人事檔案管理工作改進(jìn)思考

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摘要：人事檔案管理工作是一項(xiàng)特殊的工作，是檔案管理中的重要內(nèi)容。人事檔案要具有真實(shí)性，全面性，人事檔案管理要遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則。我國(guó)人事檔案管理工作至今已經(jīng)形成了一套完整的管理體系，但還存在著管理上的不足。筆者不揣淺陋，提出相應(yīng)的對(duì)人事檔案管理工作改進(jìn)的一點(diǎn)思考，以期對(duì)健全我國(guó)的人事檔案管理工作有所助益。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理與社會(huì)發(fā)展同步

一、對(duì)人事檔案管理工作的簡(jiǎn)要認(rèn)識(shí)

人事檔案管理工作是檔案管理中的重要工作內(nèi)容。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。人事檔案管理工作一直被認(rèn)為是帶有保密性與謹(jǐn)慎性的一種工作。熟知人事檔案的操作細(xì)節(jié)以及操作流程是每一位檔案管理者所要具備的基本工作內(nèi)容。說到人事檔案管理就不得不想到我國(guó)的人事檔案管理開始于哪個(gè)時(shí)期，哪個(gè)朝代開始有的管理制度。據(jù)史料記載，我國(guó)最早出現(xiàn)人事檔案管理是在商朝，那時(shí)候的人事檔案管理與現(xiàn)在的人事檔案管理完全不是一個(gè)概念，所包括的內(nèi)容也不一樣。在商朝，那時(shí)候的人事檔案叫做譜牒。商朝所建立的譜牒檔案無外乎是為了延續(xù)本朝的血緣統(tǒng)治以及鞏固世襲制度。到了漢代，我國(guó)在用人制度上重視對(duì)候選人家庭出身、社會(huì)關(guān)系、政治歷史等方面的審查。人事檔案管理的內(nèi)容逐漸增加。中國(guó)封建王朝統(tǒng)治時(shí)期的人事管理大多是為了加強(qiáng)中央集權(quán)的統(tǒng)治而開設(shè)的，開設(shè)的目的是為了便于帝王了解與使用人才。近幾十年來隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的人事檔案管理制度不斷完善，人事檔案管理工作也不斷進(jìn)步，并逐漸形成了適合中國(guó)特色社會(huì)主義道路的檔案管理制度。我國(guó)的人事檔案管理正向著制度化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的道路去發(fā)展。隨著我國(guó)社會(huì)各方面的快速發(fā)展，我國(guó)的人事檔案也要同社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。任何事物以及制度的發(fā)展都必須統(tǒng)一在一個(gè)國(guó)家社會(huì)發(fā)展之下，人事檔案管理工作也不例外。它必須要與本國(guó)的社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，不能脫離社會(huì)而單獨(dú)發(fā)展。

二、我國(guó)人事檔案管理工作所存在的不足之處

國(guó)家以及有關(guān)行政部門非常重視人事檔案的管理工作，因?yàn)樗婕皣?guó)家以及用人單位的用人情況。必須要充分了解被雇用人的基本情況才能保證國(guó)家事業(yè)的順利進(jìn)行。了解被雇用人的基本信息和情況是選拔人才與用人的最基本要求。企事業(yè)單位了解被雇用人的基本信息有利于以后工作的順利進(jìn)行，才能在用人方面做到“心中有數(shù)”。有時(shí)候國(guó)家還要對(duì)用人進(jìn)行政審以及其他方面的審查，這時(shí)首先要做的就是了解其檔案材料。這就需要人事檔案管理工作要做到真實(shí)、全面、準(zhǔn)確無誤，檔案管理工作不容有半點(diǎn)忽視與錯(cuò)誤。這樣不但影響國(guó)家對(duì)于公民的統(tǒng)一管理，也影響和關(guān)乎公民的前途以及命運(yùn)。所以人事檔案管理工作是一項(xiàng)特殊而又細(xì)致的工作。人事檔案收集歸檔工作一定要遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則。雖然說我國(guó)近幾年來的人事檔案管理工作已經(jīng)初步形成了完整的體系，但還是存在著一些不足之處。

1.人事檔案管理體系“僵化”。就全局而言，目前我國(guó)的人事檔案管理體系還停留在十年前的發(fā)展?fàn)顩r，存儲(chǔ)檔案的空間狹小，設(shè)施老化。人事檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的科技含量不高。

