鐵路財務會計業(yè)務流程研究

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1、傳統(tǒng)鐵路財務會計業(yè)務流程簡介

傳統(tǒng)鐵路會計業(yè)務流程是建立在勞動分工論下的一種順序化業(yè)務流程。所謂勞動分工論是將一定的過程分解為個別作業(yè)的做法，認為管理活動的重點在于努力提高個別作業(yè)的效率，如在會計業(yè)務處理中，一般將會計系統(tǒng)(包括我國目前的絕大部分電算化商品軟件)分解為原材料核算子系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)、銷售核算子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、財務處理子系統(tǒng)、報表編制子系統(tǒng)等。在各個子系統(tǒng)中再進行細分，如將固定資產(chǎn)核算子系統(tǒng)又細分為開工模塊、固定資產(chǎn)賬冊模塊、固定資產(chǎn)報表模塊等，以上各模塊繼續(xù)進一步細分，形成一個名副其實的“金字塔”式的組織結構。然而，也正是這種過于細分的結構，使各個核算子系統(tǒng)之間，彼此分割，缺乏會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性、一致性、系統(tǒng)性，各核算模塊是彼此獨立的“孤島”。所謂順序化是指在會計核算中，必須嚴格按照“填制憑證一一登記賬簿－編制報表”的順序、按照從金字塔底端一層層向上的順序進行，不可跳躍。順序化的會計流程帶來的結果，雖然在內(nèi)部牽制方面能發(fā)揮一定的作用，但是會延長相互等候時間、降低會計報告的及時性、單一化會計信息的內(nèi)容(工作量的限制使財務會計一般只提供以原始成本表示的貨幣性信息)。

2、傳統(tǒng)鐵路財務會計流程的缺陷

在傳統(tǒng)的鐵路會計體系結構中，當某項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，該經(jīng)濟業(yè)務歷史記錄的簡化版本資料被送到財會部門。①會計信息系統(tǒng)僅僅采集組織經(jīng)濟業(yè)務數(shù)據(jù)的子集，卻忽略了大量管理信息。由于傳統(tǒng)會計體系結構、思想和技術的制約，會計師并不采集業(yè)務活動的全部數(shù)據(jù)，而只是采集其中的一個子集，即符合會計事項定義的數(shù)據(jù)集或者稱之為資金流信息，即會計師通過判斷一項經(jīng)濟活動中哪些數(shù)據(jù)影響組織的財務報表，并以此作為收集數(shù)據(jù)的依據(jù)。結果同一經(jīng)濟業(yè)務相關數(shù)據(jù)被分別保存在財會人員和非財會人員手中，財會人員手中只限于描述業(yè)務事件的子集數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)會計體系不僅忽略了大量管理信息，而且導致會計信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致、信息隔閡和信息重復存儲。②會計信息系統(tǒng)以高度匯總的方式重復存儲數(shù)據(jù)，難以反映經(jīng)濟業(yè)務的本來面目。在傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)中，雖然原始憑證包含了經(jīng)濟業(yè)務活動的詳細數(shù)據(jù)，但是，經(jīng)過記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬，數(shù)據(jù)被一次次過濾、匯總，同時同一的數(shù)據(jù)被多次重復存儲，區(qū)別在于其匯總的程度不同。數(shù)據(jù)被匯總記入日記賬或分類賬，就難以將其分解以反映經(jīng)濟業(yè)務的本來面目。③會計信息系統(tǒng)提供的賬表已經(jīng)無法滿足信息使用者的需要。到目前為止，會計信息系統(tǒng)仍然按照會計科目來生成借貸余三欄式賬簿，并編制三張財務報表。而這些賬簿和報表限制了管理者得到的信息種類，不能從多層次、多視角探究和分析企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果。多年來，各行各業(yè)的高層管理者一直在思考如何才能正確評價組織經(jīng)營業(yè)績。管理者不再把財務數(shù)據(jù)作為評價經(jīng)營業(yè)績的唯一依據(jù)，而是經(jīng)過綜合考慮各種度量結果來做出判斷。大型高技術企業(yè)的高層領導，現(xiàn)在直接負責建立用于度量客戶滿意度、產(chǎn)品質(zhì)量、市場份額和人力資源的系統(tǒng)。而促使他們這樣做的動力就是他們認識到，主要依賴會計信息系統(tǒng)將限制公司的客戶服務戰(zhàn)略。

3、傳統(tǒng)流程無法滿足實時控制的需要

任何企業(yè)資金流都是伴隨著物流流動的，傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)體系的一個缺陷就是它所反映的資金流信息往往滯后于物流信息，“財務賬”同“實務賬”往往是兩張皮。財務賬、財務報告從來不是當前時點的余額，以至企業(yè)無法從效益的角度對經(jīng)營生產(chǎn)活動進行實時控制。這是因為，會計數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務發(fā)生后采集，而不是在業(yè)務發(fā)生時實時采集的;會計數(shù)據(jù)加工是將滯后采集的數(shù)據(jù)進行排序、記賬、匯總、對賬等;財務報告不能直接利用，必須經(jīng)過若干后臺加工才能提交到使用者手中。在經(jīng)濟環(huán)境瞬息萬變的今日，應加大信息的實時性控制力度，當一筆超標準的采購費用發(fā)生時，或一筆非法的投資事件發(fā)生時，實時信息能夠幫助管理者有效和實時控制非法事件的發(fā)生。但是，會計信息的滯后性卻不能使管理者從會計信息系統(tǒng)中得到所需的信息，管理者只有到別的系統(tǒng)中去尋找。當管理者從別的系統(tǒng)中找到他所需的信息時，會計信息系統(tǒng)和會計信息的價值就會急劇下降。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)提供滯后信息不僅影響了信息的質(zhì)量降低了它的相關性，而且正在逐步失去其應有的價值。

