行政事業(yè)單位成本管理常見問題分析

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摘要：近年來行政事業(yè)單位成本管理問題越來越受重視，成本控制與管理已經(jīng)成為事業(yè)單位開展各項目的一個必要工作內(nèi)容。針對當前在成本管理中出現(xiàn)的問題，筆者將在本文中提出并給予策略分享。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；成本管理；對策

一、行政事業(yè)單位成本管理的重要意義

1.節(jié)約成本，減少浪費，提高資金利用率

在行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作中，成本控制具有著節(jié)約成本、減少浪費并且提高資金使用率的作用。在行政事業(yè)單位的財務(wù)制度中，單位運行、項目建設(shè)以及員工工資等都屬于成本預(yù)算范疇。由于行政事業(yè)單位屬于非營利性組織，國家固定撥款成為財務(wù)的主要來源，因此，對于行政事業(yè)單位來說成本控制具有極其重要的作用。

2.滿足資源配置需要

做好成本管理，將預(yù)算做好的同時做好成本控制，將節(jié)約下來的成本資金以及物品做好資源整合，重新配置節(jié)約下來的資源，進一步滿足其他項目的資源需求。

3.為市場經(jīng)濟研究提供依據(jù)

行政事業(yè)單位的各項目財務(wù)管理具有一定參考性價值，各個項目的運營成本以及日常開銷等，均可以為市場經(jīng)濟研究提供一定的數(shù)據(jù)支持，同時也有助于優(yōu)化行政事業(yè)單位服務(wù)項目成本小、服務(wù)優(yōu)的效益體制。

二、行政事業(yè)單位成本管理的常見問題

1.財務(wù)制度缺陷

部分單位由于業(yè)務(wù)范圍沒有改變或改變較小，就延續(xù)了之前的行政機制，對于財務(wù)改革不過是走過場，實際財務(wù)制度仍然存在缺陷。財務(wù)表格較為粗糙，成本與預(yù)算簡單劃分，一些項目輸出完全沒有明細的劃分，各級人員對資金的使用情況沒有權(quán)責(zé)清晰的劃分，導(dǎo)致財務(wù)制度等同虛設(shè)，只管記賬，沒有管理。

2.成本控制意識缺乏

部分單位缺乏成本意識，對于辦公用品隨意浪費，項目資金隨意使用，等到項目結(jié)算的時候，根本沒有剩余，甚至項目未完成資金預(yù)算不夠等情況都會出現(xiàn)，這可能就是因為缺乏成本控制意識導(dǎo)致的。而為完成項目，項目預(yù)算只能繼續(xù)增加，挪用其他地方的資金，最終導(dǎo)致財務(wù)虧空。

3.項目執(zhí)行成本與預(yù)算脫節(jié)

從項目執(zhí)行上來說，每個行政事業(yè)單位在開展某個行政服務(wù)或事業(yè)項目之前都會進行財務(wù)預(yù)算，但是預(yù)算細化做得不夠細致，因此可能導(dǎo)致項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)意外后，無法獲取這筆預(yù)算金，這主要是因為項目執(zhí)行成本的計算與預(yù)算脫節(jié)造成的。而因此造成的經(jīng)濟損失由單位或國家承擔，這也是目前我們提倡成本管理的原因之一。

