辦公室檔案管理總結(jié)精選(九篇)

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第1篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室檔案；規(guī)范化管理；檔案管理

對(duì)于事業(yè)單位而言，辦公室重點(diǎn)在于管理單位各項(xiàng)事務(wù)，其為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮著指導(dǎo)作用。對(duì)于辦公室工作而言，檔案管理尤為關(guān)鍵，其完整記錄了辦公室的所有事務(wù)，能夠?yàn)閱挝惶峁?zhǔn)確、可靠的材料與信息。新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展所需，且直接影響了辦公室相關(guān)職能的有效發(fā)揮。對(duì)此，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，全方位、多層次分析與總結(jié)，制定有效的檔案管理規(guī)范，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室效能。

1辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1有利于豐富管理形式

現(xiàn)階段，中國(guó)科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升，在信息時(shí)代背景下，辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，這也使得辦公室檔案管理形式日趨多樣化。相較于傳統(tǒng)方式，使用計(jì)算機(jī)管理辦公室檔案的效率更高，可有效提高檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步提高管理規(guī)范性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以快速收集、使用、管理和儲(chǔ)存檔案信息，促進(jìn)了內(nèi)部信息交流效率以及檔案利用、管理率提高。除此之外，運(yùn)用信息化手段管理辦公室檔案，可提高管理效率，緩解工作人員壓力，從而促進(jìn)管理人員提高工作質(zhì)量[1]。

1.2可以促進(jìn)檔案管理員提高素質(zhì)

對(duì)于檔案規(guī)范化管理，事業(yè)單位應(yīng)高度重視，并在培養(yǎng)人才上投入更多的精力，檔案管理人員在規(guī)范化管理辦公室檔案中發(fā)揮了極為重要的作用。人才素養(yǎng)直接影響著工作效率，轉(zhuǎn)變檔案工作的性質(zhì)會(huì)對(duì)工作人員的能力造成影響，和以往的人工操作相比，當(dāng)前規(guī)范化的檔案管理主要運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)操作[2]。工作軟件的改變對(duì)管理人員操作計(jì)算機(jī)的能力提出了較高的要求，這是此項(xiàng)工作中不可或缺的一項(xiàng)能力。如此，便在日常工作中促進(jìn)了管理人員的素質(zhì)以及個(gè)人價(jià)值和工作能力的提高。

1.3可以促進(jìn)單位和部門提高管理水平

在事業(yè)單位的正常運(yùn)營(yíng)中，辦公室檔案發(fā)揮著極為重要的作用。除了對(duì)單位各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、人動(dòng)的信息進(jìn)行如實(shí)記載，辦公室檔案還要注重保存單位發(fā)展歷程中重大的證據(jù)與史料。而規(guī)范化管理辦公室檔案，既能使檔案管理的流程得到優(yōu)化，同時(shí)還能帶給單位良好的社會(huì)效益。當(dāng)單位和其他部門展開(kāi)合作時(shí)，需要借助檔案部門和合作方展開(kāi)密切聯(lián)系與溝通，以確保雙方合作的有效性。所以，在管理辦公室檔案的過(guò)程中，規(guī)范化管理檔案，對(duì)促進(jìn)單位部門工作效率提升極為有利，從而使檔案管理更加科學(xué)和準(zhǔn)確。

2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1缺少健全的制度

新形勢(shì)下，事業(yè)單位尚未就辦公室檔案管理制度制定健全的制度，造成辦公室工作效率不理想，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響[3]。過(guò)去，事業(yè)單位在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，只是一味地整理和歸檔檔案，并未運(yùn)用先進(jìn)的科技展開(kāi)分類和管理。而且往往因管理制度不健全或辦公室人員違規(guī)操作，導(dǎo)致管理制度流于形式，致使辦公室諸多檔案資料丟失，對(duì)辦公室職能的發(fā)揮造成了極大的影響。

2.2忽視辦公室檔案管理

在實(shí)際工作中，檔案管理工作只是檔案管理部門的工作任務(wù)，在單位中往往被認(rèn)為并非主要工作，僅僅只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，通常單位的領(lǐng)導(dǎo)者都在主要業(yè)務(wù)上投入了諸多精力，而忽視了檔案管理工作。大部分單位，對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在開(kāi)展工作的過(guò)程中運(yùn)用的仍是傳統(tǒng)的管理理念和模式。此外，在辦公室檔案管理中由于資金投入力度不夠，從而造成在檔案管理中缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，這在一定程度上威脅了辦公室檔案管理的安全，對(duì)有序開(kāi)展辦公室檔案管理工作極為不利。

2.3缺少專業(yè)的檔案管理人員

縱觀事業(yè)單位管理體系，辦公室檔案管理是不可或缺的組成部分[4]。但是，現(xiàn)階段單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理工作的重視度較低，諸多事業(yè)單位均安排辦公室人員兼任檔案管理人員，因?yàn)檫@一類工作人員對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)了解得較少，在技術(shù)操作方面不夠熟練，所以很多時(shí)候都無(wú)法規(guī)范管理辦公室檔案。同時(shí)，這些工作人員中大部分都并未接受過(guò)系統(tǒng)教育，且所掌握的檔案管理知識(shí)與技能均不夠?qū)I(yè)，不熟悉辦公室檔案管理工作，同時(shí)在工作過(guò)程中也很容易出現(xiàn)問(wèn)題，使得辦公室檔案管理工作職能無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。

2.4缺少先進(jìn)的管理設(shè)備

在檔案管理設(shè)備方面，事業(yè)單位未有較大的投入，對(duì)信息技術(shù)與科技產(chǎn)品的引進(jìn)不及時(shí)，難以與時(shí)展保持同步。同時(shí)辦公設(shè)備十分落后，大部分單位依然采取的是人工管理模式，嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理效率，加大了工作人員的工作量，使其在工作上耗費(fèi)了較多時(shí)間。且在人為因素的影響下，也無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，甚至導(dǎo)致檔案管理缺乏秩序性。

3新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范的措施

3.1高度重視檔案管理工作

若要真正做好事業(yè)單位辦公室檔案管理工作，就必須從根本上將部門領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的認(rèn)識(shí)改變，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，運(yùn)用諸多有效手段積極宣傳事業(yè)單位的現(xiàn)代化;檔案管理模式，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員可以充分了解到在單位整體工作發(fā)展中，檔案管理工作效率發(fā)揮的重要作用，并高度重視辦公室檔案管理工作，使每一位工作人員均可以積極對(duì)待此類工作。同時(shí)構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)助力檔案管理工作的良好發(fā)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)和時(shí)展保持同步，立足于工作需求，積極促進(jìn)自身檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)的增強(qiáng)，特別是主要將自身保密意識(shí)加強(qiáng)，確保自身檔案管理觀念正確。工作人員要主動(dòng)參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，把更為豐富的檔案管理工作技能切實(shí)掌握好，促進(jìn)自身工作素質(zhì)水平提高，對(duì)檔案管理工作的重要性有更加充分的認(rèn)識(shí)。

3.2構(gòu)建合理科學(xué)的規(guī)章制度

健全的檔案管理制度是有序開(kāi)展辦公室檔案管理工作的重要保障。事業(yè)單位只有構(gòu)建合理、科學(xué)的規(guī)章制度，才能有效開(kāi)展辦公室檔案管理工作。新形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作要和時(shí)展保持同步，在對(duì)新的檔案管理制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，要將以往規(guī)章制度的束縛摒棄，積極創(chuàng)新制度的內(nèi)容和形式，如此，才可以為檔案管理工作的開(kāi)展提供重要的制度保證。除此之外，在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定的過(guò)程中，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，確保檔案管理制度更加完整、科學(xué)、安全[5]。構(gòu)建檔案管理制度還要涉及檔案銷毀制度，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定第一時(shí)間銷毀部分保存到期的檔案，為充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作職能提供保障。

3.3提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理水平具有決定性影響。所以，為了確保檔案管理的質(zhì)量，就必須有效提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，一方面，要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能，提升其水平；另一方面，要求檔案管理人員及時(shí)了解現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)在選拔辦公室檔案管理人員過(guò)程中一定要做到嚴(yán)格仔細(xì)，以制度為依據(jù)。當(dāng)然，單位還要針對(duì)檔案管理人員展開(kāi)專業(yè)培訓(xùn)，幫助其將專業(yè)的管理知識(shí)與技能掌握，切實(shí)提高他們的綜合素質(zhì)，如此，才可以順利實(shí)現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。

