醫(yī)院科研用試劑耗材采購管理探究

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摘要：隨著國家對(duì)科研投入的加大，醫(yī)院越發(fā)重視其發(fā)展和管理。其中，科研用試劑的用量逐年上升，其采購與管理模式是科研發(fā)展中需要關(guān)注的。本文介紹了科研試劑的特殊性，以及其采購存在的問題。并提出在信息化時(shí)代下，醫(yī)院應(yīng)借助電子化平臺(tái)，改善現(xiàn)有采購模式，優(yōu)化報(bào)銷結(jié)算流程，有效降低采購成本，提高經(jīng)費(fèi)使用效益。

關(guān)鍵詞：科研試劑采購模式經(jīng)費(fèi)管理

一、背景

近年來，國家對(duì)科研領(lǐng)域的重視程度越來越高，各級(jí)政府對(duì)科研資金的投入也在逐年上升。醫(yī)院所取得的臨床科研成果是支持其進(jìn)步和發(fā)展所不可或缺的。為保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，科研用試劑耗材必不可少，每年采購金額相當(dāng)龐大，金額逐年上升。就某醫(yī)院近兩年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)得出，總科研經(jīng)費(fèi)分別為4608.6萬元和5490.7萬元，其中試劑耗材支出分別為845.6萬元和970.9萬元，都呈上升趨勢(shì)。政協(xié)委員魯友明曾說：“我國研發(fā)經(jīng)費(fèi)投入強(qiáng)度達(dá)到2.12%，其規(guī)模僅次于美國，但科研管理水平，尤其是科研儀器和試劑采購體系方面仍存在短板，急需補(bǔ)齊?！睂?shí)際操作中，由于科研用試劑耗材的特殊性，其采購方式會(huì)存在一定問題。這些問題導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)運(yùn)用不合理、不充分。為減少科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，醫(yī)院應(yīng)改變現(xiàn)有采購模式，采用電子化新方式，由有資質(zhì)的廠商供貨，保證產(chǎn)品的質(zhì)量，采購入庫報(bào)銷流程在一個(gè)系統(tǒng)里完成，響應(yīng)國家“放管服”號(hào)召，減輕科研人員的負(fù)擔(dān)。這樣不僅可以有效管理試劑耗材的采購流程，也可以使科研經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益。

二、科研用試劑耗材的特殊性

科研用試劑耗材是指生物化學(xué)試劑、細(xì)胞、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物等一系列物資，與一般臨床用試劑耗材相比，科研用試劑存在一些不同點(diǎn)。第一，品種多，產(chǎn)品需求多元化。王程榮等人統(tǒng)計(jì)得出，某醫(yī)院2014年采購科研用試劑耗材323種，2016年達(dá)到551種。隨著科研課題的增多，試劑品種和需求量仍會(huì)上升。第二，采購次數(shù)頻繁，單次購買量小?？蒲性噭﹩未问褂昧啃。瑔闻少徑痤~也相對(duì)較小。公司可能會(huì)因?yàn)榱可倮《岣邌蝺r(jià)，或降低質(zhì)量以節(jié)約成本。第三，創(chuàng)新性需求高，個(gè)性化需求強(qiáng)。由于科研實(shí)驗(yàn)本身的獨(dú)創(chuàng)性，其所需試劑與普通產(chǎn)品相比差異會(huì)較大。有時(shí)，因?yàn)轫?xiàng)目的特殊性，還要求定制只適合于其項(xiàng)目的產(chǎn)品。第四，送貨時(shí)間需精準(zhǔn)，時(shí)效性要求高。魯友明提出，很多科研項(xiàng)目要求6日內(nèi)使用相關(guān)試劑進(jìn)行檢測(cè)，如果試劑不能按時(shí)供貨，就會(huì)影響下一步的工作。除此之外，科研試劑的采購目前尚未納入國家政府采購體系，還沒有相關(guān)的法律法規(guī)去參照和制約。這些特殊點(diǎn)都會(huì)帶來一些問題，使科研經(jīng)費(fèi)使用不充分，經(jīng)濟(jì)效益不能達(dá)到最大化。

三、科研試劑采購現(xiàn)狀

(一)供應(yīng)商多，價(jià)格不透明

資料顯示，全國有近500家不同規(guī)模的公司銷售科研用試劑，不同公司提供的產(chǎn)品質(zhì)量各異，價(jià)格參差不齊。市場(chǎng)價(jià)格透明度不高，科研人員無法比價(jià)。進(jìn)口試劑通過國內(nèi)商經(jīng)銷，售價(jià)相比國外零售價(jià)高出很多，這無形中造成了科研經(jīng)費(fèi)的極大負(fù)擔(dān)。

