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引言
全面預(yù)算是在企業(yè)戰(zhàn)略的引導(dǎo)下設(shè)定的目標所編制的經(jīng)營、資本、財務(wù)等年度收支計劃,以貨幣及其他數(shù)量形式反映的有關(guān)企業(yè)未來一段期間內(nèi)全部經(jīng)營活動各項目標的行動計劃與相應(yīng)措施的數(shù)量說明,并通過對執(zhí)行過程的控制,將實際完成情況與預(yù)算目標不斷對照和分析,從而及時指導(dǎo)經(jīng)營活動的改善和調(diào)整。它是建立在權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合基礎(chǔ)上的各責(zé)任單位的預(yù)算體系,通過實施全面預(yù)算管理,能規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制管理制度,落實各業(yè)務(wù)單元的責(zé)任,明確各級責(zé)權(quán)利,確定各業(yè)務(wù)單元的考核依據(jù),以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實現(xiàn)企業(yè)目標。
全面預(yù)算管理的核心就體現(xiàn)在全面上,對企業(yè)經(jīng)營過程中的各項活動進行量化。這種管理方式不僅跟財務(wù)活動有關(guān),與企業(yè)的日常管理如水電建設(shè)企業(yè)施工項目的安全管理、質(zhì)量管理、物資管理、人力資源等活動都有聯(lián)系。也就是說全面預(yù)算管理是一個協(xié)調(diào)各方面管理活動的系統(tǒng)。正如美國著名管理學(xué)教授戴維.奧利認為的那樣,全面預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個能把組織的所有關(guān)鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。
目前,水電建設(shè)企業(yè)實施項目全面預(yù)算管理的時間已經(jīng)不短了,通過調(diào)查發(fā)現(xiàn),在公司內(nèi)部普遍建立了預(yù)算管理機構(gòu)、制定了預(yù)算管理辦法、但在實施過程中仍然存在很多誤區(qū),預(yù)算有編制,無控制,即便有控制,把預(yù)算當(dāng)做財務(wù)行為,僅僅關(guān)注成本費用而無價值創(chuàng)造,使全面預(yù)算管理難以發(fā)揮提升企業(yè)管理控制的作用。同時,我國的水電建設(shè)企業(yè)存在的問題也是大多數(shù)施工企業(yè)普遍存在的問題。因此,本文從這些問題入手,分析成因,并用全面預(yù)算管理的理論結(jié)合水電施工企業(yè)實際提出一種模式,進行如下的探討。
一、水電施工企業(yè)實施項目預(yù)算管理中存在的問題及成因
1.由于傳統(tǒng)的預(yù)算觀念使預(yù)算反應(yīng)遲鈍而經(jīng)常成為變動的障礙
應(yīng)該說水電施工企業(yè)的預(yù)算編制要比其他行業(yè)更為準確,因為它是以較為準確的工程預(yù)算為基礎(chǔ)來編制的,有詳細的施工方案、工程量的預(yù)計和合同單價為支撐材料,但盡管如此,預(yù)算都是靜態(tài)的,只反映編制時的環(huán)境和狀態(tài),它需要根據(jù)現(xiàn)實業(yè)務(wù)活動的需要進行調(diào)整和變化。項目施工技術(shù)復(fù)雜、受初設(shè)預(yù)算編制體系本身的限制,在初步設(shè)計審批后,隨著施工進度的深化,會出現(xiàn)一些新的情況,設(shè)計單位或者有關(guān)部門會提出更優(yōu)的設(shè)計方案,應(yīng)該對初始預(yù)算進行必要的調(diào)整。