3.4采用現(xiàn)代化的管理手段促進(jìn)檔案工作管理質(zhì)量提升

檔案工作運(yùn)行中，所運(yùn)用的設(shè)備器材和技術(shù)手段、管理質(zhì)量以及落實(shí)規(guī)范化的程度息息相關(guān)，其具有可把控性[6]。但通過(guò)當(dāng)前實(shí)施的辦公室檔案管理體系可以看出，紙質(zhì)檔案管理仍占較大比例，在意識(shí)不足、技術(shù)有限等問(wèn)題的影響下，數(shù)字檔案建設(shè)方案還是只在小范圍內(nèi)應(yīng)用，對(duì)順利落實(shí)規(guī)范化管理工作造成了阻礙。所以，可以考慮從下述幾個(gè)方面入手，改進(jìn)此類問(wèn)題：首先，各單位需結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)革新需求，在檔案管理室中靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并把現(xiàn)代化設(shè)備和紙質(zhì)檔案管理工作聯(lián)系起來(lái)；其次，以不同形態(tài)的電子檔案為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的地區(qū)，有效采用以數(shù)字模式形成的電子信息檔案，此形態(tài)的電子檔案十分完整、便捷，實(shí)用性較高；最后，就信息技術(shù)發(fā)展落后的地區(qū)，可以借助再加工紙質(zhì)檔案，將原件數(shù)字檔案形成。此手段可以不斷完善原有的紙質(zhì)檔案，對(duì)檔案規(guī)范化管理意義較大。

第2篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

［關(guān)鍵詞］電子檔案;辦公室檔案;管理;科學(xué)化水平

1提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的必要性

辦公室的檔案管理工作能否順利進(jìn)行，其對(duì)于單位的日常發(fā)展以及人資管理工作也都有著非常重要的意義。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力度也在不斷地?cái)U(kuò)大，這就導(dǎo)致了企業(yè)單位要想獲得良好的發(fā)展，就必須進(jìn)一步提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，而進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理工作則是提高單位自身管理水平的一個(gè)重要途徑，并對(duì)單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響意義。

2辦公室檔案管理特點(diǎn)與現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

(1)辦公室檔案管理的特點(diǎn)。檔案管理工作的對(duì)象是相關(guān)資料的收集、保存。同時(shí)也是管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。檔案是對(duì)事件、過(guò)程、人物的真實(shí)記錄，具有歷史意義與紀(jì)念價(jià)值，能夠?yàn)楹笃诠ぷ鏖_(kāi)展提供應(yīng)用與借鑒。因此在規(guī)范化管理工作過(guò)程中，管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是檔案本身及與之相關(guān)資料收集保存。如文件、書(shū)報(bào)等。管理工作需要分類進(jìn)行，便于利用時(shí)能夠高效便捷。(2)種類較為冗雜。辦公室檔案的種類比較多，整理工作任務(wù)量大。檔案內(nèi)容涉及了多個(gè)方面，如合同、文件、協(xié)議等。也會(huì)有錄音、視頻等電子檔案。需要管理者結(jié)合到公司實(shí)際情況的需要，分門別類，便于后期應(yīng)用時(shí)能夠及時(shí)準(zhǔn)確查找。(3)雖說(shuō)電子檔案近年來(lái)已經(jīng)慢慢被人們所使用，但在我國(guó)現(xiàn)階段較為常用的還是紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在管理的過(guò)程中，容易發(fā)生丟失、損壞、燒毀或者受潮變質(zhì)的問(wèn)題，這些都會(huì)給單位和個(gè)人造成不可挽回的損失，一旦檔案丟失破損就會(huì)造成國(guó)家各項(xiàng)工作無(wú)法正常地進(jìn)行和開(kāi)展。另外就是現(xiàn)階段很多檔案管理人員對(duì)檔案管理的方法比較傳統(tǒng)，僅僅只是做到了保存，而不是管理，這就會(huì)造成很多檔案變成了死檔案、死資源，無(wú)法為人們所用。所以說(shuō)必須提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平，讓每一個(gè)檔案都變成活的資源。檔案無(wú)論是對(duì)個(gè)人的前途命運(yùn)還是國(guó)家的社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)和政治建設(shè)來(lái)說(shuō)，都有著非常重要的作用，因此我們必須保證辦公室檔案管理工作的正常進(jìn)行。提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平是保證檔案管理工作的正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要措施。

3加強(qiáng)檔案管理工作的主要做法

(1)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革。①樹(shù)立正確、科學(xué)的檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理觀念較為落后，已經(jīng)不符合現(xiàn)代檔案管理的需求，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改革已經(jīng)成為現(xiàn)階段我們的首要任務(wù)，我們必須要提高我們的檔案管理水平，樹(shù)立正確、科學(xué)的管理理念，提高檔案管理科學(xué)化水平。②完善設(shè)施，為辦公室提供資金投入。辦公室檔案管理水平的提高也對(duì)辦公室的硬件和軟件設(shè)備提出來(lái)更高的要求，我單位已加大資金投入，根據(jù)檔案管理的需要，建立了符合標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)物檔案陳列室、檢索室以及獨(dú)立的檔案資料室，我們還對(duì)庫(kù)房配置了防磁柜、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器以及檔案柜等基礎(chǔ)防護(hù)設(shè)施，對(duì)檢索室配置了專用電腦和打印機(jī)等，我單位現(xiàn)階段的硬件措施完全符合標(biāo)準(zhǔn)檔案室的需求。(2)將電子化檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)行結(jié)合。目前我國(guó)較為常用的還是紙質(zhì)檔案，但是隨著信息化的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用也越來(lái)越多，電子檔案使用的增多就給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。我單位現(xiàn)階段實(shí)行的是將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行結(jié)合的管理方式，這樣有利于提升檔案閱讀、共享的效率。但是由于網(wǎng)絡(luò)安全等因素，我們還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理。首先在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候我們要注意對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行保存和備份，避免因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題出現(xiàn)檔案的丟失和缺損現(xiàn)象。其次我們要定期對(duì)電腦進(jìn)行病毒查殺和垃圾清理，防止因木馬侵入和垃圾文件過(guò)多而引起文件中毒和丟失的現(xiàn)象。(3)檔案管理科學(xué)化。檔案管理人員是檔案管理的主體，其個(gè)人綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理也有很大的影響，隨著檔案管理數(shù)量的增多和管理要求的增加，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，所以我們必須要加強(qiáng)對(duì)其的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。在加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)的時(shí)候一是我們要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)理論知識(shí)，我單位管理人員積極參加了業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，努力地提高自身的專業(yè)知識(shí)理論，這一點(diǎn)是非常值得肯定的;二是我們要注重對(duì)管理人員職業(yè)道德和素養(yǎng)的培養(yǎng)，一個(gè)管理人員對(duì)專業(yè)技術(shù)的掌握再到位，沒(méi)有責(zé)任心和創(chuàng)造能力，那他的管理工作也是無(wú)法做好的。只有擁有責(zé)任感，并能在工作中不斷進(jìn)行總結(jié)創(chuàng)新的人，才能更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。(4)依法對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案管理工作很是復(fù)雜，其對(duì)單位和個(gè)人也有著重要的作用，所以我們必須要有專門的管理人員和管理機(jī)構(gòu)去負(fù)責(zé)檔案管理。在我們對(duì)辦公室檔案管理水平進(jìn)行提高的時(shí)候也要對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行健全。我單位已將檔案管理工作納入了中心年度工作計(jì)劃，并成立了專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。加強(qiáng)了對(duì)檔案的管理，健全了檔案的制度，組織單位管理人員進(jìn)行了《檔案法》《湖北省檔案管理?xiàng)l例》等檔案法的學(xué)習(xí)，制定了檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、移交和檔案人員崗位責(zé)任制、檔案安全保管突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，完善了對(duì)檔案分類、歸檔和保管的制度。(5)建立完善的檔案管理制度。對(duì)于企業(yè)的而言，辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)助檔案管理人員建立健全檔案管理制度，促進(jìn)辦公室檔案管理工作向著統(tǒng)一化與規(guī)范化方向發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。在具體操作方法上可以依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，便于使用時(shí)能夠快速查找。對(duì)于某些重要信息，需要對(duì)其單獨(dú)存放，并且需要做好保密與防范措施。為確保檔案管理工作有效，要從制度上明確管理工作人員的權(quán)利與責(zé)任，以制度對(duì)其行為進(jìn)行規(guī)范。檔案管理工作在人員配備上至少是兩名工作人員，便于在工作過(guò)程中相互監(jiān)督，從而確保管理工作能夠正常開(kāi)展。(6)增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。作為檔案管理工作人員，必須具備檔案管理工作的基本知識(shí)，了解相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理工作的職責(zé)與權(quán)限，但是對(duì)于企業(yè)而言，對(duì)經(jīng)濟(jì)利益的追求是第一位的。管理者對(duì)于企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有投入過(guò)多的關(guān)注。因此在相關(guān)資源方面也缺乏必要的投入。而在新的時(shí)代環(huán)境下，作為管理工作者而言，要改變對(duì)檔案管理工作傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地改善現(xiàn)有檔案管理工作中的不足。在日常工作中要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。以此來(lái)改變檔案管理工作的獨(dú)立局面。同時(shí)也可以獲取領(lǐng)導(dǎo)的指示，避免工作開(kāi)展的隨意性與盲目性，提升檔案管理工作的效率。增強(qiáng)檔案管理工作人員意識(shí)可以從多個(gè)方面入手，常見(jiàn)如培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式是靈活多樣的，重點(diǎn)在于培訓(xùn)工作結(jié)束后，受訓(xùn)人員是否有明顯收獲，培訓(xùn)結(jié)果某些部分是顯性的，而某些部分則是隱性的。為了確保培訓(xùn)效果，可以將培訓(xùn)工作與管理制度結(jié)合到一起。增強(qiáng)工作人員意識(shí)也可以從制度上進(jìn)行規(guī)范，以外在力量進(jìn)行引導(dǎo)與約束，通過(guò)對(duì)其行為的不斷強(qiáng)化，形成一種意識(shí)。除此之外，也可以開(kāi)展各種形式的宣傳工作。