(二)采購周期過長(zhǎng)

唐婷曾指出，目前我國醫(yī)院科研所需試劑大部分都依靠進(jìn)口，國內(nèi)公司不能獨(dú)立進(jìn)行生產(chǎn)和銷售。進(jìn)口過程相對(duì)復(fù)雜，耗時(shí)長(zhǎng)。并且，一般生物試劑都需冷鏈運(yùn)輸，但很多商缺乏此能力，造成試劑到貨時(shí)就有一定程度的損壞。送貨時(shí)間長(zhǎng)，試劑活性不夠，都一定程度影響了實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)確性。

(三)采購人員更換頻繁

醫(yī)院科研項(xiàng)目中，大部分試劑采購工作會(huì)由當(dāng)屆研究生完成。實(shí)驗(yàn)工作繁忙，周期長(zhǎng)，科研人員沒有足夠的時(shí)間貨比三家，采購價(jià)高但產(chǎn)品質(zhì)量欠佳。有時(shí)，課題未結(jié)題但學(xué)生已畢業(yè)，兩屆學(xué)生交接不及時(shí)，頭緒未理清，也會(huì)導(dǎo)致采購混亂。

(四)大批量集中采購現(xiàn)象

因財(cái)政經(jīng)費(fèi)年終考核制度，科研經(jīng)費(fèi)會(huì)在下半年被大量支取，科研人員為完成考核指標(biāo)，大批量集中采購試劑耗材?？蒲腥藛T頻繁“跑”報(bào)銷，財(cái)務(wù)處“排長(zhǎng)龍”，審核報(bào)銷工作驟增。除此之外，試劑存儲(chǔ)要求高，大批量采購之后會(huì)出現(xiàn)積壓，短期內(nèi)若不能使用，會(huì)造成試劑過期，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)結(jié)果不準(zhǔn)確甚至實(shí)驗(yàn)失敗。表面上看是充分使用了科研經(jīng)費(fèi)，實(shí)際上是造成了浪費(fèi)。

四、傳統(tǒng)采購模式VS創(chuàng)新采購模式

科研試劑耗材是臨床科研體系中重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，2017年國務(wù)院辦公廳發(fā)文明確要求公立醫(yī)院建立健全信息管理制度，完善試劑耗材的管理。如何解決采購現(xiàn)存問題，優(yōu)化現(xiàn)有采購模式，完善采購管理制度是各家醫(yī)院都亟待解決的。

(一)傳統(tǒng)采購模式

傳統(tǒng)采購模式一般是由科研人員根據(jù)課題需要自行進(jìn)行采購。完成收貨后，科研人員需攜帶貨物去采購中心辦理入庫手續(xù)。然后持發(fā)票和入庫單去財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷結(jié)算，完成整套流程。如果任何一步出現(xiàn)問題，例如，入庫單廠家名稱或金額輸入有誤，又或者經(jīng)費(fèi)不足甚至根本沒有預(yù)算，都需要重復(fù)以上步驟直至正確，耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。

(二)創(chuàng)新采購模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各級(jí)醫(yī)院都加大對(duì)信息化的投入，信息化管理手段已被廣泛運(yùn)用。電子化時(shí)代下，醫(yī)院需擁有一個(gè)強(qiáng)大的科研采購系統(tǒng)，既能滿足日益增長(zhǎng)的采購需求，又能做好廉政風(fēng)險(xiǎn)防控，同時(shí)能降低試劑耗材成本，增加經(jīng)費(fèi)使用效益，避免出現(xiàn)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。創(chuàng)新的科研采購系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)試劑采購、收貨、入庫及結(jié)算一體化。首先，商家入駐采購平臺(tái)，平臺(tái)進(jìn)行資質(zhì)審核，符合條件的商家方可售賣?？蒲腥藛T有采購需求時(shí)，需在系統(tǒng)里提交采購申請(qǐng)，相關(guān)職能部門接到申請(qǐng)后，需審核試劑種類是否合法，剩余經(jīng)費(fèi)是否充足，科研預(yù)算是否已設(shè)置。待審核完成后，科研人員方可訂單。商家發(fā)貨，買家收貨并拍照上傳至系統(tǒng)留存后，直接在系統(tǒng)里完成入庫手續(xù)，生成入庫單。最后將入庫單和發(fā)票上傳至財(cái)務(wù)處進(jìn)行審核報(bào)銷，出納對(duì)商家進(jìn)行一鍵結(jié)算付款。以上任何一步出現(xiàn)問題都可以直接在系統(tǒng)里做更改，不再需要奔走于各部門之間，方便了科研人員，節(jié)約了時(shí)間。