但傳統(tǒng)的預(yù)算觀念認為,預(yù)算不能超,除非領(lǐng)導(dǎo)批準,這種貌似嚴格的財務(wù)管理手段不僅沒能實現(xiàn)控制的初衷,反而成為合理變動的障礙。如由于市場、施工環(huán)境等情況的變化需要變更合同修改預(yù)算,均需得到監(jiān)理、業(yè)主的認可,這時施工單位需要花大量精力做溝通說服工作,且成功的幾率還很低,其他與工程量沒有直接關(guān)系的職能部門要想增加預(yù)算就更難。
2.目標規(guī)劃不合理,導(dǎo)致預(yù)算編制缺乏依據(jù)
預(yù)算在實施過程中不能自覺支持企業(yè)目標的實現(xiàn),倒是經(jīng)常與企業(yè)目標唱反調(diào)。因為各部門在編制自己的預(yù)算時,并不考慮企業(yè)制定的目標是什么,更沒有考慮具體項目的投入產(chǎn)出比,如何編、編多少,就看部門的“胃口”和人際關(guān)系以及編制的技巧。對很多部門而言,編制預(yù)算只是每年的例行公事,怎么編是下面的事,如何砍是上面的權(quán),究竟怎樣才能最大限度地實現(xiàn)企業(yè)目標,各部門并不關(guān)心。
這是因為傳統(tǒng)預(yù)算不是一個系統(tǒng),只是編制與事后分析“兩個基本點”的孤立行為,沒有過程控制。對預(yù)算的執(zhí)行管理,又奉行“編制下達的預(yù)算就是各部門可以使用的資源”。所以各職能部門或者施工單位會為自己的利益多編制預(yù)算。由于財務(wù)部門工作的局限性,它無法對所有支出的合理性和必要性作出正確的判斷,只能單純根據(jù)預(yù)算額度決定是否批準支出。造成了“年底突擊花錢”、“不超預(yù)算也不低于預(yù)算”等怪現(xiàn)象。而且也增加財務(wù)部門和其他部門扯皮的可能,大大影響了水電施工企業(yè)的管理效率。更重要的是,企業(yè)在編制預(yù)算前沒有認識到預(yù)算目標的重要性,實際上,目標、計劃、預(yù)算是預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、分析與考核的前提,目標規(guī)劃的過程實際上就是將三要素一體化的過程,其核心精神就是企業(yè)在尋找實現(xiàn)目標的一種能力――項目(市場機會)與企業(yè)資源最佳組合的能力。各預(yù)算執(zhí)行單元應(yīng)該根據(jù)目標制定出詳細的工作計劃,根據(jù)計劃中要做的每一件事提出所需要的資源,這樣才能編制出合理、必要的預(yù)算指標。
3.預(yù)算指標只能滿足會計的需要而不能滿足管理的需要
水電建設(shè)企業(yè)編制的預(yù)算重點仍然放在以會計語言為基礎(chǔ)的預(yù)算指標上,而忽略了滿足管理需要的非財務(wù)指標。這使得對職能部門的管控作用無法得到體現(xiàn)。這是水電建設(shè)企業(yè)普遍存在的問題。造成這一現(xiàn)象的原因是企業(yè)沒有很好的把企業(yè)目標轉(zhuǎn)化成各個部門可執(zhí)行的指標和任務(wù)。就使得各部門不清楚為了實現(xiàn)目標該做什么(目標)、怎么做(計劃)。做到什么程度(預(yù)算)??梢?,組織整體目標的有效分解是各業(yè)務(wù)單元預(yù)算編制合理的依據(jù)和標準,有了有效的目標分解,各業(yè)務(wù)單元才能根據(jù)目標制定工作計劃,按照“誰干事誰編預(yù)算,干什么事編什么預(yù)算”的原則編制預(yù)算。這樣,對各業(yè)務(wù)單元的控制才能落到實處。
4.組織內(nèi)的直線命令和控制影響全員參與預(yù)算管理的積極性
強調(diào)組織內(nèi)的直線命令和控制,編制的預(yù)算大多由財務(wù)部門牽頭,其他職能部門基本無參與或根本沒參與。各職能部門不明確自己部門應(yīng)該做什么,有什么義務(wù)、責(zé)任、和目標完成后的回報。不能調(diào)動各部門的積極性,使員工覺得自己被輕視。