4結(jié)論

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，宜昌市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心的檔案管理水平也得到了進(jìn)一步提升?，F(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展為我們提供了電子檔案管理這一路徑，我們需要加強(qiáng)我們的辦公室檔案管理水平，以方便我們對(duì)應(yīng)日益增多的電子檔案進(jìn)行管理，這也是社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的必經(jīng)之路。

參考文獻(xiàn):

第3篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

一、高?；ㄞk公室的特點(diǎn)

高?；ㄌ帲ɑ蛘呦嗤毮艿牟块T）工作的主要任務(wù)是高?；窘ㄔO(shè)任務(wù)，即新建或改擴(kuò)建學(xué)校樓宇、維修學(xué)校基本教學(xué)設(shè)施設(shè)備等。基建部門工作任務(wù)性強(qiáng)，強(qiáng)調(diào)任務(wù)完成的時(shí)間性、安全性，強(qiáng)調(diào)任務(wù)經(jīng)費(fèi)的可控性，同時(shí)基建部門掌控著學(xué)校相當(dāng)大額的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出，屬權(quán)利要害部門。基建部門的特殊性決定了基建辦公室的特殊性。

1.“印、章”具有較大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值?；ú块T代表學(xué)校行使學(xué)校建設(shè)甲方的權(quán)利?；ú块T的基建處公章和基建合同章在項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證，基建合同簽定等上的用印、用章是甲方對(duì)項(xiàng)目建設(shè)事項(xiàng)的某種首肯和認(rèn)定。因此，基建部門的印、章在這些時(shí)候是相當(dāng)于“校印、校章”，基建辦公室要加強(qiáng)對(duì)印、章的管理，建立健全用印審批制度，強(qiáng)調(diào)處長(zhǎng)一支筆，確保用印安全。

2.“內(nèi)控”科室?；ㄞk公室作為基建處印章的管理者、作為基建處辦公設(shè)備與耗材的分配者、作為基建檔案的歸口管理科室，自然成為基建處的“內(nèi)控”科室。它承擔(dān)著資源配置、合同與付款管理、檔案管理、安全監(jiān)控等多項(xiàng)任務(wù)。做好“內(nèi)控”，當(dāng)好處長(zhǎng)的參謀與助手，是保證基建任務(wù)完成的重要一環(huán)。

3.信息科室?；ㄞk公室作為基建合同管理和檔案管理的歸口科室，掌握著基建項(xiàng)目的全部重要數(shù)據(jù)和信息。作好信息的保存和統(tǒng)計(jì)分析將為基建項(xiàng)目的順利開(kāi)展提供項(xiàng)目報(bào)驗(yàn)、設(shè)計(jì)和施工管理等強(qiáng)有力信息支持。一方面辦公室加強(qiáng)信息的收集和積累，另一方面要注意對(duì)信息的分類建檔，方便查閱。

二、高?；ㄞk公室的工作開(kāi)展

1.利用ISO9000體系推進(jìn)辦公室工作規(guī)范 化。ISO9000質(zhì)量管理體系的規(guī)則與程序制定為辦公室工作走向體系化打開(kāi)了大門，兩者的結(jié)合與運(yùn)用必將推動(dòng)辦公室工作走向新的發(fā)展。

2.重點(diǎn)工作。一是三控：（1）建章立制，流程管理。不以規(guī)矩，不成方圓。基建辦公室要不斷完善自身主管工作的建章立制、流程設(shè)計(jì)，如基建處公章使用辦法，基建處合同管理規(guī)定，基建處合同簽定流程等；同時(shí)還要協(xié)助兄弟科室，協(xié)助處長(zhǎng)完成全處工作的建章立制和流程設(shè)計(jì)，這是做好內(nèi)控的第一步，也是最為重要的一步。只有有了規(guī)章和制度，有了流程，所謂的“控”才有了“上方寶劍”?；ㄞk公室才能完成從“蓋章人”到“管章人”的角色轉(zhuǎn)變。（2）安全監(jiān)控常抓不懈?；?xiàng)目安全工作重如泰山?；ㄞk公室主管安全工作對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)辦公環(huán)境安全監(jiān)控，對(duì)外要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)安全。具體的措施一為參加項(xiàng)目聯(lián)檢，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)整改落實(shí)。二為不定期檢查與抽查相結(jié)合，保證施工工地人員人身安全和施工項(xiàng)目安全。（3）厲行節(jié)約，用好項(xiàng)目管理費(fèi)。基建辦公室負(fù)責(zé)核銷處內(nèi)日常開(kāi)支，協(xié)助處領(lǐng)導(dǎo)管理項(xiàng)目建設(shè)單位管理費(fèi)。 一方面，要保證處內(nèi)工作的正常開(kāi)展，為職工提供良好的工作環(huán)境和得力的辦公工具。另一方面， 要厲行節(jié)約，能省則省，不亂用管理費(fèi)，保證項(xiàng)目開(kāi)支合理。二是三管。（1）合同管理。基建辦公室掌管著基建合同專用章，是合同審查的最后一道屏障。在蓋章前，要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注合同中對(duì)履約保證金、質(zhì)保、工期和合同簽定日期等內(nèi)容，同時(shí)對(duì)合同會(huì)簽情況進(jìn)行查驗(yàn)，在保證手續(xù)齊全的情況下，準(zhǔn)予簽署合同。（2）信息管理?；?xiàng)目實(shí)施中會(huì)產(chǎn)生大量資料，基建辦公室應(yīng)該做好合同資料和工程資料的收集、整理和保存工作，建立合同實(shí)施文檔管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，并由專人負(fù)責(zé)。在此基礎(chǔ)上，利用相關(guān)部門研發(fā)的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，實(shí)行信息共享，隨時(shí)掌握合同的簽訂、履約及付款情況， 對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目合同形成真正的信息管理和動(dòng)態(tài)管理。（3）檔案管理。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的再現(xiàn)，對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收、信息資料查找與后期質(zhì)保和維修具有重要的參考價(jià)值。辦公室要以相關(guān)檔案管理制度為依托，加強(qiáng)檔案管理。要注重平時(shí)收集、整理、分類和歸檔時(shí)的最后甄別完善。三是一協(xié)調(diào)。一協(xié)調(diào)即全面的協(xié)調(diào)。辦公室作為聯(lián)系上下左右和溝通內(nèi)外的樞紐，需要協(xié)調(diào)的事情量多面廣，諸如學(xué)校內(nèi)部的計(jì)劃、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、檔案和后勤等，這些事情無(wú)論大小、緩急。都直接關(guān)系著項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、具體任務(wù)的落實(shí)和員工的切身利益，因此協(xié)調(diào)無(wú)小事，必須認(rèn)真對(duì)待，切不可掉以輕心。

（1）橫向協(xié)調(diào)。辦公室是單位對(duì)外溝通的橋梁和窗口，其接待、服務(wù)的行政功能決定了其根據(jù)單位自身和兄弟單位的情況，可對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者提出有關(guān)建議，發(fā)揮綜合參謀的作用。

