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關(guān)鍵詞:成人高等教育函授站;學(xué)籍管理;問(wèn)題;對(duì)策
中圖分類(lèi)號(hào):G720文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1002-0845(2012)08-0099-02
《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020)》指出:“繼續(xù)教育是面向?qū)W校教育之后所有社會(huì)成員的教育活動(dòng),特別是成人教育活動(dòng),是終身學(xué)習(xí)體系的重要組成部分?!薄按罱ńK身學(xué)習(xí)‘立交橋’,促進(jìn)各級(jí)各類(lèi)教育縱向銜接、橫向溝通,提供多次選擇機(jī)會(huì),滿足個(gè)人多樣化的學(xué)習(xí)和發(fā)展需要?!笨梢?jiàn)國(guó)家高度重視成人繼續(xù)教育工作。要發(fā)展成人高等教育,使成人高等教育具有強(qiáng)大的生命力和吸引力,就必須提高成人教育的質(zhì)量。而加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍管理,對(duì)于維護(hù)成人高等教育正常的教學(xué)秩序,促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高,起著重要的保證作用[1]。但是,目前成人高等教育校外函授站的學(xué)籍管理由于各種因素的制約,還存在很多問(wèn)題。本文擬對(duì)這些問(wèn)題及其解決辦法談?wù)劥譁\看法。
一、學(xué)籍管理及其作用
學(xué)籍是一個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)所形成的學(xué)業(yè)成績(jī)、操行評(píng)語(yǔ)、學(xué)歷和學(xué)位證明書(shū)等全面發(fā)展情況的重要依據(jù),記錄了學(xué)習(xí)的整個(gè)過(guò)程,是一份最能記錄和反映學(xué)員在校期間學(xué)習(xí)實(shí)踐情況的原始憑證。
成人高等教育學(xué)籍材料主要包括高考時(shí)的考生登記表、入學(xué)錄取通知書(shū)、學(xué)生登記表、學(xué)籍變更材料、成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍卡片、畢業(yè)生鑒定表和實(shí)習(xí)實(shí)踐鑒定表等材料。
考生登記表是記載考生是否參加了全國(guó)統(tǒng)一舉辦的成人高等教育考試的材料,這是入學(xué)的首要條件;入學(xué)錄取通知書(shū)是學(xué)生獲得入學(xué)資格的一份具有法律效力的憑證,新生入學(xué)時(shí)必須出示入學(xué)通知書(shū),才能邁入成人高等學(xué)校的門(mén)檻;學(xué)生登記表記載了考生是否按照錄取通知書(shū)上規(guī)定的時(shí)間報(bào)到并注冊(cè);學(xué)籍變更材料包括學(xué)員轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等信息;成績(jī)冊(cè)記載所有學(xué)員學(xué)習(xí)的整個(gè)過(guò)程,如是否按時(shí)上課以及考試、作品設(shè)計(jì)和畢業(yè)論文的成績(jī)等;學(xué)籍卡片單獨(dú)記載學(xué)生的成績(jī)是否齊全;畢業(yè)生鑒定表記載學(xué)員的學(xué)歷和社會(huì)經(jīng)歷、在學(xué)習(xí)期間的自我鑒定、班主任對(duì)其表現(xiàn)做的實(shí)質(zhì)性評(píng)語(yǔ)、各教學(xué)系或函授站對(duì)其表現(xiàn)做的評(píng)價(jià)以及最后學(xué)校是否同意畢業(yè);實(shí)習(xí)實(shí)踐鑒定表記載的內(nèi)容包括學(xué)員實(shí)習(xí)期間的實(shí)習(xí)內(nèi)容、自我鑒定、班主任指導(dǎo)教師意見(jiàn)、教學(xué)指導(dǎo)教師意見(jiàn)、學(xué)校意見(jiàn)和各教學(xué)系或函授站點(diǎn)對(duì)學(xué)員實(shí)習(xí)期的成績(jī)和表現(xiàn)的評(píng)價(jià)等。這些學(xué)籍檔案材料應(yīng)齊全完整無(wú)缺,保證學(xué)籍檔案的原始性、有效性和真實(shí)性。
對(duì)于上述學(xué)籍材料,管理人員必須高度重視,一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真并準(zhǔn)確記載。學(xué)生在畢業(yè)領(lǐng)取畢業(yè)證時(shí)將學(xué)籍檔案一并帶走,然后交由主管單位人事部門(mén)或戶籍所在地人才交流中心保管,以便相關(guān)人事部門(mén)查閱材料。
二、成人高等教育校外函授站學(xué)籍管理存在的問(wèn)題
1.管理力量薄弱
學(xué)籍管理是一個(gè)龐大、具體、細(xì)致并且復(fù)雜的工作,具有很強(qiáng)的政策性和技術(shù)性。每年各省、市、區(qū)都要召開(kāi)并傳達(dá)教育部全國(guó)成人高等教育學(xué)籍學(xué)歷管理工作會(huì)議精神,要求每位學(xué)籍管理者要具有原則性、準(zhǔn)確性、計(jì)劃性、技術(shù)性和敬業(yè)精神。成人高等教育校外函授站的學(xué)籍管理人員配備,大多數(shù)都是年齡比較大、不了解國(guó)家政策而且思想僵化的人員。他們?cè)趯?shí)際工作中,往往帶有陳舊、落后的管理理念,更談不上將科學(xué)、先進(jìn)和高效的管理理念引進(jìn)學(xué)籍管理領(lǐng)域。
2.管理手段滯后