2.人事檔案管理工作人員的學(xué)歷以及素質(zhì)不高。我國(guó)的人事檔案管理工作人員普遍學(xué)歷都不高。有的甚至都沒接受過高等教育，大家普遍認(rèn)為人事檔案管理工作不需要技術(shù)含量，也不需要有很高的文化修養(yǎng)，只要能做到將檔案保存好就可以了，不需要更多的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。這種思想實(shí)際阻礙了人事檔案管理工作的開展與進(jìn)行。

3.人事檔案管理在個(gè)別地方還存在漏洞?，F(xiàn)階段我國(guó)的人事檔案管理體系還有待進(jìn)一步完善，甚至個(gè)別地方還存在很大的漏洞，極端的例子就是有的人甚至可以隨意調(diào)取自己的檔案，進(jìn)行隨意改動(dòng)。人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性和管理手段亟待加強(qiáng)。

4.國(guó)家對(duì)于人事檔案管理的投入有待進(jìn)一步提高。國(guó)家每年對(duì)于人事檔案管理的投入資金不是很大，個(gè)別基層單位有時(shí)候還有缺少資金的現(xiàn)象發(fā)生，這樣就阻礙了人事檔案管理工作的正常發(fā)展與改進(jìn)。

5.上下級(jí)之間的人事檔案管理分工不明確。各級(jí)之間的分工不明確以至于出現(xiàn)問題，大家互相推卸責(zé)任，沒有形成一套完整的各級(jí)之間如何管理分配的方案，上下級(jí)之間的分工不明確，導(dǎo)致人事檔案管理工作容易陷入一種混亂的局面。

三、對(duì)人事檔案管理工作改進(jìn)的一點(diǎn)思考

伴隨著我國(guó)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展和檔案事業(yè)的整體進(jìn)步，人事檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，在社會(huì)的發(fā)展中作出相應(yīng)的調(diào)整。我們也可以借鑒其他國(guó)家的人事檔案管理工作，取其精華去其糟粕，可以借鑒他們的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)的人事檔案管理工作提供有力的理論依據(jù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)借鑒。就拿美國(guó)來說，由于社會(huì)制度的差別，美國(guó)在人事檔案管理方面有公有系統(tǒng)與私有系統(tǒng)兩大塊。各級(jí)政府以及其他公立組織的人事檔案均由其所在機(jī)構(gòu)的人事部門集中統(tǒng)一保管。私立系統(tǒng)是企業(yè)、公司或其他的私立組織雇員的人事檔案由本單位的人事部門保管。此外，美國(guó)人事檔案管理的最大特色是一些專業(yè)部門也保留著大量的個(gè)人數(shù)據(jù)。例如，美國(guó)的成年人有美國(guó)的社會(huì)保障署頒發(fā)的社會(huì)保障號(hào)。如果有公民有違法的行為，那么其違法記錄就會(huì)被記錄在號(hào)碼中，并進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)。公民的所有基本信息都被記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中，憑借著社會(huì)保障號(hào)，使得公民的所有信息都能在第一時(shí)間及時(shí)調(diào)出。其實(shí)還有很多國(guó)家在人事檔案管理中形成了具有自己特色的人事檔案管理體系，在這里就不一一列舉了。人事檔案管理的好處是用人單位在選拔人才與使用人才方面，可以根據(jù)其個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、家庭背景、道德品質(zhì)、工作能力、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、獲獎(jiǎng)情況、處罰情況方面的記錄，作出考察與任用的決定。人事檔案是個(gè)人在社會(huì)的發(fā)展以及在社會(huì)工作中的方方面面表現(xiàn)的真實(shí)反映。所以在人事檔案管理方面一定要做到真實(shí)可信，不允許有半點(diǎn)的參假與欺騙，這是關(guān)乎到一個(gè)人的未來以及誠(chéng)信的問題，所以不容忽視。人事檔案管理工作最大的特點(diǎn)是具有保密性，因?yàn)樗婕皞€(gè)人的隱私以及其他方面的工作和生活問題。一般人是不能夠查看和調(diào)取他人的檔案的，這樣做是違法的行為，要負(fù)法律責(zé)任。人事檔案管理要做到保密性強(qiáng)，管理嚴(yán)謹(jǐn)。不能在工作中疏忽大意，不能隨意將他人的檔案交給別人或是遺忘、錯(cuò)拿他人的檔案。從事人事檔案工作的人員要遵守保密協(xié)議與職業(yè)道德。簡(jiǎn)之，筆者認(rèn)為改進(jìn)人事檔案管理工作應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