（2）縱向協(xié)調(diào)。基建領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)際工作中，既要與上級(jí)打交道，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，也要與下級(jí)打交道，安排工作、溝通情況。辦公室工作人員既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)聯(lián)系，建立好向上通道，使上級(jí)了解工作進(jìn)展、成績(jī)與不足。具體的可通過(guò)專項(xiàng)匯報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)等形式，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作；又要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)深入基層，與下級(jí)保持密切的聯(lián)系。發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)的作用。

（3）內(nèi)部協(xié)調(diào)?；ㄞk公室作為處領(lǐng)導(dǎo)的“大管家”，一方面掌管全處計(jì)算機(jī)等固定資產(chǎn)及其他低值易耗品的分配和管理權(quán)利，在進(jìn)行資源配置時(shí)，要統(tǒng)籌兼顧，作好內(nèi)部協(xié)調(diào)。另一方面在人員的工作分配和獎(jiǎng)懲上，是處領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”，要協(xié)助進(jìn)行工作協(xié)調(diào)。良好的內(nèi)部協(xié)調(diào)能使全處一盤(pán)棋，共同為學(xué)校基建任務(wù)添磚加瓦。

第4篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

關(guān)鍵詞：辦公室 文書(shū)檔案 管理

一、文書(shū)檔案管理的概述

1.文書(shū)檔案管理的涵義

文書(shū)檔案實(shí)際上就是反映行政或者黨務(wù)等活動(dòng)的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、批復(fù)、計(jì)劃和總結(jié)等。而文書(shū)檔案管理則是將已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事件及其具體過(guò)程記錄下來(lái)，并以電子文件或者紙質(zhì)形式載體加以儲(chǔ)存，具體主要包括對(duì)這些文書(shū)檔案信息進(jìn)行收集、整理、檢索、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用以及保護(hù)等工作。同時(shí)，這些工作環(huán)節(jié)之間大都有緊密的聯(lián)系性，特別是利用環(huán)節(jié)更是文書(shū)檔案管理的核心。

2.文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)包括“一體化”和“綜合性”兩個(gè)主要特點(diǎn)。其中的“一體化”特點(diǎn)是指文書(shū)檔案整理是在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上所進(jìn)行的一個(gè)文書(shū)檔案管理環(huán)節(jié)，二者相輔相成，共同決定著文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。而“綜合性”特點(diǎn)是指文書(shū)檔案管理工作除了負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案工作外，也涵蓋了會(huì)計(jì)、人事以及科技等方面檔案的管理，內(nèi)容比較豐富、復(fù)雜，所以綜合性很強(qiáng)。

3.文書(shū)檔案管理的重要性

在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中，文書(shū)檔案管理也是管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文書(shū)檔案管理不僅是確保事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率得以提升的重要條件，同時(shí)也是衡量事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵尺度。而就文書(shū)檔案管理工作重要性的具體內(nèi)容而言，其主要包括兩個(gè)方面：一方面，文書(shū)檔案的憑證作用，其可以記錄下企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情形，具有一定法律效用，同時(shí)由于其大都是當(dāng)事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實(shí)性比較強(qiáng)；另一方面，文書(shū)檔案的參考作用，其是企業(yè)以前發(fā)展過(guò)程的完整記錄，也是企業(yè)發(fā)展的第一手資料，所以可以為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供必要的參考數(shù)據(jù)，具有重要的作用。特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)每天的發(fā)展過(guò)程中均會(huì)產(chǎn)生大量的文檔信息，加之人們對(duì)于文檔服務(wù)的質(zhì)量提出了更高的要求，所以文書(shū)檔案管理工作急需完善、創(chuàng)新和改革。

二、辦公室文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.缺乏規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒(méi)有及時(shí)將分散在其他科室的文書(shū)檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒(méi)有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書(shū)檔案歸檔沒(méi)有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開(kāi)發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書(shū)檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，責(zé)分工不明確。文書(shū)檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書(shū)檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

2.文書(shū)與檔案工作在銜接上存在著問(wèn)題

文書(shū)檔案工作，即文書(shū)和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書(shū)工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來(lái)，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書(shū)和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說(shuō)這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書(shū)人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書(shū)工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒(méi)能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

3.檔案人員管理意識(shí)淡薄

在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚?。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒(méi)有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒(méi)有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、完善辦公室文書(shū)檔案管理工作的措施

現(xiàn)階段，我國(guó)辦公室文書(shū)檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，不利于工作的順利開(kāi)展，因此需要針對(duì)問(wèn)題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書(shū)檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書(shū)檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書(shū)檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書(shū)檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書(shū)管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書(shū)工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹(shù)立做好文書(shū)檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書(shū)和檔案二者界限的效果。所有的文書(shū)將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書(shū)的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書(shū)處理以及后期的歸檔管理工作。將文書(shū)和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來(lái)，從根本上實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理、檔案管理的一體化。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書(shū)檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開(kāi)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案工作對(duì)于我國(guó)的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的意義，雖然現(xiàn)階段我國(guó)的文書(shū)檔案工作還存在著一些不足，但我們已經(jīng)找到了所需解決的問(wèn)題，并根據(jù)問(wèn)題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認(rèn)真的落實(shí)這些優(yōu)化方案，文書(shū)檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。

參考文獻(xiàn)：

第5篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；　效率；　電子信息化；　經(jīng)驗(yàn)

檔案資料的管理作為一種知識(shí)管理，在現(xiàn)代化辦公的發(fā)展當(dāng)中，有著越來(lái)越重要的地位和作用，辦公室檔案的管理工作是極為的瑣碎與無(wú)聊的，但其對(duì)其他工作業(yè)務(wù)的展開(kāi)與進(jìn)行有著相關(guān)的輔助作用，隨著現(xiàn)代化辦公的開(kāi)展，網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用技術(shù)在檔案管理的工作中得到了充分的運(yùn)用，人們對(duì)辦公室檔案管理的要求和需求更上一層樓，在這個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，積極調(diào)整相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行改革創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)程序，進(jìn)一步促進(jìn)管理檔案工作的進(jìn)行，是相當(dāng)有必要的。

本文將從電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用以及檔案管理工作人員本身的工作素養(yǎng)，兩個(gè)大方面進(jìn)行深入的探討，以便更好地提高檔案管理工作的效率。

1　關(guān)于電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用

網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，在當(dāng)今社會(huì)是不可阻擋的趨勢(shì)，隨著電子化，信息化辦公技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用越來(lái)越廣，如何更好地實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)在檔案管理之中的運(yùn)用，是實(shí)現(xiàn)管理檔案工作效率進(jìn)一步提高的技術(shù)保證。

1.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子信息技術(shù)的重視

如何利用電子信息技術(shù)提高檔案管理工作的工作效率，這就需要一個(gè)大前提，那就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視與發(fā)展。想要發(fā)展電子信息技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的運(yùn)用，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視是不可缺少的支持。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的重視，得到相關(guān)的支持，在資金、技術(shù)以及設(shè)備上得到充分的支持，電子信息化技術(shù)在檔案管理的運(yùn)用，才有可能進(jìn)一步地發(fā)展。

如何才能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子信息技術(shù)的重視，這不僅需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層工作的審查與調(diào)研，更需要基層工作人員對(duì)基層工作的總結(jié)與報(bào)告，只有基層工作人員對(duì)工作的用心，在工作之余進(jìn)行總結(jié)，將經(jīng)驗(yàn)與大家分享，才有可能進(jìn)一步提高工作的效率。

1.2建立數(shù)據(jù)庫(kù)，完善電子信息化檔案的管理

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的建立和多媒體技術(shù)的使用，對(duì)于提高檔案管理的工作效率有著進(jìn)一步地提升空間，這兩項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，能夠更好地為檔案管理服務(wù)。檔案管理的信息化技術(shù)，已經(jīng)初步脫離了經(jīng)驗(yàn)化和理論化，逐步向技術(shù)化發(fā)展，想要電子信息化在檔案管理中更好地服務(wù)與發(fā)展，就需要進(jìn)一步完善電子信息化的檔案管理，建立單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使電子信息化的檔案管理能夠更好地為發(fā)展工作而服務(wù)。

建立單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及完善電子信息化的檔案管理，需要投入更多的人才支持，這不僅需要相關(guān)工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，更需要專業(yè)的技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與維護(hù)，這就需要引進(jìn)信息化的高級(jí)人才，將其投入到檔案管理電子信息化的建設(shè)當(dāng)中，建立起單位的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案管理人員的查看與調(diào)用，這樣才能更好地發(fā)展電子信息化的檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

