成人教育檔案問題的管理方法
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摘要：隨著時代的進步，社會的發(fā)展，教育成為當今時代的主題。知識經濟的發(fā)展、教育寬度和廣度的延伸也對高等成人教育檔案管理提出了挑戰(zhàn)。成人教育管理是提高社會整體文化水平和素質的必要條件，對成人教育檔案的管理應提高認識，完善相關制度，加快檔案管理的現(xiàn)代化，建立一套完備的管理體制。
關鍵詞：成人教育；檔案管理；管理方法
一、成人教育檔案管理的特點
成人教育的辦學形式多樣化，其中包括函授、短期培訓、自學考試等形式，形式的多樣性以及入學學生的基本信息的復雜性也是管理檔案的難度之一[1]。其中學生的年齡無限制，工作關系涉及面廣，文化程度的高低也不同，包含小學、初中、高中、中專等，政治面貌也各不相同，成人教育的教學方式多樣，流動性也是很大的。一些考生可根據(jù)自身的學習情況調整學習時間，學習地點，所在的班級及年級，以及畢業(yè)的年限，有個別情況的學生可以中途轉換學科，這不僅加大了管理檔案的工作量，更使管理檔案增加了難度。而學生在畢業(yè)后的檔案管理也是極其重要的，這不僅是學生在校學習的憑證，更是記載學生學習期間各種表現(xiàn)的記錄，以及在教學中的各種檔案的記錄和存檔都是非常重要的，因此，成人教育檔案管理是目前當務之急的任務。
二、成人教育檔案管理存在的問題
1.對成人教育檔案管理缺乏重視，制度不健全
人們對成人教育檔案管理的認識還不夠高，重視度也不夠，檔案管理體制還不夠完善[2]。由于成人教育檔案存在多樣性和復雜性，學生的流動性也較大，這為檔案管理工作提高了難度，沒有規(guī)定的制度定期核查檔案也是成人教育檔案管理存在的主要問題。
2.管理人員缺乏專業(yè)素質，機制設置不完善
檔案管理方面的人才匱乏，成人教育檔案管理者管理意識不夠，而處在管理檔案層工作人員地位較低，計算機水平及管理水平也不夠高，一些管理檔案人員沒有經過專門的培訓和學習，從而不會將檔案進行明確的分類和規(guī)整，所以這也是成人教育檔案管理存在的問題之一。
3.設備陳舊，事半功倍
檔案管理方面的設施落后，隨著檔案數(shù)量的增多，檔案管理方面的設施不夠完善就會導致整個成人教育檔案管理處于混亂的狀態(tài)，這樣既不利于查找所需要的檔案，也加重了工作人員的負擔，事半功倍。
4.管理模式落后，效率低下
檔案管理方面手段落后，檔案管理應與現(xiàn)代科學信息時代相結合，跟住時代的步伐[3]。而一些成人教育檔案還停留在紙質的階段上，這不僅阻礙了檔案更好的管理，而且占地空間及人力需要上無疑增加了支出和工作量，致使檔案管理工作效率低。
三、對成人教育檔案管理存在的問題提出的幾點建議
1.積極宣傳、提高管理者的重視度
針對人們對成人教育檔案管理的認識不高、重視不夠及管理體制不完善的問題，應加強領導層對成人教育檔案重視度，闡明成人教育檔案管理的重要性和提升辦法，制定完善的成人教育檔案管理制度，嚴格要求管理人員按規(guī)章制度做事，不僅可以提升教學檔案的錄入質量，也可以使廣大學生的檔案規(guī)范化，使學生檔案按規(guī)則、標準有序安放，以保證學生從入學至畢業(yè)檔案保存完好和有序，使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范和完整，這也是對學校信譽的一種提高，也是對學生的一種負責態(tài)度。
2.加強管理者的自身素質，完善機制設置
檔案管理人員匱乏也是成人教育檔案管理亟待解決的問題[4]，檔案管理工作是一項需要耐心和認真的服務性工作，也是要求準確性及業(yè)務能力的高難度工作，這就要求我們成人教育檔案管理者要具備相應的業(yè)務素養(yǎng)，其中包括敬業(yè)精神、服務意識、強烈的責任感等，根據(jù)檔案管理需要選拔一些具有檔案管理經驗及專業(yè)對口的人才，以及一些具有創(chuàng)新精神的有想法的青年，組成一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，保證員工工作的長期性。第一，是檔案管理者自身的優(yōu)良品德和職業(yè)道德素質，這是考察管理者主要條件之一，檔案管理者要有強烈的責任和集體榮譽感以及職業(yè)道德。第二，要對成人教育檔案管理者進行培訓，其培訓指的是業(yè)務上的提高和完善，通過教育、學術研討會、會議溝通、崗前培訓及專業(yè)培訓等形式，以吸取專業(yè)的管理方法和借鑒成功的案例，取其精華，去其糟粕，擴展檔案管理者的檔案管理方面的專業(yè)知識，提高自己的技術水平，使其得以全方面發(fā)展。