對其進(jìn)行復(fù)印或拍照，不能共享前端文件資料的數(shù)據(jù)，大幅降低了檔案的輸入效率和利用率。

2.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

檔案管理是一項(xiàng)隨著社會(huì)發(fā)展不斷改進(jìn)的工作，無論是工作方式還是工作效率，都在不斷的改進(jìn)與提升.因此，對于檔案管理人員的要求也在不斷提高。目前，很多檔案管理人員對檔案管理信息化的接受能力一般，甚至有為難情緒。檔案管理的專業(yè)知識和信息化知識更新不及時(shí)，缺乏上級領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)精準(zhǔn)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這些都會(huì)影響檔案管理水平的提升。

2.4特殊載體的檔案利用率不高

對基層單位來說，檔案的庫藏雖然比較多樣化，但對特殊載體聲像和照片檔案的利用還是不多，查閱較多的還是工程檔案、證書檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案。特別是聲像檔案，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，大部分設(shè)備已老化，磁卡檔案已無法讀取。理論上能保存50年的光盤檔案，隨著保管期限的增長，能順利讀取的寥寥無幾。

2.5檔案檢索效率不高

檔案的檢索分為手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，目前主要使用手工檢索方式［2］，因?yàn)樗鼨z索的成功率較高，但檢索的時(shí)間較長。計(jì)算機(jī)檢索能使用關(guān)鍵詞搜索，快速又精準(zhǔn)。但經(jīng)過多次系統(tǒng)的維護(hù)，檔案軟件里的數(shù)據(jù)不是十分準(zhǔn)確，搜索出來的文件和案卷信息和庫房內(nèi)的實(shí)體檔案信息有出入。有的檔案在電腦上顯示不出來，檔案管理人員在庫房里卻能找到。針對情況，仍然用手工檢索的方式來搜索和確認(rèn)?？偺醽碚f，缺失嚴(yán)密邏輯和精準(zhǔn)度的檔案管理系統(tǒng)難以提高檔案的檢索效率。

3提升基層檔案管理工作效率的有效策略

3.1強(qiáng)化檔案管理意識

基層領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員要加強(qiáng)自身的責(zé)任意識，檔案管理工作人員要盡心盡力，不辱使命。檔案管理機(jī)構(gòu)必須通過文書部門立卷制度將檔案的重要性灌輸?shù)街袑宇I(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人員的意識里。部門領(lǐng)導(dǎo)要深入各部門督促應(yīng)歸檔的資料不可漏歸或不歸。檔案管理人員必須親自指導(dǎo)各部門的文書和科技檔案的歸檔工作，保持達(dá)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不變。單位應(yīng)將檔案工作列入年度考核，這可以從根本上保證檔案的完整性，各部門的經(jīng)辦人員才會(huì)真正重視平時(shí)文件資料的搜集和保管，從而豐富庫藏，提高檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益，為本單位的各項(xiàng)活動(dòng)提供最堅(jiān)實(shí)的保障。同時(shí)，還應(yīng)建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，日常工作做到有章可循，檔案工作做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享

當(dāng)前社會(huì)正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、資源化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，提高資源共享率已成為促進(jìn)基層檔案管理工作效率提升的必要途徑。因此，基層單位應(yīng)充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，積極引進(jìn)信息共享軟件，將能共享的文件資料和檔案數(shù)據(jù)充分結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)云數(shù)據(jù)信息管理。這樣不僅能解放檔案工作人員手工輸入的負(fù)擔(dān)，還能提高檔案的遠(yuǎn)程利用率，在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能快速提供給出差在外的利用者。

3.3提升檔案管理人員的工作業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)關(guān)系到檔案的安全和質(zhì)量。首先，要提升檔案管理工作人員的宏觀管理能力，把檔案管理工作的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)稔熟于心，確?；鶎訖n案的安全。其次，要提升檔案管理的專業(yè)知識水平。基層單位應(yīng)招錄檔案管理的專業(yè)人才并形成人才梯隊(duì)，以提高對文件資料的鑒定能力，保證緊張的庫房空間里存儲(chǔ)的每一份檔案都是精華，還能保證一個(gè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長期不走樣。最后，要加強(qiáng)對在崗檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，可組織外派學(xué)習(xí)或參加對外交流活動(dòng)等來拓寬檔案管理工作人員的眼界，這樣才有能力創(chuàng)新出檔案管理的新方式。

3.4提高特殊載體的檔案利用率

基層單位特殊載體的檔案利用率不高，主要原因是信息化技術(shù)手段過于落后。應(yīng)對收集和存儲(chǔ)的聲像檔案配備先進(jìn)的信息化設(shè)備，同時(shí)配備熟悉檔案管理的信息化技術(shù)人員，及時(shí)處理存儲(chǔ)介質(zhì)損失的問題，確保信息讀取順暢。對檔案信息進(jìn)行云數(shù)據(jù)管理，利用關(guān)鍵詞搜索海量檔案文件可大幅提高庫藏檔案的利用率。

3.5大力研發(fā)文書檔案一體化管理系統(tǒng)

社會(huì)信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展對基層檔案管理工作提出了更高的要求。基層檔案管理部門要想積極適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展趨勢，就必須使用現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段來提升檔案管理的工作效率，以實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理目標(biāo)。目前，先進(jìn)的檔案科學(xué)管理技術(shù)和落后的基層檔案管理模式相矛盾，如果能把先進(jìn)的檔案管理技術(shù)普及到基層，讓基層的檔案管理利用信息化手段來管理檔案、利用檔案，就會(huì)大幅提高基層檔案管理人員的工作效率。目前，急需既懂檔案專業(yè)又懂信息技術(shù)的雙料人才來幫助基層單位研發(fā)一款高水準(zhǔn)的集數(shù)據(jù)共享和文書檔案為一體的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)前端文書輸入的數(shù)據(jù)和后端檔案管理錄入的數(shù)據(jù)能共享，還能將文書的掃描件在檔案軟件里搜索到并直接打印出來，提高檔案工作效率，減少實(shí)體檔案的反復(fù)調(diào)閱和磨損，延長檔案壽命。這樣不僅能解放手工檢索的反復(fù)性，還能提高檔案檢索的準(zhǔn)確性，這必將是基層檔案管理工作走向信息化管理的關(guān)鍵一步。

4結(jié)語

綜上所述，面對社會(huì)科學(xué)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到普及離不開各級領(lǐng)導(dǎo)對基層檔案的關(guān)注，離不開基層檔案管理人員默默的堅(jiān)守和奉獻(xiàn)，更離不開信息化專業(yè)技術(shù)人員的幫助。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)把檔案信息化管理工作推動(dòng)起來，提升基層檔案管理的工作效率和管理水平。

參考文獻(xiàn):

［1］陳志婷.提高基層檔案管理工作效率對策探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2017，(13):98.

［2］蒙麗.提高基層檔案管理工作效率的措施［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016，(19):42.

作者：周錦 單位：上海航標(biāo)處