建立數(shù)據(jù)庫(kù)之后，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與使用，能夠更加方便檔案管理工作的進(jìn)行，但也需要進(jìn)一步完善電子信息化的管理，比如數(shù)據(jù)庫(kù)的后期維護(hù)工作。這就需要單位建立完善的電子信息化檔案管理制度，完善相關(guān)的管理制度，從建立檔案、檔案的管理和使用和后期的維護(hù)工作，建立齊全的管理制度，用相關(guān)的制度來(lái)監(jiān)督其更好地完成，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

1.3加強(qiáng)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全

本文將電子信息化檔案管理的技術(shù)安全單獨(dú)列出來(lái)，是為了強(qiáng)調(diào)其重要性。電子信息化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代化的辦公起到了至關(guān)重要的輔助作用，然而其對(duì)辦公工作的幫助與支持無(wú)法遮掩其缺點(diǎn)，那就是電子信息技術(shù)的安全性。

由電子信息化技術(shù)本身的特點(diǎn)所決定，電子信息技術(shù)的安全性，一直是令相關(guān)工作人員最頭疼的問(wèn)題。而由于電子信息技術(shù)的安全問(wèn)題造成的損失問(wèn)題，也一直是人們引以為戒的例子。本文在此強(qiáng)調(diào)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全性，是為了能夠更好、更安全地發(fā)展電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，從而提高其工作效率。

加強(qiáng)電子信息化檔案管理技術(shù)的安全，就需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)安全的重視和發(fā)展，增加相關(guān)的人才、資金和技術(shù)支持，這就需要單位根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行相關(guān)工作的進(jìn)行，比如可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與運(yùn)用進(jìn)一步地建立安全圍欄，投入人才和資金對(duì)整體的安全進(jìn)行建設(shè)，進(jìn)一步保證檔案管理電子信息技術(shù)化的安全，盡量減少檔案管理電子信息化發(fā)展的后顧之憂，使辦公人員更加放心地運(yùn)用電子技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

2　檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

有句話說(shuō)的好，事在人為，無(wú)論多么好的設(shè)備、多么大的資金支持，如果沒(méi)有很好的工作人員以及技術(shù)人才，其他都是形同虛設(shè)的擺設(shè)。想要提高檔案管理工作的效率，那就離不開(kāi)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，以及相關(guān)人才的引進(jìn)和栽培。

2.1人才的引進(jìn)和栽培

前文曾經(jīng)有提到過(guò)，電子信息技術(shù)化在檔案管理工作之中的運(yùn)用和發(fā)展，需要相關(guān)的技術(shù)人才作為技術(shù)支持才可以更好地發(fā)展。這就需要單位引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，并且以引進(jìn)帶動(dòng)培養(yǎng)，以點(diǎn)帶面，以少帶多，從而發(fā)展自己?jiǎn)挝坏募夹g(shù)人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

那么這就需要我們對(duì)外公開(kāi)招聘相關(guān)的人才，比如網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人才和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及維護(hù)人才等等，并且要把相關(guān)人才在檔案管理工作中分配開(kāi)來(lái)，以其技術(shù)性的建設(shè)工作來(lái)培養(yǎng)其他工作人員，從而帶動(dòng)發(fā)展更多的技術(shù)人才，形成良性的人才發(fā)展模式，更好地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，提高其工作效率。

2.2培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任素養(yǎng)

檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調(diào)用要保證沒(méi)有錯(cuò)誤，不然造成的損失將是巨大的，假設(shè)單位的檔案出現(xiàn)了泄漏，或者是檔案調(diào)用出現(xiàn)錯(cuò)誤，輕者給單位造成經(jīng)濟(jì)損失，重者將危及單位的生存。從此看來(lái)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任素養(yǎng)是不容忽視的問(wèn)題，只有檔案管理的工作人員不出現(xiàn)或盡量少出現(xiàn)個(gè)人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務(wù)。

在此，我們可以把檔案管理人員的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員的身上，加強(qiáng)其責(zé)任素養(yǎng)，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進(jìn)一步減少檔案調(diào)用的失誤問(wèn)題，從而提高檔案管理的工作效率。

2.3提高檔案管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平

檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應(yīng)該重視其工作的專業(yè)水平，并且向一專多能的復(fù)合型人才發(fā)展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發(fā)展與工作相關(guān)的技術(shù)的素質(zhì)培養(yǎng)，比如開(kāi)展對(duì)多媒體技術(shù)的運(yùn)用與學(xué)習(xí)，以及對(duì)電子信息技術(shù)設(shè)備的實(shí)踐，這就需要單位相關(guān)的支持，更需要檔案管理工作人員自身對(duì)“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術(shù)水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。

檔案管理工作的發(fā)展以及電子信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作人員的要求也越來(lái)越高，重視電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，培養(yǎng)檔案管理的相關(guān)人才，進(jìn)一步地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，才有可能提高檔案管理工作的效率，從而更好地促進(jìn)事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]涂嬌麗　提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]　辦公室業(yè)務(wù)　2012，8（150）

第6篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

文書(shū)檔案能夠記錄事情發(fā)生、發(fā)展的全過(guò)程，是一種重要的資料。在各行各業(yè)，檔案在工作的開(kāi)展中都發(fā)揮著重要的作用。當(dāng)今社會(huì)快速地發(fā)展，各行業(yè)的工作模式也發(fā)生了一定的變化。在此背景下，檔案資料的收集與管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新，采用科學(xué)的方式，提升檔案管理的質(zhì)量，充分地利用檔案資源，以實(shí)現(xiàn)更大的價(jià)值。

1 檔案收集和歸檔工作的重要性

檔案資料的收集與歸檔工作是各個(gè)機(jī)關(guān)單位進(jìn)行工作管理的重要基礎(chǔ)，尤其對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案資料的收集與歸檔工作是其提高工作效率，提升工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。首先，檔案資料是記錄辦公室工作的重要文件，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集與歸檔管理是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。加強(qiáng)對(duì)其管理可以在一定程度上提高辦公的效率。而且，檔案資料也是對(duì)單位發(fā)展歷程的記載，其見(jiàn)證了單位的發(fā)展歷程、相關(guān)管理機(jī)制的革新過(guò)程，通過(guò)對(duì)這些資料的整理，使其以檔案的形式呈現(xiàn)出來(lái)，可以為人事資料的查閱和單位的評(píng)定工作提供便利。檔案是單位重要的資料，單位的決策者可以通過(guò)查閱檔案資料進(jìn)一步了解單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展情況，而結(jié)合現(xiàn)階段發(fā)展情況，根據(jù)市場(chǎng)需求和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)制定單位下一步的發(fā)展規(guī)劃，為單位發(fā)展過(guò)程中的決策起到借鑒作用。

2 現(xiàn)階段檔案收集與管理中存在的問(wèn)題

2.1 歸檔資料收集的不全面

隨著各個(gè)單位的不斷發(fā)展，辦公室的文書(shū)檔案的收集與管理工作也在不斷深入。但是在工作的開(kāi)展過(guò)程中，仍然存在許多的問(wèn)題。一些單位的管理人員由于缺乏對(duì)于檔案收集與管理工作的重視，就會(huì)導(dǎo)致一些歸檔文件收集不齊全的現(xiàn)象。當(dāng)然這種檔案資料收集不齊全的現(xiàn)象也有其他的原因，因?yàn)闄n案資料的來(lái)源較為廣泛，又由于其利用價(jià)值較高，資料一旦落入其他部門，便很難再被收集上來(lái)。另外，由于一些單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，直接導(dǎo)致相關(guān)工作者責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，工作態(tài)度不端正，自由散漫；又因?yàn)閱挝辉O(shè)置的檔案資料管理人員較少，使其工作量有限，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)收集與歸檔。

2.2 檔案文件的收集力度不夠

檔案資料的收集力度欠缺也直接導(dǎo)致了檔案文件在收集過(guò)程中的缺失或損壞。檔案文件的收集力度不夠有很多表現(xiàn)，首先，各個(gè)部門的管理人員將檔案資料隨意擺放，缺少分類管理，這樣在辦公室文書(shū)檔案的收集時(shí)就很容易遺漏部分資料。而且在資料收集時(shí)還經(jīng)常遇到檔案資料不完整、不連續(xù)的現(xiàn)象，主要是由于各部門的檔案管理不嚴(yán)格，文件資料容易出現(xiàn)斷頁(yè)、缺少落款公章等問(wèn)題，一旦出現(xiàn)類似問(wèn)題，應(yīng)令有關(guān)部門將資料缺失的內(nèi)容補(bǔ)全再進(jìn)行收集。另外，有的單位為了應(yīng)付上級(jí)檢查，會(huì)根據(jù)以往的工作情況編造一些數(shù)據(jù)，進(jìn)行工作的總結(jié)與評(píng)估，這就降低了檔案資料的可靠性。還值得提出的一點(diǎn)是，現(xiàn)在的大多數(shù)單位的檔案收集依然以紙質(zhì)檔案為主，這樣就容易造成檔案的永久性丟失。而加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，注重電子檔案的構(gòu)建，對(duì)資料進(jìn)行云端備份，減少了資料后期丟失的問(wèn)題。