三、行政事業(yè)單位成本管理的完善對策

1.完善財務(wù)制度，建立完備獎懲機制

要想做好成本管理工作，首先要完善財務(wù)制度。成本管理本身是財務(wù)方面的一項重要工作，其主要工作內(nèi)容有成本預(yù)算以及成本控制兩方面。成本預(yù)算是每周期或每個項目開始前需要做的工作，成本預(yù)算與收益評估是同時進行的。一旦涉及違規(guī)或超額完成服務(wù)或項目的情況，應(yīng)該有完善的獎懲制度，以保證成本管理工作的順利進行。以某項目為例，建立項目之前需要做出項目本身的成本預(yù)算以及收益評估，如果收益大于成本，則項目可以建立；如項目成本大于收益成本，則需要重新規(guī)劃項目的相關(guān)事宜。項目成本包括項目人員支出、項目執(zhí)行物料、項目時間以及日常辦公及消耗等內(nèi)容。在項目成本預(yù)算做好之后，需要嚴格按照項目預(yù)算進行執(zhí)行，如果需要追加預(yù)算，財務(wù)部門需要對項目整體進行財務(wù)評估，是否因為項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)揮霍、浪費等原因?qū)е骂A(yù)算不夠，最終無法在原預(yù)算的基礎(chǔ)上完成項目工作。如果是，需要針對項目負責(zé)人做出懲處，嚴格按照項目執(zhí)行期間財務(wù)制度相關(guān)獎懲制度進行懲處。如果項目執(zhí)行期間，成本控制工作執(zhí)行得很好，甚至項目成本在項目完成時出現(xiàn)了執(zhí)行成本小于成本預(yù)算的情況，作為財務(wù)人員需要對項目完成情況進行監(jiān)督，查看項目完成質(zhì)量是否存在項目質(zhì)量問題如果不存在，應(yīng)對項目工作人員進行獎勵，以鼓勵員工對項目成本控制做出的努力，另外將項目預(yù)算多出的資源重新整合，配備給其他項目。

2.定期做好財務(wù)成本控制培訓(xùn)

定期開展財務(wù)成本培訓(xùn)是成本控制的有效方法，定期開展財務(wù)制度培訓(xùn)，讓相關(guān)人員對財務(wù)制度熟悉，并且能夠讓其嚴格按照財務(wù)制度執(zhí)行。做好成本控制培訓(xùn)不僅能讓項目執(zhí)行人員擁有成本控制意識，還能讓其對項目執(zhí)行嚴格把關(guān)。成本控制培訓(xùn)一般需要對項目管理人員或者領(lǐng)導(dǎo)人員進行，因為他們對項目成本比較熟悉，對于項目執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的問題有清楚的認知，可以盡量規(guī)避這些問題，并且在做財務(wù)預(yù)算的時候?qū)Τ杀绢A(yù)算已經(jīng)做出消耗預(yù)算的部分，因此，對成本控制而言，他們是最熟悉的管理者。對于項目成本培訓(xùn)的時間或周期選擇，一般來說，選擇在項目執(zhí)行的中后期進行，或者每年7—8月份進行即可。因為項目執(zhí)行初期或每年年初的成本控制執(zhí)行工作都會得到比較認真地執(zhí)行，在項目執(zhí)行一段時間后，可能出現(xiàn)的問題就會暴露出來，因此在這個過程中，管理者可以針對期間出現(xiàn)的問題進行記錄或調(diào)整資源配備。而在項目執(zhí)行中后期，工作人員在項目執(zhí)行過程中會出現(xiàn)疲乏、注意力不集中浪費以及項目推行困難等問題，這時候可以進行成本控制培訓(xùn)，提醒管理者及項目執(zhí)行人員，項目到了關(guān)鍵時期，需要我們通過更加嚴格的管理與執(zhí)行才能完美的完成項目。培訓(xùn)后，管理者會對項目成本支出與成本預(yù)算進行比對，通過后期管理以及資源合理配置，保證后期項目的正常執(zhí)行，直至完成項目，交出圓滿結(jié)果。對于行政事業(yè)單位而言，成本管理不能只關(guān)注成本控制部分，過度的成本縮減會使項目執(zhí)行出現(xiàn)問題，在對管理者和相關(guān)執(zhí)行人員進行培訓(xùn)的時候，需要注意相關(guān)問題。在成本管理的最初有成本預(yù)算的工作，這項工作也是成本管理的一項重要工作，因此，做出的成本預(yù)算都是有根據(jù)的，如果執(zhí)行成本遠遠小于預(yù)算成本，就說明可能是項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)了質(zhì)量問題或是預(yù)算工作做得不夠細致、準確。這些問題在培訓(xùn)的過程中需要著重強調(diào)，以便于后續(xù)工作的順利進行，以及下一次項目成本預(yù)算編制時結(jié)合之前的經(jīng)驗來進行縮減或增加預(yù)算。