(三)信息化采購模式的優(yōu)勢(shì)

1、保證產(chǎn)品質(zhì)量，確?？蒲薪Y(jié)果準(zhǔn)確性一直以來，多數(shù)醫(yī)院的采購模式都較傳統(tǒng)，主要是各課題組根據(jù)自身實(shí)驗(yàn)需求，直接向廠家訂購。商家是否有資質(zhì)，產(chǎn)品質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)，都不能得到一定的保證。信息化采購模式下，這些問題都迎刃而解，最大限度的確保了廠家的合法性和產(chǎn)品的合規(guī)性。與此同時(shí)，平臺(tái)要實(shí)現(xiàn)科研人員與供應(yīng)商之間的有效溝通和交流，促使三方可以建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，降低采購風(fēng)險(xiǎn)，為產(chǎn)品的質(zhì)量提供有效保障。這樣不僅讓科研人員得到高品質(zhì)的服務(wù)，還能保證科研經(jīng)費(fèi)能夠合理利用，花最少的錢得出最滿意的結(jié)果。2、產(chǎn)品價(jià)格透明，經(jīng)費(fèi)使用效益提高互聯(lián)網(wǎng)模式下的采購系統(tǒng)要求商家上傳產(chǎn)品具體信息，包括產(chǎn)品有效期、規(guī)格、價(jià)格等各類參數(shù)。采購信息公開，大家可以根據(jù)需求參與詢價(jià)比價(jià)，最終選擇高性價(jià)比的產(chǎn)品。這樣不僅可以確保購買途徑合法合規(guī)，一定程度上還可以節(jié)約成本，提升經(jīng)濟(jì)使用效益，降低腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生。3、一體化系統(tǒng)，簡(jiǎn)化報(bào)銷流程信息化系統(tǒng)使科研操作者在同一個(gè)系統(tǒng)界面里完成所有的流程，簡(jiǎn)化了手續(xù)，減少了人員在各部門之間的“奔波”，將更多的精力投入到科研項(xiàng)目中。傳統(tǒng)的報(bào)銷流程是科研人員攜帶入庫單和發(fā)票至財(cái)務(wù)處進(jìn)行審核，審核完畢后再一對(duì)一向商家付款。新系統(tǒng)可以直接上傳發(fā)票和入庫單，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一結(jié)算，提高結(jié)算效率，減少財(cái)務(wù)人員的工作量。4、電子化管理，完善內(nèi)控體系信息化采購平臺(tái)不僅是一個(gè)類似于“淘寶”的購買平臺(tái)，還是一個(gè)及入庫、報(bào)銷、結(jié)算等一體化的平臺(tái)?？蒲腥藛T、廠家及各部門工作人員在平臺(tái)上操作的每一步都會(huì)進(jìn)行電子化存檔，記錄清晰，方便查詢和調(diào)取，出現(xiàn)問題也可以采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行完善。這種管理手段更加方便，流程更加嚴(yán)格，內(nèi)控環(huán)節(jié)更加嚴(yán)密。同時(shí)，為了在實(shí)踐中能夠取得良好的應(yīng)用效果，各部門都需要有效溝通，共同努力?？萍继幮鑼?duì)各環(huán)節(jié)的實(shí)施進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督管理，財(cái)務(wù)處則要對(duì)科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行預(yù)審批和報(bào)銷結(jié)算，采購中心需審核試劑種類及數(shù)量是否與實(shí)際采購一致，這樣的方式真正做到了事前事中事后的全過程監(jiān)管，大大提升了資金的利用率。

五、結(jié)束語

醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展離不開科研成果的支撐，而科研用試劑耗材是取得精確實(shí)驗(yàn)結(jié)果的助推器。信息化時(shí)代下，醫(yī)院應(yīng)合理利用智能化技術(shù)來解決科研試劑采購和管理現(xiàn)存的問題。以信息化技術(shù)優(yōu)化采購平臺(tái)，以閉環(huán)式流程實(shí)施管理，減小風(fēng)險(xiǎn)，提升防控。這種方式能給科研人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同等條件下，還可以提升試劑耗材的品質(zhì)，最終取得滿意的科研成果。除此之外，醫(yī)院還可以在實(shí)踐中借助該模式對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的具體投入和使用情況進(jìn)行客觀的判斷和分析，盡可能避免出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的合理利用，提高使用效益。

作者:郜暢 單位:江蘇省中醫(yī)院