4、實現(xiàn)財務業(yè)務一體化

⑴財務業(yè)務一體化基本思想財務業(yè)務一體化是指:在IT環(huán)境下，將財務會計流程與經(jīng)濟業(yè)務有機的融合;當一項經(jīng)濟業(yè)務(事件)發(fā)生時，由業(yè)務相關部門的一位員工負責錄入業(yè)務信息，當信息進入系統(tǒng)后，立即存儲在指定的數(shù)據(jù)庫;同時，該事件通過動態(tài)會計平臺，生成實時憑證，自動或經(jīng)財務人員確認后顯示在所在相關的賬簿和報表上，不再需要第二個部門或任何其他員工再錄入一遍。這樣，信息為所有“授權”的人員共同享用。每個業(yè)務與財會人員每天必須打開某個信息屏幕，管理和控制相關的經(jīng)濟業(yè)務，做到實時、迅速響應環(huán)境變化，爭取主動;所有管理人員都按照統(tǒng)一、實時的信息來源做出現(xiàn)決策，避免了不同的決策單位或個人，由于信息所依據(jù)的來源不同而做出相互矜持的決定，造成管理決策的混亂。⑵財務業(yè)務一體化實現(xiàn)基本原理要實現(xiàn)財務業(yè)務一體化，不僅需要IT環(huán)境，而且需要建立一個支持一體化的動態(tài)會計平臺。動態(tài)會計平臺基本要素包括:事件接收器、憑證模板、生成器和實時憑證。①事件接收器事件接收器的功能是當一項經(jīng)濟業(yè)務(事件)發(fā)生時，該事件通過相應的業(yè)務模塊驅(qū)動動態(tài)會計平臺接受事件信息，動態(tài)會計平臺的事件接收器接受事件信息，主要包括5個基本特征:1)what－發(fā)生了何事，涉及哪些資源?2)When－何時發(fā)生?3)Who一涉及何人，充當何角色?4)Where－事情發(fā)生的地點?5)Why－在事件發(fā)生時為什么可能出錯，風險?②憑證模塊憑證模板包括兩種:財務會計憑證模板和管理會計憑證模板。財務會計憑證模板是嚴格按照財務會計借貸規(guī)則要求而設立的，各經(jīng)濟業(yè)務所對應的入賬科目及憑證分錄結構的模板。這些模板的格式、模板的內(nèi)容都可以根據(jù)企業(yè)所采用的會計制度和內(nèi)部管理需要自行設定，計算機將結果保存在動態(tài)會計平臺的模板文件中，供生成實時會計憑證使用。③生成器生成器的功能是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務事件信息和憑證模板，自動生成實時憑證，并傳遞到財務會計和管理相應的模塊中。④實時憑證實時憑證也包括兩部分，根據(jù)財務會計憑證模板生成的實時會計憑證，它是登記會計賬簿和報表的依據(jù);根據(jù)管理會計模板生成的實時管理會計憑證，它是登記企業(yè)內(nèi)部管理需要的責任會計賬表的依據(jù)。實時憑證的特點是:實時性，只要原始單據(jù)審核生效，即按約定的模板自動生成;強制性，實時憑證在IT環(huán)境中由計算機自動生成，從生成到結束的過程中沒有任何人工干預，對用戶來說是不可見的。企業(yè)財務業(yè)務一體化的順利實施，必將會使財務管理工作出現(xiàn)以下新特征:l)物流、資金流、信息流同步生成。2)原來由財會人員編制的主營業(yè)務(采購、銷售、倉儲等)憑證，都由計算機自動生成，這樣可以大大減少財務部門的重復勞動，提高工作效率的同時減少了差錯，做到“數(shù)出一門，信息共享”。3)財務部門和其他部門一樣，可以查明每一個信息的來源和錄入時間，做到責任分明。4)財會人員可能利用實時信息控制經(jīng)濟業(yè)務，如采購業(yè)務、銷售業(yè)務等，從核算職能向控制職能轉(zhuǎn)變。

5、從會計信息處理到幫助管理者制定業(yè)務處理規(guī)則

財會人員從傳統(tǒng)會計信息日常處理流程中解脫出來，幫助管理人員制定業(yè)務規(guī)則，使得財務人員必須關注企業(yè)的業(yè)務過程。傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)與業(yè)務過程相分離，而且只處理業(yè)務過程中所發(fā)生事件的一個子集，這會導致財會人員和業(yè)務管理人員之間的隔閡。在這種情況下，業(yè)務管理人員可能會改變業(yè)務流程的本質(zhì)而不與財會人員溝通。事實上，業(yè)務管理人員就是這樣做的，財會工作也就變成了與業(yè)務過程相當脫節(jié)的“秘密”工作。因為，解決業(yè)務問題需要了解企業(yè)的戰(zhàn)略、業(yè)務過程、組織結構、計量IT環(huán)境的使用情況，當財會人員無法得到所需信息時就將視野局限于“會計問題”，而不是“業(yè)務問題”。這種隔閡可能導致業(yè)務過程管理與財會工作之間不必要的緊張，而且無法有效地起到會計控制作用。例如，當財會人員遠離業(yè)務過程時，他們不知道物料的作用、質(zhì)量以及物料的真正實際價格。當一張價格嚴重失真的采購發(fā)票擺在他們面前時，只能根據(jù)發(fā)票付款起到一個記錄員而非控制員的作用。