全面預(yù)算的特征之一是全員參與,多數(shù)水電建設(shè)企業(yè)并沒有做到。由于預(yù)算目標是自上而下制定的,所有部門和人員都只能被動接受,而在目標規(guī)劃過程中又沒有和各部門和人員有效溝通,目標和任務(wù)的分解也不具體和明確,必然造成執(zhí)行部門苦樂不均不愿意積極配合甚至設(shè)置障礙。
5.預(yù)算只關(guān)注了降低成本而非價值創(chuàng)造
任何管理行為目的都是為了創(chuàng)造價值,預(yù)算管理也不例外。然而從目前水電施工企業(yè)的現(xiàn)狀來看,預(yù)算管理仍停留在控制成本而非價值創(chuàng)造。
其原因是對目標的認識不夠明確。很多人認為施工企業(yè)的目標是很容易確定的,有了合同收入就能測算合同成本也就有了合同毛利,且不說現(xiàn)實中進行合同收入、合同成本的估計本身就會產(chǎn)生較大偏差,就算能準確預(yù)計,將合同毛利作為企業(yè)目標也是不妥的。由于合同毛利是已經(jīng)存在或可能存在的收益,不是目標,將其作為目標無助于企業(yè)挖掘自身潛力改善經(jīng)營管理打造核心競爭力。企業(yè)目標是和企業(yè)戰(zhàn)略相匹配的,具有一定的激勵性和前瞻性,而合同毛利則會隨著環(huán)境的改變而發(fā)生變化。即便是相同的建設(shè)項目,由于所處的地區(qū)不同、業(yè)主不同,毛利也完全不同,將其作為目標無異于“干多少,是多少”。我們的很多市政建設(shè)微利或虧損便是佐證。
二、構(gòu)建基于業(yè)務(wù)的動態(tài)預(yù)算管理模式
(一)科學(xué)進行預(yù)算目標的規(guī)劃和分解
預(yù)算的起點在于目標規(guī)劃,目標要能有效實施最重要的環(huán)節(jié)就是要能將抽象的目標按預(yù)算執(zhí)行單元分解成各部門能夠接受的指標和任務(wù),并確保所有的目標都能夠被分解,有人接受,有人承擔(dān)責(zé)任。
預(yù)算的目標制定在什么水平?預(yù)算編制部門或者項目施工部門基本上是心里有數(shù)的。有人認為,產(chǎn)生最好業(yè)績的預(yù)算目標應(yīng)該制定比其實際能完成的可能性更小些。預(yù)算目標難度和業(yè)績有反方向關(guān)聯(lián)。也就是說,更有挑戰(zhàn)性的預(yù)算目標會導(dǎo)致更大的進取心和更好的業(yè)績。當(dāng)然企業(yè)全員都很明確自己的工作目標,并且有獎懲制度的前提下,當(dāng)然這樣的預(yù)算目標就是好的。
那么目標該如何分解?水電建設(shè)企業(yè)經(jīng)營以項目組模式為主,項目組相對一般企業(yè)的生產(chǎn)部門有一定的自,水電施工企業(yè)一般會用自主申報的方法,預(yù)算管理委員會召集各級責(zé)任單位,在說明預(yù)算期間企業(yè)整體目標和相關(guān)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的背景下,動員各級項目部門根據(jù)本年度施工實際情況和能力大小,自主申報目標份額。公司層面的職能部門也可以根據(jù)自身情況自主申報目標份額,經(jīng)預(yù)算管理委員會的修正,據(jù)以進行目標分解。目標應(yīng)有定量目標和定性目標兩大類,定量目標還應(yīng)區(qū)分價值化目標、非價值化目標。以水電建設(shè)企業(yè)安全部門為例,本年度安全部門要合理保證企業(yè)目標利潤,則安全部門要做出如表1的目標分解。
目標有效分解不僅方便財務(wù)部門在預(yù)算在執(zhí)行中實施控制、分清責(zé)任,同時也是事后對各部門進行業(yè)績考核的依據(jù)。只要加上目標的標準和責(zé)任人。就可以對預(yù)算進行考核,無需再設(shè)立其他的標準??梢?,合理的目標的規(guī)劃與分解對于企業(yè)實現(xiàn)目標利潤具有積極的激勵和推動作用。
(二)水電建設(shè)企業(yè)在預(yù)算編制、執(zhí)行、控制中的問題及解決辦法
1.預(yù)算是基于業(yè)務(wù)來編制的
企業(yè)在預(yù)算編制過程中最核心的問題就是要牢固樹立“預(yù)算是基于業(yè)務(wù)來操作的”這一基本觀念。它在預(yù)算編制過程中集中反映在預(yù)算編制的語言基礎(chǔ)。