2.3 檔案管理意識(shí)差

傳統(tǒng)的單位辦公室工作中，往往忽視了檔案資料管理的相關(guān)工作。主要因?yàn)閱挝坏墓芾碚邲](méi)有認(rèn)識(shí)到檔案資料的管理對(duì)于單位工作開(kāi)展的重要影響，缺乏檔案管理意識(shí)。這就直接導(dǎo)致辦公室負(fù)責(zé)文書(shū)檔案收集與管理工作的人員較少，而且這種意識(shí)的缺乏使整個(gè)單位對(duì)于檔案管理的責(zé)任淡薄，單位上下往往只重視一些紅頭文件，而忽略了普通的?號(hào)文件[1]。事實(shí)上，上文提到的單位中存在的檔案資料收集的不全面、收集力度不夠的問(wèn)題歸根到底都是管理者的檔案管理意識(shí)薄弱造成的。這在一定程度上限制了單位的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

由于單位上下的檔案管理意識(shí)缺乏，管理者對(duì)于辦公室文書(shū)收集與管理工作的人員安排也很不合理，相關(guān)崗位安排的人員較少，而且這些人員一般是不具有專業(yè)知識(shí)的人員，而且年紀(jì)一般較大，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)也缺乏了解，不利于文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化工作的開(kāi)展。即使單位聘用的人員是具有專業(yè)素質(zhì)的人才，但是由于單位上下的管理意識(shí)淡薄，工作的開(kāi)展也受到了一定的限制。一些檔案工作者在處理文件資料時(shí)缺少對(duì)資料可靠性的審核，使得一些缺失的資料和虛假的資料流入，這些資料法律依據(jù)性不強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行收集管理就沒(méi)有太大意義。另外，一些工作人員對(duì)檔案收集后的整理工作也缺乏重視，使檔案的分類管理工作受到影響，最后導(dǎo)致分類和存放的錯(cuò)誤，在對(duì)檔案進(jìn)行查閱和使用時(shí)再進(jìn)行查找就比較困難。

3 檔案收集與管理工作的改進(jìn)措施

3.1 提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)將直接影響工作的開(kāi)展情況，針對(duì)檔案資料的收集與管理工作中的問(wèn)題，我們應(yīng)該提高檔案管理人員的入職門檻并且加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)，提高其責(zé)任意識(shí)，從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。作為一名專業(yè)的檔案管理人員，除了具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)之外，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)和高度的責(zé)任感。首先，單位在選用檔案管理人員時(shí)應(yīng)盡量選擇具有專業(yè)知識(shí)的人才，在正式上崗前需要進(jìn)行相關(guān)考核，考核合格方可通過(guò)，正式上崗。對(duì)于在職的人員，需進(jìn)行定期的培訓(xùn)，一方面是對(duì)專業(yè)知識(shí)的更新，講解一些檔案收集與歸檔管理的新方法；另一方面也是加強(qiáng)對(duì)其思想教育，宣傳檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，可以間接地提高檔案管理工作的效率。

3.2 完善檔案收集與管理制度

為了一進(jìn)步做好檔案收集與管理的相關(guān)工作，企事業(yè)單位針對(duì)辦公室檔案資料收集與管理工作應(yīng)該制定出相對(duì)完善、健全的管理體系，以此來(lái)約束檔案資料管理工作中的不規(guī)范、不系統(tǒng)、不全面的現(xiàn)象[2]。為了制定完善的管理制度，檔案管理人員必須對(duì)檔案收集與管理工作的流程了如指掌，明確各項(xiàng)工作中值得注意的地方。單位管理者應(yīng)該根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際情況，進(jìn)行科學(xué)的人員安排，依據(jù)相應(yīng)法規(guī)，確定檔案資料收集的范圍，防止在資料收集時(shí)出現(xiàn)遺漏。另外，管理制度中應(yīng)該明確規(guī)定檔案資料的歸檔期限，這樣可以激發(fā)員工的工作積極性，將資料及時(shí)收集上來(lái)后進(jìn)行統(tǒng)一的保管，以提高檔案資料的利用效率。

3.3 更新資料收集與管理的方式

現(xiàn)代社會(huì)正在快速地發(fā)展，知識(shí)也在不斷更新，各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)也不斷地出現(xiàn)，辦公室檔案資料的收集與管理工作也需要不斷創(chuàng)新，更新資料收集與管理的方式，應(yīng)用一些新的技術(shù)，可以提高資料收集與管理的效率。應(yīng)將坐等資料上交的收集模式改為主動(dòng)收集的方式，這樣可以對(duì)資料的上交起到督促作用，減少資料上交不全面、有遺漏的現(xiàn)象。在這種新的模式下，各部門人員間應(yīng)該加強(qiáng)溝通聯(lián)系，積極引導(dǎo)有關(guān)部門的同事，使其配合工作，及時(shí)上交檔案資料。檔案收集時(shí)應(yīng)按類別進(jìn)行，收集后進(jìn)行有效的分類管理。工作的開(kāi)展中難免出現(xiàn)一些問(wèn)題，而對(duì)待檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們工作人員應(yīng)進(jìn)行積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此減少人工操作出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高工作的效率。

第7篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室文書(shū)；檔案管理；缺陷；對(duì)策

文書(shū)檔案管理是指以書(shū)寫(xiě)文件的形式對(duì)醫(yī)院的日常工作及管理活動(dòng)進(jìn)行記錄，包括認(rèn)識(shí)管理記錄、財(cái)務(wù)管理記錄、業(yè)務(wù)管理記錄等。其工作難點(diǎn)在于文書(shū)檔案的收集整理和分類保管。

一、醫(yī)院辦公室文書(shū)及文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀及存在缺陷

（一）文書(shū)檔案管理制度不完善。文書(shū)檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實(shí)際管理工作需要，是各大醫(yī)院在文書(shū)檔案管理工作中普遍存在的現(xiàn)象。文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)是文書(shū)檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規(guī)范制度，對(duì)需要進(jìn)行收集的文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)定，避免重要文書(shū)檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書(shū)的妥善保管，方便日后調(diào)用。但各大醫(yī)院目前的狀況是缺乏詳細(xì)的文書(shū)檔案管理制度。

（二）文書(shū)檔案管理工作缺乏重視。在醫(yī)院也加入市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)的當(dāng)下，醫(yī)院的工作人員普遍存在重視業(yè)務(wù)效益、輕視檔案管理的意識(shí)。也有部分工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作可有可無(wú)，意義不大。其工作內(nèi)容沒(méi)有什么技術(shù)含量，只是比較繁瑣。檔案文書(shū)被收集整理后也很少被調(diào)用，利用價(jià)值低。在這一系列觀念引導(dǎo)下，文書(shū)檔案管理工作缺乏重視，工作質(zhì)量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現(xiàn)象不在少數(shù)。

（三）管理人員整體素質(zhì)有待提高。醫(yī)學(xué)知識(shí)和醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院招納人才的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)以及日后培訓(xùn)的主要內(nèi)容，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員通常不是檔案管理的專業(yè)人才，只是由其他科室臨時(shí)抽調(diào)組成的管理團(tuán)隊(duì)?？上攵@樣的文書(shū)管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的文書(shū)管理辦法，只是以生活經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，難以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理和高效調(diào)用。醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。