第三，檔案管理者要利用自身的知識和能力不斷學習和提高，研究開發(fā)新的管理方法和手段，為成人教育檔案管理貢獻自己的一份力量。有條不紊地使檔案管理這項工作走入正規(guī)化、標準化。第四，無論是國家、企業(yè)或者是個人，都要按照嚴格的規(guī)章制度辦事，而成人教育檔案管理也需要明確制度和規(guī)范，除了要有嚴格的章程要求檔案管理員外，還要有一定的獎懲制度，這樣不僅可以激起員工的工作熱情，也會促使他們按照規(guī)章制度辦事。選擇優(yōu)秀的具有專業(yè)檔案管理能力、豐富的檔案管理理論方面的基礎知識、吃苦耐勞、團隊精神、協(xié)作能力等方面的人才，將理論運用到實踐中去，做到理論與實踐的完美結合，使教學檔案管理和存儲得到有效的保存和延續(xù)，以及學生學籍檔案的記錄得以完整存放。獎勵和表揚對檔案管理工作作出突出貢獻的人，以及在工作中認真、負責、勤勞，有一定工作業(yè)績的優(yōu)秀的檔案管理者，激起檔案管理員的積極性，使成人教育檔案管理員工作體制更加完善和檔案管理的水平得到實質性的提高。
3.更新?lián)Q代設備，提高效率
檔案管理設施落后，不僅影響員工的辦事效率，更影響整個檔案管理的進程和發(fā)展[5]。當今時代是信息化時代，也是電子化辦公的時代，辦公自動化不僅可以節(jié)省時間和精力，也為管理檔案者帶來了方便和巨大的便利，采購現(xiàn)代的先進設備，改善管理的環(huán)境，營造良好的氛圍，為更好地儲存成人教育檔案中的學生檔案備好所需的硬件設施。而在使用良好的設備的同時，檔案管理工作人員也要定時為設備進行檢修和維護，以免造成工作延誤和損失，設備的更新?lián)Q代是每一名檔案管理工作員的職責和義務，也是成人教育學校檔案管理部門有效和快速完成檔案的各項工作任務必不可少的工具。
4.將成人教育檔案管理與當今信息化管理相結合
檔案管理應該與現(xiàn)代電子商務信息技術相結合，故而檔案信息化的普及就成為當下研究的重要任務。檔案信息化管理中檔案管理員使用相同的數(shù)據(jù)庫對教學及學籍等方面的信息進行存儲及共享，這樣不僅便于歸檔檔案，也利于方便查找，節(jié)省了時間和精力，將信息技術和檔案管理資料融合在一起，為現(xiàn)代化、信息化的電子商務檔案信息管理時代的進步和發(fā)展奠定了堅實的基礎。信息化檔案管理已經成為未來的發(fā)展趨勢和必然方向。在成人教育檔案管理中將計算機網絡技術與成人教育學校中各項檔案相結合，進一步完善檔案的完整性和準確性，提高各項服務水平。使成人教育檔案以更直觀、更形象、更便利、更快速的形式去完善成人教育檔案管理的系統(tǒng)，使檔案管理部門更加完善和健全，這不僅是對檔案的完整性的奠定，更是對成人教育學校的發(fā)展和進步起到了重要的引導作用?！〕扇私逃歉叩冉逃闹匾M成部分，它為社會人士提供了便利，給予了學習的機會和進修的空間[6]。而在為來自五湖四海的社會人士提供學習機會的同時，也造成了檔案管理的困難性，檔案管理在學校中是學校發(fā)展和歷史記錄的重要組成部分，這不僅是學校發(fā)展的記錄，更是每位學生學習的證明和在校期間的表現(xiàn)的憑證。筆者就成人教育檔案管理中出現(xiàn)的問題進行了解析，并針對存在的問題提出了解決的辦法，成人教育檔案管理制度的完善，設備的更新，人才的選拔和培養(yǎng)，以及將檔案信息化管理融入到檔案管理中，必然會使檔案管理更加完善和進步，也為成人教育行業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎。
參考文獻：
[1]何郁群.成人教育學籍檔案規(guī)范化管理淺談[J].檔案時空,2015(3).
[2]栗惠芳.成人教育學籍檔案管理探討[J].合肥工業(yè)大學學報:社會科學版,2010(10).
[3]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[J].紹興文理學院學報,2006(6).
[4]馬榮娟.成人教育教學檔案管理工作探析[J].河南科技,2009(11).
[5]王軍芬,周春兒.信息化背景下高校成人教育檔案管理的思考[J].中國成人教育,2009(7).
[6]趙暉.信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題[J].辦公自動化,2008(2).
作者:劉昊瑜 單位:黑河學院