傳統(tǒng)的預(yù)算教育和實踐均以會計概念引導(dǎo)預(yù)算的編制,用會計語言反應(yīng)預(yù)算的形式,用會計語言解釋預(yù)算的含義,如利潤預(yù)算、收入預(yù)算、成本預(yù)算、費用預(yù)算、投資預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算,等等。所用這些預(yù)算形式和概念都割裂了企業(yè)投入產(chǎn)出活動的內(nèi)在統(tǒng)一,混淆了企業(yè)預(yù)算與業(yè)務(wù)部門預(yù)算的差別,使會計語言成為預(yù)算編制的唯一語言,割裂了預(yù)算與實際業(yè)務(wù)活動的聯(lián)系?;谖ㄒ粫嬚Z言的預(yù)算變?yōu)槿巳藷o關(guān),最后只與財務(wù)相關(guān)的抽象預(yù)算。這就是為什么長期以來企業(yè)都習(xí)慣把預(yù)算稱做“財務(wù)預(yù)算”。部門預(yù)算與施工單元預(yù)算不同,只反映投入,不反映產(chǎn)出;部門的產(chǎn)出以分解目標或任務(wù)獨立反映,與投入預(yù)算匹配。如前文所述安全部門要想達到價值目標中因安全事故造成的人員賠償損失降低到一個標準的目標,就必須加大諸如安全檢查,安全設(shè)備的資金投入。基于業(yè)務(wù)的預(yù)算使每個部門的預(yù)算只與其自身業(yè)務(wù)相關(guān),防止單一的會計語言抹殺了不同業(yè)務(wù)活動與不同資源投入之間的對應(yīng)關(guān)系。結(jié)合其分解目標,可具體地判斷每個部門投入產(chǎn)出的合理性。
2.預(yù)算編制應(yīng)采用零基預(yù)算
20實際70年代由美國德克薩斯工具公司的彼得.派爾設(shè)計了零基預(yù)算模式,目前已被西方企業(yè)廣泛應(yīng)用。相比增量預(yù)算,零基預(yù)算基本思想是:各部門編制預(yù)算必須基于確定的分解目標和任務(wù),而不是以前年度的消耗。在實際操作中,參考往年的實際數(shù)據(jù)是必然的甚至是必須的,但為什么還要提倡零基預(yù)算?
企業(yè)面臨著外部環(huán)境的持續(xù)變化,企業(yè)預(yù)算必須反映這種變化,而不是單調(diào)復(fù)制昨天的預(yù)算。對水電項目來講這種變化更為突出,由于地質(zhì)環(huán)境的多樣性,我們無法事先掌握可能出現(xiàn)的所有情況,突發(fā)事件隨時都會發(fā)生。另一方面,以前竣工的工程項目施工地,業(yè)主不同,市場資源價格瞬息萬變,決定了以前的竣工工程建筑成本對新工程項目無實際參考意義。零基預(yù)算則有助于企業(yè)剔除以往年度預(yù)算中的不合理因素,在新的環(huán)境和目標下,研究并分析支出項目的必要性和投入量,因此,各預(yù)算單元、各預(yù)算項目的年度計算均以零為基底,所需投入一律以企業(yè)目標和本單位應(yīng)完成的年度產(chǎn)出目標或工作任務(wù)作為計算依據(jù),為預(yù)算平衡提供檢驗依據(jù)。當(dāng)然,要求預(yù)算編制者完全撇開經(jīng)驗數(shù)據(jù)是不現(xiàn)實的,適當(dāng)?shù)膮⒖际潜匾?,甚至作為某些項目的編制依?jù)也是可能的,但不能違背本原則而成為編制原則或唯一方法。
一些諸如公司辦公費用,固定資產(chǎn)折舊等固定成本費用可用固定預(yù)算編制方法。
3.預(yù)算的執(zhí)行與控制
水電建設(shè)企業(yè)預(yù)算的執(zhí)行是基于業(yè)務(wù)的,有項目,有預(yù)算,項目結(jié)束,預(yù)算結(jié)束,在預(yù)算執(zhí)行中隨各部門所完成的任務(wù)進行事前審批,限制一切無效資源投入的可能。這是一種事前控制。