二、文書(shū)檔案管理工作整改策略

（一）建立健全文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度，提高對(duì)檔案管理工作的重視。建立健全文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度、對(duì)文書(shū)檔案的收集整理規(guī)定，嚴(yán)格制定文書(shū)檔案等級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)，明確每一等級(jí)的文書(shū)檔案的處理辦法。對(duì)文書(shū)檔案實(shí)施分類存儲(chǔ)，根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)保管到相應(yīng)部門。同時(shí)制定相應(yīng)的人事管理制度和考核措施，將文書(shū)檔案管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，在工作過(guò)程中實(shí)施監(jiān)督，其考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤，不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要采取相應(yīng)的處罰措施。通過(guò)文書(shū)檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實(shí)，提高工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，保證文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，提高文書(shū)檔案管理能力。在制定文書(shū)檔案管理制度的同時(shí)，要積極開(kāi)展管理培訓(xùn)工作，提高管理人員的工作能力，使其能達(dá)到考核制度中的工作標(biāo)準(zhǔn)。首先要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書(shū)檔案管理的重視，加大文書(shū)檔案管理工作的宣傳力度，帶動(dòng)中層干部、基層職工積極開(kāi)展文書(shū)檔案管理培訓(xùn)工作。文書(shū)檔案管理確實(shí)不能給醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，但只有做好文書(shū)檔案管理工作，才能給醫(yī)院其它工作的正常開(kāi)展提供保障，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院工作進(jìn)行記錄，日后可以有檔可查。在文書(shū)檔案管理培訓(xùn)中，要注意先進(jìn)管理理念和新管理辦法的引入，通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)切實(shí)提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)和工作能力。

（三）改善文書(shū)檔案管理的硬件配置。醫(yī)院要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，采用現(xiàn)代化的管理辦法和設(shè)備進(jìn)行檔案管理。在技術(shù)上包括采用信息技術(shù)和電子技術(shù)等，實(shí)行文書(shū)檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設(shè)備上可以采用先進(jìn)的電子設(shè)備，豐富文書(shū)檔案的形式，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的音像化和影像化。另外對(duì)文書(shū)檔案的存儲(chǔ)保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作，同時(shí)加強(qiáng)信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院辦公室文書(shū)與文書(shū)檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)加大對(duì)文書(shū)管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質(zhì)能力、優(yōu)化管理設(shè)施，全面提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中積極總結(jié)存在的問(wèn)題和不足，隨時(shí)更新管理理念和管理辦法，讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作跟得上醫(yī)院的發(fā)展需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐軍. 醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J]. 檔案管理理論與實(shí)踐――浙江省基層檔案工作者論文集，2014：85-87.

[2]張冀紅. 醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 檔案天地，2012（08）：53.

第8篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

【關(guān)鍵詞】 品管圈；檔案資料；查找時(shí)間；縮短

1 選題原因

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的重要體現(xiàn)。做好醫(yī)院檔案工作，一方面要按照檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量；另一方面要重視檔案的開(kāi)發(fā)和利用，充分利用檔案信息資源，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供真實(shí)、有效的檔案信息。

就醫(yī)院而言，在各項(xiàng)工作與各類檢查中，資料是必備的文件資料，透過(guò)資料的窗口可以看到醫(yī)院的綜合管理水平。就各部門而言，資料是檢查醫(yī)院每項(xiàng)工作計(jì)劃、實(shí)施過(guò)程的總結(jié)，資料的歸檔、整理、查閱是各部門人員工作內(nèi)容之一，查找資料的速度可以反映出部門辦公效率。為此，我們將“縮短檔案資料每次查找時(shí)間”作為本次QCC小組活動(dòng)。2 品管圈概況

2.1 圈名 大雁圈。

2.2 圈員組成 辦公室全體人員。

2.3 圈徽 大雁時(shí)常在蒼茫的云天中翱翔。寓意辦公室人員志存高遠(yuǎn)，蓬勃向上，奮發(fā)有為。大雁在諸多鳥(niǎo)類中組織紀(jì)律和群體意識(shí)最強(qiáng)。寓意辦公室人員相互協(xié)作，同心協(xié)力，眾志成城。大雁能夠全天候飛行。寓意辦公室人員不怕艱難，勇于實(shí)踐，銳意創(chuàng)新。大雁群的飛行方式，多為“人字形”或“品字形”。寓意辦公室“以人為本”和“品質(zhì)至上”的理念。大雁南飛：春天來(lái)了，陽(yáng)光燦爛，管理隊(duì)伍，充滿希望。

2.4 活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)度表。

＊ 虛線…………表示預(yù)定進(jìn)度；＊ 請(qǐng)以實(shí)線———表示實(shí)際進(jìn)度。3 現(xiàn)況把握

3.1 參與人員 圈全體成員。

3.2 檢查時(shí)間 2012年1月21日-1月31日。

3.3 檢查方式 現(xiàn)場(chǎng)查找文件、統(tǒng)計(jì)。

3.4 檢查分工 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查1人，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整理2人，質(zhì)量監(jiān)督1人。4 現(xiàn)狀調(diào)查

4.1 電腦資料整理分散，每臺(tái)電腦重復(fù)內(nèi)容多，不及時(shí)更新，文件名不規(guī)范，沒(méi)有時(shí)間注明，分不清最新文件。

4.2 紙質(zhì)資料整理不規(guī)范：文件盒文件名字體大小不一，命名不規(guī)范，文件盒內(nèi)資料不及時(shí)整理歸檔，有的文件放錯(cuò)文件盒。同一內(nèi)容多個(gè)文件盒（總共95個(gè)文件盒），很多5年前的舊資料未歸檔。

4.3 舊文件柜生銹，開(kāi)關(guān)不方便，柜高度影響文件盒放置。

4.4 舊文件柜生銹，開(kāi)關(guān)不方便，柜高度影響文件盒放置。

4.5 新員工培訓(xùn)不到位，找資料需要主管資料的同志協(xié)助。

4.6 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（調(diào)查資料合計(jì)：95盒）。

主要問(wèn)題 件數(shù)（件） 所占比例（%） 累計(jì)百分比（%）

資料陳舊、重復(fù)未清理、歸檔 850 71.5 71.5

電腦資料重復(fù) 179 15.1 86.6

同類文件標(biāo)識(shí)不一 95 7.9 94.5

資料分散多個(gè)盒 44 3.8 98.3

文件放錯(cuò)盒 20 1.7 100

5 選題目標(biāo)

縮短資料查找時(shí)間，由改善前的6分鐘/件縮短至改善后的2分鐘內(nèi)/件。6 原因分析 7 制定對(duì)策

序號(hào) 不良項(xiàng)目 原因分析 改善目標(biāo) 改善對(duì)策 完成情況 完成日期

1 電腦資料整理分散，重復(fù)內(nèi)容多，不及時(shí)更新 資料分散保存在4臺(tái)電腦上 實(shí)施資料網(wǎng)絡(luò)共享 1.對(duì)電腦進(jìn)行編號(hào)，在第2臺(tái)電腦為主機(jī)，在G盤(pán)設(shè)置"辦公室共享"夾，將共用的請(qǐng)示、計(jì)劃總結(jié)、上報(bào)材料放在共享夾內(nèi)，其它電腦點(diǎn)擊"辦公室共享"文件夾只可共享。每臺(tái)電腦均可對(duì)文件進(jìn)行修改，修改后注明修改時(shí)間 2012.2.18

2．每個(gè)文件夾上文件按時(shí)間設(shè)置，建立年度文件夾。 完成 2012.2.9

2 紙質(zhì)資料整理不規(guī)范 資料陳舊、重復(fù)未清理、歸檔 2011年前資料全部分類歸檔 把所有的資料全面大清理，分類，分年度清理，重新建立2012年文件目錄 完成 2012.3.15

3 舊文件柜不實(shí)用，取放資料不方便 型號(hào)不同，不能滿足文件盒要求 換資料柜 更換兩個(gè)舊資料柜 完成 2012.3

4 各塊資料標(biāo)簽不統(tǒng)一 不同時(shí)段，不同人員貼標(biāo)簽 統(tǒng)一規(guī)格標(biāo)簽 文件夾用紅色標(biāo)簽，標(biāo)簽字體：黑體48號(hào)字。柜外用白色標(biāo)簽。 完成 2012.3.16

5 員工培訓(xùn)不到位 新員工調(diào)整未及時(shí)培訓(xùn) 人人熟悉資料放置 資料整理完畢進(jìn)行培訓(xùn) 完成 2012.3.20

8 實(shí) 施

9 效果確認(rèn)

第9篇：辦公室檔案管理總結(jié)范文

一、工作目標(biāo)

1、強(qiáng)化、細(xì)化內(nèi)部管理運(yùn)行機(jī)制，規(guī)范辦公室管理，營(yíng)造團(tuán)結(jié)、合作、和諧的工作氛圍。

2、重點(diǎn)協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)抓好制度建設(shè)及學(xué)校工作程序運(yùn)行等工作，督察工作落實(shí)情況。