成人高等教育學(xué)籍管理是一個(gè)常規(guī)性工作,系統(tǒng)性很強(qiáng),舉辦成人教育的高校大都采用了現(xiàn)代化的手段,通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入相關(guān)信息并進(jìn)行管理。但有的校外函授站從學(xué)生入學(xué)登記到學(xué)籍更改以及畢業(yè)證發(fā)放等一切材料都是通過(guò)手工書(shū)寫(xiě)、記錄完成。書(shū)寫(xiě)或更改時(shí)字跡模糊,多處涂改,而且有的內(nèi)容不齊全,沒(méi)按要求簽字或加蓋公章。在當(dāng)前專(zhuān)業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)不斷增加的情況下,這種落后的學(xué)籍管理方法難以確保學(xué)籍資料的整理和統(tǒng)計(jì)萬(wàn)無(wú)一失,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,工作效率不高,大大制約了學(xué)籍管理處理的速度,也阻礙了成人高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。
3.管理人員認(rèn)識(shí)有偏差
成人高等教育不是計(jì)劃外的教育,也不是普通高等教育的補(bǔ)充,而是高等教育的另一條腿,是高等教育的重要組成部分。就目前情況看,有的校外函授站對(duì)成人高等教育存在一種認(rèn)識(shí)偏差,認(rèn)為成人高等教育是普通高等教育的附屬物,是追求經(jīng)濟(jì)效益的一種方式,從而忽視了學(xué)籍管理的基礎(chǔ)性工作。有的重視在籍學(xué)生的學(xué)籍管理,忽視畢業(yè)后學(xué)生的學(xué)籍管理,認(rèn)為學(xué)生畢業(yè)后把學(xué)生成績(jī)及學(xué)籍卡片移交給主管高校檔案室就結(jié)束了。學(xué)生領(lǐng)取檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)很多檔案信息漏填或錯(cuò)填,這樣學(xué)籍檔案管理質(zhì)量不高,也使學(xué)籍檔案管理失去了意義。
4.管理制度不健全
建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是搞好學(xué)籍管理的必要手段。成人高等教育校外函授站往往沒(méi)有一套完整的學(xué)籍管理制度,或照搬普通高等教育的學(xué)籍管理制度,脫離了實(shí)際,出現(xiàn)許多問(wèn)題,影響了學(xué)生的積極性。雖然函授站也會(huì)根據(jù)上級(jí)教育行政部門(mén)和普通高校成人教育學(xué)籍管理的規(guī)定,并結(jié)合自己的實(shí)際情況制定出一套管理制度,如學(xué)員上課制度、考試制度、免修制度等學(xué)籍管理制度,但在執(zhí)行時(shí)遇到很多困難,充分說(shuō)明了執(zhí)行力度不夠。
三、解決的對(duì)策
1.強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè),提高管理能力
成人高等教育學(xué)籍管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)且復(fù)雜的工作,要求管理人員必須具備專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)。因此,函授站要建立一支政治素質(zhì)過(guò)硬、思想高尚、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作扎實(shí)的檔案管理隊(duì)伍。為此,一是函授站應(yīng)建立檔案管理隊(duì)伍選拔機(jī)制,選拔一批年輕并具有鉆研精神的人員充實(shí)到這支隊(duì)伍來(lái)。二是函授站應(yīng)建立學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)制,對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行學(xué)籍檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),使他們掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案法律法規(guī),不斷提高自身工作能力和政策水平。同時(shí),還要利用各種機(jī)會(huì),走出去學(xué)習(xí)其他高校成人學(xué)籍管理的方法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),或組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、業(yè)余講座等,擴(kuò)大其知識(shí)面。三是建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,鼓勵(lì)檔案管理工作人員愛(ài)崗敬業(yè),在工作中不斷提升自己的整體素質(zhì)。同時(shí)要加大對(duì)成人教育學(xué)籍檔案管理的力度,對(duì)其投入足夠的人力、物力、財(cái)力,改善檔案管理工作的條件[2]。
2.運(yùn)用信息化手段,提高管理水平
隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,成人高等教育的學(xué)員越來(lái)越多,學(xué)籍信息量成倍增加,學(xué)籍管理任務(wù)越來(lái)越重,傳統(tǒng)的手工操作模式已不適應(yīng)當(dāng)前的學(xué)籍管理。因此,要運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段,通過(guò)開(kāi)發(fā)學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng),將學(xué)生信息錄入計(jì)算機(jī)中,使學(xué)生的各種信息均能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行相應(yīng)的,開(kāi)展相應(yīng)的上傳、下載、遠(yuǎn)程修改等工作,提高學(xué)籍管理效率。