3.從財務(wù)制度入手，將成本管理與員工績效管理相結(jié)合

對于行政事業(yè)單位的成本管理工作來說，需要將成本管理工作與員工績效管理結(jié)合起來，才是更為有效的成本管理。在行政事業(yè)單位中，如果欠缺成本意識，根本無法做好成本管理工作，所以，將財務(wù)制度中的成本控制工作分擔給每一位參與工作的員工，讓員工知道有責(zé)任和義務(wù)讓公共財產(chǎn)不受浪費，讓成本控制牢牢地在每個員工心中扎根，這才是成本控制的根本。以行政服務(wù)工作為例，一個行政服務(wù)工作的工作人員需要有相關(guān)的辦公用品，當前較多的辦公用品就是計算機、憑證印紙、打印機以及收據(jù)、發(fā)票等耗材。當我們在辦理某項行政業(yè)務(wù)的時候，在計算機上登記相關(guān)信息，核查后將信息確認單打印出來，交給客戶確認后，客戶簽字，將客戶保留單據(jù)交給客戶即可。如果將業(yè)務(wù)量與耗材使用量相結(jié)合，制定出相應(yīng)的獎懲制度，將業(yè)務(wù)成本控制與業(yè)務(wù)員的績效掛鉤，如果耗材消耗過多、辦公用品更換頻次較多，經(jīng)過調(diào)查，其中確實有貪污、浪費等行為，那么將按財務(wù)制度扣除該員工的績效工資以及結(jié)合績效考核制度對其進行懲處。

4.在行政事業(yè)單位的成本管理工作中需要建立督查制度

（1）成本預(yù)算期。在成本預(yù)算期，做好細節(jié)預(yù)算是十分重要的，成本預(yù)算包含的內(nèi)容主要有以下幾個方面。①人員預(yù)算。所謂人員預(yù)算，就是業(yè)務(wù)執(zhí)行的人員及管理人員的工資、調(diào)配以及增員或減員等人力問題。②耗材預(yù)算。這部分預(yù)算應(yīng)該是業(yè)務(wù)執(zhí)行或項目執(zhí)行過程中最大的成本輸出，預(yù)算編制過程中需要將明細列出，將耗材的正常消耗量以及備出備用量（可根據(jù)項目執(zhí)行經(jīng)驗進行配備備用預(yù)算）相結(jié)合。③行政預(yù)算。包括項目執(zhí)行期間人員的住宿、餐飲、交通等行政預(yù)算。（2）成本控制期。定期核查項目成本、項目執(zhí)行情況以及做出合理的成本控制建議。發(fā)現(xiàn)問題及時提出并且調(diào)整項目執(zhí)行情況，包括人員調(diào)配、耗材控制以及行政控制等問題。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)貪污、浪費、中飽私囊的行為，一定及時處理，以保證及時止損。（3）成本結(jié)算期。核查結(jié)算成本與預(yù)算之間的差異，如果相差較大，需要核查項目執(zhí)行過程中是否存在資源浪費或質(zhì)量問題；如果兩者之間差異較小，就可以根據(jù)財務(wù)制度對項目組成員進行獎懲。在做好成本結(jié)算的同時，需要對項目進行財務(wù)方面的總結(jié)，不僅是對成本的結(jié)算，還要結(jié)合預(yù)算做出經(jīng)驗總結(jié)，為日后類似項目開展做好財務(wù)工作的準備。綜上所述，對于行政事業(yè)單位成本管理而言，主要存在財務(wù)制度不夠健全、缺乏成本控制意識以及項目執(zhí)行成本與預(yù)算脫節(jié)等方面的問題。通過完善財務(wù)制度、培養(yǎng)管理者及員工的成本控制意識以及從財務(wù)制度入手將成本管理與員工績效管理相結(jié)合、建立有效的督查制度來完成對行政事業(yè)單位的成本管理。

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作者：鄧帥 戴末靈 單位：北京宣武紅旗業(yè)余大學(xué) 北京市第一六一中學(xué)