3、協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好宣傳、人事等工作。

4、協(xié)助各部門完成學(xué)校安排的其他工作。

5、重點(diǎn)抓好內(nèi)部文件制發(fā)、通知、文件管理、上報(bào)材料把關(guān)等規(guī)范管理工作。

6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。

7、迎接各項(xiàng)檢查，包括目標(biāo)管理、精神文明、綜合治理，平安校園等各項(xiàng)檢查，做好準(zhǔn)備工作。

二、重點(diǎn)工作

(一)嚴(yán)格按照檔案管理制度，認(rèn)真做好檔案管理工作

1、加強(qiáng)對(duì)教職工人事檔案的管理。積極做好檔案材料的收集、分類整理、歸檔工作，力爭(zhēng)檔案規(guī)范完備。做好教職工的調(diào)入調(diào)出、離退休、轉(zhuǎn)正定級(jí)、晉級(jí)、職稱評(píng)定、職務(wù)聘任、考核、考勤和獎(jiǎng)懲等工作。

2、加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理。做好上級(jí)文件、學(xué)校文書(shū)資料的收集、分類、編號(hào)歸檔及卷案整理工作。

3、根據(jù)《檔案法》的具體要求，負(fù)責(zé)管理各類文件資料，按規(guī)定把文件資料及時(shí)整理、分類、裝訂、保管，發(fā)揮檔案的作用，力求做到檔案管理規(guī)范化，科學(xué)化。根據(jù)工作需要，即使向校長(zhǎng)及有關(guān)部門提供需查閱的文檔資料。進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案，提高檔案的查閱效率，努力為學(xué)校工作服務(wù)、為師生服務(wù);要及時(shí)做好各類材料的準(zhǔn)備和歸檔工作;要認(rèn)真仔細(xì)正確地做好各類報(bào)表數(shù)字的統(tǒng)計(jì)、核對(duì)工作，及時(shí)報(bào)送，統(tǒng)一存檔。

(二)加強(qiáng)學(xué)校精神文明創(chuàng)建活動(dòng)

進(jìn)一步提高廣大師生員工的思想道德素質(zhì)為核心，以構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)為目標(biāo)，鞏固和提高創(chuàng)建精神文明、計(jì)劃生育、環(huán)境衛(wèi)生、綠化、綜合治理等各項(xiàng)工作力度，積極開(kāi)展群眾性精神文明創(chuàng)建活動(dòng)，做好精神文明創(chuàng)建活動(dòng)的各項(xiàng)資料的收集、整理、歸檔工作。

(三)安排會(huì)議，作好記錄

在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示下，認(rèn)真做好行政例會(huì)和教職工大會(huì)的組織工作，做好學(xué)校行政會(huì)議、教師會(huì)議和其它重要會(huì)議的記錄工作，做好重大節(jié)日慶?；顒?dòng)以及承辦各項(xiàng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作和組織工作，及時(shí)出好會(huì)議通知、工作安排通知、節(jié)假日放假安排等通知,記好考勤，作好總結(jié)。

(四)做好文件的各種登記處理工作

1、做好接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報(bào)、保密和檔案管理工作，對(duì)來(lái)文的閱批、領(lǐng)導(dǎo)批示的督辦、重要文件的核稿、接聽(tīng)電話、收發(fā)文件、打印文件、會(huì)議記錄等日常工作，做到嚴(yán)謹(jǐn)有序，不出差錯(cuò)。及時(shí)收發(fā)書(shū)面和網(wǎng)上文件，并交校領(lǐng)導(dǎo)審閱，根據(jù)審閱意見(jiàn)，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)職能部門辦理或通知相關(guān)教師。各項(xiàng)文件材料，力求及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。

2、負(fù)責(zé)學(xué)校文字材料的起草工作，通知、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等，按照上級(jí)要求和工作需要，編寫(xiě)有關(guān)行政文件、表格，同時(shí)把好保密關(guān)。作好文件的登記、編號(hào)、收發(fā)等相關(guān)工作，文件及時(shí)上報(bào)，按規(guī)定作好文件的上報(bào)保存等工作。

(五)做好教職工考勤工作

1、嚴(yán)格執(zhí)行考勤制度，做好簽到、早操考勤和政治學(xué)習(xí)會(huì)議的考勤工作，考勤情況做到每周一公示、每月一匯總。

2、嚴(yán)格請(qǐng)假制度。務(wù)必持假條請(qǐng)假，半天以上必須得到校領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

三、常規(guī)工作

(一)深入開(kāi)展校務(wù)公開(kāi)工作

1、進(jìn)一步完善“校務(wù)公開(kāi)宣傳欄”，對(duì)涉及教職工及學(xué)生切身利益的事項(xiàng)及時(shí)予以公示。

2、積極參與學(xué)校的各種會(huì)議，采集教職工寶貴意見(jiàn)，并及時(shí)上報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)學(xué)校與職工之間的思想溝通。

3、積極利用校園廣播、宣傳欄等媒體，加大宣傳和監(jiān)督力度。

(二)嚴(yán)格按照上級(jí)政策做好人事、勞資管理工作

1、學(xué)校人事工作包括教職工調(diào)動(dòng)、教職工的退休、職稱評(píng)審、聘任、年度考核等工作，這些工作政策性強(qiáng)，牽涉面廣，科目煩瑣，直接關(guān)系教職工的切身利益，樣樣都很重要，一點(diǎn)也不能馬虎，我們必須學(xué)好政策，熟悉業(yè)務(wù)，一絲不茍地做好人事工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

2、一年一度的職稱評(píng)聘是教師們關(guān)注的大事，辦公室要一如既往地做好職稱評(píng)聘的各項(xiàng)組織工作，為教師職評(píng)服好務(wù)。繼續(xù)做好教職工年度考核、年終總結(jié)、評(píng)選先進(jìn)等組織工作。

3、根據(jù)州編委有關(guān)文件精神，嚴(yán)格按照文件規(guī)定的機(jī)構(gòu)編制方案管理編制冊(cè)，按時(shí)辦理新入編、退休人員的手續(xù)。

(三)法制工作

做好“六五”普法工作。堅(jiān)持“兩個(gè)轉(zhuǎn)變，兩個(gè)提高”，以“建設(shè)法治蒙小，構(gòu)建和諧校園”為主題，進(jìn)一步加大我校法制建設(shè)的步伐。以宣傳新《義務(wù)教育法》為切入點(diǎn)，以“六五”普法宣傳為契機(jī)，深入研究普法工作，推動(dòng)普法、依法治教工作的新發(fā)展。完善各項(xiàng)規(guī)章制度，強(qiáng)化校園法制建設(shè)，依法管理各項(xiàng)事務(wù);充分發(fā)揮校園廣播站、櫥窗、學(xué)校網(wǎng)站等宣傳輿論工具的作用，大力宣傳法律法規(guī)，繼續(xù)辦好法制宣傳櫥窗、專欄、板報(bào)、墻報(bào)、圖展，搞好法律宣傳活動(dòng);通過(guò)開(kāi)展“法制講座”、“法律知識(shí)競(jìng)賽”等具體措施和活動(dòng)，深化法制安全宣傳月、周、日的成效，督促全體師生學(xué)習(xí)法律知識(shí)，提高法律素質(zhì)，逐步養(yǎng)成人人學(xué)法、懂法、守法、用法的良好校園氛圍。

(四)做好宣傳及信息反饋工作

1、進(jìn)一步做好各部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。上情下達(dá)，下情上達(dá)及時(shí)、準(zhǔn)確;做各部門之間溝通的橋梁，維護(hù)好學(xué)校班子的團(tuán)結(jié)，提高工作效率。

2、建立重要的來(lái)信來(lái)電來(lái)件的登記制度。及時(shí)將學(xué)校的教育動(dòng)態(tài)、典型人事、重要成績(jī)向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)。對(duì)于上級(jí)布置的各專項(xiàng)工作要以文字形式及時(shí)向上級(jí)反饋，根據(jù)信息來(lái)源和內(nèi)容恰當(dāng)及時(shí)地進(jìn)行處理，及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，準(zhǔn)確掌握實(shí)際情況，合理地做好反饋工作。

(五)完成好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，完成好上級(jí)布置的急辦任務(wù)和各項(xiàng)臨時(shí)性工作。

1、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)校黨政各職能部門共同辦理的綜合性工作，經(jīng)常了解各部門的工作情況，協(xié)調(diào)關(guān)系，做上情下達(dá)，下情上達(dá)。

2、注意調(diào)查研究，掌握校內(nèi)外信息，主動(dòng)了解與學(xué)校有關(guān)的情況和問(wèn)題，積極為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見(jiàn)。