四川文理學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院開(kāi)發(fā)出一套學(xué)籍管理軟件,包括學(xué)生基本信息(錄入學(xué)生信息、學(xué)生綜合信息)、課程信息(錄入課程信息、管理各班課程信息)、成績(jī)信息(錄入單個(gè)學(xué)生各科成績(jī))、班級(jí)信息(設(shè)置班級(jí)信息、管理班級(jí)信息)、專(zhuān)業(yè)信息(設(shè)置專(zhuān)業(yè)信息、管理專(zhuān)業(yè)信息)和基礎(chǔ)信息(學(xué)制、學(xué)歷層次、學(xué)習(xí)形式、所屬部門(mén)信息),這些設(shè)計(jì)是一個(gè)“Tree”型結(jié)構(gòu),直觀簡(jiǎn)潔,操作方便。這套管理系統(tǒng)是校外函授站學(xué)籍管理工作的一個(gè)飛躍,學(xué)籍管理人員以及學(xué)生本人,只要在老師的指導(dǎo)和幫助下都會(huì)很快操作,并能進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)籍管理和信息溝通。當(dāng)今,學(xué)籍管理必須融入現(xiàn)代化的管理思想和管理理念,只有這樣學(xué)籍管理工作才能創(chuàng)新,才能發(fā)展[3]。
3.增強(qiáng)管理人員意識(shí),樹(shù)立以人為本觀念
學(xué)籍管理包括從招生、學(xué)生入學(xué)注冊(cè)、畢業(yè)證發(fā)放、人事部門(mén)檔案的查詢等一系列過(guò)程,這個(gè)過(guò)程都是以學(xué)員為中心的,而不是學(xué)生一畢業(yè)這個(gè)學(xué)生的學(xué)籍管理就結(jié)束了。因此,必須嚴(yán)格執(zhí)行先培訓(xùn)后上崗的規(guī)定,加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員進(jìn)行相關(guān)政策法規(guī)、工作流程和實(shí)際操作的培訓(xùn)。要通過(guò)培訓(xùn)和教育,使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)生學(xué)籍管理工作的重要性,牢固樹(shù)立以人為本的觀念,一切從方便學(xué)生學(xué)習(xí)、有利學(xué)生發(fā)展出發(fā),正確處理好學(xué)籍管理與學(xué)生發(fā)展的關(guān)系。樹(shù)立以學(xué)生為本的服務(wù)意識(shí)[4]。
4.健全管理體制,保障學(xué)籍管理規(guī)范化
建章立制,是搞好成人高等教育學(xué)籍管理的基礎(chǔ),應(yīng)求制定一套從形成、處理、收集、整理、歸檔到交接等工作的完整的成人高等教育學(xué)籍檔案規(guī)章制度,并將其納入學(xué)籍管理者崗位職責(zé)范圍,要求學(xué)籍管理者熟知管理規(guī)章的內(nèi)容、學(xué)籍檔案辦理程序,并承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。同時(shí),為保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性,在輪崗時(shí)要認(rèn)真做好檔案的交接工作,做好檔案移交登記。另外,學(xué)校要根據(jù)《普通高校學(xué)生管理規(guī)定》的要求,制定出符合學(xué)校實(shí)際的學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則,函授站根據(jù)細(xì)則結(jié)合本站的實(shí)際情況,制定符合本站的規(guī)章制度,以此保證成人高等教育學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性、連續(xù)性、科學(xué)性。這樣,通過(guò)嚴(yán)格的制度規(guī)范學(xué)籍管理行為,通過(guò)科學(xué)的程序保證學(xué)籍管理質(zhì)量,通過(guò)規(guī)范的運(yùn)行模塊提高學(xué)籍管理水平[5]。
成人高等教育學(xué)籍管理是教學(xué)管理的重要組成部分,加強(qiáng)學(xué)籍管理對(duì)建立與維護(hù)正常的教學(xué)秩序和樹(shù)立良好學(xué)風(fēng)、確保成人教育的教學(xué)質(zhì)量具有重要意義。同時(shí),加強(qiáng)成人高等教育學(xué)籍管理,對(duì)于成人高等教育學(xué)籍材料的開(kāi)發(fā)與利用、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè),具有重要的作用。因此,學(xué)籍管理人員不僅要具有科學(xué)的管理理念,同時(shí)也要注重服務(wù)品質(zhì),不斷探討成人高等教育的發(fā)展規(guī)律,運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù),提高自身素質(zhì),增強(qiáng)管理意識(shí),實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理信息規(guī)范化和管理工作程序化,這是成人高等教育校外函授站學(xué)籍管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn):
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[2]馬雅靜.成人教育學(xué)籍檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用[J].中國(guó)成人教育,2011(24).
[3]汪中文.提高成人高等教育學(xué)籍管理水平的實(shí)踐與思考[J].現(xiàn)代教育,2006(9).
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