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一、人事檔案管理現(xiàn)狀
1.人事檔案內(nèi)容和質(zhì)量有待提升。人事檔案的重要性主要體現(xiàn)在其真實性、完整性和獨創(chuàng)性上,因而內(nèi)容詳實、準確、完整是人事檔案的基本要求,只有做到這三點才能保證醫(yī)院工作人員能做出客觀真實的評價。但是在我國當(dāng)前的人事檔案管理工作中,普遍存在人事檔案內(nèi)容質(zhì)量不達標的現(xiàn)象。其一,由于人事檔案數(shù)量較多,需要處理的文字材料較多,因而出現(xiàn)各種錯記、漏記和前后矛盾地方,如人事檔案中的“三齡兩歷”記錄,部分單位存在農(nóng)歷、陽歷混記的現(xiàn)象,也存在入黨時間、工作時間和出生日期差異較大的問題。2.人事檔案的信息化管理建設(shè)嚴重不足。信息時代隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展,信息化在逐步進入人們生活的方方面面,并從多個層面影響和改變著人們的工作方式,人事檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的融合也是必然趨勢,但是在當(dāng)前的人事檔案管理工作中,電子信息技術(shù)的應(yīng)用仍舊有很大提升空間。某些醫(yī)院對人事檔案管理并沒有實現(xiàn)信息化管理,只配備了最基本的信息化設(shè)備,而缺乏一套長效的信息化管理措施和制度保障,人事檔案管理工作人員的專業(yè)操作技術(shù)有限,導(dǎo)致現(xiàn)代化管理設(shè)備只在最基本的檔案錄入、保存中發(fā)揮作用,難以實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享,大大降低了現(xiàn)代人事檔案管理的信息化水平。
二、強化人事檔案管理的有效策略
1.健全人事檔案管理制度。要想提升現(xiàn)代人事檔案管理效率和質(zhì)量,首先要健全管理制度,將現(xiàn)代化的管理理念、制度和方法應(yīng)用到人事檔案管理工作中,進而形成一套長效的人事檔案管理制度,讓人事檔案從讀取、錄入、存檔、修改到銷毀都有一套嚴格的規(guī)章制度加以規(guī)范。如,制定《人事檔案管理室工作規(guī)范》、《人事檔案管理人員行為規(guī)范》、《人事檔案借閱條例》等。制定嚴格的規(guī)章制度之后進而要加強對規(guī)章制度的執(zhí)行力度,明確人事檔案管理工作部門和人員的權(quán)責(zé),要求醫(yī)院內(nèi)部從上到下要嚴格按照人事檔案管理的相關(guān)程序進行,如借閱行為要嚴格按照借閱條例進行,需要本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,人事檔案管理部門審批,執(zhí)行嚴格的借閱手續(xù)和歸還手續(xù),并對員工的借閱行為進行嚴格監(jiān)督管理,對擅自修改和增刪等行為提出相應(yīng)的處罰條例。2.加強人事檔案管理隊伍建設(shè)。人才是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的重中之重,長期以來,人事檔案管理工作不受重視,部分管理層認為人事檔案管理人人可做,沒有專業(yè)和技術(shù)門檻,導(dǎo)致人事檔案管理的隊伍建設(shè)長期處于被忽略地位,而隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展,社會的持續(xù)進步,醫(yī)院在發(fā)展中必然要面臨更加復(fù)雜多變的人事檔案管理環(huán)境,因此提高人事檔案管理的專業(yè)化水平,加強檔案管理隊伍建設(shè)是必然趨勢。一方面,醫(yī)院可以招聘專業(yè)的人事專員、檔案管理專員,以最新的理念、策略、措施和手段對現(xiàn)行的人事檔案管理情況進行創(chuàng)新和改革,建立現(xiàn)代化的人事檔案管理程序、流程,設(shè)計最新的人事檔案管理計劃、規(guī)章制度等。另一方面,醫(yī)院可以為人事檔案管理工作人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會,提高他們的專業(yè)技能、崗位素養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)和道德水平,并最終培養(yǎng)出一批責(zé)任心強、職業(yè)素養(yǎng)高、職業(yè)道德水平高的工作人員負責(zé)人事檔案管理工作。3.加強人事檔案管理的信息化建設(shè)。最基本要求是在醫(yī)院中實現(xiàn)以計算機、互聯(lián)網(wǎng)等為主的人事檔案管理機制,利用現(xiàn)代信息技術(shù)推動人事檔案管理的智能化、數(shù)字化,如,檔案信息錄入、存儲,借助現(xiàn)代化設(shè)備將檔案信息、數(shù)據(jù)錄入計算機并存儲其中,在醫(yī)院需要時直接檢索、調(diào)閱出來即可,改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存形式,以文檔、圖片和視頻等形式進行保存,提高人事檔案的內(nèi)容豐富度和完整性。另外,為推動人事檔案管理工作的創(chuàng)新,檔案管理部門可以基于醫(yī)院內(nèi)部的信息化建設(shè)或信息平臺實現(xiàn)一定權(quán)限內(nèi)的人事檔案資源共享,為本部門內(nèi)部提供權(quán)限內(nèi)的檔案調(diào)閱、查詢權(quán)利,利用信息技術(shù)提高人事檔案管理工作效率??傊?,現(xiàn)代人事檔案管理會隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會進步變得越來越復(fù)雜,越來越精細化,因而針對當(dāng)前形式,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)就當(dāng)前的人事檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新,提出具體的解決方法,從制度建設(shè)、制度落實、人才建設(shè)和信息化管理等角度出發(fā)加強對現(xiàn)代人事檔案管理工作的重視度,提高人事檔案管理的效率和水平,以維護員工個人的合法權(quán)益。
參考文獻:
[1]王明麗.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].統(tǒng)計與管理,2016(03)
作者:張義梅 朱海濤 單位:湖北省十堰市太和醫(yī)院