1.人事檔案管理要與社會(huì)的發(fā)展同步。社會(huì)的發(fā)展同樣也會(huì)帶動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展。人事檔案管理要與社會(huì)的發(fā)展同步，如果人事檔案管理工作還墨守成規(guī)，那么它就會(huì)和社會(huì)脫軌，就會(huì)不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展情況，人事檔案管理工作也要作出相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

2.人事檔案管理要繼續(xù)朝著信息化方向發(fā)展?，F(xiàn)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，使得信息存儲(chǔ)量增強(qiáng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化可以為人事檔案的管理提供強(qiáng)大的存儲(chǔ)量，這樣既可以節(jié)省時(shí)間去整理檔案又可以節(jié)省空間，并進(jìn)一步在技術(shù)上提高保密水平。當(dāng)然，最主要的是提高了工作效率。我國(guó)的人事檔案管理要堅(jiān)定不移地朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能進(jìn)一步改進(jìn)和完善我國(guó)的人事檔案管理制度。3.加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的素質(zhì)。加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的素質(zhì)是為了更好地完善我國(guó)的人事檔案管理工作。管理人員素質(zhì)的提高不僅可以提高整個(gè)部門的工作效率，而且還能使整個(gè)檔案管理部門向著更規(guī)范、更文明的方向發(fā)展。4.人事檔案管理要朝著專業(yè)化方向發(fā)展。人事檔案管理的專業(yè)化要求整個(gè)管理部門提高管理水平，管理水平的提高可以為工作人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。管理人員要恪盡職守，嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，并不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，自覺地增強(qiáng)自身的專業(yè)技能。要有明確和健全的人事檔案管理體系，并且要形成專業(yè)的工作管理體系。

四、結(jié)束語

改進(jìn)人事檔案管理工作其實(shí)最重要的一點(diǎn)就是要與社會(huì)的發(fā)展同步。社會(huì)的發(fā)展與人事檔案管理工作的發(fā)展有著直接的聯(lián)系。我國(guó)社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)了人事檔案管理制度的發(fā)展。從商朝的譜牒（類似于人事檔案管理）一直到現(xiàn)在。人事檔案管理制度越來越健全，而且人事檔案管理的內(nèi)容越來越多，涉及的范圍也越來越廣。社會(huì)的不斷進(jìn)步也促使了人事檔案管理的發(fā)展。同樣，人事管理制度依賴于社會(huì)的發(fā)展，是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物。社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)各方面的發(fā)展。社會(huì)的發(fā)展需要有一個(gè)機(jī)構(gòu)來掌握與了解人民的基本信息，這就需要人事檔案管理部門要持續(xù)不斷地健全人事檔案管理制度。檔案管理制度的建立不僅是社會(huì)發(fā)展的要求，同時(shí)也是我國(guó)政治發(fā)展的保障。另一方面我們也可以看到，改進(jìn)人事檔案管理工作同樣有利于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，有利于人才的選拔與培養(yǎng)，同時(shí)也有利于社會(huì)的公平。現(xiàn)在我國(guó)人事檔案管理工作正在向?qū)I(yè)化、全面化，以及社會(huì)化的方向發(fā)展。在發(fā)展的過程中形成與中國(guó)特色社會(huì)主義道路相適應(yīng)的管理體制。改進(jìn)我國(guó)的人事檔案管理工作是未來發(fā)展我國(guó)政治以及經(jīng)濟(jì)的重要內(nèi)容與決策。我們堅(jiān)信，在不遠(yuǎn)的將來，我國(guó)在人事檔案管理工作上也可以做到更加規(guī)范，更加全面，更加實(shí)用。那時(shí)網(wǎng)絡(luò)化的廣泛應(yīng)用與普及將成為人事檔案管理工作中一項(xiàng)重要管理手段。我國(guó)人事檔案管理制度的改革與發(fā)展將向著更高層次的信息化大步邁進(jìn)。

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作者：文松 單位：北京聯(lián)合大學(xué)檔案校史館