預(yù)算的關(guān)鍵不在于編制而在于執(zhí)行中的控制。衡量一個企業(yè)是否在預(yù)算,不是看編出多少名目繁多的預(yù)算表格,而是看能否介入業(yè)務(wù)活動,預(yù)算資源的消耗要依托業(yè)務(wù)活動才能進行。這就是一種事中控制,如你需要花多少錢需要靠鑒證后的完工進度來衡量,以業(yè)務(wù)活動來控制投入產(chǎn)出效用的形式??刂苹顒舆€要對業(yè)務(wù)的資源投入擁有否決權(quán)。這種否決權(quán)可以解釋為預(yù)算控制的排他性原則,因為只有進入預(yù)算的資源和業(yè)務(wù)才可以進入運作過程。這是一種事前控制活動。沒有進入預(yù)算的資源就不可以用。也就是說不應(yīng)該有“預(yù)算外”資源和行為。但這不是說預(yù)算不能突破。沒有“預(yù)算外”的含義是一切突破原預(yù)算而又必須投入的資源,必須經(jīng)過批準納入原預(yù)算渠道方可投入,而非開辟預(yù)算外的第二戰(zhàn)場。
預(yù)算需要在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中不斷進行修正,這一點在水電建設(shè)企業(yè)尤為明顯。項目在施工過程中不可預(yù)見因素較多,隨著施工進度的不斷加深,會出現(xiàn)要修改設(shè)計圖紙,施工方案等情況,這時預(yù)算值與實際值之間往往存在一定的差異,為了保證預(yù)算的有效實施,在執(zhí)行預(yù)算過程中要及時分析調(diào)整偏差,確保預(yù)算目標實現(xiàn)。具體操作時,預(yù)算值與實際值之間的差異在一定范圍內(nèi)由項目部自行處理,對超出既定范圍內(nèi)的預(yù)算,及時上報預(yù)算管理機構(gòu)審批,預(yù)算管理機構(gòu)應(yīng)及時做出審批意見。對預(yù)算進行調(diào)整要注意調(diào)整條件、范圍、權(quán)限等問題。
除此之外,不要在預(yù)算執(zhí)行環(huán)境下提倡節(jié)約概念:最好的預(yù)算不是投入最小的預(yù)算。最好的預(yù)算應(yīng)該是:任務(wù)按質(zhì)按量完成,預(yù)算實際投入占編制預(yù)算的95%~98%。因為這樣的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果表明:預(yù)算編制是合理的,業(yè)務(wù)執(zhí)行是合理的。企業(yè)應(yīng)強調(diào)編制與執(zhí)行的統(tǒng)一。如果不能做到預(yù)算編制與執(zhí)行的統(tǒng)一,首先會影響企業(yè)的整體部署。由于預(yù)算編制粗糙,會使企業(yè)產(chǎn)生一些不必要的資源投入,并放棄或縮減其他業(yè)務(wù)投入,一旦發(fā)現(xiàn)資源多余時,機會可能已不復(fù)存在。其次,不利于培養(yǎng)企業(yè)的嚴謹作風(fēng)。嚴謹源于細節(jié)和一貫。當(dāng)企業(yè)允許馬虎與嚴謹并存,嚴謹不復(fù)成立。必須對每一個已知環(huán)節(jié)和細節(jié)提出連續(xù)一致的嚴格要求,嚴謹?shù)淖黠L(fēng)就在習(xí)慣中形成。這就是預(yù)算管理中一直強調(diào)的“判斷的精確性而非數(shù)據(jù)的精確性”。
由以上的討論,我們可以說:全面預(yù)算管理是對企業(yè)經(jīng)營活動的預(yù)計和規(guī)劃,并以此為標準對經(jīng)營活動進行控制,預(yù)算編制是否合理科學(xué),關(guān)系到預(yù)算能否執(zhí)行,能否發(fā)揮積極作用。預(yù)算執(zhí)行是否到位,關(guān)系到整個預(yù)算管理成敗,在預(yù)算管理的初級階段,我們應(yīng)該積極的探索,在推行全面預(yù)算管理當(dāng)中既要看到行業(yè)和流程的特殊性,又要抓住全面預(yù)算管理的真諦。結(jié)合實際。使全面預(yù)算管理有效運行。
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